Outlook 2010 Besprechungen mit Sitzungszimmern

Transkript

1 OU.011, Version Kurzanleitung Outlook 2010 Besprechungen mit Sitzungszimmern Mit der Besprechungsplanung stellt Ihnen Outlook ein effizientes Werkzeug zur Planung von Sitzungen mit mehreren Teilnehmenden und Ressourcen (Flipchart, Beamer, Smartboard usw.) zur Verfügung. Wichtig für eine zuverlässige Planung ist, dass alle Beteiligten bei der Erstellung ihrer Termine im Register Termin, Gruppe Optionen im Feld Anzeigen als die richtige Auswahl getroffen haben. Eine Besprechung planen Sie wie folgt: > Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Neu auf das Symbol Neue Besprechung. > Das Besprechungsformular wird eingeblendet.

2 Outlook 2010, Besprechungen mit Sitzungszimmern 2 > Geben Sie im Feld Betreff die nötigen Angaben ein. > Möchten Sie zuätzlich einen Besprechungsraum reserverien, klicken Sie im Besprechungsformular auf die Schaltfläche Räume. > Es erscheint eine Liste aller Räume, welche die Beschreibung "Room" aufweisen. Wählen Sie einen oder mehrere Räume aus, klicken Sie unten auf die Schaltfläche Räume und Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. > Die Besprechungsräume werden in die Felder An und Ort der Besprechung eingetragen. > Klicken Sie nun in der Gruppe Anzeigen auf die Schaltfläche Terminplanungsassistent. > Es erscheint das Terminplanungsfenster mit dem Raster der Frei/Gebucht-Zeiten.

3 Outlook 2010, Besprechungen mit Sitzungszimmern 3 > Klicken Sie in der Liste unter Alle Teilnehmer in das Feld Klicken, um Namen hinzuzufügen unter Ihrem Namen, geben Sie die Namen der Teilnehmenden oder deren -Adressen ein und bestätigen Sie jeweils mit Enter. Die Namen werden ins entsprechende Feld eingetragen. Sie werden standardmässig als erforderliche Teilnehmende eingestuft. Um diese Einstufung zu ändern, klicken Sie auf das Symbol links des jeweiligen Namens und anschliessend auf den gewünschten Status. Teilnehmende sowie Ressourcen (Besprechungsräume wie auch weiteres Equipment) lassen sich auch über die Schaltfläche Teilnehmer unter der Namensliste hinzufügen. Damit wird die Globale Adressliste eingeblendet. Markieren Sie die gewünschten Personen und bestimmen Sie mit einem Klick auf die entsprechenden Schaltflächen, welche Personen an der Sitzung Erforderlich sind und welche Optional teilnehmen können. Um weiteres Equipment hinzuzufügen, geben Sie im Feld Suchen den Text "RES" ein oder klicken ins Feld Adressbuch und wählen den Eintrag Alle Ressourcen, um die Liste der Ressourcen einzublenden. Ressourcen sind in der Globalen Adressliste der kantonalen Verwaltung mit "RES:" bezeichnet. > Markieren Sie die gewünschte/n Ressourcen in der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche Ressourcen. > Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Die ausgewählten Ressourcen werden ebenfalls in die Liste der Teilnehmer eingetragen.

4 Outlook 2010, Besprechungen mit Sitzungszimmern 4 > Im Raster der Frei/Gebucht-Zeiten des Terminplanungsassistenten ist die Verfügbarkeit der einzelnen Teilnehmenden sowie von allfälligen Ressourcen und Besprechungsräumen sichtbar. Outlook zeigt Ihnen die besetzten Zeiten der ausgewählten Personen und Ressourcen durch farbige Balken an. Die Bedeutung der Farben ist im unteren Bereich des Fensters ersichtlich. Der ausgewählte Zeitpunkt wird mit einer grünen (Anfang) und einer roten (Ende) Begrenzungslinie dargestellt. > Mit Hilfe der Bildlaufleisten oder des Aufgabenbereichs Raumsuche am rechten Rand des Fensters lassen sich die am besten geeigneten Tage und Zeiten für die geplante Besprechung ermitteln. Sollte der Aufgabenbereich nicht sichtbar sein, blenden Sie ihn mit dem Symbol Raumsuche im Register Besprechung in der Gruppe Optionen ein.

5 Outlook 2010, Besprechungen mit Sitzungszimmern 5 > Der Aufgabenbereich Raumsuche ist in drei Bereiche eingeteilt. Der obere Bereich enthält eine Monatsübersicht, in welchem das für die Besprechung vorgesehene Datum orange eingefärbt ist und weitere mehr oder weniger geeignete Daten mit unterschiedlichen Farben gemäss Legende unter der Übersicht gekennzeichnet sind. Der Bereich Verfügbaren Raum auswählen listet die ausgewählten Besprechungsräume auf, welche zur gewünschten Zeit frei sind. Klicken Sie auf einen dieser Besprechungsräume, werden die anderen bei der Terminsuche nicht mehr berücksichtigt. Im Bereich Vorgeschlagene Zeiten werden alle Zeiten des ausgewählten Tages in halbstündigen Intervallen aufgelistet. Die Konflikt-Zeiten, also diejenigen Zeiten, in welchen nicht alle Personen und/oder Räume frei sind, werden durch ein spezielles Konfliktsymbol gekennzeichnet. Zeigen oder klicken Sie mit der Maus auf eine Konfliktzeit oder ein Konfliktsymbol, werden Sie in einer QuickInfo darüber informiert, welche Personen zum gewählten Zeitpunkt bereits besetzt und wie viele Besprechungsräume frei sind. > Um einen Besprechungstermin auszuwählen, klicken Sie auf die Ihnen am besten zusagende Zeit im Bereich Vorgeschlagene Zeiten oder im Raster der Frei/Gebucht- Zeiten. Alternativ geben Sie die Anfangs- und Endzeit entweder in den Eingabefeldern Beginnt und Endet ein oder verändern die Zeiten durch Ziehen an den Begrenzungslinien des Termins. > Zum Versenden der Einladung klicken Sie auf das Symbol Senden oberhalb der Teilnehmerliste. > Die eingeladenen Personen erhalten die Einladung als -Nachricht in ihrem Posteingang. Die Nachricht enthält einen Ausschnitt aus dem eigenen Kalender mit der Besprechung als provisorisch eingetragenem Termin.

6 Outlook 2010, Besprechungen mit Sitzungszimmern 6 > Um die Beantwortung zu vereinfachen, stehen den eingeladenen Personen im Register Besprechung, Gruppe Antworten folgende Antwort-Schaltflächen zur Verfügung: > Klicken die Eingeladenen auf eine dieser Antwort-Schaltflächen, können sie ihre Antwort mit oder ohne Kommentar sofort automatisch senden lassen, oder aber auf eine Antwort-Nachricht ganz verzichten. > Die Antworten erhalten Sie als -Nachrichten in Ihrem Posteingang. > Nach der Beantwortung der Besprechungsanfrage über die Antwort-Schaltflächen wird der Terminkalender der Teilnehmer entsprechend aktualisiert. Der Befehl Keine Antwort senden bewirkt, dass der Status im Kalender der Teilnehmer nachgetragen wird, ohne dass Sie als Besprechungsorganisator/in eine Nachricht erhalten. > Als Absender/in einer Besprechungseinladung können Sie den aktuellen Stand der Anmeldungen überprüfen. Wechseln Sie zum Kalender und öffnen Sie den Besprechungstermin. Klicken Sie im Register Besprechung in der Gruppe Anzeigen auf das Symbols Status. > Möchten Sie den Status ausdrucken, klicken Sie auf den unteren Teil des Symbols Status und wählen den Befehl Status in Zwischenablage kopieren. Wechseln Sie anschliessend zu Word oder Excel, fügen Sie den Inhalt der Zwischenablage ein und drucken Sie das Resultat in Word oder Excel aus. Ob eine Person zum aktuellen Zeitpunkt frei ist, lässt sich auch in den Adressfeldern einer -Nachricht oder einer Besprechungsanfrage prüfen. Zeigen Sie auf die

7 Outlook 2010, Besprechungen mit Sitzungszimmern 7 Adresse dieser Person, wird ein Informationsfenster eingeblendet, in welchem ersichtlich ist, ob die Person zurzeit gebucht ist und wann sie wieder frei sein wird. Sollte es sich bei Ihrer Besprechungsanfrage um einen Serientermin handeln, so können die Eingeladenen Zu- oder Absagen entweder für die ganze Serie oder jeweils für jeden einzelnen Termin der Serie senden. Wenn sie einzelne Termine zu- oder absagen möchten, müssen sie die betreffenden Termine im Kalender öffnen und im Meldungsfenster die Option Dieses Serienelement öffnen aktivieren. Eine eingegangene -Nachricht lässt sich automatisch in eine Besprechungsanfrage umwandeln. Wenn Sie in der geöffneten Nachricht in der Gruppe Antworten auf das Symbol Mit Besprechungsanfrage antworten klicken, wird eine neue Besprechungsanfrage mit den Original-Empfängern als erforderliche und den Kopienempfängern als optionale Teilnehmer erstellt. HINWEIS: Ist Ihr Wissensdurst noch nicht gestillt? In unserem Kurs "Outlook 2010 Grundlagen " werden Ihnen alle wichtigen Grundlagenkenntnisse vermittelt, die Ihnen bei Ihrer täglichen Arbeit mit Outlook 2010 von Nutzen sind.