Veranstaltungen anlegen

Transkript

1 Veranstaltungen anlegen Für das Anlegen und Verwalten von Veranstaltungen für Ihren Baukasten steht Ihnen jetzt der Onlineplaner zur Verfügung. In Ihrem Gemeindebaukasten finden Sie unter Veranstaltungen die Login-Adresse (login.online-geplant.de), über die Sie sich in der neuen Veranstaltungsdatenbank einloggen können. Auf den nachfolgenden Seiten erklären wir Ihnen die Funktionen der neuen Veranstaltungsdatenbank. 1 Login und Benutzeroberfläche Geben Sie login.online-geplant.de in ihren Browser ein, um zu Ihrer Veranstaltungsdatenbank zu gelangen. Tippen Sie dort Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort in die jeweiligen Felder ein und klicken Sie auf Anmelden. Videoanleitung: Zu den Punkten Login und Benutzeroberfläche, Profil bearbeiten und Felder vorbelegen sowie Neue Veranstaltungen anlegen stehen Ihnen separate Schulungsvideos zur Verfügung. Diese könen Sie unter abrufen. 1

2 Kalenderansicht Nach dem Einloggen gelangen Sie auf die Startseite Ihres Onlineplaners, wo Ihnen eine Kalenderansicht mit aktuellen Veranstaltungen angezeigt wird. Folgende Funktionen stehen Ihnen in der Kalenderansicht zur Verfügung: Monats-/Wochen- oder Tagesansicht: Hier können Sie das Anzeigeformat des Kalenders wählen. Vor- und Zurücknavigation: Mit den Pfeiltasten können Sie im Kalender navigieren. 2

3 Listenansicht Klicken Sie auf Veranstaltungen und wählen im Auswahlmenü den Punkt Liste. In der Listenansicht werden Ihnen anschließend Ihre aktuellen Veranstaltungen mit Typ, Titel und Terminen angezeigt. Im Fenster neben Suche können Sie angeben, wie viele Veranstaltungen auf einer Seite angezeigt werden. Mit Vorher oder Nächster (auf der rechten Seite) können Sie die einzelnen Seiten durchblättern. Neue Veranstaltung anlegen Über Neu legen Sie eine neue Veranstaltung an (siehe Punkt 3 Neue Veranstaltung anlegen ). Veranstaltungen löschen Zum Löschen einer Veranstaltung klicken Sie auf das Veranstaltungen bearbeiten Zum Bearbeiten einer Veranstaltung klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol. Stift-Symbol. Veranstaltungen suchen Wenn Sie eine bestimmte Veranstaltung suchen möchten, geben Sie den Titel in das Suchfeld ein. Veranstaltungsarchiv Abgelaufene Veranstaltungen finden Sie unter Archiv. Im Menüpunkt Liste Ihres Onlineplaners sehen Sie unter Aktiv den Status Ihrer Veranstaltung. Ein grüner Haken bedeutet, die Veranstaltung ist veröffentlicht. 3

4 2 Profil bearbeiten und Felder vorbelegen Durch Klick auf das Zahnrad-Symbol gelangen Sie zu den Grundeinstellungen Ihres Profils. Um sich aus dem System auszuloggen, klicken Sie auf Abmelden. Profil bearbeiten Klicken Sie auf Ihr Profil, um Ihr Passwort zu ändern oder Rubriken wie Ansprechpartner Ihrer Einrichtung oder Veranstalter vorzubelegen. Benutzerprofil bearbeiten Bei Persönliche Daten geben Sie Ihre Kontaktdaten wie Vorname, Nachname und -Adresse (Pflichtangabe) ein. Ihr Passwort können Sie unter Neues Passwort ändern und bestätigen dies durch eine wiederholte Eingabe. Sie müssen Ihre Passwortänderung bestätigen, indem Sie ihr altes Passwort bei Bestätigung im Feld rechts unten eingeben und anschließend auf Speichern klicken. Vorbelegungen der Veranstaltungsdaten Unter der Rubrik Daten zum Veranstalter & Ansprechpartner können Sie Felder, wie Veranstalter oder Ansprechpartner vorbelegen. Aktivieren Sie dazu die Rubrik. 4

5 Klicken Sie auf die gewünschte Spalte und geben Sie die entsprechenden Daten bei Veranstalter und Ansprechpartner ein. Geben Sie abschließend ihr Passwort zur Bestätigung ein und klicken auf Speichern. 5

6 3 Neue Veranstaltung anlegen Klicken Sie bei Veranstaltungen auf den Auswahlpunkt Liste und dann auf Neu um eine neue Veranstaltung anzulegen. Geben Sie den Titel Ihrer Veranstaltung ein und klicken Sie auf Hinzufügen. Felder mit einem Stern * sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. Es öffnen sich nun weitere Felder und Rubriken, wo Sie Ihre Informationen zur Veranstaltung eingeben können. Mit den Pfeil-Symbolen können Sie die Rubriken öffnen und wieder schließen. 6

7 Rubrik Text: Hier können Sie einen Untertitel, Teaser und eine Beschreibung zu Ihrer Veranstaltung eingeben. Rubrik Termine Unter der Rubrik Termine geben Sie das Veranstaltungsdatum ein. Das Datum können Sie manuell eingeben oder über den Kalender auswählen. Eine Veranstaltung kann aus mehreren Terminen bestehen. Klicken Sie auf Hinzufügen, um das Datum zu speichern. Wenn Sie keine Uhrzeit zur Veranstaltung angeben möchten, dann aktivieren Sie Ganztätig. Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol, um das Datum zu löschen. Klicken Sie auf das Stift-Symbol um, das Datum zu bearbeiten. Rubrik Bilder und Downloads In dieser Rubrik können Sie auf eine andere Webseite verweisen, Bilder zur Dekoration oder Dateien als Download einfügen. Geben Sie den dazugehörigen Link in das Eingabefeld Link ein. Klicken Sie auf das Feld in Dateien oder Bild, um die gewünschte Datei von Ihrem Computer hochzuladen. Wenn Sie eine Datei hochladen, geben Sie zusätzlich einen Titel und eine kurze Beschreibung ein. Bei Bildern geben Sie noch eine Bildunterschrift, die Bildquelle und einen Alternativtext an. Klicken Sie auf Hinzufügen, um Bilder und Dateien zu speichern. 7

8 Rubrik Veranstalter und Veranstaltungsort: Das Feld Veranstalter können Sie vorbelegen (siehe Punkt 2 Profil bearbeiten und Felder vorbelegen ). Wenn der Veranstaltungsort vom Standort Ihrer Einrichtung abweicht, dann können Sie diesen bei Veranstaltungsort eingeben. Sichtbarkeit Damit Ihre Veranstaltung öffentlich angezeigt wird, müssen Sie hier auf Aktiv gehen. Veranstaltung speichern Zum Abschluss klicken Sie unter dem blauen Feld Aktion (auf der rechten Seite) auf Daten bzw. Bearbeitungen zur Veranstaltung zu sichern. Ihre Veranstaltung ist nun in Ihrer Speichern um Ihre Liste gesichert. Alle Daten werden während der Eingabe automatisch gespeichert. Ist die Veranstaltung aktiv, sind diese Änderungen auch direkt in Ihrem Internetauftritt sichtbar. Sie können aber auch durch Klick auf Speichern (auf der rechten Seite) speichern. 8

9 4 Import und Export von Veranstaltungen Sie haben die Möglichkeit, im Onlineplaner Veranstaltungen zu exportieren und zu importieren. Diese Funktionen stehen Ihnen auch in der Vollversion Ihres Veranstaltungsmanagements zur Verfügung. Das bedeutet: Sie können schnell und einfach eine große Menge an Veranstaltungen in Ihr Veranstaltungsmanagement übertragen, ohne jeden einzelnen Eintrag manuell bearbeiten zu müssen. Bestehende Veranstaltungen können Sie auf diese Weise aktualisieren. Bereits erstellte Veranstaltungen können Sie im Onlineplaner in Form einer Tabelle ausgeben (Export) und lokal auf Ihrem Rechner sichern. 4.1 Veranstaltungen exportieren Navigieren Sie zu Veranstaltungen und klicken Sie auf den Menüpunkt Import/Export. Es wird Ihnen zunächst die Übersicht zum Import angezeigt (siehe Abb. nächste Seite). Wir empfehlen Ihnen, Ihre (bestehenden) Veranstaltungen zuerst als.csv-datei zu exportieren und diese Datei als Vorlage für spätere Imports von Veranstaltungen zu verwenden. Klicken Sie auf die Registerkarte Export, um zu den Exporteinstellungen zu gelangen (siehe Abb. unten). Geben Sie zuerst an, welche Veranstaltungen Sie in einer Tabelle exportieren möchten. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Auswahl: Alle: Diese Auswahl bietet sich an, wenn Sie alle erstellten Veranstaltungen exportieren möchten. Nur aktive Veranstaltungen: Diese Auswahl bietet sich an, wenn Sie Aktualisierungen an Veranstaltungen vornehmen möchten, die bereits für die Öffentlichkeit zugänglich sind. Nur inaktive Veranstaltungen: Diese Option bietet sich an, wenn Sie im Voraus Veranstaltungen erstellt, aber noch nicht veröffentlicht haben, da Sie noch letzte Bearbeitungen vornehmen möchten. 9

10 Zusätzlich können Sie noch den Zeitraum der zu exportierenden Daten einschränken. Geben Sie dies im Feld Termine an. Klicken Sie in das Feld von und geben Sie manuell ein Anfangsdatum ein oder klicken Sie auf das Kalendersymbol, um den gewünschten Tag auszuwählen. Im Feld bis bestimmen Sie das Enddatum manuell oder über die Kalenderfunktion. Wir empfehlen Ihnen, vor dem Exportieren Ihrer Veranstaltungen zu prüfen, ob alle Daten richtig sind. Nutzen Sie hierzu am besten die Vorschaufunktion. Klicken Sie auf den Button Vorschau. Es klappt eine Liste Ihrer zu exportierenden Veranstaltungen auf. Schließen Sie Ihre Aktion mit Klick auf den Button Export ab. 10

11 Es öffnet sich ein Fenster mit weiteren Anweisungen. Klicken Sie auf Jetzt herunterladen, um die Datei zu öffnen bzw. auf Ihrem Rechner zu speichern. Achtung: Diese heruntergeladene Datei ist im CSV-Format! Diesen Dateityp können Sie zum Beispiel mit dem Programm Microsoft Excel öffnen. Den Aufbau einer solchen Datei mit der Endung.csv können Sie hier beispielhaft sehen: Die Spalten in dieser Tabelle repräsentieren alle wichtigen Felder, die Sie bei einer Veranstaltung im Onlineplaner ausfüllen müssen z.b. Titel, Veranstaltungsart,... Diese Tabelle kann Ihnen als Vorlage für weitere Imports dienen. 11

12 Aktualisieren von Veranstaltungen Gehen Sie in die Zeile der Veranstaltung und ändern Sie die entsprechenden Daten. Hierbei darf die Spalte ID nicht verändert werden, da die Veranstaltung sonst doppelt in das System übernommen wird. Neue Veranstaltungen hinzufügen Geben Sie unterhalb der vorhandenen Veranstaltungen eine neue ein. Achten Sie bei der Eingabe einer Veranstaltung darauf, alle Pflichtfelder auszufüllen (Titel, Beschreibung, Termine und Veranstaltungsart Standard ). Eventuelle Vorbelegungen des Feldes Veranstalter werden durch Ihre neu eingetragenen Importdaten ersetzt. Weisen Sie jeder neuen Veranstaltung eine ID zu. Tragen Sie hierzu neue Veranstaltungen in Ihre Tabelle ein und geben Sie im Feld ID eine selbst festgelegte, aufsteigende ID für diese ein (z. B. 1, 2, 3, 4 usw.). Anmerkungen zu Feldern Geben Sie beim Feld Aktiv Ja ein, wenn die Veranstaltung veröffentlicht werden soll. Geben Sie Nein an, wenn die Veranstaltung nicht veröffentlicht werden soll und Sie weitere Bearbeitungen vornehmen möchten. Das Feld Kategorien wird nur in Ihr Veranstaltungsmanagement übernommen, wenn Sie Kategorien nutzen können. BP-Kategorien Dieses Feld müssen Sie nur ausfüllen, wenn Sie Bildungsportal-Benutzer sind und Ihre Veranstaltungen im Bildungsportal erscheinen. Wenn Sie alle Ihre Veranstaltungen eingegeben haben, speichern Sie Ihre Änderungen: Klicken Sie zum Speichern auf Speichern unter und wählen Sie bei Dateityp CSV (Trennzeichen-getrennt) aus, bevor Sie den Speichervorgang fortführen. Bestätigen Sie das Diologfenster mit dem Hinweis auf mögliche Verluste beim Speichern mit Ja. 12

13 4.2 Veranstaltungen importieren Neben dem Export von Veranstaltungsdaten können Sie neue Veranstaltungen über die Importfunktion in Ihr Veranstaltungsmanagment aufnehmen. Klicken Sie in der Unterseite Import/Export auf die Registerkarte Import. Es wird Ihnen die Seite Importeinstellungen angezeigt. Achtung: Bei Alle Veranstaltungen vor Import löschen sollten Sie die Voreinstellung belassen. Wenn Sie diese Funktion aktivieren, werden ALLE vorhandenen Veranstaltungen gelöscht. Bestimmen Sie in den Einstellungen, ob vorhandene Veranstaltungen aktualisiert werden sollen: Aktiveren Sie hier die Funktion Bereits vorhandenen Veranstaltungen mit importierten Daten aktualisieren. Wählen Sie bei Importdatei die entsprechende Datei auf Ihrem Rechner aus. Wir empfehlen Ihnen wie beim Export hier zunächst die Vorschauansicht zu nutzen. Klicken Sie auf Vorschau, um eine Liste aller Veranstaltungen anzuzeigen. In der Spalte Import-Hinweis erscheinen Hinweise auf fehlende oder falsche Daten in Ihrer Tabelle. Sie können diese Fehler in Ihrer Importdatei beheben und letzte Änderungen vornehmen. Wählen Sie über Importdatei die geänderte Datei auf Ihrem Rechner erneut aus und klicken Sie auf den Button Import. Bestätigen Sie den Dialog Sind Sie sicher, dass Sie nun importieren möchten? mit Ja. 13

14 Tipp: Prüfen Sie nach dem Import, ob alle Änderungen in Ihr Veranstaltungsmanagement übernommen wurden. 14

15 Kontakt Sie haben Fragen? Dann helfen wir Ihnen gerne weiter. Schreiben Sie uns eine an: Sie erreichen uns montags bis freitags zwischen 9 und 16 Uhr telefonisch unter: Bitte geben Sie bei Anfragen den Namen Ihres Baukastens bzw. Ihren Benutzernamen an. Beides steht in Ihrer Baukastenverwaltung ganz oben rechts (links neben dem Abmelden -Button). Impressum Evangelisches Medienhaus GmbH Augustenstr Stuttgart Stand: