Kurzanleitung. zur. Erstellung der Exportdatei Summen- und Saldenlisten. und. Einspielen über

Transkript

1 Kurzanleitung zur Erstellung der Exportdatei Summen- und Saldenlisten und Einspielen über 1 Erstellen der Summen- und Saldenlisten BAG-FiBu (rhv-fibu) DATEV Lexware - Buchhalter Euro-FIBU Einspielen Ihrer Daten Erstellen einer Planungsvorlage Auswertung der Planungsdaten Plan-Ist-Vergleich Erstellen (monatliches Einspielen Susa) by O.scocco GmbH Tel: / Seite 1

2 1 Erstellen der Summen- und Saldenlisten Das Erzeugen einer Summen- und Saldenlisten-Datei erläutern wir hier beispielhaft für die Systeme BAG-Fibu DATEV Lexware Euro-FIBU 1.1 BAG-FiBu (rhv-fibu) Im Menü wählen Sie unter Auswertung > Summen-/Saldenliste aus. Sie wählen den gewünschten Monat keinen Zeitraum und die Darstellung mit Kontennachweis aus. Sie führen den Bericht aus mit F10 und wählen dann in der nächsten Ansicht den Export mit F by O.scocco GmbH Tel: / Seite 2

3 Wählen Sie das Format Text (Ascii), als Trennzeichen Semikolon, Felder einschließen als Leerfeld, mit Export der 1. Titelzeile und legen die Exportdatei in einen Ordner, den Sie eigens für den Versand Ihrer Susa an O.scocco einrichten sollten. Im Beispiel wurde der Ordner angelegt unter dem Namen C:\Eigene Dateien\Susa für Oscocco\. Merken Sie sich den Pfad des Ordners und den Dateinamen, um diesen nach Anmeldung im Kundenlogin der O.scocco Seite im Menüpunkt Datendatei hochladen anzugeben. 1.2 DATEV Im Menü wählen Sie unter Auswertung > Summen-/Saldenliste aus. Für den Export eines einzelnen Monats wählen Sie die Grundauswertung Summen- und Salden (Bild oben), für den Export eines gesamten Jahres wählen Sie Zeitreihe Jahresübersicht aus (Bild unten) by O.scocco GmbH Tel: / Seite 3

4 Sie wechseln zum Registerblatt Ausgabeziele und wählen unter Weitergeben das Nachbearbeiten in Excel aus. Die Summen- und Saldenliste ist nun nach Excel exportiert. Die Susa-Datei speichern Sie nun im Excel-Menü mit Datei > Speichern unter. Legen Sie sich einen Ordner eigens für das Versenden Ihrer Susa an O.scocco an. Im Beispiel wurde der Ordner unter dem Namen D:\_Oscocco\Susa\ angelegt. Sie vergeben einen Namen wie Mustermann_Susa_2008_10. Mit dem Dateityp haben Sie die Möglichkeit, diese Datei entweder im Excel-Format zu speichern oder falls z.b. kein Excel installiert sein sollte die Daten als Text (Tabstopp-getrennt)(*.txt) zu speichern by O.scocco GmbH Tel: / Seite 4

5 Merken Sie sich den Pfad des Ordners und den Dateinamen, um diesen nach Anmeldung im Kundenlogin der O.scocco Seite im Menüpunkt Datendatei hochladen anzugeben. 1.3 Lexware - Buchhalter Im Menü wählen Sie unter Berichte > Summen- und Salden aus. Für den Dateiexport wählen Sie als Zielgerät Export - Datei aus, geben beim Zeitraum den entsprechenden Monat an und wählen als Auswertungsbereich Alle Buchungen aus. Mit dem Button Ausgabe erscheint das Fenster Speichern unter, in dem Sie sich einen Ordner eigens für das Versenden Ihrer Susa an O.scocco anlegen können by O.scocco GmbH Tel: / Seite 5

6 Im Beispiel wurde der Ordner unter dem Namen Lexware angelegt und die Datei unter dem Namen Firma XY Nov 2005.txt gesichert. Merken Sie sich den Pfad des Ordners und den Dateinamen, um diesen nach Anmeldung im Kundenlogin der O.scocco Seite im Menüpunkt Datendatei hochladen anzugeben. 1.4 Euro-FIBU Im Menü wählen Sie unter Konto > Summen- und Saldenlisten aus und wählen den gewünschten Monat. Erscheint die Liste auf dem Bildschirm, können Sie im Kontext- Menü (Klicken mit der rechten Maustaste in die Liste) die Variante einstellen auf nur bebuchte Konten by O.scocco GmbH Tel: / Seite 6

7 Mit dem Menüpunkt Export im Kontextmenü haben Sie die Möglichkeit, die angezeigte Summenund Saldenliste als TXT-Datei zu speichern. Merken Sie sich den Pfad des Ordners und den Dateinamen, um diesen nach Anmeldung im Kundenlogin der O.scocco Seite im Menüpunkt Datendatei hochladen anzugeben by O.scocco GmbH Tel: / Seite 7

8 2 Einspielen Ihrer Daten Zum Einspielen Ihrer Daten über unsere Web-Seite melden Sie sich zunächst im Kundenlogin-Bereich der O.scocco-Seite mit Ihrem Benutzernamen und Passwort an. Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie zur folgenden Startseite: Sie wählen den Menüpunkt Meine Daten einspielen und kommen auf folgende Seite: 2010 by O.scocco GmbH Tel: / Seite 8

9 2010 by O.scocco GmbH Tel: / Seite 9

10 Hier haben Sie die Möglichkeit, zwischen drei Verarbeitungen zu wählen: Erstellen einer Planungsvorlage durch Einspielen der Buchhaltungsdaten aus dem Vorjahr Auswertung Ihrer Planungsdaten Erstellen des aktuellen Plan-Ist-Vergleichs durch Einspielen des letzten gebuchten Monats 2.1 Erstellen einer Planungsvorlage Mit dem Einleseformat wählen Sie den Typ Ihrer Datei aus. Vorbelegt wird dieses Feld durch die Eintragung Ihres genutzten Finanzbuchhaltungssystems aus Ihrem Benutzerkonto. Im Falle von DATEV können Sie wählen, ob Sie 12 einzelne Monate oder die Jahresübersicht verarbeiten möchten (wählen zwischen DATEV 1 Monat und DATEV 12 Monate ). Den von Ihnen verwendeten Kontenrahmen wählen Sie als zweites aus sowie das Kalenderjahr, aus dem die Daten stammen. Mit dem Auswahlbutton Einzelne Monatsdatei / Mehrere Monatsdateien können Sie 12 Felder für den Dateipfad einblenden (s.u.). Unter Einspielen in wählen Sie Planungsvorlage aus und starten die Verarbeitung durch Ausführen by O.scocco GmbH Tel: / Seite 10

11 Es erscheint eine Erfolgsmeldung über die Verarbeitung. Sie werden per Mail benachrichtigt, sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist und Sie Ihre Datei unter Meine Ergebnisdateien abrufen können. 2.2 Auswertung der Planungsdaten Sie haben mit der Musterdatei Oscocco_Planung.xls bzw. mit Ihrer aufgebauten Planungsvorlage Ihre Planung erstellt und möchten diese nun auswerten. Unter Einleseformat wählen Sie dazu Planungsdaten O.scocco (Excel-Datei oder.txt) aus, geben den Ort Ihrer Datei an und wählen Ausführen by O.scocco GmbH Tel: / Seite 11

12 Es erscheint eine Erfolgsmeldung über die Verarbeitung. Sie werden per Mail benachrichtigt, sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist und Sie Ihre Datei unter Meine Ergebnisdateien abrufen können by O.scocco GmbH Tel: / Seite 12

13 2.3 Plan-Ist-Vergleich Erstellen (monatliches Einspielen Susa) Monatlich rufen Sie Ihren Plan-Ist-Vergleich ab, indem Sie die Summen- und Saldenliste des gebuchten Monats in Ihre Planungsauswertung einspielen: Nach Auswahl von Format, Kontenrahmen, Jahr und Monat stellen Sie unter Einspielen in die Option Auswertung / Plan-Ist-Vergleich ein und starten mit Ausführen. Es erscheint eine Erfolgsmeldung über die Verarbeitung. Sie werden per Mail benachrichtigt, sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist und Sie Ihre Datei unter Meine Ergebnisdateien abrufen können by O.scocco GmbH Tel: / Seite 13