Organisation für Kfz-Werkstätten und Autohandel WEB.Design EDV-Zubehör Kundendienst und Schulungen. Merkblatt INVENTUR

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1 Merkblatt INVENTUR Die Inventur ist die physische Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden zu einem bestimmten Zeitpunkt in einem Unternehmen. Die Aufgabe einer Inventur ist es, zu einem bestimmten Zeitpunkt im Unternehmen alle Vermögenswerte und Schulden zu untersuchen, bewerten und festzulegen. Das Ergebnis der Inventur spiegelt sich im Inventar wider. Laut HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet zu Ende eines Geschäftsjahres ein Inventar aufzustellen. Vor Beginn der Inventur Während der Inventur wird nicht in der Auftragsabwicklung und im Bestellwesen gearbeitet. 1. Schließen Sie so viele Aufträge wie möglich ab. 2. Sollte der Programmpunkt noch nicht durchgeführt worden sein, so führen Sie dies jetzt pro Hersteller aus. Dieser Menüpunkt führt eine Überprüfung des Bestandes, des verfügbaren Bestandes und Teile in offenen Aufträgen durch. Sollte dieser Plausibilitätstest nicht erfolgreich sein, informieren Sie bitte Ihre Hotline vor weiteren Maßnahmen. 3. Führen Sie bitte unmittelbar vor der Inventurerfassung den Tagesabschluss- Faktura und Kassa über die Menüpunkte >19.1< und >19.2< durch. 4. Teile in offenen Aufträgen, die vor dem Inventurdatum erfasst wurden, gelten als bereits verbaut und dürfen nicht mitgezählt werden. Grenzen Sie diese Teile aus Ihrem Lager aus, um ein versehentliches Erfassen zu vermeiden. 5. Rückstände in offenen Aufträgen, die durch bereits erfolgte Warenzugänge aufgelöst werden können, müssen abgearbeitet werden (4.5 Rückstände nach Kunden/Artikel). Während der Inventur Oberster Grundsatz ist KEINE MATERIALBEWEGUNGEN, d.h. keine neuen Aufträge erstellen, keine Aufträge bebuchen keine Kassenverkäufe keine Wareneingänge verbuchen keinen Tagesabschluss durchführen

2 1. Inventurzählliste drucken (5.11) Die Zählliste kann entweder sortiert nach Teilenummern oder Lagerorten ausgedruckt werden. Es ist zu empfehlen, die Liste ohne die aktuellen Bestandzahlen zu drucken. In der entsprechenden Abfrage wird deshalb ein N vorgeschlagen. Hinweis Referenzhersteller (z.b. bei Markentrennung BMW / Mini) Alle Teile werden nur bei dem Referenz-Hersteller (Feld 14 im Teilestamm) angedruckt. Ein Teil, das z.b. im Teilestamm MB mit Referenz-Lager BM angelegt wurde, wird nur auf der Zählliste BM gedruckt. Die Auswahl beider Hersteller zum Druck der Liste bewirkt, dass beide Listen nacheinander (getrennt) gedruckt werden! 2. Inventurerfassung (5.12) Anhand der ausgefüllten Zähllisten erfolgt die Erfassung der gezählten Mengen. Die Teile können entweder einzeln oder auch sequentiell erfasst werden, wobei bei der sequentiellen Erfassung an einer bestimmten Teilenummer aufgesetzt werden kann. Die Inventurerfassung kann problemlos an verschiedenen Bildschirmen gleichzeitig erfolgen. Stellen Sie sicher, daß jeder Erfasser nur für einen bestimmten Nummernbereich zuständig ist. Bei einer Doppelerfassung wird der Anwender jedoch darauf hingewiesen. ACHTUNG: Teile mit NULL-Bestand müssen ebenfalls erfaßt werden. (gilt ansonsten als nicht erfasste Positionen ) Teile in offenen Aufträgen gelten als verbraucht, d.h. diese dürfen nicht mitgezählt werden. Bei Fehleingaben bzw. Nachzählungen muss die Differenz zur bereits erfassten Menge eingegeben werden unter dem Punkt 5.12 K = kumulierte Erfassung (Menge wird ggf. addiert (Vorzeichen + ) oder subtrahiert (Vorzeichen - ). Sie können aber auch den Punkt N Neu-Erfassung nehmen hier wird die bereits eingegebene Menge überschrieben! Beispiel für kumulierte Erfassung: Erste Zählung 5 Eingabe 5 Zweite Zählung 6 Eingabe +1 (Achten Sie auf negatives oder positives Vorzeichen) Beispiel für Neu-Erfassung: Erste Zählung 5 Eingabe 5 Zweite Zählung 6 Eingabe 6 (die 5 Teile werden automatisch überschrieben)

3 3. Inventurabstimmliste (5.13) Nach Erfassung aller gezählten Bestände gibt die Inventurabstimmliste Aufschluss über den gezählten Bestand und den Soll-Bestand (verfügbarer Bestand im Dispo- Stamm). Sollte eine Nachzählung erforderlich sein, drucken Sie für die entsprechenden Teile nochmals die Zählliste und nehmen bei veränderten Ergebnissen die Korrektur wie unter 2. beschrieben vor. Diesen Vorgang können Sie wiederholen, bis das Ergebnis stimmt. 4. Inventurbewertung (5.14) Nach Abschluss der Zählungen und Erfassung des Endergebnisses führen Sie anhand dieses Programmpunktes die Bewertung Ihrer Zählergebnisse durch. Hierbei wird der Lagerwert anhand des gezählten Bestandes und des aktuellen durchschnittlichen Einkaufspreises errechnet. 5. Inventurübernahme (5.15) Voraussetzung bei Anwahl dieses Programmpunktes ist, dass alle Arbeiten zum Zählen, Erfassen und Bewerten Ihres Teilestammes durchgeführt wurden. Das Inventurergebnis wird in den Dispo-Stamm übertragen. Folgende Felder werden angesprochen: Bestand: Zählergebnis + Teile in offenen Aufträgen Verfügbarer Bestand: Zählergebnis Inventurbestand: Zählergebnis Inventurwert: Zählergebnis * aktueller durchschnittl. EK (oder Ergebnis wie unter 6. beschrieben) Inventur Datum: Datum der Inventur-Übernahme (5.15) 6. Inventurbewertung unter Berücksichtigung erfasster Abschläge (5.17) Im Programmpunkt >5.17< können Abschläge in Prozenten für einzelne Teile oder nach Selektionen erfasst werden. Sollten mehrere Abschlagskriterien für ein Teil zutreffen, findet die Berechnung unter Berücksichtigung aller Abschläge statt. Beispiel: Lagerwert anhand durchschnittl.ek: 10,- Abschlag Nr. 1: 2,- Zwischenergebnis: 8,- Abschlag Nr. 2: 3,- Endergebnis: 5,- Zum Nachweis der erfassten Abschläge sollten Sie eine Liste der Abschlagsätze zu Ihren Inventurunterlagen nehmen. Zuerst in 5.17 ausdrucken, löschen oder ändern. Die Abschlagsätze vom Vorjahr könnten hinterlegt sein.

4 7. Inventur-/Lagerbewertung (5.18) Die Inventurbewertung erfolgt anhand der vorher erfassten Abschlagsätze. Nach Ausdruck der Bewertungsliste können die errechneten Werte in das Feld Inventurwert des Dispo-Stammes übernommen werden. (Bitte beachten Sie, dass hierbei Ihre Zahlen aus der Inventurübernahme (5.15) verändert werden sollten Sie das nicht wollen, müssen Sie bei der Abfrage unbedingt mit N (Nein) beantworten.)

5 Vor Beginn der Inventur Merkblatt permanente INVENTUR Im Betrieb werden laufende Arbeiten durchgeführt! 1. Schließen Sie so viele Aufträge wie möglich ab. 2. Sollte der Programmpunkt noch nicht durchgeführt worden sein, so führen Sie dies jetzt pro Hersteller aus. Dieser Menüpunkt führt eine Überprüfung des Bestandes, des verfügbaren Bestandes und Teile in offenen Aufträgen durch. Sollte dieser Plausibilitätstest nicht erfolgreich sein, informieren Sie bitte Ihre Hotline vor weiteren Maßnahmen. 3. Führen Sie bitte unmittelbar vor der Inventurerfassung den Tagesabschluß- Faktura und Kassa über die Menüpunkte >19.1< und >19.2< durch. Während der Inventur kein Wareneingang kein Kassenabschluß keinen Tagesabschluß Inventur 1. Inventurzählliste drucken (5.11) 2. Lager zählen 3. Erfassen der gezählten Mengen -> Erfassungsdatum = Zähldatum 4. Bestände mit Menge NULL müssen ebenfalls erfaßt werden. 5. Achtung: Teile, die während des Zählens aus dem Lager genommen werden, dürfen in der Kasse oder in Aufträgen erfaßt werden. Werden bereits gezählte Teile aus dem Lager genommen, reicht es, diese Teile in neuen Aufträgen oder der Kasse zu erfassen; werden Teile aus dem Lager genommen, die noch nicht gezählt sind, ist eine Liste zu führen und diese Teile der Zählmenge bei Erfassung dazuzuzählen. Inventurübernahme 1. Bei der Inventurübernahme darf nicht im Teilestamm oder in Aufträgen gearbeitet werden. Starten Sie diese am besten nach der regulären Arbeitszeit. 2. Normal weiterarbeiten mit Tagesabschluss, Kassenabschluss, Zum Jahresende, vor dem ersten Tagesabschluß im neuen Jahr, bzw. vor dem ersten Zubuchen der neuen Wareneingänge den Punkt 5.16 laufen lassen. Inventurübernahme bei abweichendem Geschäftsjahr Bitte beachten Sie, dass auch bei der permanenten Inventur unbedingt am Bilanzstichtag und nicht am Jahresende (falls nicht ident) der Programmpunkt 5.16 Speichern Jahresendbestand laufen muss. Sie können dann das ganze folgende Jahr eine Bewertung in 5.18 Bewertung Jahresendbestand durchführen.