Erklärung der Gliederungsansicht und die zugehörige Symbolleiste. Änderung der Formatvorlagen für die Überschriften.

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1 Word 2003 Die Gliederung Die Gliederung Inhalt dieses Kapitels: Übersicht über die Funktionen von Word 2003 zur automatischen Gliederung von Dokumenten. Erklärung der Gliederungsansicht und die zugehörige Symbolleiste. Änderung der Formatvorlagen für die Überschriften. Anpassen der automatischen Überschrift- und Seitennummerierung. Am Ende dieser Lektion sind Sie in der Lage: 1. Ihr Dokument automatisch zu gliedern und zu nummerieren. 2. die Gliederungsansicht zu nutzen, um die Gliederungsebenen umzustellen. 3. die Formatvorlage für die Überschriften anzupassen. 4. die Art der Gliederungs- und Seitennummerierung zu ändern und die Startnummern anzupassen. 5. mit der Hilfefunktion mehr Informationen über die automatische Gliederung zu erhalten. Word2003 4_d.doc

2 43 Die Gliederung Word 2003 Die Gliederungsansicht erleichtert strukturiertes Arbeiten und schafft optimale Voraussetzungen für eine übersichtliche und einheitliche Darstellung. Alle in der Gliederungsansicht erstellten Überschriften werden automatisch zu einem festen Bestandteil des Textes. Eine Änderung des Gliederungsaufbaus bewirkt automatisch eine Änderung des Textaufbaus. Die Gliederungsfunktion funktioniert nur mit den von Word vorgegebenen Namen der Formatvorlagen "Überschrift 1" bis "Überschrift 9", die beliebig neu formatiert werden können. Zur Bearbeitung der verschiedenen Gliederungsebenen steht Ihnen in der Gliederungsansicht eine zusätzliche Symbolleiste zur Verfügung, mit der Sie sämtliche Gliederungsfunktionen ausführen können (nicht immer gemäss Reglement I Militärische Schriftstücke Band Darstellung!) Die Gliederungssymbolleiste Text zu Überschrift höherstufen. Stuft den markierten Text eine Gliederungsebene nach oben. Stuft den markierten Text eine Gliederungsebene nach unten. Überschrift zu Text herabstufen. Nach oben springen Nach unten springen Gliederung erweitern Gliederung reduzieren Zeigt von jedem Absatz im Textkörper nur die erste Zeile. Ansicht mit/ohne Formatierungen. Aktualisieren des Inhaltsverzeichnisses Zum Inhaltsverzeichnis springen Masterdokumentenansicht Word2003 4_d.doc

3 Word 2003 Die Gliederung Gliedern eines bestehenden Dokumentes Gliedern in der Gliederungsansicht Eine Gliederung erlaubt Ihnen, den Aufbau bestehender Texte zu verbessern oder mit einzelnen Abschnitten verschiedener Texte einen neuen Text zu erstellen. 1. Menü Datei - Öffnen... oder - Symbol aus der Symbolleiste wählen und das gewünschte Dokument öffnen. 2. Menü Ansicht - Gliederung. 3. Markieren jedes Absatzes, der in der Gliederung zu einer Überschrift werden soll, anklicken von. 4. Beginnen am Anfang des Textes, anklicken von, um untergeordnete Ü- berschriften auf die gewünschte Ebene tiefer zu stufen Gliedern mit Formatvorlagen Der Text kann auch nachträglich mit Formatvorlagen formatiert werden. Alle Formatvorlagen basieren auf dem Format Standard. 1. Klicken Sie in den Absatz, welchem Sie eine Formatvorlage zuweisen wollen. 2. Öffnen Sie die Liste der vordefinierten Formate mit Klicken auf den Pfeil, wo sich die Formatvorlagen zeigen. 3. Klicken Sie auf das Format, das Sie dem Absatz zuordnen wollen. Übung : Erstellen der Gliederung für einen bestehenden Text Öffnen Sie die Datei D_4321.DOC. Speichern Sie diese unter LERNKON- TROLLE.DOC und erstellen Sie folgende Gliederung für die Titel: Überschrift 1 für die erste Gliederung ( ): blauer Text Überschrift 2 für die zweite Gliederung ( ): grüner Text Überschrift 3 für die dritte Gliederung (1.1.1, 2.1.2, ): pinker Text Es ist möglich, dass die automatische Nummerierung nicht vorhanden ist. Word2003 4_d.doc

4 43 Die Gliederung Word Erstellen einer Gliederung für ein neues Dokument In der Gliederungsansicht werden Überschriften und Textkörper ähnlich wie andere Textabschnitte in Word eingegeben. Gliederungsebenen können während der Texteingabe oder später, wenn alle Überschriften erstellt sind, zugeordnet werden Gliederung anlegen und Koordination der Gliederungsebenen Um eine Gliederung anlegen oder bearbeiten zu können, müssen Sie mit dem Menü Ansicht - Gliederung von der Normal- oder Layoutansicht zur Gliederungsansicht wechseln. 1. Menü Ansicht - Gliederung. 2. Erste Übersicht eingeben ( E ). 3. Bestimmen der Gliederungsebene: niedrigere Ebene: anklicken von höhere Ebene: anklicken von 4. Wiederholen der Schritte 2 und 3 für jeden Gliederungspunkt. Beim Zuordnen von Überschriftenebenen in der Gliederungsansicht rückt Word jede Ebene gegenüber der übergeordneten Ebene automatisch um eine Stufe nach rechts ein Überschriften in eine Gliederung einfügen 1. Verschieben des Cursors unmittelbar vor die Absatzmarke am Ende der Ü- berschrift, unterhalb der die neue Überschrift eingefügt werden soll. 2. E drücken. 3. Neue Überschrift eingeben und Gliederungsebene zuordnen Textkörper in eine Gliederung einfügen 1. Verschieben des Cursors unmittelbar vor die Absatzmarke am Ende der Ü- berschrift, unterhalb der Sie den Textkörper einfügen möchten. 2. E drücken. 3. Schaltfläche anklicken. Es ist empfehlenswert, den Text in der Ansicht Seitenlayout anzupassen Word2003 4_d.doc

5 Word 2003 Die Gliederung Ein- und Ausblenden der verschiedenen Gliederungsebenen Nachdem Sie eine Gliederung erstellt und den einzelnen Überschriftenebenen zugeordnet haben, können Sie bestimmen, welche Ebenen auf Ihrem Bildschirm angezeigt werden sollen. Ein- und Ausblenden aller untergeordneten Überschriften und Textkörper: das Symbol vor einer Überschrift doppelt anklicken. nächst niedrigere Gliederungsebene ausblenden: Schaltfläche anklicken oder Minus (-) auf der numerischen Tastatur. nächst niedrigere Gliederungsebene wieder einblenden: Schaltfläche anklicken oder Plus (+) auf der numerischen Tastatur. Gliederungsebene 1-3 einblenden: Ebene 3 auswählen. sämtliche Gliederungsebenen einblenden: Alle Ebenen anzeigen wählen. sämtliche Textkörper ein- oder ausblenden: A, S, a wählen. Übung : Aktivieren und deaktivieren der Überschriften Öffnen Sie die Datei LERNKONTROLLE.DOC und überprüfen Sie die Funktion Ebene, in dem Sie zwischen der Ebene 1, 2 und 3 wechseln. Word2003 4_d.doc

6 43 Die Gliederung Word Änderungen Die folgenden Funktionen sind sehr nützlich. Sie gestatten Ihnen z.b., eine Überschrift auszuwählen und diese durch Klicken auf einen der Funktionsknöpfe zu verschieben oder ihre Ebene zu ändern. Der Absatz, selbst wenn er nicht angezeigt wird, bleibt an die Überschrift gebunden. Sie können damit also den Vorgang Ausschneiden - Einfügen umgehen Umstellen des Textes Es kann vorkommen, dass Sie beim Erstellen einer Gliederung die einzelnen Ü- berschriften neu anordnen müssen. Wenn Sie eine Überschrift umstellen, verschiebt sich in der Textansicht automatisch der gesamte Textabschnitt, der dieser Überschrift untergeordnet ist. Indem Sie den Aufbau der Gliederung ändern, ändern Sie also gleichzeitig den Aufbau des gesamten Textes. In der Gliederungsansicht wirken sich die Befehle Bearbeiten - Ausschneiden und Bearbeiten - Kopieren sowie immer auf die markierte Überschrift einschliesslich ihrer ausgeblendeten Überschriften und Textkörper aus. Es ist daher wichtig, wenn Sie die untergeordneten Überschriften in die Änderungen einbeziehen wollen, dass diese in der Ansicht Gliederung ausgeblendet sind, bevor Sie einen der Befehle ausführen. Absätze verschieben Sie nach oben oder unten durch markieren des entsprechenden Titels und klicken auf die Symbole resp Überschriften höher- bzw. tieferstellen 1. Markieren der Überschrift. 2. Schaltfläche resp. drücken, um die Überschrift höher oder tiefer zu stellen. Beispiel: aus wird 1.4. bzw. aus 1.4. wird Überschriften nach oben oder nach unten verschieben 1. Markieren der Überschrift. 2. Schaltfläche resp. drücken, um die Überschrift eine Stufe nach oben resp. unten zu verschieben. Beispiel: aus 1.4. wird 1.3. bzw. aus 1.3. wird Word2003 4_d.doc

7 Word 2003 Die Gliederung Überschriften kopieren 1. Markieren der Überschrift. 2. Menü Bearbeiten - Kopieren. 3. Verschieben des Cursors an den Anfang der Überschrift, die der kopierten Überschrift folgen soll. 4. Menü Bearbeiten - Einfügen. Diese Funktion umfasst den Titel, die Untertitel und alle nachfolgenden Absätze! Überschriften löschen 1. Markieren der Überschrift Taste drücken. Alle untergeordneten Überschriften einschliesslich Textkörper werden ebenfalls gelöscht! Ändern einer bestehenden Formatvorlage 1. Gestalten Sie den Absatz neu. 2. Klicken Sie nun in den umgestalteten Absatz. 3. Um die Änderungen in der Formatvorlage zu speichern, klicken Sie in der Formatierungsleiste auf das Feld Formatvorlagen und Formatierung.. 4. Ziehen Sie den Mauspfeil auf das oberste Feld. 5. Rechts neben dem Fenster Formatvorlage erscheint nun ein Pfeil. Klicken Sie darauf und wählen Sie Ändern : Word2003 4_d.doc

8 43 Die Gliederung Word Mittels OK werden nun sämtliche gleich formatierten Texte angepasst. 7. Falls Sie Automatisch aktualisieren auswählen, wird bei jeder Formatänderung desselben Namens (Überschrift 1) diese automatisch in die Formatvorlage zurückgeschrieben. Dies ist, wie Sie sich vorstellen können nicht zu empfehlen, da ansonsten auch versehentliche Änderungen sofort Auswirkungen aufs ganze Dokument haben. Übung : Erstellen der Gliederung für einen bestehenden Text Öffnen Sie die Datei LERNKONTROLLE.DOC, und üben Sie die Funktionen Höherstufen oder Tieferstufen Word2003 4_d.doc

9 Word 2003 Die Gliederung Nummerieren von Gliederungsüberschriften und Absätzen Überschriften können automatisch nummeriert und zu einem späteren Zeitpunkt erneut nummeriert werden. Eine Gruppe von Absätzen können Sie ebenfalls automatisch nummerieren oder mit speziellen Aufzählungszeichen versehen lassen. Ob Sie sich dabei in der Gliederungs- oder Textansicht befinden, spielt keine Rolle Nummerieren aller Überschriften 1. Plazieren Sie den Cursor auf der 1. Überschrift. 2. Menü Format - Nummerierung und Aufzählungszeichen... das Register Gliederung 3. Wählen Sie das gewünschte Format und eventuell die Schaltfläche Anpassen 4. Wählen Sie die Schaltfläche OK. Übung : Nummerierung der Titel Öffnen Sie die Datei LERNKONTROLLE.DOC und nummerieren Sie die Titel mit dem Befehl Format - Nummerierung und Aufzählungszeichen - Gliederung. Arbeiten Sie mit den verschiedenen Nummerierungsformaten z.b. I.A. oder 1., 1.1., , etc. Passen Sie die Nummerierung mit Format - Nummerierung und Aufzählungszeichen - Gliederung - Anpassen... an Ihre Wünsche und Bedürfnisse an. Übung : Umstellen von Absätzen Öffnen Sie die Datei LERNKONTROLLE.DOC und verschieben Sie mit Hilfe der Schaltfläche resp. die Kapitel 6 und 7, die in der falschen Reihenfolge ins Dokument gerutscht sind. Word2003 4_d.doc

10 43 Die Gliederung Word Startnummer der Überschrift anpassen Der Beginn der Nummerierung der Überschriften kann beliebig festgelegt werden. 1. Fügen Sie zuerst eine automatische Nummerierung in die Überschrift ein. 2. Wählen Sie Format - Nummerierung und Aufzählungszeichen... Register Gliederung und klicken Sie auf die Schaltfläche Anpassen. 3. Geben Sie die Zahl ins Feld Beginnen bei: ein. 4. Wählen Sie OK Entfernen der Nummerierung für Überschriften Die automatische Nummerierung wird unter Format - Nummerierung und Aufzählungszeichen... Register Gliederung durch Klicken auf die Schaltfläche ohne ausgeschaltet. Es kann passieren, dass Sie nachträglich keine neue Nummerierung mehr einfügen können und das Dokument manuell anpassen müssen Word2003 4_d.doc

11 Word 2003 Die Gliederung Startnummer der Seitennummerierung anpassen Der Beginn der Seitennummerierung kann beliebig festgelegt und im Format angepasst werden. 1. Fügen Sie zuerst eine automatische Seitenzahl in die Kopf- oder Fusszeile ein. 2. Wählen Sie Einfügen - Seitenzahlen... - Format Geben Sie die Zahl ins Feld Beginnen bei: ein. 4. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK. Word2003 4_d.doc

12 43 Die Gliederung Word Beispiele und Demos Hilfe zu Gliederung Die Word-Hilfefunktion bietet Ihnen umfangreiche und detaillierte Informationen über alle Themenbereiche von Word. Wir empfehlen Ihnen, diese effiziente und einfach zu bedienende Funktion zu nützen. Hier ein Beispiel, welche Informationen die Hilfefunktion zum Thema Gliederung beinhaltet. 1. Drücken Sie auf das Hilfesymbol in der Symbolleiste, wählen Sie das Menü? - Microsoft Word-Hilfe oder drücken Sie ganz einfach die Taste!. 2. Geben Sie ein Stichwort oder eine kurze Beschreibung Ihrer Absicht ein. 3. Drücken Sie auf die Schaltfläche Suchen. 4. Wählen Sie ein Thema aus der vorgeschlagenen Liste. Formulieren Sie Ihre Absicht gegebenenfalls neu Word2003 4_d.doc

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