Werbemittelverwaltung

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1 Werbemittelverwaltung 1

2 Inhaltsverzeichnis Werbemittelverwaltung...1 Ihr Nutzen...3 Notwendige Stammdateneinstellungen...4 Das Anlegen einer Gruppe:... 4 Das Anlegen der Gruppeneinträge (Auswahl):... 4 Die Werbemittelverwaltung beim einzelnen Kunden/Ansprechpartner...6 Die Werbemittelverwaltung in der Selektion...7 2

3 Ihr Nutzen Das neue Tool der Werbeverwaltung ermöglicht die Planung des Bedarfes an Werbemitteln. Die Ermittlung des Bedarfes erfolgt direkt aus der erfassten Stückzahl bei den einzelnen Kunden. Die Erfassung der Mengen und Arten der Werbemittel erfolgt bei den bereits bekannten dynamischen Gruppen beim Kunden. Über das Zusatztool der Werbemittelverwaltung wird ein zusätzliches Feld für die Erfassung einer rechnungsfähigen Anzahl für die einzelnen Werbemittel (z.b. Kalender, Weinflaschen usw.) zur Verfügung gestellt. So kann z.b. direkt beim Kunden hinterlegt werden, ob und welche Stückzahl ein Kunde von einem bestimmten Werbemittel erhalten soll. (z.b. Wandkalender, Weihnachtsgeschenk) Das Summieren dieser beim Kunden erfassten Stückzahlen erfolgt über die Funktion der Selektion/Aktion. Alle Werbemittel und deren Anzahl können über die Selektion auf die dynamischen Gruppen herausgefiltert werden. Gerechnet wird über eine Excel-Datei, die Sie nach der erfolgten Selektion auf ein bestimmtes Werbemittel exportieren können. In dieser Excel-Datei sind alle Kunden enthalten, die dieses Werbemittel erhalten plus deren Stückzahl in einer gesonderten Spalte. Über diese Excel-Datei lässt sich nun bequem die Liste nach eigenen Wünschen anpassen, bearbeiten, erweitern oder auch vermindern, und die benötigte Zahl der Werbemittel kann errechnet werden. Planen Sie den Werbemittelbedarf auf der Ebene der Ansprechpartner Ihrer Kunden, so ist diese Vorgehensweise auf für diese verfügbar. Die Werbemittelverwaltung ermöglicht Ihnen: - die Bedarfsplanung von Werbemitteln wie zum Beispiel: Kalender, Weihnachtsgeschenken usw. - dies direkt auf der Ebene beim Kunden - und auch auf der Ebene der Kundenansprechpartner - die Summierung der hinterlegten Zahlen über die Selektion und den Export in eine Excel-Datei Durch dieses rechenbare Feld, das von Ihnen auf individuell gewünschte Gruppen gesteuert werden kann, sind alle denkbaren Möglichkeiten zur Gestaltung aller Ihrer Werbemittel möglich. 3

4 Notwendige Stammdateneinstellungen zur Schaffung einer dynamischen Gruppe mit rechenbarem Feld für den Bereich der Kunden und Kunden- Ansprechpartner. (Anmerkung: für die Lieferantenselektion noch nicht verfügbar.) Funktionen: für die dynamischen Gruppen der Kunden verwenden Sie bitte: für die dynamischen Gruppen der Ansprechpartner verwenden Sie bitte: Das Anlegen einer Gruppe: Jede Gruppe, die Sie definieren und die mit einem rechenbaren Feld arbeiten soll, muss mit einem entsprechenden Haken im Bereich Anzahlfeld / anzeigen angelegt und versehen werden. (Beispiel: KAW Wandkalender (Jahresübersicht) Das Anlegen der Gruppeneinträge (Auswahl): Um das Auswahlfeld (hier mit: ja/nein/keineintrag) zu füllen. (damit es später bei den Kunden wie folgt (Bild) angeboten wird: ) klicken Sie bitte mit dem Cursor auf die gewünschte Gruppe, so dass diese mit dem Zeiger der Hand (Bild oben) markiert ist und klicken anschließend auf das Icon: Gruppe am oberen Bildschirmrand: 4

5 Es öffnet sich das Fenster zur Erfassung der Auswahlfelder für diese dynamische Gruppe. Sie können hier über die Schaltfläche: Anhängen die Gruppeneinträge (ja/nein) und kein Eintrag- erfassen. Kein Eintrag ( - ) wird verwendet, um eine Erfassung zurücksetzen zu können wenn nicht sicher ist, ob ein ja oder ein nein eingetragen werden muss. (Anmerkung: selbstverständlich können Sie auch andere Einträge vornehmen, Sie sollten hierbei jedoch die spätere Selektionsmöglichkeiten in der Selektion (Auswertung) und beim Kunden denken) 5

6 Die Werbemittelverwaltung beim einzelnen Kunden/Ansprechpartner Beispiel einer Anwendung Bei den Ansprechpartnern ist die Vorgehensweise die Gleiche: Aufgrund der Einstellungen des Anzahlfeldes in den Stammdaten der Gruppendefinitionen (vorheriger Punkt der Dokumentation) wird nun hinter den dynamischen Gruppen ein DropDown-Feld angezeigt in dem über die Pfeile (nach oben/nach unten die Stückzahl der gewünschten Werbemittel für diesen Kunden hinterlegt werden kann. Im Feld davor wird gekennzeichnet, ob der Kunde das Werbemittel erhalten soll, oder nicht (ja/nein). Mit diesem Zahlen-Feld (im Bild oben als Beispiel die Zahl 2) wird die rechenbare Zahl in die spätere Excel-Datei exportiert. 6

7 Die Berechnung der benötigten Stückzahlen Die Berechnung des Gesamt-Bedarfes an Werbemitteln erfolgt über die Funktion: Selektion/Aktion Über den Export im Hauptbild der Kundenselektion können nun die dynamischen Gruppen des Kunden und Ansprechpartners mit exportiert in eine Excel-Datei exportiert werden. Hierzu muss zuvor eine Selektion auf die gewünschten Werbemittel erstellt und ausgeführt werden, für die die Berechnung/Summierung durchgeführt werden soll. Zur Erstellung einer solchen Excel-Datei (gemäß unserem Beispiel) gehen Sie wie folgt vor: Sie erstellen zuerst eine neue Selektion: - Sie entscheiden sich auf dem TabReiter Allgemein, ob Sie nur Kunden oder aber auch Ansprechpartner selektieren möchten: - auf dem TabReiter: Kundendaten 3 stellen Sie bitte wie folgt ein: a. sie erstellen über anhängen eine neue Zeile b. dann wählen Sie das gewünschte Werbemittel aus und den Eintrag: JA Im Sinne von: selektiere mir alle Kunden, bei denen z.b. in der Gruppe Wandkalender ein JA eingetragen wurde c. sie speichern die Selektion und führen Sie aus so dass Sie ein Selektionsergebnis bekommen. d. nun können Sie Ihr Ergebnis über die Funktion: Ergebnis der Kundenselektion exportieren in eine Excel-Datei exportieren. (entweder Sie exportieren sie hierbei zuerst in eine.txt Datei with headers und öffnen diese mit Excel, oder (wenn möglich) Sie exportieren diese direkt in eine Excel with headers (Auswahl bei Dateityp beim Export) 7

8 In der nun auf Ihrem gewählten Speicherort exportierten Datei finden Sie nun alle selektierten Kunden + die Spalten mit der rechenbaren Zahl der von Ihnen selektierten Werbemittel. In der Excel-Datei werden angezeigt: - alle selektierten dynamischen Gruppen (sichtbar bzw. erkenntlich ist in der Excel-Datei der Schlüssel (Kurzbezeichnung) der Gruppe, in der entsprechenden Spalte - (im Beispiel die KAW) (Die ausgeschriebene Bezeichnung wird nicht angezeigt, nur das Kürzel der Gruppe) In der exportierten Excel-Datei sieht dies dann wie folgt aus: Am Beispiel des Wandkalenders: - In einer Spalte wird die Gruppe KAW angezeigt - In der Spalte daneben die Anzahl (aus dem Anzahlfeld - Für jeden Kunden wird eine solche Zeile erstellt - Sie können nun über diese Excel-Datei Ihren Bedarf ermitteln - Und natürlich steht Ihnen auch wie gewohnt auf diese Selektionsnummer z.b. die Funktion der Serienbrieferstellung zur Verfügung um z.b. im gleichen Zuge für die selektieren Kunden einen Serienbrief zu erstellen und dem Werbemittel beizufügen. - Wird auf die Ansprechpartner selektiert, dann werden in dieser Weise auch die Gruppen des Ansprechpartners angezeigt. Diese sind dann in der Spalten-Überschrift der Excel-Datei mit dem Zusatz _AP versehen. Bitte beachten: Es werden nur die Gruppen in die Excel-Datei exportiert, die in der Selektion als Selektionskriterium angegeben wurden. 8

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