PDF-Druck und PDF-Versand mit repdoc Werkstattsoftware

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1 PDF-Druck und PDF-Versand mit repdoc Werkstattsoftware Installation und Erste Schritte Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten

2 Übersicht Mit der Version Q1/2012 bietet repdoc Werkstattsoftware eine neue, direkte Unterstützung für das Drucken und Versenden von PDF-Dokumenten. In diesem Dokument erfahren Sie, wie diese Unterstützung funktioniert, wie Sie sie einrichten und wie Sie sie verwenden. Was ist PDF? Wie funktioniert die PDF-Unterstützung? Grundsätzlich steht die PDF-Unterstützung im bekannten Druck- Assistenten zur Verfügung. Hier können Sie Ihre Druckausgaben direkt als PDF-Dokumente speichern oder direkt per versenden. Sofern die -Adresse im Kontext der PDF-Erzeugung bekannt ist (z.b. wenn ein Auftrag als PDF-Dokument erstellt werden soll und zu dem Kunden bereits eine -Adresse hinterlegt ist), wird diese automatisch vorgeschlagen. Bei dem -Versand wird das PDF-Dokument als Anlage an eine neue angehängt, die Sie anschließend noch bearbeiten können. repdoc bietet sogar die Möglichkeit, pro Dokumenttyp (Auftrag, Rechnung, Bestellung, ) eine eigene Textvorlage für den -Inhalt vorzugeben. Auch die Betreff-Zeile wird automatisch vorbelegt. PDF steht für Portable Document Format und ist ein weit verbreitetes, plattformunabhängiges Dateiformat von Adobe Systems. Es eignet sich besonders für Dokumente, die unabhängig von der ursprünglichen Anwendung, dem Betriebssystem originalgetreu weitergegeben werden sollen. Das Versenden von funktioniert über das in Ihrem Windows festgelegte Standard- -Programm, z.b. Microsoft Outlook. Für die PDF-Erstellung werden spezielle Druckertreiber verwendet, sog. virtuelle PDF-Drucker. In repdoc können Sie hier verschiedene (kostenlose und kommerzielle) Druckertreiber verwenden. Wir empfehlen die Verwendung der kostenlosen Software PDFCreator 1. Dieser muss dazu zunächst manuell eingerichtet werden wie das funktioniert, erfahren Sie auf den nächsten Seiten. 1 Bitte beachten Sie, dass PDFCreator eine externe Software ist. Sie ist nicht Bestandteil von repdoc, und daher ist für sie auch keine Gewährleistung und kein Support seitens Limex Computer GmbH möglich. Sie können auch andere virtuelle PDF-Drucker verwenden, allerdings weichen die Installation und die Einrichtung dann vom beschriebenen Vorgehen ab. Wenden Sie sich an den Support, um die Eignung eines Druckertreibers für diese Funktion zu erfragen. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 2

3 Wie richte ich die PDF-Unterstützung ein? PDF-Drucker installieren PDF-Drucker für repdoc einrichten repdoc einrichten Was ist PDFCreator? PDFCreator ist eine kostenlose Windows-Software, die einen virtuellen Drucker bereitstellt, mit dem PDF- Dokumente aus allen Programmen erzeugt werden, die drucken können. Eine Unterstützung für - Versand ist ebenfalls integriert. PDFCreator wird unter der GNU General Public License veröffentlicht und ist damit sowohl für den privaten als auch für den kommerziellen Einsatz frei verfügbar. Weitere Infos finden Sie unter Hinweis: Die Installationsanleitung basiert auf PDFCreator in der Version 2.0 und geht davon aus, dass PDFCreator noch nicht installiert ist. Falls die aktuelle Version bereits installiert ist, können Sie den Punkt überspringen. PDF-Drucker installieren Laden Sie PDFCreator von der Web- Seite herunter und starten Sie die Installation: Führen Sie die nötigen Installationsschritte aus. Wählen Sie Minimale Installation : Führen Sie die Installation weiter aus. Falls die Installationsroutine nach der Installation weiterer Software fragt (z.b. PC Beschleunigen ), wählen Sie die Option, dass Sie die weitere Software nicht installieren wollen. Nach dem Schließen des Installationsassistenten ist PDFCreator nun installiert und betriebsbereit. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 3

4 PDF-Drucker für repdoc einrichten Damit Sie PDFCreator in repdoc nutzen können, sollen bestimmte Einstellungen vorgenommen werden. Wie Sie das machen können, wird im Folgenden ausführlich erklärt. 1. Starten Sie PDFCreator. (Die Anwendung finden Sie unter Start Alle Programme PDFCreator PDFCreator). 2. Erstellen Sie ein neues Profil. Wählen Sie den Punkt Profileinstellungen. Klicken Sie auf Profil hinzufügen. Geben Sie repdoc als Profilnamen an. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 4

5 3. Konfigurieren Sie das Profil repdoc Klicken Sie im linken Menübereich auf den Punkt Automatisches Speichern Setzen Sie den Haken bei der Option Automatisches Speichern aktivieren Entfernen Sie den Haken bei Eindeutige Dateinamen sicherstellen ( Wählen Sie das Verzeichnis in dem die PDF-Dokumente von repdoc abgelegt werden. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 5

6 Klicken Sie im linken Menübereich auf den Punkt Aktion Entfernen Sie den Haken bei Dokument öffnen Klicken Sie anschließend auf Speichern. Warum ein Profil repdoc? In PDFCreator lassen sich Profile anlegen, um verschiedene virtuelle Drucker mit jeweils eigenen Einstellungen nutzen zu können. Das Profil repdoc ist ausschließlich für die Verwendung in repdoc vorgesehen und ist entsprechend konfiguriert. Falls Sie PDFCreator außerhalb von repdoc nutzen wollen, können Sie dies mit dem Standard-Profil tun, ohne dabei die Konfiguration von repdoc zu beeinflussen. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 6

7 4. Fügen Sie den repdoc Drucker hinzu Wählen Sie den Punkt Anwendungseinstellungen. Klicken Sie im linken Menübereich auf Drucker und wählen Drucker hinzufügen. Geben Sie repdoc als neuen Druckernamen ein. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 7

8 Wählen Sie beim Drucker REPDOC das Profil repdoc und klicken Sie auf Speichern. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 8

9 repdoc einrichten 1. Richten Sie den repdoc Drucker in repdoc ein Starten Sie die repdoc Werkstattsoftware. Gehen Sie auf Extras Optionen (nur für diesen Rechner) Drucken und wählen Sie im Fenster Name des Druckers den REPDOC Drucker. 2. Definieren Sie die Texte für Ihre s vor Fall Sie einen Text für Ihre vordefinieren möchten, können Sie das tun, in dem Sie im Druck-Assistenten die Option Textvorgaben bearbeiten wählen und im Bearbeitungsfenster den gewünschten Text schreiben. So können Sie verschiedene Texte für jede Beleg Art (Rechnungen, Angebote, etc.) festlegen. Diese werden dann in Ihre an Kunden oder Lieferanten übernommen. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 9

10 Wie verwende ich die PDF-Unterstützung in repdoc? 1. Beleg als PDF-Dokument speichern Klicken Sie auf im Beleg und dann auf den Pfeil rechts vom Button Drucken. Wählen Sie Option Als PDF-Dokument speichern. Das PDF-Dokument ist nun im Verzeichnis C:\Users\Username\Documents\Meine repdoc-dokumente\pdf- Print\ gespeichert. 2. Beleg als PDF-Dokument per versenden Klicken Sie auf im Beleg und dann auf den Pfeil rechts vom Button Drucken. Wählen Sie Option Als versenden (PDF-Anlage). Das PDF-Dokument wird als Anhang in Ihrem - Programm eingefügt. Wenn eine -Adresse bei dem Kunden gepflegt ist, wird diese in die Adressenzeile automatisch eingetragen. Als Betreff werden der Beleg Art, die Belegnummer sowie der Kundenname eingetragen. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 10

11 Wie richte ich PDFCreator für die Verwendung eines Wasserzeichens in den Belegausdrucken ein? Damit Sie Ihre eigenen Firmenlogos ohne Drucklayout-Anpassung durch repdoc Hotline auf den Belegen drucken können, müssen bestimmte Einstellungen im PDFCreator vorgenommen werden. Starten Sie PDFCreator und wählen den Punkt Profileinstellungen Klicken Sie im linken Menübereich auf den Punkt Aktion Wählen Hintergrund hinzufügen (nur ) und setzen den Haken Wählen Sie das Verzeichnis in dem das Wasserzeichen gespeichert ist Wählen Sie bei Wiederholung den Punkt Letzte Seite wiederholen Klicken Sie anschließend auf Speichern. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 11