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1 Microsoft Outlook Seite 1 Vorbemerkung Um Outlook / in der Schule nutzen zu können, benötigen Sie ein konto bei GMX. Dies ist notwendig, weil bestimmte Netzwerkeinstellungen nur mit GMX harmonisieren. Ihre Kontodaten müssen dann zu Beginn jeder Stunde in Outlook eingetragen werden (POP3 Server, SMTP Server). Der Festplattenwächter verhindert, dass Systemeinstellungen geändert werden. Damit ist sichergestellt, dass andere Schüler mit Ihrem E- Mailkonto Mails verschicken können. Outlook ist neben Word, Excel und Power- Point eines der bekanntesten Programme aus dem Hause Microsoft. Wer es benutzen will, muss eines der aktuellen Microsoft Office Pakete installieren. Outlook kann man als Nachrichten- und Terminzentrale nutzen. Dabei verwaltet Outlook nicht nur Ihre s, sondern auch Termine, Kontakte und Aufgaben. Hier ein Überblick über den Funktionsumfang: Senden, empfangen und weiterleiten Signaturen, Abwesenheitsassistent Organisieren des Posteingangs: Ordner und Regeln erstellen Junkfilter erstellen (Spamfilter) Terminkalender: Termine, Ereignisse und Serien Jährliche Termine (Geburts- Hochzeit- und Freundschaftstage) Terminkoordination im Team: Besprechungen planen und Einladungen verschicken Kontakte: Adressen verwalten, Visitenkarten verschicken Verteilerlisten einrichten Aufgaben: Verwalten, bearbeiten und delegieren von Aufgaben Aufgaben als Termine

2 Microsoft Outlook Seite 2 Ein konto anlegen Um mit Outlook arbeiten zu können, müssen Sie zunächst ein konto erstellen. Dies erfordert einige Einstellungen. Starten Sie Outlook (Start, Programme, Office) und wählen Sie: Extras, Kontoeinstellungen Klicken Sie jetzt auf: Servereinstellungen oder zusätzliche (manuell). Ihre Daten eintragen!

3 Microsoft Outlook Seite 3 Wichtig: Hier die Ports (POP3) 966 und SMTP 466 eintragen. Geschafft! Wenn alles erfolgreich war, können Sie s verschicken und empfangen.

4 Microsoft Outlook Seite 4 s empfangen und verschicken Um eine zu verschicken, klicken Sie auf das Icon Neu. Dann öffnet sich folgendes Fenster: Tragen Sie bei An die adresse des Empfängers ein, dann ein Betreff, und klicken Sie auf Senden. Jetzt ist die auf den Weg gebracht. Wollen Sie auch abrufen, müssen Sie den folgenden Button klicken: Erst jetzt werden alle s abgerufen. Unter Posteingang sind alle neuen s fett markiert.

5 Microsoft Outlook Seite 5 adressen in Kontakte übernehmen Gehen Sie unter auf den Ordner Posteingang und wählen Sie eine aus. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Absender einer (roter Pfeil). Wählen Sie dann Zu Outlook- Kontaktdaten hinzufügen. Ergänzen Sie dann einige Daten (Telefon usw.) und speichern Sie den Kontakt ab. Kontakt mit speichern

6 Microsoft Outlook Seite 6 Verteilerliste / Gruppe anlegen Für eine Verteilerliste (Gruppe) gehen Sie unter Kontakte Mail auf Neu und wählen Sie Verteilerliste. Unter Mietglieder auswählen können Sie Namen aus den Kontakten zum Adressbuch hinzufügen. Tipp: Markieren Sie den ersten aus der Liste, drücken Sie Shift und den letzten. Dann sind alle markiert. Jetzt können Sie beim Verschicken der eine Verteilerliste auswählen und bequem an alle eine E- Mail versenden.

7 Microsoft Outlook Seite 7 Kontakte sichern Wählen Sie den Bereich Kontakte aus. Gehen Sie auf das Menü: Datei, Importieren/Exportieren Wählen Sie Exportieren in eine Datei Klicken Sie auf Persönliche Order-Datei (.pst) Kontakte auswählen Dateinamen und Pfad zum Homelaufwerk angeben Bestätigen und auf OK klicken Kontakte zurück-sichern Zu Beginn der neuen Stunden gehen Sie genau andersherum vor. Gehen Sie auf das Menü: Datei, Importieren/Exportieren Wählen Sie Aus anderen Programmen oder Dateien importieren Klicken Sie auf Persönliche Order-Datei (.pst) Datei aus dem Homelaufwerk anklicken und auf Weiter gehen. Fertig: alle Kontakte wieder vorhanden!

8 Microsoft Outlook Seite 8 Signaturen für s erstellen Signaturen am Ende einer erleichtern die Kontaktaufnahme zum Beispiel im Falle einer telefonischen Rückfrage zum Verschicken von richtigen Briefen. Mit zunehmenden Aufkommen von s im geschäftlichen Schriftverkehr gegen Ende der 1990er Jahre gingen immer mehr Unternehmen freiwillig dazu über, an das Ende der auch die Telefon- und Faxnummer, die Adresse und die Position im Unternehmen zu setzen (siehe rechts). (siehe Lernvideo) s kennzeichnen Um im Posteingang den Überblick zu behalten, lassen sich die empfangenen mit verschiedenen Systemen kennzeichnen. 1. Farblich kennzeichnen Mit den Farben lassen sich wichtige s oder s, die dringend erledigt werden müssen besonders hervorheben.

9 Microsoft Outlook Seite 9 2. Mit Fahne oder Haken kennzeichnen Wichtige s können Sie auch mit einem roten Haken markieren. Ist diese dann erledigt, können Sie das durch einen Haken ebenfalls kennzeichnen.

10 Microsoft Outlook Seite 10 Regeln erstellen- Weiterleitung Mit dieser Regel können Sie s automatisch an andere Personen weiterleiten. Z.B. an Ihren Stellvertreter etc. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine , für deren Absender Sie eine Regel erstellen möchten. Folgen Sie anschließend dem Assistenten.

11 Microsoft Outlook Seite 11 Regeln Automatische Formatierung Sie können s von bestimmten Personen auffällig formatieren lassen. So erkennen Sie s von Ihrer Chefin oder Freundin/Freund automatisch an der Formatierung. Erstellen Sie eine Formatierungsregel für alle s von Ihrem Lehrer. Bei Bedingung bitte eine richtige E- Mailadresse eintragen. Z.B. Namen aus den Kontakten anzugeben, reicht nicht aus.

12 Microsoft Outlook Seite 12 Termine erstellen 1. Klicken Sie auf den Ordner Kalender. 2. Gehen Sie zu dem Tag, an dem der Termin ist. 3. Klicken Sie doppelt auf den entsprechenden Tag oder erstellen Sie mit der rechten Maustaste einen neuen Termin. Es öffnet sich das neue Terminfenster. 4. Legen Sie fest, worum es in dem Termin geht, an welchem Tag er beginnt und endet und wo er stattfindet. Einladen zu einem Termin Um andere Personen zu einem Termin einzuladen, gehen Sie ähnlich vor: 1. Erstellen Sie einen neuen Termin und füllen Sie die entsprechenden Daten aus. 2. Klicken Sie dann auf Teilnehmer einladen und senden Sie die Mail ab. 3. Der Empfänger kann die Mail/den Termin bestätigen. Dadurch wird in er in seinen Kalender ebenfalls gespeichert.

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