TYPO3-Publikations-Daten aus TYPO3 exportieren und in Citavi importieren

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1 Februar 2013 TYPO3-Publikations-Daten aus TYPO3 exportieren und in Citavi importieren Um die in TYPO3 hinterlegten Publikationen nach Citavi zu bringen, erstellen Sie im TYPO3-Backend eine CSV-Datei, wandeln diese in ein Tabellendokument um und importieren die Daten anschließend in Citavi. 1. Voraussetzungen OpenOffice oder Microsoft Office werden zur Konvertierung der CSV-Daten benötigt. Achtung, die Konvertierung funktioniert nicht mit LibreOffice. 2. CSV-Datei erstellen Loggen Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort im TYPO3-Backend ein. Im TYPO3-Backend klicken Sie links auf Liste (1.), anschließend wählen Sie im Seitenbaum den Sys-Ordner Datensammlung [Ihr Institut] (2.) aus und klicken dann im rechten Bereich bei Publications auf das + (3.) (Abbildung 1). Abbildung 1 Speicherort der Publikationen

2 2/7 Es erscheinen alle Publikationen. Scrollen Sie nach unten und wählen Sie in der Box die Felder der einzelnen Publikationen aus, welche exportiert werden sollen. Markieren Sie dazu die Felder, bei gedrückter Strg - Taste, mit der linken Maustaste (1.). Anschließend klicken Sie auf den Button Felder setzen, der sich rechts neben der Auswahlbox befindet (2.) (Abbildung 2). Abbildung 2 Auswahl der Felder in den Publikationen Die Publikationen in der Publikations-Liste werden nun um die ausgewählten Felder erweitert. Scrollen Sie nun nach ganz oben. Dort ist ein kleiner Button mit der Bezeichnung CSV. Klicken Sie auf diesen Button (1.) (Abbildung 3). Anschließend können Sie die CSV-Datei an einem Platz Ihrer Wahl abspeichern. Dies kann, ja nach Anzahl der Publikationen, einige Zeit dauern. Abbildung 3 CSV-Button

3 3/7 3. CSV Datei nach.xls umwandeln Warum ist eine Umwandlung der Daten notwendig? Citavi ermöglicht grundsätzlich auch den direkten Import aus CSV-Dateien. Da bei einem CSV-Export alle vorhandenen Datenfelder mittels Komma getrennt gespeichert werden (CSV=Comma-separated values), sollten die Daten innerhalb der einzelnen Felder nicht mittels Komma getrennt werden. Die an der Leibniz Universität Hannover eingesetzte TYPO3-Publikations-Extension ermöglicht jedoch das Eintragen von mehreren Autoren, die durch Komma getrennt, in das entsprechende Feld eingetragen werden können. Um eine korrekte Feldtrennung zu erreichen, ist eine Konvertierung der CSV-Datei, vor dem Import durch Citavi, über MS Excel oder Open Office nötig. a) CSV-Datei mit OpenOffice nach.xls umwandeln Öffnen Sie die Datei mit OpenOffice, es erscheint ein neues Fenster (Abbildung 4). Wählen Sie hier als Zeichensatz Unicode (UTF-8) (1.). Wählen Sie als Trennoption getrennt (2.). Innerhalb der Option getrennt markieren Sie die Box Komma (3.). Nun können Sie auf den Button OK klicken und es öffnet sich die Datei. Abbildung 4 CSV-Daten in OpenOffice importieren

4 4/7 Nachdem die Datei geöffnet wurde, kontrollieren Sie stichprobenartig, ob alle Felder den richtigen Inhalt besitzen. Anschließend können Sie die CSV Datei als.xls Datei konvertieren. Klicken Sie oben links auf Datei > Speichern Unter... Geben Sie einen Dateinamen an und wählen Sie als Dateityp Microsoft Excel 97/2000/XP (.xls) aus (Abbildung 5). Wichtig! Mit anderen Formaten, z.b..ods, hat das spätere Importieren nach Citavi nicht funktioniert. Abbildung 5 Datei als.xls speichern Nun können Sie die *.xls-datei in Citavi importieren. b) CSV-Datei mit Microsoft Office 2010 nach.xls umwandeln Öffnen Sie Microsoft Office 2010 und erstellen Sie eine neue Arbeitsmappe. Wählen Sie auf dem Reiter Daten (1) die Option Aus Text (2) (Abbildung 6). Wählen Sie die CSV-Datei aus, die Sie importieren möchten. Abbildung 6 Daten in MS Excel importieren

5 5/7 Microsoft Excel startet dann den Textkonvertierungs-Assistenten. Folgende Einstellungen müssen Sie vornehmen: Wählen Sie die Option Getrennt (1) (Abbildung 7). Wählen Sie im Dropdown-Feld beim Dateiursprung (2) Unicode (UTF-8) aus. Bestätigen Sie mit der Weiter -Taste. Abbildung 7 Textkonvertierungs-Assistent Schritt 1 von 3 Wählen Sie als Trennzeichen Komma (1) (Abbildung 8). Alle anderen Einstellungen können bestehen bleiben. Bestätigen Sie mit der Weiter -Taste. Abbildung 8 Textkonvertierungs-Assistent Schritt 2 von 3

6 6/7 Belassen Sie alle Einstellungen (Abbildung 9). Mit Klick auf Fertig stellen wird die CSV-Datei in Excel importiert. Abbildung 9 Fügen Sie die Daten entweder in ein bestehendes Arbeitsblatt ein oder erzeugen Sie ein neues (Abbildung 10). Abbildung 10 Textkonvertierungs-Assistent Schritt 3 von 3 Wo sollen die Daten eingefügt werden? Speichern Sie die Datei als.xls (Abbildung 11). Abbildung 11 In Microsoft Excel als XLS-Datei speichern Nun können Sie die *.xls-datei nach Citavi importieren.

7 7/7 4..xls - Datei in Citavi importieren Starten Sie Citavi Klicken Sie auf Datei > Importieren Bei dem Punkt Aus welcher Quelle stammen die zu importierenden Daten wählen Sie Aus einer Datei mit tabellarischen Daten Im nächsten Schritt bei Welches Format haben die bibliographischen Daten wählen Sie Excel Anschließend wählen Sie die zuvor gespeicherte.xls-datei aus und klicken auf Weiter. Bei dem übernächsten Schritt erscheint die Frage Enthält die erste Zeile die Spaltenüberschrift? Wählen Sie hier Ja Falls Sie in den Publikationen in TYPO3 einen Dokumententyp angegeben haben, können Sie nun das Feld auswählen, in denen diese Typen angegeben wurden und Citavi zuweisen. Falls dies nicht der Fall war, wählen Sie Nicht vorhanden und klicken Sie auf Weiter. Nun können Sie für jeden Dokumententyp die Feldzuordnung vornehmen. Die Standardzuweisung ist unten aufgelistet, diese kann jedoch bei Ihnen abweichen, je nachdem, was in den einzelnen Feldern in TYPO3 eingetragen wurde. TYPO3 Citavi title Titel isbn ISBN doi DOI keywords Schlagwörter author Autor: Name (ACHTUNG: Trennzeichen ggf. auf Komma ändern) description Abstract published Reihentitel year Jahr paperdate Erstveröffentlichung category Kategorien autorinst Spezifischer Text 1 Am Ende können Sie alle oder nur bestimmte Titel markieren und diese in Citavi übernehmen. Nun sollten alle Titel erfolgreich aus TYPO3 exportiert und in Citavi importiert worden sein. TYPO3-Dokumentation, RRZN, Februar 2013 Wenden Sie sich mit Fragen, Anregungen und Korrekturen bitte an: TYPO3 Team, typo3@rrzn.uni-hannover.de