1. Einführung. 2. Ändern oder Anlegen einer Zahlungsbedingung

Transkript

1 1. Einführung Unter orgamax können Sie eigene Zahlungsbedingungen anlegen und diese auf Wunsch bestimmten Kunden zuordnen oder in einzelnen Vorgängen auswählen. Auch Skonto-Vergabe und Mahnwesen werden vom Bereich der Zahlungsbedingungen gesteuert. 2. Ändern oder Anlegen einer Zahlungsbedingung Öffnen Sie den Bereich Stammdaten -> Zahlungsbedingungen. Sie sehen folgendes Fenster: (die Ansicht kann abweichen, je nachdem, ob dort schon Änderungen vorgenommen wurden).

2 Ganz oben finden Sie die Auswahl der verschiedenen Zahlungsarten: Arbeiten Sie bespielsweise mit dem Lastschriftverfahren und möchten dort Änderungen vornehmen, so klicken Sie auf die entsprechende Karteikarte. Wir schauen uns im speziellen die erste Variante Debitorisch( auf Rechnung ) an. Links oben sehen Sie die Auswahl der einzelnen Zahlungsbedingungen, rechts daneben den Namen der Zahlungsbedingung / -art. Diese Bezeichnung ist für Ihre Kunden unsichtbar, dient aber nachher zur Auswahl der Zahlungsbedingung in einem Vorgang oder direkt beim Kunden. Der Text, der letztendlich auf Angebot, Auftrag oder Rechnung steht, sehen Sie unten. Hier können Sie den Text frei verändern. Über Variable einfügen können Sie weitere Informationen, wie beispielsweise die Kundennummer oder den Skonto-Betrag darstellen. Holen Sie eine Variable dazu, so wird diese später vom Programm automatisch gefüllt.

3 Eine Besonderheit gibt es beim Erstellen von Schlussrechnungen. Um die verbleibende Restforderung (also die Gesamtsumme minus der Summe aller gezahlten Abschlagsrechnungen darzustellen), fügen Sie einfach die Variable <RESTFORDERUNG> ein. Diese Variable steht Ihnen nicht direkt in der Auswahl unter Variable einfügen zur Verfügung und muss manuell eingetragen werden. Über die Variablen Betrag Netto oder Betrag Brutto würde an dieser Stelle nicht die restliche Forderung, sondern die Gesamtsumme des Auftrags dargestellt. 3. Skonto auf Rechnung darstellen Als Beispiel möchte ich auf der Rechnung Skonto in Höhe von (+ den Skonto-Betrag) bis zum (Skonto-Datum) darstellen. Die Notwendigen Eingaben für das Skonto tragen Sie oben ein: Über die Variablen Skonto Betrag, Skonto bis Datum und den entsprechenden Text würde nun der Text auf Rechnungen so aussehen: Skonto in Höhe von <SKONTO BETRAG> bis zum <SKONTO DATUM>

4 4. Festlegen der Standard-Zahlungsbedingung Unter Stammdaten -> Meine Firma -> Einstellungen -> Grundeinstellungen können Sie die Standard- Zahlungsbedingung festlegen: Wollen Sie bei einem bestimmten Kunden eine abweichende Zahlungsbedingung hinterlegen, so öffnen Sie den Kunden und klicken Sie unter den Reiter Konditionen. Dort können Sie die Standard- Zahlungskondition auswählen, die nur für diesen Kunden gelten soll:

5 5. Festlegen der Mahnstufen Das Mahnwesen in orgamax orientiert sich immer an dem Zahlungsziel, den Tagen der einzelnen Mahnstufen und natürlich dem Rechnungsdatum. Hinweis: Alle Änderungen, die Sie bezüglich der Mahnstufen in den Zahlungsbedingungen vornehmen, gelten erst für die Rechnungen, die ab diesem Zeitpunkt geschrieben werden. Schauen wir uns die Zahlungsbedingung 14 Tage./. 2% Skonto, 30 Tage netto einmal genauer an. Als Bespiel schreibe ich nun eine Rechnung am Das Zahlungsziel ist auf 30 Tage eingestellt, dementsprechend wäre Zahlung bis zum ( Tage Zahlungsziel fällig). Die erste Mahnstufe (die Zahlungserinnerung) wäre nach weiteren 7 Tagen erreicht. Die Zahlungserinnerung würde also nach 30 Tagen Zahlungsziel + 7 Tagen für die Mahnstufe 1, also insgesamt 37 Tage nach dem Rechnungsdatum fällig. Die zweite Mahnstufe (sprich 1. Mahnung) wäre nach 44 Tagen nach Rechnungserstellung (30 Tage Zahlungsziel + 14 Tage für Mahnstufe 2) fällig.

6 Falls Sie eine neue Zahlungserinnerung erstellen, orientieren Sie sich bei den Mahnstufen am besten nach denen, der bereits vordefinierten. 6. Texte der Mahnstufen ändern Die Texte, die Ihr Kunde im Fall einer Mahnung auf dem Ausdruck sieht, können Sie auf der rechten Seite unter Textbausteine der einzelnen Mahnstufen einrichten. Hinweis: Alle Änderungen, die Sie bezüglich der Mahntexte vornehmen, gelten erst für die Rechnungen, die ab diesem Zeitpunkt geschrieben werden. Um die Mahntexte für bereits generierte Mahnungen anzupassen, können Sie im Bereich Finanzen -> Mahnungen die Mahnungen über einen Rechtsklick einzeln bearbeiten.