PKV- Projektanlage Assistent

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1 Desk Software & Consulting GmbH PKV- Projektanlage Assistent Edith Freundt DESK Software und Consulting GmbH Im Heerfeld Eibelshausen Tel.: +49 (0) 2774/ Fax: +49 (0) 2774/

2 Inhalt 1. Einführung Ziele der Erweiterung Installation / Umstellung von klassischer Projektanlage Grundlagen Allgemein Verkaufsbelege/ Einkaufsbelege Projektarten Projektarten definieren Allgemein Nummernvergabe Voreinstellungen app.box Projektplanung Projektanlage Anlage eines neuen Hauptprojekts Anlage eines neuen Unterprojekts Anhang Einrichten von Gruppenkennzeichen Verbindung zu einer app.box-datenbank herstellen

3 1. Einführung Der PKV-Projektanlage-Assistent ist Teil des Zusatzmoduls DESK Projekt- und Kommissionsverwaltung. Es ist keine zusätzliche Installation erforderlich. Die Funktionalität des neuen Projektanlage-Assistenten steht für folgende Office Line Versionen zur Verfügung: Office Line Evolution 2009 (5.0) ab PKV Version 1.400c Office Line Evolution 2010 (5.1) ab PKV-Auslieferungsversion ( ) 1.1 Ziele der Erweiterung Folgende Ziele wurden bei der Entwicklung der neuen Projektanlage verfolgt: - Neue Projekte sollen über einen konfigurierbaren Assistenten angelegt werden können - Es soll eine Basis für zukünftige Erweiterungen geschaffen werden - Diverse Kennzeichen / Werte sollen bereits bei der Anlage eines Projektes vergeben werden können: o Kunde / Empfänger o Anlage eines Kostenträger o Anlage eines Projektlagers o Projektschritte o Mitarbeiter des Projekts o Etc. - Die neue Projektanlage wird in das PKV-Addin integriert und soll keine zusätzliche Modul-Installation erfordern - Die Vergabe und Ermittlung der Projektnummern soll wie bisher möglich sein - Abwärtskompatibilität zur bestehenden Projektanlage - Optional soll die klassische Projektanlage weiterverwendet werden können 3

4 1.2 Installation / Umstellung von klassischer Projektanlage Ob der neue Projektanlage-Assistent oder die klassische Projektanlage verwendet werden soll kann jederzeit in den Grundlagen umgestellt werden (siehe 2.1 Grundlagen). Ein Mischbetrieb ist jedoch nicht möglich. Die Einstellungen und Projektartdefinitionen der neuen Projektanlage werden unabhängig von denen der alten Projektanlage vorgehalten. Bei Umstellung der Grundlageneinstellung auf die neue Projektanlage werden die bestehenden Projektarten automatisch aus der klassischen Projektanlage übernommen. Bei Neuinstallationen der Projekt- und Kommissionsverwaltung wird die Einstellung automatisch auf Verwendung der neuen Projektanlage gesetzt. Bei Aktualisierung bestehender Installationen wird automatisch die Verwendung der klassischen Projektanlage vorbelegt. 2. Grundlagen 2.1 Allgemein Die Grundlageneinstellungen zur Projektanlage finden Sie im Regiezentrum der Office Line Warenwirtschaft im Ordner Projekt- und Kommissionsverwaltung / Grundlagen. 4

5 Zunächst kann eingestellt werden, ob die klassische Projektanlage oder der neue Projektanlage-Assistent verwendet werden soll. Diese Einstellung gilt im aktuellen Mandanten für alle Benutzer. Hinweis: Diese Dokumentation beschreibt ausschließlich den neuen Projektanlage-Assistenten Bei Verwendung der klassischen Projektanlage (Installation dieses Zusatzmoduls wird vorausgesetzt) werden die Einstellungen der Registerseiten Verkaufsbelege, Einkaufsbelege und Projektarten ignoriert. Nehmen Sie in diesem Fall die weiteren Einstellungen in der Grundlagenmaske der klassischen Projektanlage vor. Wird der PKV-Projektanlage-Assistent aktiviert, so gelten die Einstellungen der weiteren Registerseiten bzw. der Projektartdefinitionen. 5

6 2.2 Verkaufsbelege/ Einkaufsbelege Auf den Registerseiten Verkaufsbelege bzw. Einkaufsbelege können Sie definieren, ob sich die Projektanlage nach der Speicherung neuer Verkaufs- bzw. Einkaufsbelege öffnen soll. Des Weiteren kann eingestellt werden, ob die Projektanlage nur bei bestimmten Belegarten und Benutzern greifen soll, oder bei allen. 6

7 2.3 Projektarten Um neue Projekte anlegen zu können muss mindestens eine Projektart angelegt werden. Über die Projektart wird z.b. gesteuert wie die Projektnummern vergeben werden sollen. Auf der Registerseite Projektarten werden alle bestehenden Projektarten aufgelistet. Sie könne neue Projektarten anlegen oder bestehende bearbeiten. 7

8 3. Projektarten definieren 3.1 Allgemein Vergeben Sie eine Bezeichnung für die Projektart. Wird das Kennzeichen Aktiv auf Nein gesetzt, so kann die Projektart nicht mehr für die Neuanlage von Projekten verwendet werden. Sie können einstellen, bei welchen Aufrufvarianten (Manuell, Verkaufsbeleg, Einkaufbeleg) die Projektart verwendet werden kann. Diese Einstellung ist zum Beispiel dann wichtig, wenn eine Belegnummer Teil einer Projektnummer werden soll. In diesem Fall darf die Projektart bei manuellem Aufruf ohne Belegbezug nicht verwendet werden. Weiterhin kann definiert werden, welche Schritte des Assistenten beim Anlegen neuer Projekte angezeigt werden sollen. 8

9 3.2 Nummernvergabe Auf der Registerseite Nummernvergabe wird definiert, wie sich die Projektnummern zusammensetzen sollen. Die Projektnummern können sich aus maximal 10 einzelnen Segmenten zusammensetzen. Ein Segment einer Projektnummer besteht immer aus einem Wert und einer Länge. Der Wert kann entweder eine feste alphanumerische Zeichenfolge oder eine Variable sein. 9

10 Folgende Variablen können dabei verwendet werden: Variable Bedeutung Erklärung $1 Belegnummer Belegnummer des Belegs aus dem die Projektanlage aufgerufen wurde. $2 Projektnummer Fortlaufende Nummer, die nächste zu verwendende Nummer kann vorgegeben werden. Der Nummernkreis gilt nur für die aktuelle Projektart. $5 Belegjahr Belegjahr des Belegs aus dem die Projektanlage aufgerufen wurde. $6 Manuelle Vergabe Die angegebene Anzahl von Zeichen muss bei der Anlage eines neuen Hauptprojekts manuell vergeben werden. &1 Verdichtung Muss verwendet werden, wenn Unterprojekte angelegt werden sollen. Bei Hauptprojekten wird der vorgegebene Wert verwendet. Bei jedem Unterprojekt wird der Wert den Einstellungen entsprechend hochgezählt. Optional kann zusätzlich ein Basisprojekt angelegt werden. #1-#5 Gruppe 1 Gruppe 5 Der Wert kann aus einer Benutzerdefinierten Gruppe und den dort hinterlegten möglichen Werten ausgewählt werden. Siehe auch 5.1 Einrichten von Gruppenkennzeichen. 10

11 3.3 Voreinstellungen Hier können Sie Voreinstellungen für die Assistentenschritte Zusatzdaten und Kennzeichen vornehmen. Die Werte können bei der Anlage eines Projekts vom Benutzer abgeändert werden, sofern der Assistentenschritt nicht ausgeblendet wurde. Ansonsten werden die Voreinstellungen automatisch übernommen. 11

12 3.4 app.box Projektplanung An dieser Stelle können Sie Voreinstellungen für die automatische Anlage von Projekten und Aufgaben in der app.box-projektplanung treffen. Die Werte können bei der Anlage eines Projekts vom Benutzer abgeändert werden, sofern der Assistentenschritt nicht ausgeblendet wurde. Hinweis: Damit diese Registerseite angezeigt und die Funktionalität bereitgestellt wird muss in den Grundlagen der Projekt- und Kommissionsverwaltung eine gültige Verbindung zu einer app.box-datenbank eingerichtet sein. Siehe 5.2 Verbindung zu einer app.box-datenbank herstellen. 12

13 4. Projektanlage 4.1 Aufruf der Projektanlage Der Projektanlage-Assistent kann auf drei verschiedene Arten aufgerufen werden. Je nachdem, wie die Projektanlage aufgerufen wurde, stehen verschiedene Aktionen bereit. Manueller Aufruf aus der Projekt- und Kommissionsverwaltung (Schaltfläche neues Projekt anlegen ) Speicherung eines neuen Verkaufsbelegs (wenn eingestellt) Speicherung eines neuen Einkaufsbelegs (wenn eingestellt) Projektanlage nach manuellem Aufruf aus der Projekt- und Kommissionsverwaltung: Beim manuellen Aufruf können Sie ein neues Hauptprojekt anlegen oder einem bestehenden Hauptprojekt ein neues Unterprojekt hinzufügen. 13

14 Projektanlage nach der Speicherung eines neuen Einkaufs- bzw. Verkaufsbeleg: Beim Aufruf nach einer Belegspeicherung besteht zusätzlich die Möglichkeit den neuen Beleg einem bestehenden Projekt zuzuordnen. Die Anlage eines Hauptoder Unterprojekts funktioniert im Wesentlichen genauso, wie beim manuellen Aufruf. 14

15 4.2 Anlage eines neuen Hauptprojekts Wählen Sie die zu verwendende Projektart und klicken Sie im Assistenten auf Weiter. Im nächsten Schritt muss eine Bezeichnung für das neue Projekt eingegeben werden. Je nach Konfiguration der Projektart müssen an dieser Stelle auch noch einzelne Segmente der zu erstellenden Projektnummern vergeben werden (Manueller Teil der Projektnummer eingeben und / oder Gruppenkennzeichen auswählen). Im Unteren Bereich sehen Sie die neuen Projekte die aktuell angelegt werden. Ein X in der Projektnummer bedeutet, dass dieses Segment noch nicht ausgewählt / angegeben wurde oder zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht feststeht (Die fortlaufende Projektnummer wird erst bei der tatsächlichen Speicherung ermittelt). 15

16 Bei diesem Schritt des Assistenten können Sie die Empfängerdaten des Projekts vergeben. Die Auswahl bzw. das Bearbeiten des Empfängers ist nur möglich, wenn der Empfängermodus Manuell ausgewählt wurde. Beim hinzufügen eines neuen Unterprojekts besteht zusätzlich die Möglichkeit den Empfänger aus dem gewählten Hauptprojekt zu übernehmen. Bei Aufruf aus einem Verkaufsbeleg heraus können die Empfängerdaten direkt aus dem Beleg übernommen werden. 16

17 Wählen Sie in diesem Schritt aus welche Zusatzdaten automatisch zum Projekt angelegt werden sollen. 17

18 Hier Können Sie Projektbeginn und ende, Status und je nach Einstellung die Auswertungskennzeichen 1 bis 5 vergeben. 18

19 Ordnen Sie im nächsten Schritt dem Projekt Mitarbeiter / Projektleiter / stellv. Projektleiter zu Als Obligatorisch gekennzeichnete Projektschritte werden automatisch zum Projekt hinzugefügt. Hier können Sie weitere in den Stammdaten definierte Projektschritte hinzufügen. 19

20 Hier Können Sie auswählen, ob und wie ein Projekt in der app.box-projektplanung angelegt werden sollen. Zusätzlich können direkt Aufgaben hinzugefügt werden. Hinweis: Damit diese Registerseite angezeigt und die Funktionalität bereitgestellt wird muss in den Grundlagen der Projekt- und Kommissionsverwaltung eine gültige Verbindung zu einer app.box-datenbank eingerichtet sein. Siehe 5.2 Verbindung zu einer app.box-datenbank herstellen. 20

21 Abschluss des Assistenten. Nach Bestätigung wird das neue Projekt in der Datenbank angelegt und je nach Aufrufart direkt geöffnet. 4.3 Anlage eines neuen Unterprojekts 21

22 Um ein neues Unterprojekt zu erzeugen wählen Sie das Hauptprojekt, zu dem das Unterprojekt hinzugefügt werden soll. Es können nur Hauptprojekte ausgewählt werden, die das hinzufügen von Unterprojekten erlauben (Verdichtung muss Teil der Projektnummerndefinition sein). Vergeben Sie eine Bezeichnung und wählen Sie ggf. Gruppenkennzeichen aus. Der fortlaufende Teil der Projektnummer wird durch das Hauptprojekt vorgegeben. Der Wert Verdichtung wird gemäß Definition automatisch hochgezählt (Hier 001). Die weiteren Schritte des Assistenten sind identisch zur Anlage von Hauptprojekt. 22

23 5. Anhang 5.1 Einrichten von Gruppenkennzeichen Legen Sie im Office Line Administrator ein neues Gruppenkennzeichen an. ID und Bezeichnung können beliebig vergeben werden. Typ sollte Text sein. Die Möglichen Werte für die neue Gruppe vergeben Sie dann in der Anwendung unter Gruppenkennzeichen Benutzer. 23

24 5.2 Verbindung zu einer app.box-datenbank herstellen Öffnen Sie die Grundlagen zur Projekt- und Kommissionsverwaltung aus dem Regiezentrum der Office Line Warenwirtschaft. 24

25 Wählen Sie auf der linken Seite den Bereich Schnittstellen. Aktivieren Sie hier die Verbindung und geben Sie die Verbindungsdaten zur zu verwendenden app.box-datenbank ein. 25