Arbeitsabläufe FinanzProfiT Version 4.25

Transkript

1 Adressverwaltung Neuen Serienbrief in FinanzProfiT anlegen Die Anlage und Zuordnung neuer Serienbriefe wird nachfolgend beschrieben: Die Vorgehensweise in Adressen, Agenturen, Akquise und Verträge ist die gleiche. Beim Anlegen eines neuen Serienbriefs in Finanz ProfiT sind zwei Schritte zu erledigen: - Das Serienbrief-Dokument (MS Word Dokument) muss erstellt werden - In Finanz ProfiT muss ein Eintrag (eine Verknüpfung) zu diesem Dokument erstellt werden Durch die erforderlichen Eingaben führt Sie ein Assistent und legt bei Abschluss die Dateien (Serienbrief-Hauptdokument und Datenquelle) und die erforderlichen Daten in Finanz ProfiT an. Nach jedem Eingabeabschnitt klicken Sie die Schaltfläche, zum Schluss die Schaltfläche. Sie können auch mit der Schaltfläche zurückspringen und vorige Eingaben revidieren. 1.1 Hauptauswahl - Rufen Sie das Menü Einstellungen /Serienbriefe... auf. 1.2 Starten Sie den Serienbrief-Assistenten über die Auswahl Neu. neuen_serienbrief_def.doc Seite 1 von 10

2 1.3 Entscheiden Sie sich hier, ob Sie a) ein neues Seriendruck-Dokument oder b) eine Verknüpfung zu einem bereits vorhandenen Dokument herstellen möchten neuen_serienbrief_def.doc Seite 2 von 10

3 1.3.1 a) neues Seriendruck-Dokument erstellen Dateinamen des Seriendruck- Hauptdokuments Geben Sie einen beliebigen Dateinamen für das neue Seriendruck-Dokument ein. Alternativ können Sie über die Suchen-Schaltfläche auch alle (im eingestellten Serienbrief-Standardpfad, wahlweise aber auch in einem anderen Verzeichnis) bereits vorhandenen Serienbrief- Dokumente einsehen, eines auswählen und nachdem der Dateinamen im Eingabefeld steht- den Dateinamen (z.b. Adressänderung.doc in Adressänderung2.doc) abändern. Vorlage Wählen Sie zwischen... - Finanz ProfiT Vorlage (empfohlen). Es wird eine Vorlage verwendet, die bis auf einen vorgegebenen Anschriftenblock leer ist. - vorhandenes Seriendruck-Dokument. Wenn Sie diese Option wählen, müssen Sie über die erscheinende Suchen- Schaltfläche die Datei einstellen, welche als Vorlage dienen soll. Eine manuelle Eingabe des Dateinamens ist nicht möglich. Es wird dann Ihr vorhandenes Dokument als Vorlage verwendet und kann im Nachfolgenden angepasst werden. - keine Vorlage. Sie beginnen mit einem völlig leeren Seriendruck-Dokument (nicht empfohlen). neuen_serienbrief_def.doc Seite 3 von 10

4 Namen der Verknüpfung Geben Sie den Namen ein, unter dem Sie die Verknüpfung vorfinden möchten, wenn sich die Liste der vorhandenen Serienbriefe öffnet. Beenden Sie die Eingabe mit [Tab]. Nachdem alle erforderlichen Eingaben getätigt sind, klicken Sie die Schaltfläche an. Das Programm legt nun ggf. das Seriendruck-Hauptdokument und die Datenquelle-Datei an und erstellt den zugehörigen Eintrag im übergeordneten Dialog Einstellungen Serienbriefe b) Verknüpfung zu einem vorhandenen Seriendruck- Dokument Dateinamen des vorhandenen Seriendruck-Hauptdokuments Über die Suchen-Schaltfläche stellen Sie das gewünschte Serienbrief- Dokument ein. Eine manuelle Eingabe des Dateinamens ist nicht möglich. Wenn der Pfad im eingestellten Dateinamen nicht dem Serienbrief- Standardpfad entspricht, regelt das Programm dieses über das Feld Pfad (optional). Namen der Verknüpfung Geben Sie den Namen ein, unter dem Sie die Verknüpfung vorfinden möchten, wenn sich die Liste der vorhandenen Serienbriefe öffnet. Beenden Sie die Eingabe mit [Tab]. Nachdem alle erforderlichen Eingaben getätigt sind, klicken Sie die Schaltfläche an. Das Programm erstellt den zugehörigen Eintrag im übergeordneten Dialog Einstellungen Serienbriefe. Das Seriendruck-Hauptdokument und die Datenquelle-Datei existierten bereits. neuen_serienbrief_def.doc Seite 4 von 10

5 Weiteres Vorgehen 1.4 Zurück im übergeordneten Dialog Einstellungen / Serienbriefe, klicken Sie die Schaltfläche Doc öffnen Dadurch wird der Serienbrief in der Textverarbeitung geöffnet und es wird im Serienbrief die Verbindung zur angegebenen Datenquelle gesetzt. Sie können den Serienbrief jetzt bearbeiten, indem Sie Ihren Text eingeben bzw. aus einem evtl. schon bestehenden Dokument kopieren. Sie können auch neue Seriendruckfelder einsetzen und speichern das Dokument am Ende ab. 1.5 Nach der Fertigstellung mit MS Word klicken Sie im übergeordneten Dialog Einstellungen / Serienbriefe noch die Schaltfläche Trennen Dadurch wird der Serienbrief von seiner Datenquelle getrennt, falls eine Verbindung besteht. Grund: Je nach Organisation des Seriendruckbereichs in einer Mehrbenutzerumgebung kann die Verwendung eines zentral abgelegten Serienbriefs von einer anderen Arbeitsstation aus Probleme bereiten, wenn der Serienbrief mit gesetzter Datenquellenverbindung gespeichert ist. Dasselbe trifft zu, falls die Datenquelle zwischenzeitlich gelöscht wurde. neuen_serienbrief_def.doc Seite 5 von 10

6 mögliche Meldungen beim Trennen des Serienbriefs von der Datenquelle: bitte mit bestätigen bzw. 1.6 Sie können den neuen Serienbrief verwenden, indem Sie die entsprechenden Adressen (bzw. Verträge, Agenturen, Akquise) filtern und anschließend über das Kontextmenü (rechter Mausklick) die Funktion Serienbriefe... wählen. Um nur für die aktuelle Adresse einen Serienbrief zu erstellen, wählen Sie im Kontextmenü die Funktion Einzelner Serienbrief. 1.7 Öffnen Sie im folgenden Auswahldialog der Serienbriefe dort den gewünschten Brief und fügen die Adressen über die Funktion 'Seriendruck in ein neues Dokument' ein neuen_serienbrief_def.doc Seite 6 von 10

7 Beschreibung der übergreifenden Funktion Zentralen Einstellungen für Serienbriefe (A) und Feldbeschreibungen der serienbriefspezifischen Anzeige Einstellungen Serienbriefe (B) A übergreifende Einstellungen Aufruf über: Stammeinstellungen / Einstellungen / Zentrale Einstellungen / Serienbriefe An dieser Stelle kann ein separates (lokales) Verzeichnis, gültig für ALLE Datenquellen des Serienbriefexports, angegeben werden. Dies ist sinnvoll, wenn alle Serienbriefe zentral im Netz gespeichert sind und die Datenquellen auf der lokalen Arbeitsstation gespeichert werden müssen, um Multiuserkonflikte zu vermeiden: Im Netzwerkbetrieb mit mehreren Benutzern sollten die Datenquellen lokal abgelegt werden, da sie normalerweise immer wieder, je nach Filterung, durch das Programm ersetzt werden. Nur durch die Angabe eines lokalen Laufwerks (z.b. C:\FinFocus\Texte\) ist auch gewährleistet, dass jeder Mitarbeiter nur auf seine gerade gefilterten Daten zugreift. Anstelle eines realen Verzeichnisses kann auch ein Verweis nach 'Eigene Dateien' im Windows-Benutzerprofil angegeben werden. Dies ist sinnvoll bei Terminalserver-Installationen. Schreibweise: "<Eigene Dateien>" In diesem Fall ist auch eine weitere Pfadangabe möglich wie: "<Eigene Dateien>\Datenquellen". neuen_serienbrief_def.doc Seite 7 von 10

8 B serienbriefspezifische Einstellungen Beispiel aus Adressen heraus: Aufruf über: Adressen/Einstellungen/Serienbriefe Agenturen/Einstellungen/Serienbriefe Verträge/Einstellungen/Serienbriefe Akquise/Einstellungen/Serienbriefe Feldbeschreibungen Standardpfad für Hauptdokumente In diesem Feld hinterlegen Sie die Pfadangabe eines Dateiordners, in welchem die Serienbriefvorlagen (*.doc) standardmäßig gesucht werden sollen. Serienbriefvorlagen sollten in einer Netzwerkumgebung zentral für alle zugänglich - auf einem Serverlaufwerk gespeichert werden. Diese Schaltfläche ist Ihnen beim Einstellen des Standardpfads behilflich. Wenn das Feld Pfad optional eine Angabe enthält, wendet Finanz ProfiT auf das Hauptdokument diese optionale Pfad-Angabe an. Pfad für Datenquellen In diesem Feld wird angezeigt, in welchem Verzeichnis die Datenquellen (*.txt) standardmäßig vom Programm beim Serienbriefexport gespeichert werden (sollte ein lokales Laufwerk sein). Die Informationen hierzu werden von dem Eintrag übernommen, der vorab in den Zentralen Einstellungen gemacht wurde. Falls in den Zentralen Einstellungen unter 'Serienbriefe' keine Eintragung im Feld 'separater Pfad Datenquelle' gemacht wurde, wird der Pfad des Hauptdokuments(Serverlaufwerk) sowohl für das Hauptdokument als auch für die Datenquellen-Datei verwendet das sollte in einer Multiuser-Umgebung aber nicht der Fall sein, da es ansonsten zu Konflikten bei gleichzeitiger Benutzung einer Serienbriefvorlage geben wird. Sinnvollerweise werden alle Serienbriefvorlagen zentral im Netz (Serverlaufwerk) gespeichert und für die Datenquellen sollte ein lokales Verzeichnis angegeben sein. neuen_serienbrief_def.doc Seite 8 von 10

9 Beschreibung In diesem Feld tragen Sie eine eindeutige, leicht zu identifizierende Kurzbezeichnung oder Kurzbeschreibung (bis 50 Zeichen) für den Serienbrief ein. Hauptdokument Name der Serienbriefvorlage Mit dieser Schaltfläche öffnet sich ein Datei-Öffnen-Dialog, in welchem Sie das gewünschte Serienbrief-Dokument einstellen können. Wenn Sie hier keinen Textnamen angeben, exportiert das Programm nur die selektierten Daten in die angegebene Datenquelle-Datei. Dieses Verfahren ist angebracht, wenn Sie lediglich einen Export in eine Textdatei im CSV-Format wünschen. Es ist auch angebracht, wenn Sie einen völlig neuen Serienbrief erstellen wollen. Die Datenquelle existiert dann beim Erstellen des Hauptdokuments bereits und Sie können im WORD-Serienbrief- Manager Ihr neues Seriendruck-Dokument mit dieser Datenquelle verbinden und so auf die Feldnamen der Serienbrieffelder zugreifen. Andernfalls exportiert das Programm die selektierten Daten in die angegebene Datenquelle-Datei und lädt anschließend das Hauptdokument in WORD. Trennt den Serienbrief von seiner Datenquelle, wenn eine Verbindung besteht. Je nach Organisation des Seriendruckbereichs in einer Mehrbenutzerumgebung kann die Verwendung eines zentral abgelegten Serienbriefs von einer anderen Arbeitsstation aus Probleme bereiten, wenn der Serienbrief mit gesetzter Datenquellenverbindung gespeichert ist. Dasselbe trifft zu, falls die Datenquelle zwischenzeitlich gelöscht wurde. Achtung: Speichern Sie Ihre Hauptdokumente immer ohne Verbindung zu einer Datenquelle ab. Neben der Trennen -Schaltfläche (siehe oben) erreichen Sie dies auch im Serienbrief-Manager bzw. Hauptdokument- Setup von Word; dort wählen Sie die Option Normales Word Dokument. Öffnet den markierten Serienbrief zur Bearbeitung in der Textverarbeitung. Gleichzeitig wird damit die Gültigkeit der Angaben zu diesem Serienbrief überprüft. neuen_serienbrief_def.doc Seite 9 von 10

10 Datenquelle Dateinamen der Datenquellen-Datei (ohne Pfadangaben, aber mit Namenserweiterung.TXT) In diese Datei wird Finanz ProfiT die von Ihnen selektierten Adress- Datensätze beim Serienbriefexport exportieren, siehe auch obigen Abschnitt. Als Pfad für die Datenquelle wird die Eintragung unter Zentrale Einstellungen / Serienbriefe herangezogen. Die Datenquelle sollte immer lokal abgelegt werden, damit keine Probleme beim gleichzeitigen Zugriff mehrerer Anwender entstehen. Pfad (optional) zum Standardpfad abweichende Pfadangabe für das Serienbrief- Dokument (*.doc) Wird verwendet, wenn ein einzelnes Serienbrief-Dokument an anderer Stelle gespeichert ist als der Rest der Serienbrief-Dokumente. Fax Eigentümer Thema Setzen Sie diese Option, wenn zusätzlich zum normalen Datenexport für einen Serienbrief eine Faxnummern-Datei angelegt werden soll. Der Namen der Faxnummern-Datei wird in der Initialisierungsdatei BFP.INI (Abschnitt [Allgemein], Topic FaxNummernDatei) vereinbart. Wenn Sie das Feld Hauptdokument leer lassen, wird nur eine Faxnummern-Datei aus den selektierten Daten angelegt. Dies ist sinnvoll für ein nicht personalisiertes Rundfax. Stellen Sie für einen neuen Eintrag die Option "Benutzereigene Briefe" oder "Gemeinsamer Pool" Ihrem Wunsch entsprechend ein. Mit "Benutzereigene Briefe" machen Sie den neuen Eintrag nur sich selbst zugänglich, mit "Gemeinsamer Pool" machen Sie ihn allen Benutzern gemeinsam zugänglich. Stellen Sie hier das Thema ein, dem das Dokument zugeordnet werden soll. Mit dieser Auswahlliste können Sie auch bereits vorhandene Dokumente einem anderen Thema zuordnen. Dies dient der Übersichtlichkeit der Liste der vorhandenen Serienbriefe. Führt zu einem Dialog, in dem die Themen bearbeitet werden können. neuen_serienbrief_def.doc Seite 10 von 10