Whitepaper. Produkt: address manager Outlook AddIn für den address manager Zuordnung. combit GmbH Untere Laube Konstanz

Transkript

1 combit GmbH Untere Laube Konstanz Whitepaper Produkt: address manager 2003 Outlook AddIn für den address manager Zuordnung

2 Outlook AddIn für den address manager Zuordnung Inhalt Beschreibung: 3 Voraussetzungen 4 Installation 5 Konfiguration 6 zuordnen 7 Ablauf der Zuordnung: 7 Zuordnung im Detail: 7 Adresse zeigen 8

3 Outlook AddIn für den address manager Zuordnung Beschreibung: Beim Starten von Microsoft Outlook steht Ihnen in der Menüleiste ein neuer Menüpunkt (A) und in der Symbolleiste zwei neue Buttons (B) zur Verfügung. Auch in einer geöffneten stehen Ihnen diese Buttons und der Menüpunkt zur Verfügung. Hinweis: Wenn Microsoft Word als Editor verwendet wird, stehen Ihnen bei geöffneten s keine Buttons und kein Menüpunkt zur Verfügung um diese Nachricht dann zuzuordnen. Solche Nachrichten können Sie dann direkt aus dem Posteingang heraus zuordnen. Mit Hilfe dieses AddIn, haben Sie die Möglichkeit s im Posteingang von Outlook einem Datensatz im address manager zuzuordnen, so dass die in dessen Dokumenten-Container gepeichert wird.

4 Outlook AddIn für den address manager Zuordnung Voraussetzungen 1. address manager 2003 ab der Version In der Dokumentenverwaltung des address managers (Konfiguration > Dokumentenverwaltung) muss die Auto- -Ablage entsprechend konfiguriert werden. Hierfür geben Sie bitte einen Ablagepfad für die zu speichernde an; bspw. C:\Programme\combit\amw\Daten\Testdocs. 3. Microsoft Outlook ab Version 2000

5 Outlook AddIn für den address manager Zuordnung Installation Um das AddIn zu installieren, müssen Sie das Workstation-Setup WS_GEN.EXE nach der erfolgreichen Installation des Service Packs (oder höher) ausführen. Dort haben Sie im 3. Installationsschritt die Möglichkeit die Installationsoption Outlook AddIn zu aktivieren.

6 Outlook AddIn für den address manager Zuordnung Konfiguration 1. Sie wählen eine address manager Datenbank aus. 2. Zeitgleich beim Laden der Datenbank werden die beiden Listenfelder Schnellsuche und Normalsuche mit den jeweiligen in Frage kommenden Feldern der geladenen Datenbank gefüllt. Schnellsuche: Schnellsuchkriterien, welche für die Datenbank festgelegt wurden (Organisation > Sortierung) Normalsuche: Zeichenfelder, welche für eine -adresse in Frage kommen könnten 3. Nun wählen Sie die Felder aus, die Sie für die Suche verwenden möchten. 4. ohne Rückfrage zuordnen: Es wird vor jeder Zuordnung gefragt, ob diese zugeordnet werden soll, wenn diese Option nicht gesetzt ist. Hinweis: Wenn mehr als eine für die Zuordnung markiert wurde, kommt diese Meldung lediglich einmal zu Beginn der Zuordnung.

7 Outlook AddIn für den address manager Zuordnung zuordnen Beim Betätigen des Buttons oder des Menüpunktes wird die -adresse der markierten ausgelesen (im Outlook Ordner Gesendete Objekte" die des ersten Empfängers, ansonsten die des Absenders). Es wird überprüft, ob eine oder mehrere s selektiert wurden und anhand der Konfigurationsdaten wird nun die Zuordnung gestartet. Jede selektierte ( -adresse) wird in der eingestellten Datenbank gesucht. Es gibt zwei Suchmodi zur Auswahl, welche Sie zuvor in der Konfiguration eingestellt haben: Schnellsuche Normalsuche Schnellsuche Bei der Schnellsuche wird über den Index im address manager gesucht. Normalsuche In der Normalsuche wird jedes selektierte Feld durchsucht und auf Übereinstimmung mit der -adresse aus Microsoft Outlook verglichen. Die Zuordnung wird nun mit dem Menüpunkt (s) zuordnen oder über den Button in der Symbolleiste gestartet. Ablauf der Zuordnung: Die adresse wird anhand der ausgewählten Suchfelder in der gewählten address manager Datenbank gesucht. Wenn Sie eine aus dem Outlook Ordner Gesendete Objekte markiert haben, wird die Empfängeradresse als Suchbegriff verwendet. Wird ein eindeutiger Suchtreffer gefunden, so wird die in dem Dokumenten-Container der Datenbank gespeichert. Andernfalls wird eine Protokolldatei c:\logfile.txt angelegt, welche im Anschluß angezeigt wird. In dieser wird ein entsprechender Eintrag vorgenommen, der Auskunft darüber gibt, weshalb die nicht zugeordnet werden konnte. Zuordnung im Detail: Bei einer Übereinstimmung, d.h. wenn die Adresse in einem der Suchfelder gefunden wurde, wird die Suche fortgesetzt um einen eindeutigen Sucherfolg zu erzielen. Wird eine weitere passende Adresse im selben oder in einem weiteren Suchfeld gefunden, wird die Suche für diese Adresse abgebrochen und ein entsprechender Eintrag in der Protokolldatei gemacht, da eine eindeutige Zuordnung nicht möglich ist. Bei einer eindeutigen Zuordnung wird die in dem Dokumenten-Container der Datenbank gespeichert. Bei überhaupt keiner Übereinstimmung, wird das nächste Suchfeld verwendet. Wenn kein Suchfeld mehr vorhanden ist, wird in die Protokolldatei ein entsprechender Eintrag gemacht und es kommt nach der gesamten abgeschlossenen Suche ein Meldung, dass nicht alle s zugeordnet werden konnten und die Protokolldatei wird angezeigt.

8 Outlook AddIn für den address manager Zuordnung Adresse zeigen Mit Hilfe diesen Buttons oder Menüpunktes haben Sie die Möglichkeit, sich den passenden Datensatz zu der gerade markierten oder geöffneten anzeigen zu lassen. Wenn diese bereits zugeordnet wurde, wird die zugehörige Datenbank geöffnet und der Datensatz angezeigt. Andernfalls wird versucht die -adresse anhand der Konfigurationseinstellung in der Datenbank zu suchen; eine Zuordnung findet dabei nicht statt. Hinweis: combit macht keine Angaben zu einer bestimmten Eignung obiger Informationen. Irrtümer und Fehler bleiben ausdrücklich vorbehalten, die Angaben erfolgen ohne Gewähr und enthalten keine Zusicherung. Die Informationen können z.t. auch ein Versuch sein, Ihnen bei einer Aufgabenstellung zu helfen, selbst wenn das Produkt eigentlich nicht für diesen speziellen Zweck vorgesehen wurde.