Kennen, können, beherrschen lernen was gebraucht wird Ing.-Päd. Ingo R. Dölle -

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1 Besprechungen organisieren mit Outlook Besprechungen planen Vorteile einer Besprechungsplanung Die Besprechung wird als Termin in den Kalender eingetragen Die verfügbare freie Zeit der Teilnehmer kann angezeigt werden Die Teilnahme von Personen kann als erforderlich oder optional festgelegt werden Eine Datei kann an die Besprechungsanfrage / die Antwort angehängt werden Die Besprechungsanfrage wird als versendet, die Teilnehmer können auf Grund dessen schnell reagieren Antworten können in einem Besprechungsplan ausgewertet werden Vorgehensweise beim Planen einer Besprechung Termin, Teilnehmer, Ressourcen festlegen Einladungen versenden Antworten auswerten Auf Absagen / Zusagen reagieren Einladungen erstellen / versenden im Kalender den Zeitraum für die Besprechung markieren Auf die Pfeilschaltfläche des Symbols klicken Im Menü den Eintrag BESPRECHUNGSANFRAGE anklicken Im Dialogfenster BESPRECHUNG einen BETREFF eintragen Im Bereich einen Einladungstext (bei Bedarf eine Dateianlage) einfügen 1

2 Teilnehmer und Raum wählen Auf die Schaltfläche AN klicken Im Dialogfenster Kennen, können, beherrschen lernen was gebraucht wird TEILNEHMER UND RESSOURCEN AUSWÄHLEN im Bereich den / die gewünschten Teilnehmer markieren mit dieser Schaltfläche werden alle für den Termin erforderlichen Teilnehmer eingetragen mit dieser Schaltfläche werden alle für den Termin nicht unbedingt erforderlichen Teilnehmer eingetragen mit dieser Schaltfläche werden die benötigten Ressourcen eingetragen Die Eingaben mit OK bestätigen Besprechungszeitraum suchen Im Besprechungsformular Register BESPRECHUNG, die Schaltfläche TERMINPLANUNG aktivieren Im Zeitchema werden die belegten Zeiten der Teilnehmer durch farbige Balken gekennzeichnet In der obersten Zeile wird eine Gesamtauswertung über die belegten Zeiten aller Teilnehmer angezeigt Der für die Besprechung geplante Zeitraum wird durch zwei farbige Balken hervorgehoben Werden die belegten Zeiten der Teilnehmer nicht angezeigt, auf den Pfeil der Schaltfläche OPTIONEN klicken. Im Listenfeld den Eintrag FREI/GEBUCHT AKTUALISIEREN Die eingeladenen Teilnehmer werden gekennzeichnet als Besprechungsorganisierer Erforderlicher Teilnehmer 0ptionaler Teilnehmer Ressource Sie möchten einen geeigneten Zeitpunkt für die Besprechung finden lassen Auf die Schaltfläche bzw. klicken den Zeitpunkt für die Besprechung manuell ändern einen Teilnehmer von der Liste entfernen Die senkrechten Balken BESPRECHUNGSBEGINN / BESPRECHUNGSENDE verschieben Im Register BESPRECHUNG, Gruppe ANZEIGEN die Schaltfläche TERMIN aktivieren Den zu löschenden Namen im Eingabefeld AN markieren und die _ - Taste drücken 2

3 Sie möchten eine Woche als Zeitfenster ansehen Im Listenfeld ZOOM den Eintrag 50% (WOCHENANSICHT) aktivieren Die belegten Zeiten mit Beschriftungen versehen Die Schaltfläche OPTIONEN aktivieren und im Listenfeld den Eintrag KALENDERDETAILS ANZEIGEN anklicken Im Besprechungsformular auf das Symbol SENDEN klicken, um das Besprechungsformular zu versenden Zum Erstellen einer Besprechungsserie in der Gruppe OPTIONEN auf die Schaltfläche SERIENTYP klicken Im Dialogfenster TERMINSERIE den Turnus der Serie definieren Einladungen beantworten Eine Besprechungseinladung erkennen Sie im Posteingang an dem Symbol Weiterhin wurde ein Termineintrag unter Vorbehalt im Kalender erstellt Sie möchten die Einladung annehmen die Einladung vorläufig annehmen die Einladung ablehnen die Einladung weiterleiten eine andere Zeit vorschlagen eine Teilnahme nachträglich absagen eine Nachricht an alle Teilnehmer senden Anfragen automatisch beantworten Auf das Symbol ZUSAGEN klicken Auf das Symbol MIT VORBEHALT klicken Auf das Symbol ABLEHNEN klicken Im eingeblendeten Dialogfenster die Option ANTWORT VOR DEM SENDEN BEARBEITEN, um eine Begründung mitschicken zu können Auf das Symbol WEITERLEITEN klicken Auf den Pfeil der Schaltfläche ANDERE ZEIT VORSCHLAGEN klicken Im geöffneten Dialogfenster den Zeitrahmen auf die vorzuschlagende Zeit schieben Die Schaltfläche ZEIT VORSCHLAGEN aktivieren Im Kalender den Besprechungseintrag öffnen und im Register BESPRECHUNGEN, Gruppe ANTWORTEN das Symbol ABLEHNEN anklicken Der Besprechungseintrag wird aus dem Kalender entfernt Im Nachrichtenfenster das Register BESPRECHUNG, Gruppe ANTWORTEN aktivieren Auf die Schaltfläche ALLEN ANTWORTEN klicken Den Menüpunkt EXTRAS OPTIONEN aktivieren und die Schaltfläche KALENDEROPTIONEN anklicken Im Dialogfenster KALENDEROPTIONEN auf die Schaltfläche RESSOURCENPLANUNG Im Dialogfenster RESSOURCENPLANUNG das Kontrollkästchen aktivieren Durch aktivieren der Kontrollkästchen und die Bearbeitungsroutinen festlegen Die Eingaben in jedem Dialogfenster mit OK bestätigen 3

4 Besprechungen koordinieren Antworten auswerten Den Kalender öffnen und doppelt auf den Besprechungstermin klicken Im Register BESPRECHUNGEN, Gruppe ANZEIGEN auf die Schaltfläche STATUS klicken Sie können einen Teilnehmer ausladen, indem Sie das Kontrollkästchen neben dem Teilnehmer deaktivieren Ab dem Zeitpunkt erhält dieser Teilnehmer keine Benachrichtigungen mehr 4

5 Inhalt Besprechungen organisieren mit Outlook... 1 Besprechungen planen... 1 Vorteile einer Besprechungsplanung... 1 Vorgehensweise beim Planen einer Besprechung... 1 Einladungen erstellen / versenden... 1 Teilnehmer und Raum wählen... 2 Besprechungszeitraum suchen... 2 Einladungen beantworten... 3 Besprechungen koordinieren... 4 Antworten auswerten

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