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1 Anleitung Listen Abgleich Interface Was macht das Listen Abgleich Interface? Das Listen Abgleich Interface importiert und gleicht Excel Listen, welche beispielsweise aus Web Kontaktformularen, Adresszukäufen für Marketingaktivitäten oder sonstigen Quellen stammen können, mit der SuccessControl CRM Datenbank ab. Hierbei werden folgende Funktionalitäten bereitgestellt: Auswahl einer Excel Datei zum verarbeiten Abgleich / Aktualisierung von im Bestand der CRM Datenbank bereits vorhandenen Adressen Anlegen von neuen Adressen welche noch nicht im Bestand der CRM Datenbank sind Anzeige von Dubletten (doppelten Adressen bzw. nicht eindeutigen Adressen) Aktualisieren der EIGEN05 und EIGEN06 Felder (beispielsweise um Seminaranmeldungen oder Prospektbestellungen etc. zu realisieren) Zuweisen von Verteiler und Kategorie (Verteiler hier beispielsweise Zusendung Broschüre XY, Kategorie hier beispielsweise Akquise Kontakte Nov-2014 ) Voraussetzungen - Installation: Das Listen Abgleich Interface setzt eine normale betriebsbereite Installation von SuccessControl CRM Version 4.x voraus. Zur Installation des Listen Abgleich Interface ist es lediglich notwendig die Datei Listen-Abgleich-Interface.accde vorzugsweise in das Verzeichnis C:\SUCCESSCONTROL\ zu kopieren. Das Listen Abgleich Interface wird einfach über Doppelklick auf die Datei Listen-Abgleich-Interface.accde gestartet. Im Setup des Listen Abgleich Interface kann optional die Datenbank-Verbindung zu der SuccessControl CRM Datenbank eingestellt werden. Im Auslieferungszustand ist standardmäßig C:\SUCCESSCONTROL\SC4-Datenbank.accdb als Vorgabe eingestellt. Stellen Sie hier ggf. Ihre korrekte Verbindung ein. SuccessControl Listen Abgleich Interface Version 1.1 Stand Seite 1 von 12

2 Anwendungs Beispiel Ein Szenario zur Anwendung des Listen Abgleich Interface ist beispielsweise ein Kontaktoder Anmeldeformular auf Ihrer Webseite. Die in solchen Kontaktformularen eingegeben Daten, können von den meisten Webservern als Excel Liste ausgegeben werden. Speichern Sie die Excel Datei auf Ihrem Rechner ab, und Sie können nun bequem diese Excel Liste in die SuccessControl CRM Datenbank einspielen. SuccessControl Listen Abgleich Interface Version 1.1 Stand Seite 2 von 12

3 Bedienung durch den Anwender: Auswahl einer Excel Datei Eine Excel Datei wählen Sie über die Taste Excel Datei zum Import auswählen aus. Alle erkennbaren Spalten in der Excel Liste werden - soweit möglich automatisch zugeordnet. Können einzelne Spalten nicht eindeutig einem Feld in der SuccessControl CRM Datenbank zugewiesen werden, erfolgt eine Aufforderung zur manuellen Zuordnung. Hier kann optional eine manuelle Zuordnung bei Bedarf erfolgen. SuccessControl Listen Abgleich Interface Version 1.1 Stand Seite 3 von 12

4 Optionales Zuweisen von Kategorien und Verteilern: Bei Bedarf können noch direkt Kategorien bzw. Verteiler den jeweiligen Adressen zugewiesen werden. Klicken Sie hierzu das entsprechende Ankreuz-Feld an, und wählen Sie bzw. geben Sie einen gewünschten Zuweisungswert ein. Hinweis: Sind in der Excel Liste die Spalten Kategorie und/oder Verteiler vorhanden, und sind diese bereits mit Eintragswerten vorgefüllt, werden diese vorgefüllten Eintragswerte übernommen, sofern Sie NICHT die Ankreuz-Felder aktivieren! SuccessControl Listen Abgleich Interface Version 1.1 Stand Seite 4 von 12

5 Im nächsten Schritt besteht noch die Möglichkeit, die Liste in einer Tabellenansicht zu kontrollieren, und ggf. qualitativ schlechte Datensätze beispielsweise zu löschen oder nachzubearbeiten. Um Datensätze beispielsweise aus der Liste zu löschen, markieren Sie diese, und drücken dann die ENTF Taste. Hinweis: Sie können ebenfalls die Filterfunktionen der Tabellenansicht (kleines Dreieck in den Spalten) nutzen. Ebenfalls stehen Ihnen zur Bearbeitung die Tastenkombinationen STRF + F zum Aufruf der Suchen und Ersetzen Funktion zur Verfügung. SuccessControl Listen Abgleich Interface Version 1.1 Stand Seite 5 von 12

6 Import / Abgleich Vorgang Nun sehen Sie auf der linken Bildschirmseite die Daten aus der Import-Liste und auf der rechten Seite Ihre CRM Datenbank Bestandsdaten. Unterschiede zu den Bestandsdaten werden Ihnen in Ocker markiert. Über die entsprechenden Ankreuz-Felder entscheiden Sie, ob diese Angaben im Bestand aktualisiert werden sollen, die Aktualisierung führen Sie dann mit der Taste updaten und zuweisen durch. Danach wird zum nächsten Datensatz gesprungen. Hinweis: Sie können auch direkt Korrekturen in den Bestandsdaten durch eintippen vornehmen diese werden direkt übernommen! Möchten Sie die Stammdaten NICHT aktualisieren, sondern nur die Merkmale Kategorie und Verteiler der Bestandsadresse zuweisen, betätigen Sie die Taste nur zuweisen. Mit der Taste Überspringen werden keine Änderungen vorgenommen. SuccessControl Listen Abgleich Interface Version 1.1 Stand Seite 6 von 12

7 Wurde eine Adresse nicht im Bestand gefunden, wird diese automatisch neu angelegt. Betätigen Sie die Taste updaten und zuweisen um fortzufahren. Wurde eine Adresse mehrfach im Bestand gefunden bzw. keine eindeutige, erhalten Sie eine Dubletten Anzeige. Über die Taste Dubletten anzeigen, können Sie diese ggf. bearbeiten oder löschen wenn es sich aus Ihrer Sicht um eine doppelte Adresse handelt. SuccessControl Listen Abgleich Interface Version 1.1 Stand Seite 7 von 12

8 Hinweis: zum löschen einer Adresse Zeile markieren und ENTF Taste drücken. OPTIONAL - Automatischer Durchlauf Optional können Sie alle Zuweisungen und Aktualisierungen automatisch ausführen lassen (ohne jeweils einzelne Bestätigung). Hinweis: Dies ist nur für erfahrene Benutzer, die die Qualität Ihres Datenbestandes und die Qualität der Importlisten gut kennen. Je nach Datenmenge kann ein automatischer Durchlauf geraume Zeit beanspruchen, bitte bleiben Sie geduldig bis die Anwendung den Durchlauf beendet hat. TIPP: Sie können auch die Tastatur Tasten benutzen: / (Schrägstrich) = Funktionstaste nur zuweisen * (Stern) = Funktionstaste Updaten und zuweisen Sind alle Importe / Abgleichungen abgeschlossen erhalten Sie eine Information, und können danach die Anwendung beenden. SuccessControl Listen Abgleich Interface Version 1.1 Stand Seite 8 von 12

9 So erkennen Sie die Daten in Ihrer CRM Datenbank In der SuccessControl CRM Datenbank haben nun die entsprechenden Adressen bzw. neuangelegte Adresen die Merkmale wie Kategorie Verteiler und Letzte Aktion Protokoll in Ablage zugewiesenen bekommen. Anhand dieser Merkmale können Sie nun einfach Selektionen über die Suche vornehmen, oder einfach diese Information bei den Adressen einsehen: Beispiel: Selektieren in der Suche beispielsweise über Feld Letzte Aktion Beispiel: Ansicht bei einer Adresse Verteiler / Kategorie SuccessControl Listen Abgleich Interface Version 1.1 Stand Seite 9 von 12

10 Beispiel: Ansicht bei einer Adresse Protokoll (enthält nochmals alle Daten aus dem Eintrag zusammengefasst, somit wissen Sie immer woher die Daten stammen. Dies ist beispielsweise gut zur Nachweispflicht bei Newsletter Anmeldungen.) Hinweis: Das Protokoll wird nur geschrieben, wenn das Ankreuzfeld Protokoll in Kontakthistorie mitschreiben, aktiviert ist. (Aktiviert ist die Default Einstellung) SuccessControl Listen Abgleich Interface Version 1.1 Stand Seite 10 von 12

11 Technische Infos Abgleich Matrix Bestands Erkennung: Zur Erkennung ob Daten bereits im Bestand vorhanden sind, eine Adresse neu angelegt werden muss, oder eventuelle Dubletten / nicht eindeutige Adressen vorliegen, erfolgt ein Vergleich der Excel Listendaten mit den Bestandsdaten nach folgender Matrix. Format der Excel-Listen Die einzulesenden Excel-Listen sollten am besten folgende Spalten Bezeichnungen haben (vermeiden Sie Sonderzeichen in den Spaltennamen wie Semikolon, Komma, Minus, Plus, Hochkomma, usw.): Excel Spaltenname Spalte in Excel erforderlich Zuordnung in CRM Angabe erforderlich Anrede Nein aber sinnvoll Anrede optional Titel Nein Titel optional Vorname Nein aber sinnvoll Vorname optional Nachname Nein aber sinnvoll Name optional Firma Nein aber sinnvoll Firma optional Hinweis FIRMA2 Nein FIRMA2 optional (wird nur bei Neuanlage berücksichtigt) ABTEILUNG Nein ABETEILUNG optional (wird nur bei Neuanlage berücksichtigt) POSITION Nein POSITION optional (wird nur bei Neuanlage berücksichtigt) Strasse Nein aber sinnvoll Strasse optional (inklusive Hausnummer) PLZ Nein aber sinnvoll PLZ optional ORT Nein aber sinnvoll ORT optional LANDlang Nein LANDLang optional (Land ausgeschrieben) SuccessControl Listen Abgleich Interface Version 1.1 Stand Seite 11 von 12

12 Nein aber sinnvoll optional TELEFON Nein Telefon optional Mobiltelefon Nein Mobiltelefon optional (wird nur bei Neuanlage berücksichtigt) TELEFAX Nein TELEFAX optional (wird nur bei Neuanlage berücksichtigt) INTERNET Nein INTERNET optional (wird nur bei Neuanlage berücksichtigt) Verteiler Nein Verteiler optional (wird als Verteiler eingetragen) Kategorie Nein Kategorie optional (wird als Kategorie eingetragen) Bemerkung Nein Bemerkung optional EIGEN05 Nein EIGEN05 optional EIGEN06 Nein EIGEN06 optional UserAgent Nein (Protokoll) optional (werte von Webformularen) SenderIPaddress Nein (Protokoll) optional (werte von Webformularen) EintragsDatum Nein (Protokoll) optional (werte von Webformularen) EintragsZeit Nein (Protokoll) optional (werte von Webformularen) Betreff Nein (Protokoll) optional Im einfachsten Fall könnte eine Excel Liste beispielsweise wie folgt aussehen: Je mehr sinnvolle Spalten, desto besser natürlich Ihre Datenqualität. Hier im Bild wäre dementsprechend noch Strasse, PLZ, Ort und Anrede sinnvoll. Hinweis - Tipp: Verwenden Sie zur späteren eindeutigen Zuordnung kurze, prägnante und eindeutige Bezeichnungen für Kategorien und Verteiler. Damit können diese eindeutig im CRM gesucht werden: Beispiel (schlecht): Messe Anmeldung Beispiel (gut): Hannover Messe Industrie 2014 Beispiel (schlecht): Beispiel (gut): Akquise Kontakte Akquise Kontakte Nov-2014 Ende SuccessControl Listen Abgleich Interface Version 1.1 Stand Seite 12 von 12

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