Ablaufbeschreibung für den

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1 Lavid-F.I.S. Ablaufbeschreibung für den Dauner Straße 12, D Mönchengladbach, Tel , Fax -15, info@lavid-software.net

2 1. Inhalt 1. Inhalt Verwendbar für Aufgabe Voraussetzungen / Entscheidungen Einschränkungen Konfiguration / Vorbereitungen Mehrwertsteuersätze Stammdatenpflege Einstellen der Fibukontonummer in den Nummernkreisen für Kreditoren und Debitoren Einstellungen des FIBU-Kontos in den Kundenstammdaten Hinterlegung des FIBU-Kontos in den Abrechnungsdaten des Fahrers bei einer Kaution Anwendung Der Eingrenzungen Dialog EXPORT

3 2. Verwendbar für Lavid-F.I.S. 3. Aufgabe Es sollen dateien für die Finanzbuchhaltung (Datev) erstellen werden. 4. Voraussetzungen / Entscheidungen Benötigte Module, Daten, Einstellungen Benutzerrechte, Kunden, Mehrwertsteuersätze, Offene Posten und Finanzbuchhaltungs- (). Festlegung des Nummernkreises für die Kreditoren und Debitoren, diese wird davon abhängig sein mit welchem Kontenrahmen Ihr Buchhaltungssystem bzw. Ihr Steuerberater arbeitet (dies sollte vorher mit dem Steuerberater besprochen werden). 5. Einschränkungen - 3 -

4 6. Konfiguration / Vorbereitungen 6.1. Mehrwertsteuersätze Rufen Sie über das Menü EINSTELLUNGEN den Programmpunkt MEHRWERTSTEUERSÄTZE auf und wechseln Sie zu einem bereits angelegten Mehrwertssteuersatz. Schritt 2 Schritt 1 Schritt 1: Schritt 2: Tragen Sie die für die Finanzbuchhaltung erforderlichen Werte in die Felder Steuerschlüssel und Konto ein. Die Konten die für die Finanzbuchhaltung erforderlich sind können Sie von Ihrem Steuerberater erfragen. Ist ein Konto nicht belegt erhalten Sie beim - die Meldung GEGENKONTO NICHT BELEGT. Speichern Sie Ihre Angaben mit einem Klick auf die Schaltfläche OK

5 7. Stammdatenpflege 7.1. Einstellen der Fibukontonummer in den Nummernkreisen für Kreditoren und Debitoren Rufen Sie über das Menü EINSTELLUNGEN den Programmpunkt FILIALEN auf und wechseln auf das Register NUMMERNKREISE. Schritt 2 Schritt 1 Schritt 1 Schritt 1: Schritt 2: Tragen Sie im Feld FIBUKONTO DEBITOREN und FIBUKONTO KREDITOREN die Nummern ein. Wenn Sie alle Daten eingetragen haben klicken Sie auf die Schaltfläche OK in der Menüleiste

6 7.2. Einstellungen des FIBU-Kontos in den Kundenstammdaten Rufen Sie über das Standardmenü DATEN den Programmpunkt KONTAKTE/KUNDEN auf. Neben dem Feld Kundennummer befindet sich das Feld FIBUKONTO in denen die Fibukontonummer hinterlegt ist, die Länge der Fibukontonummer darf nicht länger als 5 Stellen sein. Die Fibukontonummer wird beim - abgefragt, sobald diese nicht vorhanden ist wird die Meldung FIBUKONTO DES KONTAKTES NICHT BELEGT ausgegeben Hinterlegung des FIBU-Kontos in den Abrechnungsdaten des Fahrers bei einer Kaution Rufen Sie über das Standardmenü DATEN den Programmpunkt KONTAKTE/FAHRER das Register ABRECHNUNGSDATEN auf. Schritt 1 Schritt 2 Schritt 1 Schritt 2 Klicken Sie im Bereich ABZÜGE/ZUSCHÜSE/KAUTIONEN auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN um zum Beispiel eine monatliche Kaution beim Fahrer zu hinterlegen. Um die ABZÜGE/ZUSCHÜSSE/KAUTIONEN beim - auf das richtige FIBUKONTO zu exportieren muss die Fibukontonummer im Feld FIBUKONTO hinterlegt werden

7 8. Anwendung 8.1. Der - Rufen Sie über das Menü DATEN den Programmpunkt OFFENE POSTEN auf. Schritt 1: Klicken Sie in der Menüleiste auf den Schalter EXPORT

8 Schritt 2 Schritt 2: Es öffnet sich der Dialog FINANZBUCHHALTUNGS-EXPORT (). Klicken Sie nun auf die Schaltfläche NEU, um einen neuen EXPORT anzulegen

9 Daraufhin öffnet sich folgendes Bild: Schritt 8 Schritt 3 Schritt 5 Schritt 4 Schritt 6 Schritt 7 Schritt 3: Schritt 4: Schritt 5: Schritt 6: Schritt 7: Schritt 8: Tragen Sie im Feld ZIELPFAD den Speicherort für die dateien ein. In den Feldern BERATERNUMMER, BERATERNAME und MANDANTENNUMMER tragen Sie die von Ihrem Steuerberater erhaltenen Daten ein. Wählen Sie den Zeitraum aus, für den der durchgeführt werden soll, die Abrechnungsnummer wird automatisch fortlaufend gesetzt. Durch das setzen der Kontrollhäkchen können Sie wählen, welche Daten Sie übertragen wollen. Im Register werden alle bereits vorgenommenen e angezeigt. Wenn Sie alle Angaben getroffen haben klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um mit dem zu beginnen. Danach erhalten Sie die Meldung: 8.2. Eingrenzungen Dialog EXPORT Im Feld ZIELPFAD wird der Pfad hinterlegt, in den die EXPORTDATEIN gespeichert werden sollen. Was in die Felder BERATERNUMMER, BERATERNAME und MANDANTENNUMMER einzutragen ist erfahren Sie von Ihrem Steuerberater

10 Feld Beschreibung Im Feld VON DATUM und BIS DATUM legen Sie den Zeitraum fest wo exportiert werden soll Feld Beschreibung Ist der Kontrollhaken KREDITORENUMSÄTZE EXPORTIEREN gesetzt, dann werden diese exportiert andernfalls nicht. Ist der Kontrollhaken DEBITORENUMSÄTZE EXPORTIEREN gesetzt, dann werden diese exportiert andernfalls nicht. Ist der Kontrollhaken KREDITORENSTAMMDATEN EXPORTIEREN gesetzt, dann werden diese exportiert andernfalls nicht. Ist der Kontrollhaken DEBITORENSTAMMDATEN EXPORTIEREN gesetzt, dann werden diese exportiert andernfalls nicht. Ist der Kontrollhaken LEISTUNGSMONAT BERÜCKSICHTIGEN gesetzt, wird für den überprüft wann die Leistung (laut Auftragsdatum bzw. Abrechnungsdatum) erfolgt ist und nicht das Buchungsdatum. Ist der Kontrollhaken ABZÜGE EXPORTIEREN gesetzt, dann werden die Abzüge separat exportiert und aufgeführt. Wird der Haken nicht gesetzt, werden die Abzüge nur gegen gerechnet. Ist der Kontrollhaken ZUSCHÜSS EXPORTIEREN gesetzt, dann werden die Zuschüsse separat exportiert und aufgeführt. Wird der Haken nicht gesetzt, werden die Zuschüsse nur gegen gerechnet Ist der Kontrollhaken KAUTIONEN EXPORTIEREN gesetzt, dann werden die Kautionen separat exportiert und aufgeführt. Wird der Haken nicht gesetzt, werden die Kautionen nur gegen gerechnet Folgende Formate können zum - verwendet werden Feld Beschreibung Das -KNE Format aktiviert (KNE -> Kontonummernerweiterung). Das heißt es können nun Sachkontenlängen bis zu 12 Stellen hinterlegt werden. Bei dem Format OBE werden DV/DE Dateien erzeugt. Bei dem Format KNE werden EV/EV Dateien erzeugt. Überprüfung des -Formates

11 Schritt 9 Schritt 10 Schritt 9: Klicken Sie auf die Schaltfläche EXPORTIEREN, daraufhin sehen Sie folgendes Statusfenster. Schritt 10: Nun haben Sie Ihre dateien erzeugt und finden diese in dem von Ihnen angegebenen Verzeichnis. Falls Sie überprüfen wollen ob fehlerhafte Buchungen iert wurden markieren Sie das Kontrollfeld NUR FEHLERHAFTE BUCHUNGEN ZEIGEN