7 DOKUMENTEE FORMATIEREN

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1 7 DOKUMENTEE FORMATIEREN Sie können grundlegende Einstellungen von Dokumenten wie die Seitenausrichtung oder die Papiergröße bearbeiten und so Ihren Bedürfnissen anpassen. Die Befehle dazu finden Sie unter dem Register Seitenlayout. 7.1 Papiergröße bestimmen und Seitenausrichtung Die am häufigsten verwendete Papiergröße ist das Format A4 mit den Abmessungen 21cm x 29,7cm. Wenn Sie mit Papiergrößen arbeiten, die von diesem Format abweichen, so können Sie in Word Ihr Dokument an dieses Format anpassen. Damit verhindern Sie unangenehme Überraschungen beim Ausdrucken. Papierformat wählen Um die Papiergröße des Dokuments festzulegen: Wechseln Sie in das Register Seitenlayout. Klicken Sie im Gruppenfeld Seite einrichten auf den Befehl Größe. Es erscheint eine Liste mit Standardformaten. Wählen Sie aus der Liste ein passendes Format. Ihr Dokument wird an die für das gewählte Format festgelegten Einstellungen angepasst. Papiergrößen anpassen Wenn die vordefinierten Formate für Ihre Zwecke nicht geeignet sind und Sie Anpassungen vornehmen wollen: Wählen Sie aus der Liste Größe den Eintrag Weitere Papier- formate. Es öffnet sich das Dialogfenster Seite einrichten. Wählen Sie im Register Papier unter Papierformat den Eintrag Benutzerdefiniertes Format. Geben Sie in die Felder Breite und Höhe die gewünschten Werte ein. Bestätigen Sie mit OK. Benutzerdefiniertes Papierformat Im Dialogfenster Seite einrichten können Sie Einstellungen zur Papiergröße zu machen. 77

2 Seitenausrichtung: Hoch- und Querformat Seitenausrichtung bestimmen Ob das für Ihr Word-Dokument geltende Papierformat im Hochformat oder im Querformat bedruckt wird, können Sie im Register Seitenlayout bestimmen. Klicken Sie im Gruppenfeld Seite einrichten auf den Befehl Ausrichtung, um die Befehle Hochformat und Querformat einzublenden. Wählen Sie das gewünschte Format durch Anklicken aus. Beachten Sie, dass auch die Seitenränder gedreht werden (der obere Seitenrand wird zum linken Rand usw.). 7.2 Seitenränder des Dokuments ändern Seitenränder Wenn Sie Ihr Dokument ausdrucken, so ist es wichtig, welchen Abstand der Inhalt des Dokuments von den Seitenrändern des Papiers hat. Diese Abmessungen können Sie im Register Seitenlayout über den Befehl Seitenränder an Ihre Bedürfnisse anpassen. Wählen Sie im Gruppenfeld Seite einrichten den Befehl Seitenränder. Es öffnet sich ein Untermenü, in dem einige Formatierungen zur Auswahl stehen. Wenn Ihnen eines dieser Formate als passend erscheint, wählen Sie es aus. Benutzerdefiniertee Seitenränder Klicken Sie auf den Befehl Seitenränder und wählen Sie aus dem Untermenü den Befehl Benutzerdefinierte Seitenränder. Es öffnet sich das Dialogfenster Seite einrichten. Geben Sie unter Seitenränder in den entsprechenden Feldern die Werte für die jeweiligen Ränder ein. Für den Fall, dass der Ausdruck Ihres Dokuments gebunden wird, können Sie über das Eingabefeld Bundsteg einen zusätzlichen Abstand zu den Seitenrändern bestimmen. 78

3 Seitenränder definieren Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. Unter Seite einrichten können Sie genaue Einstellungen zu den Seitenrändern machen. Beachten Sie, dass eine Änderung der Seitenränder sich auf die Textaufteilung auswirken kann. Deshalb sollten Formatierungsarbeiten wie manuelle Silbentrennung oder Seitenumbrüche erst vorgenommen werden, wenn die Seite fix eingerichtet ist. 7.3 Seitenumbruch einfügen bzw. entfernen Der Seitenumbruch erfolgt automatisch, sobald eine Seite auf Grund der gewählten Papiergröße und der Seitenränder voll ist. Darüber hinaus wird es aber notwendig sein, eine neue Seite zu beginnen, auch wenn auf der Seite noch genügend freier Platz ist, z.b. um ein neues Kapitel auf einer neuer Seite beginnen zu lassen. Fügen Sie einen Seitenumbruch mit der dafür vorgesehenen Funktion ein und nicht durch die Eingabe mehrerer Absatzendezeichen. Nur so können Sie sicherstellen, dass auch bei einer geänderten Textlänge der Umbruch an der gewünschten Stelle durchgeführt wird. Seitenumbruch einfügen Um einen manuellen Seitenumbruch in Ihrem Dokument einzufügen: Setzen Sie den Cursor an die Position, wo ein Seitenumbruch erfolgen soll. Seitenumbruch einfügen Klicken Sie im Register Einfügen im Gruppenfeld Seiten auf den Befehl Seitenumbruch. Über den Befehl Alle Anzeigen werden Seitenumbrüche im Dokument sichtbar. 79

4 Seitenumbruch entfernen Seitenumbruch entfernen Um einen manuellen Seitenumbruch wieder zu entfernen: Markieren Sie den Seitenumbruch mit der Maus. Drücken Sie auf die Entf-Taste. 7.4 Kopf- und Fußzeilen einfügen bzw. ändern Bei mehrseitigen Dokumenten schaffen Informationen in Kopf- und Fußzeilen, also am oberen und unteren Rand, mehr Überblick. Solche Informationen können z.b. die Seitenanzahl oder ein Titel für das Dokument sein. Inhalte von Kopf- und Fußzeilen werden auf jeder gedruckten Seite des Dokuments oben bzw. unten angezeigt Kopfzeile einfügen Kopfzeile Um Text in die Kopfzeile einzugeben: Wechseln Sie in das Register Einfügen und klicken Sie im Gruppenfeld Kopf- und Fußzeile auf den Befehl Kopfzeile. Es öffnet sich eine Liste mit vordefinierten Layout-Formen für Kopfzeilen. Wählen Sie ein passendes Format durch Anklicken aus. Eine blaue Linie trennt den Kopfzeilenbereich vom restlichen Dokument, das Sie nunn nicht bearbeiten können. Ein blinkender Cursor zeigt an, wo Sie Ihren Text eingeben können bzw. wo Sie die vordefinierten Eigenschaften ändern können. Eckige Klammern und Schaltflächen weisen Sie ebenfalls auf Eingabemöglichkeitenn hin. Über Schaltflächen können die Inhalte für die Kopfzeile eingegeben werden. Machen Sie Ihre Eingaben und klicken Sie am rechten Rand des Registers Entwurf auf die Schaltfläche Kopf- und Fußzeile schließen. Sie können den Kopfzeilenbereich auch verlassen, indem Sie einen Doppelklick in das Dokument durchführen. 80

5 7.4.2 Kopfzeile löschen Um eine Kopfzeile wieder aus dem Dokument zu entfernen: Wählen Sie im Register Einfügen den Befehl Kopfzeile. Klicken Sie am Ende der Liste auf den Befehl Kopfzeile entfernen. Kopfzeile löschen Kopfzeile bearbeiten Wenn Sie an den angebotenen Kopfzeilen-Formaten keinen Geschmack finden, so wählen Sie den Befehl Einfügen > Kopfzeile und am unteren Listenrand den Befehl Kopfzeile bearbeiten. Auf dem Register Kopf- und Fußzeilentools > Entwurf steht Ihnen eine Reihe von Befehlen zur Verfügung, mit denen Sie die Kopfzeile nach Ihren Vorstellungen gestalten können. Für die Kopfzeile sind bereits Tab-Stopps gesetzt mit denen Sie Text in der Mitte zentrieren bzw. am rechten Rand rechtsbündig ausrichten können. Das Register Kopf- und Fußzeilentools > Entwurf. Seitenzahl in Kopfzeile einfügen Wechseln Sie über den Befehl Einfügen > Kopfzeile > Kopfzeile bearbeiten in den Bearbeitungsmodus für die Kopfzeile. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, wo die Seitenzahl stehen soll. Wählen Sie im Register Entwurf den Befehl Seitenzahl. In einem Untermenü stehen mehrere Möglichkeiten zum Einfügen zur Verfügung. Klicken Sie auf den Befehl Seitenzahl der Liste. Seitenzahlen und dann auf den ersten Eintrag Einfache Seitenzahl einfügen 81

6 Eine Seitenzahl in die Kopfzeile einfügen. Automatische Seitennummerierung Automatische Seitennummerierung auf ein Dokument anwenden Um Ihr Dokument schnell mit Seitenzahlen zu versehen: Wählen Sie im Register Einfügen den Befehl Seitenzahl. Wählen Sie aus dem Untermenü ein passendes Format. Klicken Sie auf den Eintrag. Achtung: Bereits bestehende Seitennummerierungen werden durch diesen Vorgang ersetzt. Datum und Uhrzeit in die Kopfzeile einfügen Datum und Uhrzeit einfügen Wechseln Sie über den Befehl Einfügen > Kopfzeile > Kopfzeilee bearbeiten in den Bearbeitungsmodus für die Kopfzeile. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, wo Datum und Uhrzeit stehen sollen. Wählen Sie im Register Entwurf den Befehl Datum und Uhrzeit. Es öffnet sich ein Dialogfenster, wo ihnen verschiedene Formate angeboten werden. Klicken Sie auf ein geeignetes Datums-Format. Wenn Sie möchten, dass Datum und Uhrzeit bei jedem Öffnen des Dokuments automatisch aktualisiert werden, klicken Sie auf das Kontrollkästchen Automatisch aktualisieren. Bestätigen Sie mit OK Ihre Auswahl. Wiederholen Sie den Vorgang, um die Uhrzeit einzufügen. 82

7 Datum und Uhrzeit können auch in getrennten Arbeitsschritten in die Kopfzeile eingefügt werden. Dateiname und Pfad in die Kopfzeile einfügen Eine Reihe von Informationen, die Word über Ihr Dokument bereithält, können ebenfalls in die Kopfzeile eingefügt werden. So ist es möglich den Dateinamen des Dokuments und den Speicherort in der Kopfzeile anzugeben. Wechseln Sie über den Befehl Einfügen > Kopfzeile > Kopfzeile bearbeiten in den Bearbeitungsmodus für die Kopfzeile. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, wo Dateiname und Pfad aufscheinen sollen. Wählen Sie im Register Entwurf den Befehl Schnellbausteine und anschließend Feld. Es öffnet sich das Dialogfenster Feld. Wählen Sie aus der Liste Kategorien den Eintrag Dokumentinformationen. Klicken Sie in der Liste Feldnamen auf den Eintrag FileName. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Pfad zum Dateinamen hinzufügen. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK. Dateinamen einfügen Über Schnellbausteine > Feld können Dokumentinformationen in die Kopfzeile eingefügt werden. 83

8 Seitennummer und Seitenanzahl in die Kopfzeile eingeben Wechseln Sie über den Befehl Einfügen > Kopfzeile > Kopfzeile bearbeiten in den Bearbeitungsmodus für die Kopfzeile. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, wo die Seitennummer aufscheinen soll. Wählen Sie im Register Entwurf den Befehl Schnellbausteine und anschließend Feld. Es öffnet sich das Dialogfenster Feld. Wählen Sie aus der Liste Kategorien den Eintrag Nummerierung. Klicken Sie in der Liste Feldnamen auf den Eintrag Page, um die aktuelle Seite in der Kopfzeile anzuzeigen. Legen Sie im Feld Format eine Schreibweise für die Nummerierung fest. Bestätigen Sie mit OK. Um die Anzahl der Seiten, die das Dokument hat, in die Kopfzeile einzufügen: Wählen Sie im Dialogfenster Feld aus der Liste Kategorien den Eintrag Dokumentinformation. Klicken Sie in der Liste Feldnamen auf den Eintrag NumPages, um die Gesamtanzahl der Seiten in der Kopfzeile anzuzeigen. Legen Sie im Feld Format eine Schreibweise für die Nummerierung fest. Bestätigen Sie mit OK. Über Einfügen > Kopfzeile > Kopfzeile bearbeiten > Schnellbausteine > Feld wird das Dialogfenster Feld aufgerufen. 84

9 7.4.4 Fußzeile Eingabe von Text in der Fußzeile geschieht in der gleichen Weise wie oben für die Kopfzeile beschrieben. Fußzeile Um in den Bearbeitungsmodus der Fußzeile zu gelangen: Klicken Sie im Register Einfügen auf den Befehl Fußzeile. Wählen Sie aus der Liste ein passendes Format bzw. klicken Sie auf den Befehl Fußzeile bearbeiten, um die Fußzeile nach Ihren Vorgaben zu gestalten. Zwischen Kopfzeile und Fußzeile wechseln Im Bearbeitungsmodus von Kopf- bzw. Fußzeile können Sie schnell zwischen den beiden Bereichen wechseln, indem Sie die Befehle Zu Kopfzeile wechseln bzw. Zu Fußzeile wechseln anklicken. Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln Befehle zum Wechsel zwischen Kopf- und Fußzeile. 85

10 7.5 Übung: Kopf- und Fußzeile eingeben Übung: Omas Rezept für Apfelspalten Öffnen Sie das Dokument Apfelspalten.docx Entfernen Sie die Rahmen im Text. Fügen Sie eine Kopfzeile ein und geben Sie als Text für die Kopfzeile Omas gesammelte Rezepte ein. Fügen Sie eine Fußzeile ein. Geben Sie über das Dialogfenster Feld die aktuelle Seitenzahl und die Gesamtseitenanzahl des Dokuments ein. Rücken Sie mit der Tabulator-Taste den Cursor nach rechts und fügen Sie den Dateinamen des Dokuments in die Fußzeile ein. Trennen Sie die Fußzeile mit einer Linie vom übrigen Text (Absatzrahmen oben zuweisen). Legen Sie als Seitenformat die Orientierung mit Querformat fest. Bestimmen Sie als Größe das Format A5. Speichern Sie das Dokument unter der Bezeichnung Apfelspalten A5.docx. 86

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