Serienbrief erstellen

Transkript

1 Anleitung für Schulleiterinnen und Schulleiter Serienbrief erstellen 28. Oktober 2010, Version 2 IQES online Tellstrasse Winterthur Schweiz Telefon info@iqesonline.net

2 1 Einleitung Dieses Dokument beschreibt, wie Sie mit einem Serienbrief Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu einer Befragung einladen können. Die Anleitung wurde erstellt mit Microsoft Office 2007 auf Windows 7. Der Verlauf in Office 2003 sowie in Office für Macintosh ist ähnlich. 2 Excel-Datei vorbereiten Aus der vom Evaluationscenter generierten Exceldatei mit den Zugangscodes können Sie die Adressliste für den Serienbrief erstellen. Selbstverständlich können Sie auch eine schon bestehende Adressdatei mit den Zugangscodes ergänzen. 3 Brief erstellen Den Brief erstellen Sei mit Microsoft Word. Sie können eine Vorlage verwenden, die im Evaluationscenter zur Verfügung steht (siehe Bild). Oder Sie erstellen ein neues Dokument. Wegleitung: Serienbrief erstellen Seite 2

3 Öffnen Sie das Dokument, das Sie für den Serienbrief verwenden wollen in Microsoft Word, gehen Sie unter der Registerkarte «Sendungen» auf «Seriendruck starten» und wählen Sie die Option «Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt- Anweisungen». Wählen Sie den Dokumententyp «Briefe» aus, Klicken Sie unten rechts auf «Weiter: Dokument wird gestartet». Wählen Sie das Startdokument «aktuelles Dokument verwenden». Wegleitung: Serienbrief erstellen Seite 3

4 Klicken Sie unten rechts auf «Weiter: Empfänger wählen» 4 Brief mit Adressdatei verknüpfen Als Nächstes werden Sie aufgefordert, die Empfänger zu wählen. Da Sie bereits eine Adressliste erstellt haben wählen Sie die Option «Vorhandene Liste verwenden» und klicken dann auf «Durchsuchen». Es wird Ihnen das Fenster angezeigt, in welchem Sie den Pfad zur Adressdatei angeben können. Suchen Sie die Excel-Datei, mit der Sie Ihren Brief verknüpfen wollen und öffnen sie diese. Hier heisst die Datei «Adressliste.xlsx». Wegleitung: Serienbrief erstellen Seite 4

5 Im Dialogfenster, das jetzt angezeigt wird, müssen Sie angeben, welche Tabelle aus der Excel-Arbeitsmappe verwendet werden soll. Bei der Option «Erste Datenreihe enthält Spaltenüberschriften» setzen Sie einen Haken. Damit ist die Adressdatei mit dem Worddokument verknüpft. Die erfassten Daten werden im folgenden Fenster gezeigt. Indem Sie die Häkchen entfernen, können Sie einzelne Adressen aus dem Serienbrief ausschliessen. Schliessen Sie mit «OK» ab. Klicken Sie nun unten rechts auf «Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief» Wegleitung: Serienbrief erstellen Seite 5

6 5 Serienbrief verfassen und drucken Schreiben Sie nun den Brief und ergänzen Sie die Seriendruckfelder, indem Sie unter der Registerkarte «Sendungen» auf «Seriendruckfeld einfügen» klicken und das gewünschte Feld einfügen. Wegleitung: Serienbrief erstellen Seite 6

7 Hier sehen Sie ein Beispiel für einen fertig gestalteten Serienbrief. Die Seriendruckfelder sind gelb markiert. Klicken Sie nun unten rechts auf «Weiter: Vorschau auf Ihre Briefe» Wegleitung: Serienbrief erstellen Seite 7

8 Mit Klicken auf können Sie zwischen den einzelnen Empfängern wechseln und überprüfen, ob der Brief Ihren Vorstellungen entsprechend ausschaut. Klicken Sie unten rechts auf «Weiter: Seriendruck beenden». Wegleitung: Serienbrief erstellen Seite 8

9 Sie können nun die Briefe ausdrucken oder in ein neues Dokument schreiben, in dem Sie «Individuelle Briefe bearbeiten» anklicken. Speichern Sie den Serienbrief so, dass Sie ihn wieder finden. Sie können ihn auch zu Ihrer Befragung ins Evaluationscenter hochladen. So haben Sie die ganze Dokumentation der Befragung an einem Ort gespeichert. Sollten Sie ein Erinnerungsschreiben an alle Beteiligten senden wollen, können Sie den Brief entsprechend umformulieren, ausdrucken und verschicken. Wegleitung: Serienbrief erstellen Seite 9