DATEV - Leitfaden. Stand 3/2015

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1 DATEV - Leitfaden Stand 3/2015

2 EXACT ONLINE 2 SICHERHEITSHINWEISE Öffnen Sie bitte niemals die zu importierenden Original- Dateien mit Excel um sich dies anzeigen zu lassen dies kann dazu führen, dass Daten umformatiert werden. Wenn Arbeiten an der Datei notwendig sein sollten, führen Sie diese immer nur an einer Kopie der Originaldatei durch. Nutzen Sie für die Vornahme der Änderungen nur den Text-Editor nicht Excel. Sonst kann auch hier zu unerwünschten Umformatierungen kommen. Bevor Sie Daten in Exact Online importieren sollten Sie stets zuvor ein Backup angelegen. DATEV Schnittstellen für den Import und Export von Daten Um die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater zu vereinfachen, bieten wir Ihnen zusätzlich zu den Standard CSV und XML-Schnittstellen die Möglichkeit des Datenaustauschs mit der DATEV. Hierzu werden unterschiedliche Import- und Exportschnittstellen für Stamm- und Bewegungsdaten auf Basis der DATEV Schnittstellenversion 3.0 angeboten: Für den Import: Übernahme der Debitoren und Kreditorenstammdaten Übernahme der Einzelbuchungen aus der laufenden Buchhaltung Übernahme von Eröffnungsbilanzbuchungen für die Bilanzkonten zum Start mit Exact Online

3 EXACT ONLINE 3 Zum Export: Übergabe von Debitoren und Kreditorenstammdaten an DATEV Übergabe von Einzelbuchungen aus der laufenden Buchhaltung an DATEV Oder wahlweise Übergabe von Sachkontensalden an DATEV Zum Exportieren der Daten für DATEV sind Zusatzinformationen notwendig: Die DATEV -Beraternummer Ihres Steuerberaters für den die Daten exportiert werden Die Mandantennummer, die Ihr Unternehmen bei der DATEV hat. Diese Daten werden in der MANDANTENVERWALTUNG hinterlegt:

4 EXACT ONLINE 4 Voraussetzung für das Gelingen des Imports oder Exports Bitte beachten Sie, dass für einen erfolgreichen Datenaustausch die Datenintegrität beider Systeme unbedingt erforderlich ist. Einzelbuchung können nur dann erfolgreich ausgetauscht werden, wenn Sachkonten, Steuercodes und Personenkonten z.b. in beiden Systemen gleichwertig hinterlegt sind. Aus diesem Grund empfehlen wir vor Export der Einzelbuchungen zunächst die aktuellen Debitoren und Kreditoren nach DATEV zu exportieren. Der Kontenrahmen in Exact Online muss identisch mit dem Kontenrahmen im DATEV-System sein. Für den erfolgreichen Import von Buchungen im DATEV-Format ist es ebenfalls erforderlich, zunächst die Stammdaten identisch aufzusetzen. Für Personenkonten kann dies ebenfalls über eine DATEV-Schnittstelle erfolgen. Die Nummernkreise für Lieferanten und Kunden müssen identisch sein mit den Nummernkreisen im DATEV-System.

5 EXACT ONLINE 5 Steuercodes: Folgende Steuercodes sind bei DATEV fest definiert die farbig hervorgehobenen Codenummern müssen auch als Code in Exact Online verwendet werden. 1 umsatzsteuerfrei (mit Vorsteuerabzug) 2 Umsatzsteuer 7% 3 Umsatzsteuer 19% 5 Umsatzsteuer 16% 7 Vorsteuer 16% 8 Vorsteuer 7% 9 Vorsteuer 19% 11 steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (mit Vorsteuerabzug) 12 steuerpflichtige innergemeinschaftliche Lieferung mit ermäßigter Umsatzsteuer 7% 13 steuerpflichtige innergemeinschaftliche Lieferung mit voller Umsatzsteuer 19% 18 steuerpflichtiger innergemeinschaftlicher Erwerb zum ermäßigten Steuersatz (USt 7%, Vorsteuer 7%) 19 steuerpflichtiger innergemeinschaftlicher Erwerb zum vollen Steuersatz (USt 19%, Vorsteuer 19%) 40 Aufhebung der automatischen Steuererrechnung 46 Erbrachte Leistungen nach 13b 47 Nicht steuerbare sonstige Leistungen 49 Andere Steuersätze (Bei Eingabe des BU-Schlüssels erhalten Sie im Rechnungswesen- Programm ein Fenster mit Auswahlmöglichkeiten für den steuerlichen Sachverhalt) Individueller USt-Schlüssel 91 7% Vorsteuer und 7% Umsatzsteuer nach 13b UStG 92 ohne Vorsteuer und 7% Umsatzsteuer nach 13b UStG 93 50%-Reduzierung des Vorsteuerabzugs bei auch privat oder für unternehmensfremde Zwecke genutzte Fahrzeuge, die nach dem angeschafft, hergestellt oder gemietet wurden. Dieser BU-Schlüssel darf nur bis zum gebucht werden! 94 19% Vorsteuer und 19% Umsatzsteuer nach 13b UStG 95 ohne Vorsteuer und 19% Umsatzsteuer nach 13b UStG 97 Aufzuteilende Vorsteuer 16% 98 Aufzuteilende Vorsteuer 7% 99 Aufzuteilende Vorsteuer 19%

6 EXACT ONLINE 6 Alternative Importmöglichkeiten Alternativ stehen auch Standardschnittstellen und die manuelle Erfassung zur Verfügung. Bitte beachten Sie hierzu auch die EINSTIEGSHILFE FÜR FINANZEN, die Ihnen einen Überblick zu den einzelnen Schritten und einer sinnvollen Reihenfolge geben. Sie können die Einstiegshilfe über den Bereich [MEIN EXACT ONLINE / ANWENDEREINSTELLUNGEN] als Ihre Exact-Homepage festlegen. Ein Klick auf das Exact Logo oben links ruft dann die Einstiegshilfe auf.

7 EXACT ONLINE 7 Automatik - Sachkonten Bitte beachten Sie, dass DATEV bei einigen Sachkonten mit einer Automatikfunktionalität zur Berechnung des Steuerbetrages arbeitet. Um diese Funktion zu unterstützen, bietet Exact Online die Möglichkeit Sachkonten als Automatikkonten zu kennzeichnen. Bitte prüfen Sie, ob die von Ihnen genutzten Sachkonten korrekt gekennzeichnet sind. Sobald die Checkbox für Automatikkonten im Bereich Spezifisch aktiviert ist, wird der Steuercode im selben Bereich ein Pflichtfeld und muss gekoppelt werden. Beim Export von Einzelbuchungen wird die Steuer nicht aus Exact Online übergeben, sofern ein solches Automatikkonto im Buchungssatz angesprochen wurde. Die Steuerermittlung erfolgt in diesem Fall automatisch bei DATEV. Für den Import von Einzelbuchungen auf Automatikkonten wird die Steuer auf Basis des im Sachkonto gekoppelten Steuercodes ermittelt. Sollten die Schnittstellen für Datenaustausch mit anderen Systemen als DATEV genutzt werden, kann die Berücksichtigung dieser Automatikkonten-Funktionalität für Export und Import auch unterdrückt werden.

8 EXACT ONLINE 8 Personenkonten Anders als Exact Online arbeitet DATEV mit festen Nummernkreis-Formaten für Debitoren und Kreditoren. Diese schließen sich mit jeweils einer Stelle mehr an die Sachkontenbereiche an. Für vierstellige Sachkonten im Bereich bedeutet dies: Debitoren (Kunden) liegen im Bereich von Kreditoren (Lieferanten) liegen im Bereich von In Exact Online dagegen werden Interessenten, Kunden, Lieferanten, Partner und andere Unternehmenskontakte grundsätzlich in einem gemeinsamen Nummernkreis gepflegt. Aus diesem Grunde ist es erforderlich, die in Exact Online Kunden und Lieferanten mit korrektem Nummernbereich für DATEV zu erfassen, bzw. ggf. bestehende Nummern vor dem Export zu ändern. Bitte beachten Sie, dass ein nachträgliches Um-Nummerieren alle Bereiche in Exact Online betrifft.

9 EXACT ONLINE 9 Fehlerbehebung Für den Fall, dass beim Import Ihrer Daten aus DATEV ein Problem auftritt haben wir hier einige mögliche Fehlermeldungen und deren Lösung aufgelistet: Die zu Importierende Datei spricht eine Buchungsart an die es in Exact Online nicht gibt, bzw. es wird ein Konto angesprochen welches in keiner Buchungsart hinterlegt ist. Bitte prüfen Sie in den Stammdaten die Buchungsarten und vergleichen Sie die in der zu importierenden Datei in der Spalte Konto genannten Werte. Die zu importierende Datei enthält eine Debitoren- oder Kreditorennummer die es nicht in Exact Online gibt. Bitte prüfen Sie im Menü CRM/Kontakte Verwaltung ob Ihre Kontakte richtig angelegt sind, insbesondere ob die Codes aus CRM mit dem Wert aus der Spalte Schlüssel übereinstimmen.

10 EXACT ONLINE 10 Die zu importierende Datei enthält Sachkonten welche nicht in Exact Online angelegt sind. Bitte prüfen Sie im Menü Finanzen Sachkonten Verwaltung ob die Sachkonten korrekt angelegt sind. Bitte prüfen Sie im Menü Finanzen Sachkonten Verwaltung ob die Sachkonten korrekt angelegt sind.

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