ERP Cloud Tutorial. E-Commerce ECM ERP SFA EDI. Backup. Partner erfassen, duplizieren und zuordnen.

Transkript

1 ERP Cloud SFA ECM Backup E-Commerce ERP EDI Partner erfassen, duplizieren und zuordnen

2 Inhaltsverzeichnis 1 Ziel des s 3 2 Partner erfassen Personen erfassen Basisdaten Kommunikationsverbindungen Mitarbeiterdaten Organisationen erfassen Basisdaten Kommunikationsverbindungen Ansprechpartner Rechnungswesendaten Lieferantendaten Kundendaten Marketingdaten 12 3 Partner duplizieren 12 4 Partnerbeziehungen 13 5 Zusammenfassung 14 6 Fragen 14 2

3 1 Ziel des s In diesem erfahren Sie, wie Sie in den beiden Anwendungen Comarch ERP Enterprise Cloud und Comarch E-Commerce Cloud Partner erfassen (=einen Partner neu in der Cloud erstellen) Partner duplizieren Zwei Partner einander zuordnen können. 2 Partner erfassen Alle Personen und Organisationen werden als Partner dargestellt. Sie erfassen jeden Partner nur einmal, unabhängig davon, ob er als Kunde, Lieferant oder in einer anderen Rolle in den Geschäftsprozessen verwendet wird. Ein Partner hat unabhängig von der Partnerrolle und den zugeordneten Daten immer nur eine einzige, eindeutige Identifikation. Diese wird z. B. in den Belegen der Frameworks Vertrieb und Beschaffung verwendet. Für jeden Partner werden Basisdaten erfasst, z. B. die Adressdaten. Für einige Partnerrollen werden außerdem rollenspezifische Daten erfasst, so z. B. Lieferantendaten für Partner in der Rolle Lieferant. 2.1 Personen erfassen Basisdaten 1) Öffnen Sie die Anwendung Partner. 2) Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Neu-Button den Eintrag Neue Person. 3) Im Feld Partner wird Ihnen eine Nummer aus dem Nummernkreis für Partner vorgeschlagen. Sie können diese Nummer verwenden oder durch eine Nummer Ihrer Wahl ersetzen. 4) Klicken Sie auf das Rauten-Symbol vor dem Feld Name und geben Sie die persönlichen Informationen des neuen Partners ein. 3

4 5) Klicken Sie auf das Rauten-Symbol vor dem Feld Adresse und geben Sie die Adressdaten des Partners ein Kommunikationsverbindungen 1) Geben Sie im Bereich Kommunikationsverbindungen die -Adresse und Telefonnummer des Partners ein. Um weitere Telefonnummern einzugeben, blenden Sie die zusätzlichen Felder im Aufklappbereich ein. 4

5 2) Speichern Sie Ihre Eingaben Mitarbeiterdaten 1) Handelt es sich um einen internen Mitarbeiter Ihres Unternehmens, dann wechseln Sie jetzt in die Ansicht Mitarbeiter 5

6 2) Geben Sie im Feld Arbeitgeber den Arbeitgeber ein. Handelt es sich um einen internen Mitarbeiter, dann tragen Sie Ihr Unternehmen, z.b. 100 ein. 3) Geben Sie bei Bedarf eine Personalnummer, eine Tätigkeit und eine Mitarbeiter-Klassifikationen ein. 4) Wenn die Person weitere Rollen einnehmen soll, wie z. B. Kunde oder Lieferant, dann wechseln Sie in die entsprechende Ansicht und geben Sie die rollenspezifischen Daten ein. 2.2 Organisationen erfassen Basisdaten 1) Öffnen Sie die Anwendung Partner. 2) Wählen Sie in der Menüleiste Neue Organisation. Im Feld Partner wird Ihnen eine Nummer aus dem Nummernkreis für Partner vorgeschlagen. Sie können diese Nummer verwenden oder durch eine Nummer Ihrer Wahl ersetzen. 3) Klicken Sie auf das Rauten-Symbol vor dem Feld Name und geben Sie den Namen der neuen Organisation ein. 4) Klicken Sie auf das Rauten-Symbol vor dem Feld Adresse und geben Sie die Adressdaten des Partners ein. 5) Geben Sie bei Bedarf weitere Daten ein. 6) Wählen Sie im Feld Organisationstyp den zur Organisation passenden Typ aus. 6

7 HINWEIS: i Der Organisationstyp Pseudopartner stellt eine Besonderheit dar. Mit einem Pseudopartner können Sie eine einmalige Geschäftsbeziehung abbilden, ohne dafür einen Partner erfassen zu müssen. Für diesen Typ ist es z. B. nicht erforderlich, eine Adresse zu erfassen. Darüber hinaus benötigt ein Pseudopartner in der Partnerrolle Kunde oder Lieferant nur eine Partnernummer und einen Suchbegriff. 7) Speichern Sie Ihre Eingaben Kommunikationsverbindungen Geben Sie im Bereich Kommunikationsverbindungen die -Adresse und die Telefonnummer der Organisation ein Ansprechpartner 1) Ordnen Sie im Bereich Ansprechpartner die allgemeinen Ansprechpartner der Organisation zu: Klicken Sie auf Mitarbeiter des Partners suchen und hinzufügen. Im Dialogfenster werden alle Personen angezeigt, bei denen in der Ansicht Mitarbeiter die aktuelle Organisation als Arbeitergeber angegeben ist. 2) Wählen Sie über die Checkbox am Zeilenanfang diejenigen Mitarbeiter aus, die Sie als allgemeine Ansprechpartner der Organisation zuordnen möchten. HINWEIS: Die Personen müssen als Partner erfasst sein, bevor sie als Ansprechpartner zugeordnet werden können. i 7

8 3) Wenn es sich um den bevorzugten Ansprechpartner handelt, dann markieren Sie die Checkbox Bevorzugt in der Liste. 4) Speichern Sie Ihre Eingaben. Weitere Ansprechpartner können Sie in der Ansicht Kunde und Lieferant zuordnen Rechnungswesendaten HINWEIS: i Wenn Sie eine Organisation oder eine Person sowohl als Kunde als auch als Lieferant verwenden möchten, dann müssen Sie immer die Rechnungswesendaten erfassen. 1) Gehen Sie zur Ansicht Rechnungswesen 2) Geben Sie bei Bedarf das Auslandszahlungsprofil (i. d. R. 100), die Steuernummer und die Umsatzsteuer-ID ein. 8

9 3) Wenn Sie die Person oder Organisation als Kunde verwenden möchten, dann aktivieren Sie die Checkbox Debitor und geben folgende Daten ein: Ausgangssteuer-Klassifikation Zahlungsbedingung Partnerkonten-Klassifikation Währung Kreditlimit. Bei Bedarf können Sie auch eine Kostenarten-Klassifikation und eine Zahlungsart eingeben. 4) Wenn Sie die Person oder Organisation als Lieferant verwenden möchten, dann aktivieren Sie die Checkbox Kreditor und geben folgende Daten ein: Eingangssteuer-Klassifikation Zahlungsbedingung Partnerkonten-Klassifikation Währung. 5) Bei Bedarf können Sie auch eine Kostenarten-Klassifikation, eine Zahlungsart und eine Kreditorennummer eingeben. Wenn Sie keine Kreditorennummer eingeben, dann wird automatisch die Partnernummer als Kreditorennummer übernommen. 6) Geben Sie bei Bedarf auch Finanzbuchhaltunsdaten auf den Karteireitern Allgemeines, Zahlung, Mahnung und Zinsrechnung ein. HINWEIS: Die Pflichtfelder wie Kurstyp Rechnungswesen und Sammelkontenprofil enthalten Vorschlagswerte. i 9

10 Weitere Informationen finden Sie in der Hilfedokumentation unter Erweiterung Partner Ansicht Rechnungswesen. 7) Speichern Sie Ihre Eingaben Lieferantendaten HINWEIS: i Wenn Sie eine Organisation oder eine Person als Lieferant verwenden möchten, dann müssen Sie zuerst Lieferantendaten erfassen. 1) Wechseln Sie dazu in die Ansicht Lieferant. 2) Geben Sie die Klassifikation 1, die Lieferbedingung und die Preislistung ein. 10

11 3) Geben Sie bei Bedarf weitere Daten ein oder ändern Sie die Vorschlagswerte. 4) Wenn der Partner besondere Ansprechpartner für die Beschaffung hat, dann wechseln Sie auf den Karteireiter Ansprechpartner und ordnen diese dem Partner zu. 5) Speichern Sie Ihre Eingaben Kundendaten HINWEIS: i Wenn Sie eine Organisation oder eine Person als Kunde verwenden möchten, dann müssen Sie zuerst Kundendaten erfassen. 1) Wechseln Sie in die Ansicht Kunde 2) Geben Sie die Klassifikation 1, die Lieferbedingung und die Preislistung ein. 11

12 3) Geben Sie bei Bedarf weitere Daten ein oder ändern Sie die Vorschlagswerte. 4) Wenn der Partner besondere Ansprechpartner für den Vertrieb hat, dann wechseln Sie auf den Karteireiter Ansprechpartner und ordnen diese dem Partner zu. 5) Speichern Sie Ihre Eingaben Marketingdaten HINWEIS: i Auch Organisationen und Personen ohne eine Lieferanten- oder Kundenrolle können in den Marketingprozessen verwendet werden, wenn für sie Marketingdaten erfasst sind. 1) Wechseln Sie in die Ansicht Marketing. 2) Geben Sie bei Bedarf die Klassifikationen und einen bevorzugten Ansprech-partner für Marketing-Aktivitäten ein. Der Ansprechpartner muss zuvor in der Tabelle Ansprechpartner in der Ansicht Basis erfasst worden sein. 3) Speichern Sie Ihre Eingaben. 3 Partner duplizieren Einen Partner zu duplizieren kann sinnvoll sein, um Zeit zu sparen, wenn schon ein ähnlicher Partner im System existiert. 1) Öffnen Sie in der Anwendung Partner denjenigen Partner, den Sie duplizieren möchten. 2) Wechseln Sie in die Ansicht Basis. 3) Wählen Sie unter dem Neu-Button in der Standard-Symbolleiste den Eintrag Duplizieren.... 4) Geben Sie Im Dialogfenster Partner duplizieren die Identifikation des neuen Partners sowie die zu duplizierenden Partnerrollen (Basis, Rechnungswesen etc.) ein. 5) Sie können außerdem festlegen, ob Beziehungen, Texte, Inhalte von weiteren Feldern sowie alternativen Adressen mit dupliziert werden. 12

13 6) Drücken Sie OK. 7) Ändern Sie bei Bedarf die Feldwerte in den Ansichten des Partners und speichern Sie Ihre Eingaben. 4 Partnerbeziehungen 1Eine Partnerbeziehung stellt eine Zuordnung eines Partners zu einem anderen Partner dar. Beispiele von Partnerbeziehungs-Typen sind der Arbeitgeber eines Mitarbeiters, der Rechnungsempfänger eines Kunden oder der zuständige Mitarbeiter eines Partners. Im Cloud-System gibt es dafür vordefinierte Partnerbeziehungstypen. Um die Partnerbeziehungen eines Partners anzuzeigen, wechseln Sie in die Ansicht Beziehungen. 13

14 Sie können folgende Partnerbeziehungstypen importieren. Wegen der Komplexität der Datenstruktur müssen Partnerbeziehungen als XML-Datei importiert werden. Verwenden Sie hierfür den Filter PARTNER_REFERENCES oder PARTNER. 5 Zusammenfassung Nach diesem sind Sie in der Lage Partner zu erfassen, zu duplizieren und einander zuzuordnen. 6 Fragen Sie finden ausführliche Anleitungen in der Onlinehilfe der Software. Sollten Sie weitergehende Fragen haben, so wenden Sie sich bitte an Ihre Comarch-Kontaktperson oder schicken Sie uns eine Anfrage über das Kontaktformular. 14

15 Comarch Cloud Produkte weil Wachstum flexible IT braucht. Comarch Software und Beratung AG Riesstr München Deutschland Tel.: Fax: info@comarch.de