Historische Lagerbestände / Lagerbewertung

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1 Desk Software & Consulting GmbH Historische Lagerbestände / Lagerbewertung Erweiterung zur Sage Office Line Warenwirtschaft Benjamin Busch DESK Software & Consulting GmbH DESK Software und Consulting GmbH Im Heerfeld 2-4 Im Tel.: Heerfeld Fax: Eibelshausen Tel.: +49 (0) 2774/ Fax: www. +49 desk-firm.de (0) 2774/

2 Inhalt 1. Sicherung / Vorhaltung Historischer Lagerbestände Einführung Einrichtung und Konfiguration Zusatzmodul Lagerbewertung in der Office Line Warenwirtschaft Grundlagen Allgemein Grundlagen - Bewertungsmethoden Formeleditor ,4 Bildschirmmaske Historische Lagerbestände / Lagerbewertung Bewertungslauf Bewertungsabschluss Auswertung "Historische Lagerbewertungsliste" Gültigkeitsprüfung bei rückwirkenden Lagerbuchungen im Hinblick auf die historischen Lagerbestände

3 1. Sicherung / Vorhaltung Historischer Lagerbestände 1.1 Einführung Innerhalb der Office Line Datenbank wird eine zusätzliche Tabelle für die historischen Lagerbestände angelegt. Diese ist identisch mit der Standardtabelle für die Vorhaltung der Lagerbestände und wird lediglich um die Spalte Datum ergänzt. Hintergrund: Im Standard der Sage Office Line werden die Lagerbestände nur zum aktuellen Stand geführt. Um eine Betrachtung und Bewertung historischer Lagerbestände zu ermöglichen ohne einen Zeitintensiven Aufbereitungslauf voranzustellen ist es nötig die Lagerbestände für jeden Tag in einer eigenen Tabelle wegzusichern. Beispiel zur Vorhaltung historischer Lagerbestände: Datum Artikel Lager Bestand Haupt Haupt Haupt Haupt Haupt01 95 Diese Aufbereitung wird durch ein externes Programm durchgeführt, welches auf dem Server zeitgesteuert automatisiert ausgeführt wird. 3

4 Folgende Schritte werden dabei durchgeführt: a. Sichern der aktuellen Lagerbestände in eigener Tabelle Alle aktuellen Lagerbestände werden aus der Standard-Tabelle KHKLagerplatzbestaende in die eigene Tabelle kopiert und mit dem aktuellen Datum versehen. b. Aktualisierung der historischen Lagerbestände im Hinblick auf neue rückwirkende Lagerbuchungen Lagerbuchungen, die jeweils zum Tagesdatum erfolgen, fließen automatisch beim kopieren der tagesaktuellen Bestände ein, wie unter Schritt 1 beschrieben. Lagerbuchungen mit Bewegungsdatum in der Zukunft werden wie Lagerbuchungen zum Tagesdatum betrachtet. Bei Lagerbuchungen mit Bewegungsdatum in der Vergangenheit müssen jedoch die historischen Bestände Rückwirkend entsprechend korrigiert werden. Beispiel: Wird am eine Lagerbuchung rückwirkend zum erfasst, so müssen die historischen Bestände vom , und korrigiert werden. Datum Artikel Lager Bestand Haupt Haupt Haupt Haupt Haupt Die Ermittlung der Lagerbuchungen die hierfür berücksichtigt werden müssen ergibt sich aus 2 Kriterien: 4

5 - BuchungsID größer als die zuletzt berücksichtigte (wird am Ende des Laufes auf höchste BuchungsID gesetzt) - Bewegungsdatum liegt vor Tagesdatum Zu jeder ermittelten Lagerbuchung werden die historischen Lagerbestände vom Bewegungsdatum der Buchung bis zum gestrigen Datum korrigiert. 1.2 Einrichtung und Konfiguration Die unter Punkt 1.1 beschriebenen Aufgaben werden durch das Programm HistLagerbestaende erledigt. Zur Einrichtung auf dem Server müssen folgende Schritte durchgeführt werden: 1. Kopieren der Programmdateien in ein beliebiges Verzeichnis auf dem SQL bzw. Office Line Server. 2. Öffnen der Datei config.bat und Auswahl des Menüpunkts Datei -> Datenbankeinstellung 5

6 3. Eintragen der Verbindungsparameter zur zu verwendenden Office Line Datenbank. (Als Datenbankname muss der Name eingegeben werden, der im SQL-Server registriert ist). Anschließend auf Speichern klicken und das Programm beenden. Die Datenbankeinstellungen werden in der Datei HistLagerbestaendeDB.ini gespeichert. 4. Einrichtung eines geplanten Tasks zum automatisierten Programmaufruf auf dem Server. Unter Systemsteuerung -> Geplante Tasks wird mittels des Assistenten ein neuer Task angelegt. 6

7 Als auszuführendes Programm muss dabei die Datei start.bat aus dem angelegten Programmverzeichnis ausgewählt werden. Der Zeitplan kann nach Belieben vergeben werden. Wichtig ist hier jedoch, dass der Task in jedem Fall vor 0 Uhr beginnt (Ansonsten werden die Bestände mit dem Zeitstempel des Folgetags gespeichert). 7

8 2. Zusatzmodul Lagerbewertung in der Office Line Warenwirtschaft Nach der Installation gliedert sich das Zusatzmodul wie folgt in das Regiezentrum der Sage Office Line Warenwirtschaft ein: 2.1 Grundlagen Allgemein Entnahmemodus historische Bestände: Über diese Option kann eingestellt werden, welche Bestände bei der Aktualisierung der historischen Bestände auf Basis neuer Rückwirkender Lagerbuchungen zuerst gemindert werden sollen. (Gilt nur für Nicht- Seriennummernpflichtige Artikel) 8

9 Mögliche Einstellungen: - FIFO nach Zugangskennung (Standard) - LIFO nach Zugangskennung - FIFO nach Eingangsdatum - LIFO nach Eingangsdatum Ursprüngliches Eingangsdatum bei Seriennummernpflichtigen Artikeln verwenden: (Erklärung: Siehe Punkt 2.2.b Zeitwertformeln) 9

10 2.2 Grundlagen - Bewertungsmethoden Die Bewertungsmethoden stehen beim Bewertungslauf zur Auswahl und beschreiben die Art und Weise wie Artikelbestände bewertet werden. Es können beliebig viele Bewertungsmethoden angelegt werden. An dieser Stelle werden alle vorhandenen Bewertungsmethoden aufgelistet. Über einen Doppelklick (oder über den Aufruf Bearbeiten aus dem Kontextmenü) können die bestehenden Bewertungsmethoden bearbeitet werden. Durch Betätigen der Schaltfläche Neu kann eine neue Bewertungsmethode angelegt werden. Eine Bewertungsmethode besteht zunächst aus einer Bezeichnung und einem Typ. Dabei gibt es zwei verschiedene Ansätze: a. Einzelformel Eine Formel kann aus Variablen, manuellen Werten und mathematischen Operatoren bestehen. Beim Bewertungslauf werden die Variablen dann durch die jeweiligen Werte des Artikel bzw. des Lagers ersetzt. Das Ergebnis der Formel entspricht dem Einzelpreis für die Artikelbestands-Bewertung. 10

11 Die Formel kann mit Hilfe des Formeleditors erstellt und bearbeitet werden (Schaltfläche Siehe 2.3). b. Zeitwert-Formel Bei diesem Ansatz können für verschiedene Altersstufen der Lagerbestände unterschiedliche Formeln vorgegeben werden. Als Basis für die Ermittlung des Alters dient das Eingangsdatum der jeweiligen Lagerbestände. Die Anzahl der Stufen sowie die Zeiteinheit (Jahre, Monate, Wochen, Tage) kann dabei frei vergeben werden. Die Formeln selber werden wie bei Ansatz a. behandelt. Achtung: Das Eingangsdatum ist immer das Datum, zu dem der Bestand auf das jeweilige Lager gebucht wurde. Bei Umbuchungen ändert sich das Eingangsdatum bei dem neuen Bestand auf dem Ziellager auf das jeweilige Bewegungsdatum. Bei Seriennummernpflichtigen Artikeln (und nur dort!) besteht jedoch die Möglichkeit das Datum zu dem die jeweilige Seriennummer erstmalig eingebucht wurde zu ermitteln und für die Ermittlung des Bestandsalters zu verwenden. Diese Option kann in der Grundlagenmaske auf der Seite Allgemein aktiviert werden. 11

12 2.3 Formeleditor Im Formeleditor werden folgende Variablen zur Verfügung gestellt: - Alle Numerischen Werte aus dem Artikelstamm (inklusive Benutzerdefinierter Felder) - Alle Numerischen Werte aus dem Lagerstamm (inklusive Benutzerdefinierter Felder) - Verkaufspreis aus Preisliste x (Preisliste muss manuell ausgewählt werden, es stehen nur Preislisten in Eigenwährung zur Verfügung, Rabatte und Staffelpreise werden nicht berücksichtigt) Numerische benutzerdefinierte Felder aus dem Artikel- oder Lagerstamm werden automatisch zur Auswahl angeboten. Diese sind am Präfix USER_ zu erkennen. Um eine Variable oder einen Operator aus dem oberen Anzeigebereich in die Formel zu übernehmen genügt ein Doppelklick. Der Ausgewählte Eintrag wird an der aktuellen Cursorposition innerhalb der Formel eingefügt. Zusätzlich können in der Formel natürlich manuelle Werte eingetragen werden. 12

13 Beispiele für Formeln: - [Artikel.KalkulatorischerEK] - [Verkaufspreis_Aus_Preisliste1] * 0,75 - [Artikel.MittlererEK] * ([Lager.USER_Bewertungssatz] / 100) - [Artikel.USER_BasispreisBewertung] * ([Artikel.Bewertungssatz]/100) * ([Lager.USER_Bewertungssatz]/100) 2,4 Bildschirmmaske Historische Lagerbestände / Lagerbewertung In dieser Bildschirmmaske werden alle Stichtage angezeigt, zu denen Historische Lagerbestände vorhanden sind. Stichtage, zu denen die Bewertung bereits abgeschlossen ist werden Standardmäßig ausgeblendet, können jedoch über das Deaktivieren der entsprechenden Option wieder angezeigt werden. 13

14 Über einen Doppelklick auf eine Zeile (oder den Aufruf Details im Kontextmenü) gelangt man in die Detailmaske zum jeweiligen Stichtag: Hier werden alle Lagerbestände zum jeweiligen Datum, gruppiert nach Artikel und Lager angezeigt. Der Gesamtwert pro Bestand ist hier grundsätzlich zunächst leer. Dieser wird durch einen Bewertungslauf (siehe 2.5) oder durch manuelle Vergabe gefüllt. Intern werden die Lagerbestände wie im Standard der Sage OL vorgehalten, d.h. pro Datum, Lager und Artikel kann es mehrere Bestände geben, deren Summe pro Artikel und Lager den Gesamtbestand wie angezeigt ergibt. Über einen Doppelklick kann pro Artikel / Lager eine Detailmaske aufgerufen werden, in der dann die einzelnen Bestände aufgeführt werden. Hier können auch die Einzelpreise manuell verändert werden. 14

15 Zusätzlich wird pro Einzelbestand angezeigt woher der jeweilige Einzelpreis stammt (Nicht Bewertet, Bewertungslauf, Manuell) 2.5 Bewertungslauf Aus der Bildschirmmaske von 2.4 heraus kann die Funktion "Bewertungslauf" aufgerufen werden (auch mehrfach). Dabei öffnet sich zunächst ein Dialogfenster in dem diverse Voreinstellungen für den Bewertungslauf vorgenommen werden können: - Filter: Artikelnummer von / bis - Filter: Artikelgruppe von / bis oder Mehrfachauswahl - Filter: Lager von / bis - bereits bewertete Artikel neu bewerten JA / NEIN - manuell bearbeitete Bewertungen überschreiben JA / NEIN - Bewertungsmethode (siehe 2.2) 15

16 Mit Bestätigung durch Klick auf OK wird der Bewertungslauf gestartet. Alle historischen Bestände zum jeweiligen Stichtag (aus der Maske "Lagerbewertung / Anzeige historischer Bestände") auf die die angegebenen Filterkriterien zutreffen werden beim Bewertungslauf berücksichtigt. Wurden keine Filterkriterien angegeben, so werden ALLE Lagerbestände bewertet. Pro Einzelbestand werden dabei folgende Schritte durchgeführt: - Ermittlung der zu verwendenden Formel auf Basis der ausgewählten Bewertungsmethode (bei Zeitwertformeln wird das jeweilige Eingangsdatum berücksichtigt). - Alle Variablen innerhalb der Formel werden durch die jeweiligen Werte des aktuellen Artikels bzw. Lagers ersetzt - Das Ergebnis der Formel wird als Einzelpreis des jeweiligen Bestands gespeichert Je Nach Filterung und Anzahl der Bestände kann der Bewertungslauf einige Minuten dauern. Im Anschluss wird die Anzeige in der Anzeigemaske aktualisiert. 16

17 2.6 Bewertungsabschluss Sind alle Bestände zum jeweiligen Stichtag bewertet so wird vom Benutzer automatisch erfragt, ob die Bewertung zum jeweiligen Stichtag abgeschlossen (und damit gesperrt) werden soll. Zusätzlich kann der Abschluss manuell aus der Maske von 2.4 angestoßen werden. Der Bewertungsabschluss hat folgende Auswirkungen: - In der Maske "Lagerbewertung / Anzeige historischer Bestände" können zum jeweiligen Stichtag keine Änderungen mehr vorgenommen werden. - Es können keine Lagerbuchungen mehr durchgeführt werden, die die Lagerbestände zum jeweiligen Stichtag verändern würden (Siehe 2.8) - (optional) Die Auswertung "Historische Lagerbewertung" zum jeweiligen Stichtag wird gedruckt. 17

18 2.7 Auswertung "Historische Lagerbewertungsliste" Die Auswertung kann von 3 Stellen aus aufgerufen werden: - aus dem Regiezentrum, Menüpunkt Historische Lagerbewertungsliste - aus dem Kontextmenü pro Stichtag aus der Maske von automatisch beim Bewertungsabschluss (siehe 2.6). Beim Aufruf aus der Maske Historische Lagerbestände / Lagerbewertung und aus dem Bewertungsabschluss werden automatisch alle Bestände zum jeweiligen Stichtag ausgegeben. Beim Aufruf aus dem Regiezentrum öffnet sich zunächst folgende Maske: An dieser Stelle muss zunächst das Datum angegeben werden, zu dem die Auswertung geöffnet werden soll. Nur Stichtage, zu denen historische Bestände vorhanden sind, können ausgewertet werden. Des Weiteren kann die Auswertung hier auch nach Artikelnummer, Artikelgruppe und Lager gefiltert werden. 18

19 Der Hinweis Infodruck erscheint immer dann, wenn die Bewertung zum jeweiligen Stichtag noch nicht abgeschlossen ist (und sich dementsprechend noch verändern kann). 2.8 Gültigkeitsprüfung bei rückwirkenden Lagerbuchungen im Hinblick auf die historischen Lagerbestände Vor der Speicherung von lagerwirksamen Einkaufs- und Verkaufsbelegen, manuellen Lagerbuchungen, sowie Produktionsrückmeldungen bei denen das Bewegungsdatum in der Vergangenheit liegt, wird über das Addin automatisch die Gültigkeit der Buchung geprüft. In folgenden Fällen wird das Speichern des Belegs bzw. der Lagerbuchung verhindert: a. Bestandsveränderung von bereits bewerteten Beständen Wurde z.b. die Bewertung der Bestände zum Stichtag bereits abgeschlossen, so darf keine Buchung mehr gespeichert werden, die die historischen Lagerbestände vom verändern würde. Dies betrifft auch Lagerbuchungen mit Bewegungsdatum vor dem (siehe Punkt 1.1). b. Negativbestand in Historischen Lagerbeständen Im Standard der Sage Office Line ist es möglich Lagerbestände zu einem Datum zu entnehmen, obwohl die Ware laut Eingangsdatum erst zu einem späteren Zeitpunkt eingebucht wurde. Dadurch könnte es bei der Vorhaltung der historischen Lagerbestände zu Negativbeständen kommen. Bei Entnahme- und Umbuchungen wird daher geprüft, ob durch die Buchung ein negativer Eintrag in den Historischen Lagerbeständen generiert werden würde (siehe auch 1.1). 19

20 c. Ungültige Seriennummernentnahme Bei Entnahme oder Umbuchung eines Seriennummernpflichtigen Artikels wird geprüft, ob die angegebene Seriennummer zum jeweiligen Bewegungsdatum in den historischen Beständen bereits vorhanden ist. 20

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