Export: Schnittstelle Buchungsdaten

Transkript

1 Export: Schnittstelle Buchungsdaten Der Export von Buchungsdaten gliedert sich in fünf Schritte. Hier erhalten Sie eine Anleitung, die Sie Schritt für Schritt durch den Export begleitet. 1. Schritt eins: Daten auswählen 2. Schritt zwei: Exportdatei speichern und Zeitraum festlegen 3. Schritt drei: Feldwahl 4. Schritt vier: Buchungsformat 5. Schritt fünf: Einstellungen 1. Schritt eins: Daten auswählen Starten Sie den Assistenten über das Menü Datei Export. Es stehen Ihnen folgende Daten (Quell- Objekte) für den Export zur Auswahl: Buchungsdaten n (Debitoren) Artikel Lieferanten (Kreditoren) Adressen an Microsoft Outlook Artikeldaten nach Excel Steuerdatei für Seriendruck erstellen Alle buchungsrelevanten Daten zu Rechnungen und Gutschriften, die im Programm erstellt wurden. nstammdaten: Adressdaten, Angaben zur Rechnungsstellung, Debitorenkonto, Zahlungsbedingungen, Bankverbindung, etc. Artikelstammdaten: Nummer, Bezeichnung, Text, Menge, Warengruppen, VK- und EK-Preise, etc. Lieferantenstammdaten: Adressdaten, Angaben zur Rechnungsstellung, Kreditorenkonto, Zahlungsbedingungen, Bankverbindung, etc. Adressdaten (n und Lieferanten) Artikeldaten Adressen nach Microsoft Word Hinweis: Jeder Export ist auf eine Datenquelle beschränkt. Markieren Sie die gewünschten Daten. In diesem Fall: Buchungsdaten. Klicken Sie anschließend auf Weiter. 2. Schritt zwei: Exportdatei speichern und Zeitraum festlegen Legen Sie fest, wo die Exportdatei gespeichert werden soll: Über die Schaltfläche Durchsuchen wird das Fenster Datei speichern unter geöffnet. Wählen Sie ein Verzeichnis und hinterlegen Sie einen Dateinamen. Bestätigen Sie die Eingabe über Speichern. Sie haben anschließend die Möglichkeit, das Format für den Export zu bestimmen: ASCII MS-DOS ANSI Windows Voreingestellt ist hier ANSI. 1

2 Als nächstes geben Sie den Zeitraum an, den Sie exportieren wollen. Sie haben die Auswahl zwischen: Monat: Geben Sie den Monat und das Jahr an; vorgegeben wird immer der aktuelle Monat und das aktuelle Jahr. Quartal: Es steht die Auswahl 1. bis 4. Quartal und das Jahr zur Verfügung; vorgegeben wird das aktuelle Quartal und Jahr. Datum von bis: Geben Sie einen individuellen Zeitraum an; Vorgabe ist der aktuelle Monat. 3. Schritt drei: Feldwahl Hier entscheiden Sie, welche Felder exportiert werden sollen; voreingestellt sind alle Felder. Unter Quelle sehen Sie, aus welchem System die Daten stammen. Unter Ziel sehen Sie, welches Textdatei-Format gewählt wurde und den Speicherort, wo die Datei abgelegt wird. Möchten Sie den Export auf bestimmte Felder beschränken, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie in der rechts angezeigten Liste den entsprechenden Feldnamen. 2. Entfernen Sie die Auswahl mit Klick auf den unterhalb der Liste angezeigten Pfeil-Button, der von rechts nach links zeigt. 3. Der Feldname wird im rechten Fenster jetzt nicht mehr angezeigt im linken Fenster ist das Häkchen, das eine Zuordnung anzeigt, aufgehoben. 4. Führen Sie diesen Schritt für alle Feldnamen aus, die nicht exportiert werden sollen. Soll die Aufhebung für bestimmte Feldnamen rückgängig gemacht werden, geschieht das wie folgt: Markieren Sie in der links angezeigten Liste den entsprechenden Feldnamen, der ohne Häkchen angezeigt wird. Im rechten Fenster sollte die Markierung auf den Feldnamen, der als nächster in der Liste angezeigt wird, gesetzt sein. 2

3 Aktivieren Sie die Auswahl mit Klick auf den unterhalb der Liste angezeigten Pfeil-Button, der von links nach rechts zeigt. Der Feldname wird im rechten Fenster jetzt wieder angezeigt im linken Fenster ist das Häkchen, das eine Zuordnung anzeigt, gesetzt. 4. Schritt vier: Buchungsformat Sie können beim Export folgende Buchungsformate erzeugen: Einzelbuchungen oder Splittbuchungen a) Einzelbuchungen Im Gegensatz zur regulären EDV-gestützten Buchung ist die Steuerautomatik aufgehoben. Der Buchungssatz besteht aus folgenden Elementen: Datum Belegnr. Buchungstext Konto Soll Konto Haben RG- Nummer, Debitorenkonto Erlöskont o RG- Nummer, Debitorenkonto USt.- Konto Summe: Betrag EUR Nettobetrag Steuerbetrag Gesamtforderung Beispiel: Es wurde am eine Rechnung in Höhe von EUR an den n Müller Konto erstellt. Die Rechnung soll an die Buchhaltung exportiert werden. Buchungssatz SKR 03 / SKR 04: Datum Belegnr. Buchungstext Konto Soll Konto Haben Betrag EUR RG- 1, Müller / RG- 1, Müller / Summe: Wichtig: Beim Import darf die Auswahl Steuer bei Automatikkonten berechnen auf der Seite 5 im Importassistenten der Buchhaltung nicht aktiviert sein! In diesem Fall würde die Umsatzsteuer doppelt berechnet und gebucht werden. b) Splittbuchungen Der Bruttobetrag wird gesplittet in Netto + USt. Datum Belegnr. Buchungstext Konto Soll Konto Haben RG- Nummer, Debitorenkonto RG- Nummer, Erlöskonto Erlöse RG- Nummer, USt.- USt. Konto Betrag EUR Forderungsbetrag Nettobetrag Steuerbetrag 3

4 Beispiel: Es wurde am eine Rechnung in Höhe von EUR an den n Müller Konto erstellt. Die Rechnung soll an die Buchhaltung übertragen werden. Buchungssatz SKR 03 / SKR 04: Datum Belegnr. Buchungstext Konto Soll Konto Haben Betrag EUR RG- 1, Müller RG- 1, Müller Erlöse 8400 / RG- 1, Müller USt. 19% 1776 / Hinweis: Diese Auswahl wird in Lexware buchhalter nur dann importiert, wenn der Buchungssatz aus mindesten 3 Zeilen besteht. Buchungen ohne Umsatzsteuer (Forderung an Erlöse steuerfrei) können nicht als Splittbuchung importiert werden. Wichtig: Beim Import darf die Auswahl Steuer bei Automatikkonten berechnen auf der Seite 5 im Importassistenten der Buchhaltung nicht aktiviert sein! In diesem Fall würde die Umsatzsteuer doppelt berechnet und gebucht werden. 5. Schritt fünf: Einstellungen Hier haben Sie die Möglichkeit, weitere Einstellungen festzulegen. Voreingestellt sind unter Feld-Trennzeichen: Semikolon Text-Kennzeichner: Anführungszeichen doppelt weitere Einstellungen: Feldnamen in den ersten Datensatz Beenden Sie den Export, indem Sie auf Fertigstellen klicken. Bestätigen Sie die Meldung Der Daten-Export wurde erfolgreich durchgeführt mit OK. 4

5 Nach dem erfolgreichen Export erhalten Sie die Möglichkeit, die vorgenommenen Einstellungen in einem Profil zu speichern. Dies ist sinnvoll, wenn Sie regelmäßig die gleichen Stammdaten mit den soeben getroffenen Einstellungen aus dem Programm exportieren. Bestätigen Sie die Frage in diesem Falle mit Ja. Geben Sie einen Titel für das Profil ein und bei Bedarf einen Kommentar. Schließen Sie die Eingabe mit Klick auf Speichern ab. 5