1. Schritt: Export Datei im Fidelio erstellen

Transkript

1 FIDELIO FRONT OFFICE MAILING MIT MAIL MERGE

2 1. Schritt: Export Datei im Fidelio erstellen Mail Merge erstellen Unter OPTIONEN ->BERICHTE unter WERBUNG auf VORBEREITUNG MAIL anwählen MAIL MERGE Maske öffnet sich.

3 Unter MAIL MERGE oder ARCHIV die gewünschte Sortierung für die Adressdatei festlegen, z. B. Von Name-> Bis Name, bei Land CH wählen wenn das Mailing NUR an Schweizer Gäste geschickt werden soll. Sie können auch nur den ersten Buchstaben erfassen. A -> F Karteityp: Wenn leer, werden nur individuelle Adressen exportier. Um andere Adress- Typen zu exportieren, schreiben Sie: T-> für Reisebüro, C-> für Firmen und G-> für Gruppen. Schreiben Sie T, G um Adressen von Reisbüros UND Gruppen zu exportieren. FILTER: Hier können Sie andere Such-Kriterien definieren. Zum Beispiel: ORT= Paris (nur Adressen in Paris) ORT<> Paris (Alle Orte ausser Paris) SPRACHE<> F (Alle, die kein französisch sprechen) ORT= Paris.AND.SPRACHE<> F (Alle, die in Paris wohnen UND kein französisch sprechen) ORT= Paris.OR.SPRACHE= E (alle die in Paris wohnen ODER englisch sprechen) Andere Symbole: > grösser als, < kleiner als und <> verschieden von

4 Wenn Sie alle Felder durchgearbeitet haben, arbeitet Fidelio während einer bestimmten Zeit und zeigt zum Schluss die Anzahl von exportierten Adressen. Info: Kopien von allen ewählten Adressen werden exportiert und befinden sich in einem File, welches WP.MRG heisst, Wenn Sie ein anderes Mailing nach dieser Art schon gemacht haben, wird der alte Inhalt von WP.MRG gelöscht. Um den alten Inhalt von WP.MRG behalten zu können, müssten Sie eine Kopie von WP.MRG machen und diese umbenennen. Die Adressen in WP.MRG sind eigentlich einen Kopie von Fidelio, wie es JETZT ist. Die exportierten Adressen werden NICHT automatisch aktualisiert. Für ein weiteres Mailing, müssen Sie dann alle Operationen wiederholen. Haben Sie keine Angst verschiedene Such-Arten auszuprobieren.

5 Zum Schluss schliessen Sie Fidelio Front Office

6 2. Schritt: Serienbrief im Windows erstellen. Windows aufstarten. Entweder den gewünschten Serienbrief oder ein neues Dokument öffnen Als allererstes auf EXTRAS, OPTIONEN klicken Versichern Sie sich, dass hier unter ALLGEMEIN, KONVERTIERUNG BEIM ÖFFNEN BESTÄTIGEN mit einem Häckchen versehen ist. Mit OK bestätigen. Wieder auf EXTRAS, dann SERIENDRUCK anklicken

7 1. HAUPTDOKUMENT ERSTELLEN wählen und dort auf AKTIVES FENSTER Dann auf BEARBEITEN klicken und Serienbrief mit neuem Text Clip Arts usw. versehen Wieder auf EXTRAS klicken und auf SERIENDRUCK Dort DATEN IMPORTIEREN auswählen und dann DATENQUELLE ÖFFNEN

8 Jetzt wählen Sie bitte das Laufwerk aus, worauf Fidelio\fo_data liegt und suchen dort Ihre Datei (z.b. Wp1.MRG, WP2.MRG oder WP3.MRG).Unten links: bei Dateityp aktivieren Sie Alle Dateien(*.*) Bevor Sie auf öffnen klicken, überprüfen Sie bitte, dass die Pickbox IMPORTWEISE ASUWÄHLEN mit einem Häckchen versehen ist. Klicken sie nun auf ÖFFNEN Wählen Sie hier bitte MS-DOS Text (*.doc) aus und bestätigen sie mit OK.

9 Hauptdokument bearbeiten Setzen Sie die Seriendruckfelder Addresse_1-8 an die Stellen, wo Sie die Gästeadresse auf dem Brief wünschen. Setzen Sie alle Seriendruckfelder ein. Fidelio benötigt alle 8 Felder. Und dann noch sämtliche anderen Seriendruckfelder, die Sie für Ihren Brief benötigen. Wie z. B. Salutation= Sehr geehrter Herr Müller. Klicken Sie wieder auf EXTRAS, SERIENDRUCK und wählen Sie AUSFÜHREN. Wählen Sie hier bei SERIENDRUCK IN: DRUCKER. Und beenden dann das ganze mit VERBINDEN

10 SO, NUN HABEN SIE ES GESCHAFFT. IHR SERIENBRIEF IST MIT IHREN FIDELIO GÄSTEADRESSEN VERKNÜPFT. NUR NOCH AUSDRUCKEN UND AB DIE POST.

11 MAILING MIT ZWISCHENSCHRITT ÜBERS EXCEL 1. Schritt: Export Datei im Fidelio erstellen Sollte Ihr Mail Merge Export ins Winword mal Probleme aufweisen mit Umlauten können sie einen Export mit Zwischenschritt übers Excel machen. Wie bis anhin übers Fidelio, Berichtswesen, die Export Datei Wp.mrg erstellen. (Siehe Kapitel???) 2. Schritt: Zwischenschritt übers Excel Als erstes öffnen sie bitte über Start, Programme, das Program Excel. Dann über Datei, öffnen, das Wp.mrg suchen. Auch hier suchen Sie bitte wieder auf dem Verzeichnisse wo das Fidelio\fo_data liegt. (Standart bei Einzelplatz auf C:\, oder auf D:\ und bei einem Netzt Standard auf dem Laufwerk G:\ ) Bei Dateityp achten Sie bitte, dass "Alle Dateien (*.*)" ausgewählt ist. Dann auf "Öffnen"

12 Jetzt gelangen Sie auf ein Fenster, wo sie bitte "Getrennt - Zeichen wie z. B. Kommas oder Tabulatoren teilen Felder (Excel 4.0 Standard)" anklicken, falls es noch nicht mit einem Punkt versehen ist. Und bei "Dateiursprung" wählen Sie bitte: DOS oder OS/2 aus. Nun auf "Weiter" Beim nächsten Bild, achten Sie bitte, dass "Komma" mit einem Häckchen versehen ist.

13 Nun gehen Sie bitte auf "Ende" Datei speichern unter nicht ins fo_data speichern bei Dateityp: Microsoft Excel-Arbeitsmappe (*.xls) auswählen

14 Jetzt öffnen sie bitte das Program "WORD"

15 Ab hier führen Sie bitte die gleichen Schritte durch wie mit dem normalen Mail Merge, mit dem einzigen Unterschied, dass Sie nicht das Wp.mrg vom Fidelio\fo_data Verzeichnis öffnen, sondern das File, welches sie vorhin im Excel abgespeichert haben. (z.b. Test.xls)