Anleitung zur Erstellung von Serienbriefen (Word 2003) unter Berücksichtigung von Titeln (wie Dr., Dr. med. usw.)

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1 Seite 1/7 Anleitung zur Erstellung von Serienbriefen (Word 2003) unter Berücksichtigung von Titeln (wie Dr., Dr. med. usw.) Hier sehen Sie eine Anleitung wie man einen Serienbrief erstellt. Die Anleitung ist für Word In den späteren Versionen ist die Vorgehensweise nahezu identisch. 1. Entwerfen Sie Ihren Text für den Serienbrief in Word oder rufen Sie ein fertiges Textdokument auf. Anschließend wählen Sie im Menü: Extras > Briefe und Sendungen > Serienbrieferstellung 2. Auf der rechten Seite erscheint das folgende Fenster: 3. Klicken Sie unten auf Weiter:Dokument wird gestartet. Es erscheint rechts das folgende Fenster:

2 Seite 2/7 4. Klicken Sie auf Weiter:Empfänger wählen. Es erscheint das folgende Fenster: 5. Klicken Sie auf Durchsuchen, wählen Sie auf der Festplatte die Excel-Datei mit den Adress- Datensätzen aus und klicken Sie auf Öffnen. 6. Klicken Sie im folgenden Fenster auf OK : 7. Klicken Sie im folgenden Fenster auf OK.

3 Seite 3/7 8. Klicken Sie auf der rechten Seite auf Weiter:Schreiben Sie Ihren Brief. 9. Klicken Sie auf Weitere Elemente. 10. In dem folgenden Fenster können Sie festlegen, welche Daten Sie für das Anschriftenfeld verwenden möchten. Klicken Sie jeweils das Element an, dass Sie verwenden möchten und klicken Sie dann jeweils auf Einfügen. In unserem Fall verwenden wir die Elemente: anrede, titel, vorname, name, strasse, plz und ort. Wenn Sie fertig sind, schließen Sie das Fenster.

4 Seite 4/7 11. Es wurden nun Platzhalter mit << und >> auf Ihrem Textdokument angelegt. Nun können sie diese verschieben, achten Sie nur bitte darauf, dass keine Zeichen gelöscht werden. 12. Verschieben Sie die Platzhalter so, wie es in der nachfolgenden Grafik zu sehen ist. Wenn Sie Datensätze haben die Titel (Dr., Dr. med. usw.) beinhalten, achten Sie bitte darauf, dass Sie zwischen dem Platzhalter <<titel>> und <<vorname>> KEIN Leerzeichen einfügen. Das Dokument sollte dann so aussehen: 13. Nun setzen Sie den Cursor genau zwischen <<titel>> und <<vorname>>. 14. Klicken Sie jetzt oben in der Navigation auf Bedingungsfeld einfügen > Wenn Dann Sonst. 15. Wählen Sie in diesem Fenster bei Feldname titel, bei Vergleich ist nicht leer und machen Sie genau EIN Leerzeichen in dem Feld Dann diesen Text einfügen:. Klicken Sie anschließend auf OK.

5 Seite 5/7 16. Nun benötigen wir die Anrede im Brief (Sehr geehrter Herr, usw.). Bewegen Sie den Cursor im Text dahin wo die Anrede erscheinen soll. Anschließend klicken Sie auf Bedingungsfeld einfügen und Wenn Dann Sonst. 17. Nun lässt sich hier die Anrede eingeben. Sie wählen bei Feldname anrede, bei Vergleich Gleich und schreiben im Feld Vergleichen mit Frau hinein. Im Feld darunter schreiben Sie Ihren Text (in unserem Fall Sehr geehrte ) und im unteren Textfeld schreiben Sie die Anrede für Männer (in unserem Fall Sehr geehrter ). Klicken Sie zum Abschluss auf OK. 18. Nun erscheint an dieser Stelle der Text Sehr geehrter. 19. Jetzt können Sie noch auswählen welche Anredebestandteile Sie verwenden möchten. Dazu klicken Sie rechts wieder auf Weitere Elemente und wählen die Felder wie in Schritt 10 beschrieben aus. In unserem Fall verwenden wir die Felder Anrede, Titel und Name. 20. Nun sind Sie fast fertig. Wir müssen nun nur noch eine Bedingung erstellen, für den Fall, dass Sie Datensätze mit Titel und ohne Titel haben. Bei der Anrede wiederholen wir daher den Schritt 15 noch mal wie folgt: Bewegen Sie den Cursor genau an die Stelle zwischen <<anrede>> und <<titel>>.

6 Seite 6/7 21. Klicken Sie anschließend im Bedingungsfeld auf Wenn Dann Sonst. 22. Wählen Sie in diesem Fenster bei Feldname titel, bei Vergleich Ist nicht leer und machen Sie genau EIN Leerzeichen in dem Feld Dann diesen Text einfügen:. Klicken Sie anschließend auf OK. 23. Klicken Sie nun rechts unten auf Weiter:Vorschau auf Ihre Briefe. 24. Sie sehen dass die Platzhalter durch Daten aus Ihrer Adress-Quelldatei ersetzt wurden.

7 Seite 7/7 25. Sie können sich nun durch die einzelnen Empfänger klicken und schauen ob alles so ist, wie Sie es haben wollten. 26. Wenn alles in Ordnung ist, klicken Sie unten rechts auf Weiter:Seriendruck beenden und können dort dann Ihre Serienbriefe ausdrucken lassen. Sollten etwas nicht stimmen können Sie unten rechts mit Zurück jeweils einen Schritt zurück springen.

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