Schritt für Schritt zum ersten Auftrag (Verkauf Bücher, Noten, Tonträger)

Transkript

1 Schritt für Schritt zum ersten Auftrag Harmonia eco Schritt für Schritt zum ersten Auftrag (Verkauf Bücher, Noten, Tonträger) Um einen ersten Auftrag zu bearbeiten, müssen Sie einige Daten vorbereiten: - mindestens einen Artikel anlegen - den zu fakturierenden Artikeln Bestand zubuchen - ggf. einen Rabattsatz festlegen - mindestens ein Kundenkonto anlegen Eine Anleitung zum Erstellen von Lizenz-Rechnungen (für Abdruck, Aufführungen etc.) finden Sie im Hilfe-Menü! Schritt 1: Anlegen eines Artikels Öffnen Sie das Programm Artikelstamm im Menü Stammdaten: Das Eingabefeld Artikel Nr.: ist aktiv. Am unteren Bildschirmrand sehen Sie den Hinweis, dass Sie die Neuanlage eines Artikels durch drücken der F2-Taste aufrufen können. Die selbe Funktion hat ein Klick auf die markierten Buttons Neu. Es öffnet sich dieses Fenster:...geben Sie bitte die Artikelnummer ein, die Sie anlegen möchten. Die Artikelnummer wird nicht automatisch formatiert. Im Beispiel gehe ich davon aus, dass der Verlag 5-stellige Artikelnummern verwendet, die durch Buchstaben ergänzt werden können. Es sind alle Zeichen mit Ausnahme von kleinen Buchstaben möglich. Ich habe dem Artikel 1303A eine Null vorangestellt, damit in der alphabetischen Sortierung die Nummernreihenfolge erhalten bleibt. (Sonst würde 1303A in der Sortierung zwischen z.b B und 140X erscheinen. Besser wäre in diesem Fall also die Vergabe der Artikelnummern 00140X, 01303A und 12997B....bestätigen Sie die neue Artikelnummer mit einem Klick auf OK.

2 Schritt für Schritt zum ersten Auftrag Harmonia eco Tragen Sie alle bekannten/benötigten Daten zum Artikel ein: Das Programm schlägt als Editionsnummer das in den Grundeinstellungen eingetragene Verlagskürzel + Artikelnummer vor. Diese Nummer wird auf den ausgehenden Rechnungen ausgedruckt und entspricht der Bestellnummer Ihres Kataloges. Auf der Rechnung wird natürlich auch der Titel ausgedruckt; die beliebig lange Ergänzung kann z.b. beim Katalogdruck ausgegeben werden. Die Artikelgruppe hat statistische Bedeutung, die Rabattgruppe steuert in Kombination mit der Kunden- Rabattgruppe den vorgeschlagenen Rabatt für den Käufer (Privatkunde, Buch-/Musikalienhandel, Grossist usw. diese Gruppen legen Sie selbst fest.) ISMN/ISBN können Sie über die Buttons neben den Eingabefeldern berechnen lassen. Das Programm verwendet dafür die in den Grundeinstellungen eingetragenen Verlagsnummern und verlangt die Titelnummer, die Bestandteil der ISMN/ISBN ist. Das Feld Folgeartikelnummer bleibt leer hier tragen Sie eine Artikelnummer ein, die ggf. als Nachfolger eines ausgelaufenen Artikels verkauft werden soll; z.b. wenn Sie für einen Nachdruck eine eigene Artikelnummer benötigen.

3 Schritt 2: Lagerbestand einbuchen Schritt für Schritt zum ersten Auftrag Harmonia eco Öffnen Sie das Programm Lagerbuchungen im Menü Vertrieb:...geben Sie die Artikelnummer ein, eine Liefermenge und bei Bedarf einen Kommentar zur Lieferung. Klicken Sie anschließend auf Speichern. Jetzt können Sie den Artikel theoretisch verkaufen. Schritt 3: Rabattsätze festlegen (optional) Öffnen Sie das Programm Rabattstamm im Menü Stammdaten: Wählen Sie über den Fernglas-Button die Rabattgruppe B (Bücher) und die Kunden-Rabattgruppe BH (Buchhandel) aus und klicken Sie anschließend auf Bearbeiten. Das Programm fragt Sie dann noch, ob Sie den Rabattsatz anlegen möchten bestätigen Sie dies bitte. Nun können Sie den normalen Rabatt für die Kombination Buchhandel kauft Buch eintragen und bei Bedarf einen weiteren Rabattsatz, der ab einer bestimmten Abnahme-Menge gilt.

4 Schritt für Schritt zum ersten Auftrag Harmonia eco Schritt 4: Auftrag anlegen (Das benötigte Kundenkonto kann während der Auftragsbearbeitung angelegt werden.) Starten Sie die Auftragsbearbeitung über das Menü Vertrieb: Drücken Sie die F2-Taste oder klicken Sie auf den Button Neu um einen neuen Auftrag zu erzeugen. Das aktuelle Datum wird als Datum der Bestellung vorgeschlagen und die Auftragsart Rechnung ebenfalls. In der Kurzinfo sollten Sie einen sinnvollen Hinweis zu dem Auftrag eintragen dieser erscheint an prominenter Stelle bei der Suche nach Aufträgen. Wenn der Cursor im Eingabefeld Rg.-Empf steht, klicken Sie bitte den dahinter platzierten Button mit dem Ordner-Öffnen -Symbol, oder drücken Sie die F5-Taste.

5 Schritt für Schritt zum ersten Auftrag Harmonia eco Der Kundenstamm wird geöffnet: Klicken Sie hier (schon wieder) auf den Neu-Button (oder drücken Sie die F2-Taste) und geben Sie Stammdaten des Kunden ein: Für die Ermittlung des Rabatts ist die Kunden-Rabattgruppe entscheidend! Die eingegebene Zahlungsart wird bei der Auftragserfassung automatisch vorgeschlagen....speichern Sie das neu angelegte Kundenkonto und schließen Sie das Fenster durch einen Klick auf das Kreuz rechts oben im Kundenstamm-Fenster (oder drücken Sie Esc-Taste.) Übernehmen Sie anschließend das vorgeschlagene Konto in den Auftrag. Speichern Sie den jetzt vollständig ausgefüllten Auftrags-Kopf und klicken Sie dann auf den Button Positionen (oder drücken Sie Tastenkombination Alt + 1. (Das auf dem Button unterstrichene Zeichen 1 bedeutet, dass Sie durch Drücken der Alt-Taste zusammen mit der 1 den Button über die Tastatur auslösen können.)...geben Sie die Artikelnummer ein (oder wählen Sie Sie per F3/Suchen oder einen Klick auf das Fernglas aus.) Geben Sie bei Anzahl die Bestellmenge ein. (Wenn es besonders schnell gehen soll, können Sie die Bestellmenge mit der Plus-Taste bestätigen (statt ENTER oder TAB zu drücken. Die Position wird dann gleich gespeichert und Sie können den nächsten Artikel eingeben.)

6 Schritt für Schritt zum ersten Auftrag Harmonia eco Den vorgeschlagenen Rabatt aus dem Rabattstamm können Sie natürlich überschreiben. Wenn Sie alle Positionen der Bestellung erfasst haben, schließen Sie das Fenster durch einen Klick auf das Kreuz, oder drücken Sie die Esc-Taste: Das Programm braucht nun noch die Versand-Art und die Versandkosten, die Sie in Rechnung stellen möchten. Klicken Sie auf Speichern (oder drücken Sie [Alt]+S...): Das Programm schlägt automatisch vor, dass bei der Auftragsart Rechnung ein Aufkleber und eine Rechnung in der Sprache des Kunden zu drucken sind. Bei Bedarf können Sie hier zusätzlich einen Lieferschein drucken. Über den Button mit dem Blatt und der Lupe können Sie sich die Rechnung als Testdruck in der Vorschau ansehen. Klicken Sie auf den Button Rechnung (oder per Tastatur: Alt+3) um den Druckerdialog aufzurufen. Hier können Sie ggf. ein anderes Formular (z.b. englische Rechnung) auswählen, den Zieldrucker auswählen, entscheiden, ob der hinterlegte Briefkopf mitgedruckt werden soll und die Anzahl der Kopien festlegen. Der Button Alle Drucken druckt alle ausgewählten Formulare. Der Button Bereit stellen stellt die ausgewählten Formulare zum Druck bereit. (Sie können dann später über das Programm Formulardruck im Menü Vertrieb alle zu druckenden Formulare in einem Rutsch ausdrucken. Sie können eine Rechnung so lange nachbearbeiten, bis Sie diese zum ersten Mal endgültig (also nicht als Testdruck) ausgedruckt haben. Danach können Sie die Rechnung nur noch einsehen und erneut drucken, aber keine Änderungen mehr an Beträgen oder Artikeln vornehmen!