Stammdaten- Synchronisierung

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1 DESK GmbH Stammdaten- Synchronisierung Zusatzmodul zur Sage Office Line Evolution ab 2011 Benjamin Busch DESK Software und Consulting GmbH Im Heerfeld Eibelshausen Tel.: +49 (0) 2774/ Fax: +49 (0) 2774/

2 Inhalt 1. Einleitung Installation Konfiguration Ziele Synchronisierungen Bedingungsformeln Tabellen Synchronisierungen einrichten Artikel Adressen Preislisten Synchronisierung durchführen Artikel Adressen Preislisten

3 1. Einleitung Die DESK Stammdaten-Synchronisierung ist ein Zusatzmodul für die Sage Office Line Warenwirtschaft ab Version "Evolution 2011" (5.1). Über das Zusatzmodul können verschiedene Stammdaten (aktuell: Artikel, Adressen, Preislisten) von einem Office Line Mandanten an einen oder mehrere andere Mandanten übertragen werden. Ob Quell- und Zielmandanten sich in der gleichen oder in verschiedenen Datenbanken befinden ist dabei egal. Bei der Übertragung in eine andere Datenbank müssen beide Datenbanken lediglich über den gleichen Mehrbenutzerdienst der Office Line laufen. Die Konfiguration ob und welche Daten wohin übertragen werden wird jeweils im Herkunftsmandanten vorgenommen und gespeichert. 2. Installation Voraussetzung für die Inbetriebnahme des Zusatzmoduls ist ein installiertes.net- Framework 4.0. Zur Installation des Zusatzmoduls selbst sind folgende Schritte erforderlich: Ausführen der beiliegenden SQL-Scripte in aufsteigender Reihenfolge auf allen zu verwendenden Office Line Datenbanken. Kopieren der Dateien "DESK.OfficeLine.EntitySyncHelper.tlb" und "DESK.OfficeLine.EntitySyncHelper.dll" in den Shared-Ordner der Office Line und Registrierung der Datei "DESK.OfficeLine.EntitySyncHelper.tlb" Installation des Zusatzmoduls "DESK Stammdatensynchronisierung in der Office Line Warenwirtschaft". 3

4 3. Konfiguration Nach der Installation des Zusatzmoduls kann die Konfiguration im Regiezentrum unter "Administration \ Konfiguration Stammdaten-Synchronisierung". 3.1 Ziele Bevor eine Synchronisierung eingerichtet werden kann, muss mindestens ein Synchronisierungsziel eingerichtet werden. Auf dem Register "Ziele" werden alle Synchronisierungsziele aufgelistet, die im aktuellen Mandanten eingerichtet sind. Über einen Doppelklick oder den Aufruf "Bearbeiten" im Kontextmenü kann ein bestehender Eintrag bearbeitet werden. Ebenfalls über das Kontextmenü (rechte Maustaste) ein Eintrag gelöscht werden. Über die Schaltfläche "Neu..." kann ein neues Ziel erfasst werden. 4

5 Zu jedem Synchronisierungsziel müssen folgende Daten erfasst werden: Bezeichnung (freie Eingabe) Datenbank (Muss über den gleichen Mehrbenutzerdienst laufen, wie die aktuelle Datenbank Benutzername (mit Vollzugriff auf den Zielmandanten) Passwort (wird verschlüsselt gespeichert) Mandantennummer Beim Bestätigen der Eingaben mit Klick auf "OK" werden die Verbindungseinstellungen automatisch getestet. 3.2 Synchronisierungen Auf dem Register "Synchronisierungen" werden alle Synchronisierungs- Konfigurationen aufgelistet, die im aktuellen Mandanten eingerichtet sind. Über einen Doppelklick oder den Aufruf "Bearbeiten" im Kontextmenü kann ein bestehender Eintrag bearbeitet werden. Ebenfalls über das Kontextmenü (rechte Maustaste) ein Eintrag gelöscht werden. Über die Schaltfläche "Neu..." kann eine neue Konfiguration angelegt werden. 5

6 Um eine neue Synchronisierung hinzuzufügen muss zunächst der gewünschte Bereich ausgewählt werden. Abhängig vom Bereich stehen unterschiedliche Einstellungen zur Verfügung. Folgende Einstellungen sind für alle Bereichen vorhanden: Bezeichnung (freie Eingabe) Ziel (bestehende Zielkonfiguration, siehe 3.1) Aktiv J/N Bedingungsformeln Bei den Bereichen "Adressen" und "Artikel" besteht zusätzlich die Möglichkeit eine Bedingung für die Synchronisierung zu hinterlegen. Hier kann eine Bedingungsformel mit Platzhaltern für die Werte des jeweiligen Adress- bzw. Artikeldatensatzes erfasst werden. Hierbei stehen diverse mathematische und Vergleichsoperatoren sowie die Verkettung mehrerer Teilbedingungen mittels UND oder ODER-Verküpfung zur Verfügung. Ist eine Bedingung hinterlegt, so wird bei jeder durchzuführenden Übertragung eines Stammdatensatzes überprüft, ob die Bedingung erfüllt ist. Nur wenn Ja wird der Datensatz tatsächlich übertragen. 6

7 Zu beachten: Beim Erfassen der Bedingungsformeln muss darauf geachtet werden, dass z.b. beim Vergleich nicht numerischer Felder der Vergleichswert in Hochkommata gesetzt wird. Ein Beispiel hierfür (Artikelgruppe) ist im Screenshot zu sehen. 7

8 3.2.2 Tabellen Bei den Bereichen "Adressen" und "Artikel" gibt es in der Synchronisierungskonfiguration das Register "Tabellen". Hier werden alle Tabellen des "Hauptdatensatzes" aufgeführt. Über einen Doppelklick oder das Kontextmenü (rechte Maustaste) kann die Detailansicht zu einer Tabelle aufgerufen werden. 8

9 Zu jeder Spalte der jeweiligen Tabelle im Zielmandanten kann hier angegeben werden, wie damit beim Übertragungsvorgang verfahren werden soll. Hierbei stehen grundsätzlich folgende Modi zur Verfügung: Modus Aus Ursprungsdatensatz Fester Wert Leer Info Feld im Zielmandanten wird mit dem Inhalt des Feldes aus dem Datensatz im Herkunftsmandanten gefüllt, dass in der Spalte "Wert" ausgewählt wurde. Feld im Zielmandanten wird mit dem eingegebenen Wert in der Spalte "Wert" beschrieben. Feld im Zielmandanten wird geleert bzw. nicht übertragen. Beim Bereich "Artikel" kommt noch ein weiterer Modus dazu, siehe dazu 4.1. Ein Modus kann auch gleichzeitig für mehrere Zielfelder festgelegt werden. Markieren Sie hierzu mehrere Zeilen mittels gedrückter SHIFT- oder STRG-Taste. Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) kann dann der gewünschte Modus ausgewählt werden. Zu beachten: Bei den Modi "Fester Wert" und "Leer" erfolgt keine Prüfung auf Gültigkeit der Einstellung bzw. des Wertes. Liegt eine allgemein ungültige (z.b. numerisches Feld soll mit Text befüllt werden) oder für den Zielmandanten inhaltlich ungültige (z.b. Feld PlatzID soll mit einer LagerplatzID befüllt werden, die im Zielmandanten nicht vorhanden ist) Definition vor, so kann dies zu einem Fehler beim Übertragungsvorgang oder zu Inkonsistenten Stammdaten im Zielmandanten führen. Im Zweifelsfall wenden Sie sich bitte an Zu beachten: Beim Modus "Aus Ursprungsdatensatz" können in der Spalte "Wert" nur die Felder des Herkunftsdatensatzes ausgewählt werden, die den gleichen Datentyp wie das Zielfeld haben. Allerdings erfolgt hierbei keine inhaltliche Prüfung auf Gültigkeit der Einstellung. Liegt eine ungültige Definition (z.b. Adress- oder Artikelgruppe soll aus Ursprungsdatensatz übernommen werden, die jeweiligen Gruppen sind im Zielmandanten jedoch nicht vorhanden) vor, so kann dies zu einem Fehler beim Übertragungsvorgang oder zu Inkonsistenten Stammdaten im Zielmandanten führen. Im Zweifelsfall wenden Sie sich bitte an 9

10 4. Synchronisierungen einrichten 4.1 Artikel Beim Synchronisierungsbereich "Artikel" gibt es zusätzlich das Register "Optionen". Hier kann für die Artikelbezeichnungen, Sammelmappeneinträge, Stücklistenelemente und Zubehörartikel festgelegt werden, ob diese bei der Übertragung eines Artikels berücksichtigt werden sollen. Sind diese Optionen aktiviert werden die jeweiligen Einträge eins zu eins mit dem Artikel selber in den Zielmandanten übertragen. Bei Sammelmappeneinträgen wird vorausgesetzt, dass die Dokumentverweise auf das Dateisystem im Zielmandanten ebenso erreichbar sind, wie im Herkunftsmandanten. Desweiteren gibt es bei den Artikeln zusätzlich das Register "Vorlagen". Hier muss eine Standardvorlage aus dem Zielmandanten hinterlegt werden. Optional können weitere Vorlagen, abhängig von diversen Bedingungen eingestellt werden. Für die Bedingungsformeln gelten die gleichen Möglichkeiten, wie unter beschrieben. Bei der Übertragung eines Artikels in einen Zielmandanten wird anhand dieser Einstellungen geprüft, welche Vorlage im Zielmandanten verwendet werden soll. Welche Informationen für den neuen Artikel im Zielmandanten aus der Vorlage oder aus dem Ursprungsartikel übernommen werden, wird bei der Einstellung der Tabellenfelder festgelegt (Siehe 3.2.2). 10

11 Zu beachten: Es wird ausschließlich die Grundvariante des jeweiligen Artikels übertragen. Ggf. zusätzlich angelegte Varianten werden nicht berücksichtigt. Zusätzlich zu beachten ist bei der Tabelle "KHKArtikelVarianten" dass die Felder für die Vorhaltung des Lagerbestands auf 0 gesetzt werden: 4.2 Adressen Für den Synchronisierungsbereich "Adressen" gelten im wesentlichen die unter 3.2 beschriebenen Punkte. Zusätzlich zu beachten: Für das Zielfeld "USER_SyncHerkunftsAdresse" muss zwingend der Modus "Aus Ursprungsdatensatz"und das Quellfeld "Adresse" ausgewählt werden. Über dieses Benutzerdefinierte Feld wird die Zuordnung der Adressen aus Quell- und Zielmandant hergestellt. 11

12 Zu beachten: Es werden ausschließlich Adressstammdaten und Ansprechpartner übertragen. Kontokorrentdaten und sonstige Zusatzdaten werden nicht berücksichtigt. 4.3 Preislisten Beim Bereich "Preislisten" werden alle vorhandenen Preislisten im Zielmandanten in einer Liste angezeigt. Pro Zielpreisliste kann eine Quell- Preisliste aus dem aktuellen Mandanten zugeordnet werden, oder die Auswahl "<Keine Synchronisierung>" getroffen werden. Zu beachten: Es werden ausschließlich die Einzel- und Staffelpreise innerhalb der Preislisten synchronisiert. Änderungen an Preislisten-Grundlagen, Neuanlagen und Löschungen werden nicht berücksichtigt. Zu beachten: Es erfolgt keine Inhaltliche Validierung von Währungen, Preiskennzeichen, etc. von Quell- und Zielpreislisten. 12

13 5. Synchronisierung durchführen 5.1 Artikel Artikel (je nach Konfiguration inkl. Bezeichnungen, Sammelmappeneinträgen, Stücklistenelementen und Zubehör) werden beim Speichern des jeweiligen Artikeldatensatzes übertragen. Auch nach dem Bearbeiten von Artikelbezeichnungen (über "Optionen \ Bezeichnungen") erfolgt die Übertragung vollautomatisch. Zusätzlich kann die Übertragung manuell über den Aufruf "Adressdaten übertragen " im Optionsmenü des Adressstamms gestartet werden. Zu beachten: Nach dem Ändern oder hinzufügen von Sammelmappeneinträgen, Stücklistenelementen oder Zubehör erfolgt KEINE automatische Synchronisierung in die Zielmandanten. Hierbei muss die Übertragung manuell angestoßen werden. In beiden Fällen erfolgt die Übertragung der Daten gemäß den Konfiguration(en) nur wenn der aktuelle Artikeldatensatz die ggf. hinterlegte Bedingung erfüllt. 5.2 Adressen Adressen (inkl. Ansprechpartnern) werden automatisch beim Speichern des jeweiligen Adress- und Ansprechpartnerdatensatzes übertragen. Zusätzlich kann die Übertragung manuell über den Aufruf "Adressdaten übertragen " im Optionsmenü des Adressstamms gestartet werden. In beiden Fällen erfolgt die Übertragung der Daten gemäß den Konfiguration(en) nur wenn der aktuelle Adressdatensatz die ggf. hinterlegte Bedingung erfüllt. 13

14 5.3 Preislisten Die Übertragung von Preislistenpreisen erfolgt nicht vollautomatisch, sondern muss vom Benutzer manuell angestoßen werden. Im Regiezentrum der Office Line Warenwirtschaft gibt es hierfür den zusätzlichen Menüpunkt "Preislisten synchronisieren " unter "Stammdaten \ Preise und Rabatte". Nach dem Aufruf wird zunächst geprüft, ob im aktuellen Mandanten mindestens eine aktive Preislistensynchronisierung eingerichtet ist. Wenn ja, wird vom Benutzer nochmal eine Bestätigung für die Übertragung eingeholt. 14

15 Die Übertragung läuft im Anschluss gemäß der Konfiguration(en) automatisch. Je nach Anzahl und Umfang der zu berücksichtigenden Preislisten kann dieser Vorgang einige Minuten dauern. Währenddessen wird ein Fortschrittsbalken angezeigt und nach dem Abschluss erscheint eine Hinweismeldung. 15