Ihr Name: Massen- Globalmutation via Export und Re- Import

Transkript

1 Ihr Name: Massen- Globalmutation via Export und Re- Import

2 Inhalt 1. EINLEITUNG 3 2. EXPORT VON DATEN IN WINVS NEXT 3 3. BEARBEITEN DES EXCELS 4 4. IMPORT DER DATEI 5 5. IMPORT ALS NEUE DATENSÄTZE ANSICHT ERWEITERN EXCEL BEARBEITEN EXCEL ALS CSV SPEICHERN DATEN IMPORTIEREN FEHLER IM IMPORT ALLE DATENSÄTZE SIND ALS FEHLER GEKENNZEICHNET TEILWEISE WURDE ERFOLGREICH IMPORTIERT, TEILWEISE GIBT ES FEHLER Seite 2 / 13

3 1. Einleitung Die normale Globalmutation kann auf maximal 250 Daten angewendet werden. Dabei werden auf einer Ansicht die zu bearbeitenden Daten markiert und über das Bearbeiten-Symbol globalmutiert. Bei grossen Datenmengen ist dieses Vorgehen mühsam. Es ist jedoch möglich, dies über Export und Re- Import zu bewerkstelligen. Beliebige Daten können ganz einfach von winvs next nach Microsoft Excel exportiert werden. Dies ist eine Standardfunktionalität. In winvs next 2016 lassen sich die exportierten Daten modifizieren und wieder importieren, sodass die Datensätze aktualisiert werden. Als Beispiel für diese Dokumentation wurde den Fall genommen, dass eine Gesellschaft die Ansätze ändert. Dabei müssen viele Provisionsregeln angepasst werden. 2. Export von Daten in winvs next Daten lassen sich dann nach Microsoft Excel exportieren, wenn Sie sich auf einer Ansicht befinden. Als ersten Schritt navigieren Sie zu der gewünschten Entität und wählen die gewünschte Ansicht. Sie können auch eigene Ansichten machen. Dafür steht eine separate Dokumentation zur Verfügung. Alternativ können Sie auch eine erweiterte Suche exportieren. Mittels Klick auf Exportieren wird die Ansicht heruntergeladen. Wählen Sie zuerst speichern und dann öffnen um die Daten im Microsoft Excel anzuzeigen. Seite 3 / 13

4 3. Bearbeiten des Excels Sie können nun die Daten beliebig ändern. Beispielsweise können Sie den Ansatz anpassen. Am Schluss löschen Sie alle unveränderten Spalten. Es sollen ja nur diejenigen Daten angepasst werden, welche geändert wurden. Wenn im Beispiel nur der Ansatz geändert werden soll, dann muss nur die Ansatz-Spalte in der Datei bestehen bleiben. Speichern Sie diese Excel-Datei nun z.b. auf dem Desktop. Tipp: Die Spalten A-C sind ausgeblendet und müssen in jedem Fall beibehalten werden (Ausnahme siehe Kapitel Reimport als neue Datensätze). Ohne diese Spalten werden die Daten als neue Datensätze angesehen und es werden neue Datensätze angelegt! Seite 4 / 13

5 4. Import der Datei Navigieren Sie auf Einstellungen -> Datenverwaltung -> Importe und wählen Daten importieren Seite 5 / 13

6 Geben Sie nun die Datei an und folgen den Anweisungen. Klicken Sie auf Weiter, Absenden und Fertigstellen. Die Daten werden nun importiert und aktualisiert. Den aktuellen Status finden Sie in der Liste. Über das Refresh-Symbol können Sie den Fortschritt überprüfen. Seite 6 / 13

7 5. Import als neue Datensätze Es kann sein, dass Sie Datensätze exportieren, anpassen und als neue Datensätze importieren wollen. In diesem Fall ist der Vorgang fast gleich, mit folgender Ausnahme: 5.1. Ansicht erweitern Sie müssen die Ansicht erweitern, dass alle relevanten Felder angezeigt und exportiert werden. In Ihrer aktuellen Ansicht können relevante Felder fehlen, die aber für den täglichen Bedarf nicht benötigt werden. Daher ist es empfehlenswert, dass Sie sämtliche Felder in die Ansicht übernehmen. Irrelevante Felder können Sie dann im Excel löschen Excel bearbeiten Komplettieren Sie alle relevanten Felder und löschen Sie irrelevante Felder, wie z.b. das Feld Geändert am und leere Felder. Sie müssen nun die Spalten A-C einblenden. In diesen Spalten sind die Informationen, damit beim Re- Import die Datensätze aktualisiert und eben nicht neu angelegt werden. Da Sie aber in diesem Kapitel die Datensätze neu anlegen wollen, müssen Sie diese Spalten A-C löschen. Nur so hat winvs next keinen Bezug zum bestehenden Datensatz und wird diesen dann nicht aktualisieren sondern einen neuen anlegen. Seite 7 / 13

8 5.3. Excel als CSV speichern Sie müssen diese Datei nun als CSV speichern. Die beim Speichern angezeigte Warnung bestätigen Sie mit OK Daten importieren Verfahren Sie nun wie im Kapitel 4 geschrieben mit auf den folgenden Seiten beschriebenen Ausnahmen. Seite 8 / 13

9 Öffnen Sie die Trennzeichen-Einstellungen und wählen Semikolon und Keine. Sofern Sie vorgängig keine Datenzuordnung erstellt haben, wählen Sie Standard. Seite 9 / 13

10 Wählen Sie nun die Entität. Wenn Sie Provisionsvorlagen importieren wollen, wählen Sie Provisionsvorlagen. Wenn Sie Kontakte importieren wollen, wählen Sie Kontakte, u.s.w. Seite 10 / 13

11 Wenn Sie alle relevanten Daten exportiert und alle irrelevanten Daten im Excel gelöscht haben, dann sollten Sie ein grünes Häkchen erhalten. Erhalten Sie das Ausrufezeichen, dann müssen Sie die Datenzuordnung bereinigen. Irrelevante Daten (wie z.b. erstellt von) setzen Sie auf ignorieren. Seite 11 / 13

12 Alle Felder, die nicht zugeordnet sind, aber unter relevante Daten stehen, müssen zugeordnet sein. Wenn wichtige Daten in der Excel-Datei fehlen und nicht zugeordnet werden können, dann müssen Sie den Export wiederholen und diese Informationen in der Ansicht hinzufügen, damit Sie diese zuordnen können. Somit müssen Sie hier abbrechen und den Vorgang wiederholen Wenn alles zugeordnet ist, dann können Sie ab jetzt auf Weiter klicken und die Daten werden importiert. Seite 12 / 13

13 6. Fehler im Import Wenn im Import Fehler auftauchen, dann kann dies verschiedene Gründe haben. Daten können nicht zugeordnet werden Doppelte Suchverweise existieren (z.b. Firma mit gleichem Namen existiert doppelt) Fehler bei der Zuordnung U.s.w. In diesem Fall öffnen Sie den Import und prüfen die Fehler 6.1. Alle Datensätze sind als Fehler gekennzeichnet In diesem Fall stimmt etwas in Ihrer Datenzuordnung nicht. Prüfen Sie die Fehler und probieren Sie es erneut Teilweise wurde erfolgreich importiert, teilweise gibt es Fehler Prüfen Sie die Fehler. Exportieren Sie die Daten als CSV und importieren Sie diese erneut. Seite 13 / 13