Tipps & Tricks für ConAktiv-User

Transkript

1 Tipps & Tricks für ConAktiv-User Integration des Moduls Personalisierte Serienmails erstellen In dieser Ausgabe der Tipps & Tricks zeigen wir Ihnen, wie Sie personalisierte Serienmails erstellen. Dazu wird ein Serienmailformular mit den notwendigen Platzhaltern und Standardtexten angelegt, welches bei Erstellung der Serienmailvorlage ausgewählt wird. Die Platzhalter werden dann bei Anlage der einzelnen Mails mit den individuellen Daten des jeweiligen Empfängers gefüllt. Zur Veranschaulichung zeigen wir die Anlage der Serienmails am Beispiel einer Info-Mail. Wir gehen davon aus, dass die Konten mit den dazugehörigen Signaturen im Modul Szstemparameter vollständig hinterlegt wurden. Anlage des Serienmailformulars Zunächst legen Sie im Systemmodul Formulare das Formular an, welches als Basis für die Serienmails dient. Öffnen Sie hierzu aus dem Systemmenü das Modul und legen Sie ein neues Formular an. Wählen Sie in der Eingabemaske die Datei aus und nehmen Sie die notwendigen Grundeinstellungen für das Formular (Formularname, Währung, Sprache, Betriebssystemplattform, Standard) vor. Wechseln Sie auf das Register Seite 1/1. Setzen Sie zunächst den Betreff-Text in die erste Zeile des Formulars ein, im Beispiel *** Neue Produktinformationen ***.

2 Fügen Sie dann einige Zeilen darunter das Feld Briefanrede aus der Datei Adressen ein, damit in der Serienmail die persönliche Briefanrede des Empfängers erscheint, z.b. Sehr geehrter Herr Winter.? Das Feld Briefanrede fügen Sie wie folgt ein: Wählen Sie aus dem Einfügen-Menü der Textverarbeitung den Punkt 4D Ausdruck... aus. Wechseln Sie in dem sich öffnenden Fenster auf das Register Ausdruck und klicken Sie auf den Knopf Bearbeiten.... Der Formel-Editor wird gestartet. Öffnen Sie im Bereich der Tabellen die Tabelle Adressen und doppelklicken Sie auf das Feld Briefanrede. Beenden Sie den Formel-Editor, indem Sie auf den Knopf OK klicken. Schließen Sie auf die gleiche Weise auch das Fenster 4D Ausdruck einfügen. Sie sehen im Formular das eingefügte Feld, wenn Sie sich die Referenzen anzeigen lassen. Setzen Sie hinter das Feld Briefanrede ein Komma und fügen Sie darunter eine Leerzeile ein. Tippen Sie nun den Standardtext ein, der in allen s des Serienmails identisch ist. Das Formular sieht nach Eingabe der aufgeführten Punkte wie folgt aus: Betreff Feld Briefanrede Text der Serienmails Verlassen Sie das Modul Formulare und speichern Sie das erstelle Formular. Melden Sie sich neu an ConAktiv an. Auswahl der Empfänger der Serienmail Um die Empfänger der Serienmail zu bestimmen, öffnen Sie das Modul Adressen und filtern Sie mit Hilfe der dort zur Verfügung stehenden Suchfunktionen die Empfänger der Serienmail heraus. Markieren Sie die betreffenden Adressen.

3 Erstellen der Serienmailvorlage Im nächsten Schritt erstellen Sie die Serienmailvorlage. Öffnen Sie in der Bedienleiste des Moduls Adressen das Menü Spezial und doppelklicken Sie die Funktion Serienmail (die Adressen müssen dabei weiterhin markiert gewesen sein). Das Modul wird gestartet und Sie gelangen in die Eingabemaske des Moduls. Dort werden im Kopf der bereits die Daten eines Empfängers angezeigt.? Die Angaben, die Sie in dieser erfassen, gelten für alle s des Serienmails. Geben Sie im Feld Betreff einen kurzen Text zum Inhalt der ein, z.b. neueste Produktinfos. Aktivieren Sie dann das Ankreuzfeld mit Referenzen und wählen Sie das zuvor erstellte Formular aus. Zuletzt fügen Sie mit Hilfe des PopUp-Menüs Signatur die Absenderangaben ein, die Sie kommunizieren möchten.

4 Überprüfen Sie den Inhalt im Textbereich, ob dieser Ihren Anforderungen entspricht. Serienmails erstellen und versenden Ist die Serienmailvorlage in Ordnung, so können Sie nun alle Seri s erstellen. Klicken Sie jetzt auf den Knopf Sichern und Schließen. Es erscheint die folgende Meldung: Bestätigen Sie die Meldung. Die s werden erzeugt und der Kategorie Postausgang zugeordnet. Die Eingabemaske des Moduls wurde geschlossen und Sie befinden sich in der Bildschirmliste des Moduls. Dort werden die erzeugten s angezeigt. Öffnen Sie in der Bedienleiste das Menü Spezial und doppelklicken Sie auf die Funktion Senden. Es erscheint eine Meldung, mit der Sie gefragt werden, ob die s tatsächlich gesendet werden

5 sollen. Bestätigen Sie die Meldung, so wird der Versand gestartet und mit einer weiteren Meldung bestätigt.