UMGANG MIT MICROSOFT WORD ~DER EINSTIEG~

Transkript

1 UMGANG MIT MICROSOFT WORD ~DER EINSTIEG~

2 INHALT Inhalt Titelblatt Inhalt Gestaltung Kopf-und Fußzeile Seitenlayout Typografie Seitenränder Absatzformatierung Formatvorlagen Inhaltsverzeichnis Illustration Tabellen Diagramme Grafiken I

3 1. TITELBLATT 1.1 INHALT Logo (HS und Kick-Off Camp) Titel der Arbeit / des Berichts ggf. Bild oder Foto Gruppe und Name der Gruppenmitglieder 1

4 1.2 GESTALTUNG Wie Sie das Deckblatt gestalten ist vorerst Ihnen überlassen, es sei denn es gibt eine gestellte Vorlage nach der Sie sich richten müssen. Wenn Sie selbst aktiv werden möchten, gibt es einige Funktionen die Sie hier verwenden können. Zuerst nehmen wir uns die Titelblatt-Vorlagen vor die Sie hier finden können: Unter der Registerkarte -Einfügen- erkennen Sie den Button -Deckblatt-. Hier können Sie unter verschiedenen bereits angelegten Titelblättern wählen. Drücken Sie auf eines der Deckblätter, welches Ihnen am meisten zusagt. 2

5 Sollte keines Ihren Vorstellungen entsprechen, können Sie natürlich auch selbst Hand anlegen. Dabei berücksichtigen Sie bitte die entsprechenden Inhalte die unter dem Punkt 1.1 bereits genannt wurden. Auf die Formatierung des Deckblatts kommen wir im Punkt 2.1 zu sprechen. Sollten Sie bereits ein Deckblatt gewählt haben, können Sie dies auch selbstverständlich wieder löschen. Hierzu drücken sie bitte die Anweisung unter der Registerkarte -Einfügen-; dem Button -Deckblatt- Aktuelles Deckblatt entfernen. 1.3 KOPF-UND FUßZEILE Die Kopf- und Fußzeilen sind dafür da, Informationen auf jeder Seite wiederholt darzustellen. Darin können Grafiken wie Firmenlogos, Datum und Uhrzeit, Adressen, Seitenzahlen usw. stehen. Die Kopfzeile können Sie wie die Kopfzeile gleicherweise auswählen, formatieren und löschen. 3

6 Dazu klicken Sie einfach doppelt auf den oberen oder unteren Rand des Dokuments. Sie können auch unter -Einfügen- auf die Schaltfläche Kopfzeile oder Fußzeile klicken. Ist die Kopf- und Fußzeile aktiviert, wird das eigentliche Dokument etwas blasser angezeigt als normal. Dies ändert sich, wenn Sie diese Ansicht wieder schließen. Dann wird die Kopf- und Fußzeile blasser angezeigt als das Dokument. Innerhalb dieser Zeile können Sie nun Grafiken und Seitenzahlen einfügen, die Größe ändern und Formatierungen vornehmen wie im restlichen Dokument auch. Wenn Sie sich in dieser Zeile bewegen, erscheint die Entwurfsansicht mit der Sie mögliche Änderungen vornehmen können, die Sie mit Kopf- und Fußzeile schließen beenden können. 2. SEITENLAYOUT 2.1 TYPOGRAFIE Im gesamten Dokument haben Sie viele verschiedene Möglichkeiten Ihrer Kreativität freien Lauf zu lassen. Dies bedarf aber einigen Grundkenntnissen und Werkzeuge um dieses Potenzial für Sie optimal auszuschöpfen. Grundlegend bewegen sich die typografischen Eigenschaften in der Registerkarte 4

7 -Start-. Hier können Sie über die Standards wie Schriftart, -größe, und farbe, Nummerierung, Textausrichtung, Rahmen usw. verfügen. Hiermit haben Sie schon eine große Möglichkeit auf Ihr Dokument gestalterisch einzuwirken. Hierbei können Sie direkt über die Buttons zugreifen oder Sie drücken den kleinen Pfeil am rechten unteren Rand in den jeweiligen Kategorien, um ins entsprechende Bearbeitungsmenü zu gelangen. Dann öffnet sich diese Fenster: Weiterhin kann auch noch am eigentlichen Seitenlayout gefeilt werden. Hier ist im Rahmen der kreativen Gestaltung noch die Änderung des Gesamtdesigns möglich, welches über die Registerkarte -Seitenlayout- und das Feld Designs, gleich am Anfang, zu erreichen ist. 2.2 SEITENRÄNDER Die Formatierung der Seitenränder ist über die Registerkarte -Seitenlayout- und das Feld Seitenränder zu erreichen. Standardmäßig sind hier der rechte, linke und obere auf 2,5 cm der untere Rand auf 2 cm eingestellt. Über vorgefertigte Formatierungen können Sie Ihr gewünschtes Format auswählen oder sie drücken um auf das Dialogfeld Seite einrichten zu gelangen. 5

8 2.3 ABSATZFORMATIERUNG Zur Absatzformatierung gehören die Nummerierung, der Zeilenabstand, die Textausrichtung und Einzüge. Hier wird kurz dargestellt wie man die einzelnen Eigenschaften nutzt und modifiziert. Dieses Feld wird zur Nummerierung mit Zeichen verwendet. Dieses Feld wird zur Nummerierung mit Zahlen verwendet. Dieses Feld stellt die Listen mit mehreren Ebenen ein. Über die rechtsbündigen Pfeile können Sie aus dem jeweiligen Menü auswählen. Diese Buttons richten den Text auf der Seite aus. Hier kann der Zeilenabstand variiert werden. Hier kann man den Einzug des makierten Absatzes verändern. 6

9 Unter -Seitenlayout- kann der Einzug eines Absatzes jeweils vom rechten Rand oder vom linken Rand ausgehend geändert werden. Mithilfe des Abstandes wird die Lücke vor und nach dem Absatz definiert. Diese Änderungen können weiterhin direkt über das Lineal vorgenommen werden. Die Nutzung des Lineals zur Absatzformatierung wird hier im Folgenden dargestellt. Das Lineal ist zur Punktierung verschiedener Stellen im Dokument sehr hilfreich. Hier können mit Hilfe von Tabstopps beliebige Stellen in den Zeilen fest markiert werden. Hier zu gibt es verschiedene Tabstopps die eingesetzt werden können: Tabstopp links Tabstopp rechts Tabstopp zentriert Tabstopp dezimal Wenn Sie mit der linken Maustaste auf die Symbole klicken, können Sie die Tabulatoren entsprechend ändern. Klicken Sie dann mit der Maus auf die gewünschte Stelle auf dem Lineal, wird der Tabstopp genau dort gesetzt. Sie können nun in dieser Zeile mit der Tab-Taste auf die markierte Stelle springen. Sollten Sie Tabulatoren löschen oder ändern wollen, klicken Sie doppelt auf die gewünschte Markierung und Sie befinden sich im Dialogfeld Tabstopps. Makieren Sie die gewünschten Tabstopps und löschen Sie sie. 8

10 Sie erreichen dieses Feld auch über die Registerkarte -Seitenlayout-, weiter über das Feld Absatz indem Sie wieder mit diesem Zeichen in das Dialogfeld Absatz kommen. Dort befindet sich in der linken unteren Ecke der Button Tabstopps. 2.4 FORMATVORLAGEN Formatvorlagen sind zusammengestellte Formatierungssätze mit denen Sie schnell und einfach Ihr Dokument gliedern können. Sie können die bereits angelegten Formatierungen über den Button Formatvorlagen ändern unterschiedlich gestalten, oder Sie wählen direkt in dem sichtbaren Menüfeld aus und formatieren so Ihre markierten Absätze entsprechend. Auch hier sind die Vorlagen detailliert in einer Liste beschrieben, wenn Sie drücken. Alle angelegten Formatierungen können mit Rechts-Klick über das jeweilige Feld geändert oder gelöscht werden. 9

11 2.5 INHALTSVERZEICHNIS Das Inhaltsverzeichnis ist der wichtigste Abschnitt in einem Dokument. Es zeigt direkt nach der Titelseite alle Überschriften und Untertitel an, die in dem Dokument vorhanden sind. Es gibt nun die Möglichkeit manuell das gesamte Verzeichnis mit aufwändiger Arbeit zu erstellen. Doch es geht auch einfacher und dazu sollen uns die unter 2.4 angesprochenen Formatvorlagen helfen. Zuerst fügen Sie aber unter der Registerkarte -Verweise- und den Button Inhaltsverzeichnis ein Verzeichnis ein. Dazu verwenden Sie die automatische Tabelle 1oder 2. 10

12 Word fügt die ausgewählte Tabelle ein und sieht im folgenden Bild so aus, wenn noch keine Überschriften mit den Formatvorlagen generiert wurden: Sobald Sie Ihr Dokument beginnen zu schreiben und Absätze mit Hilfe der Formatvorlagen gestalten, können sie unter der Anweisung Tabelle aktualisieren die formatierten Überschriften und Untertitel in das Inhaltsverzeichnis einfügen. Sie werden auch erkennen, dass sich das Design des Verzeichnises mit dem Design der Vorlagen angleicht. Das Inhaltsverzeichnis ist selbstverständlich auch hier unter dem Button Inhaltsverzeichnis wieder entfernbar. 11

13 3. ILLUSTRATION 3.1 TABELLEN Unter der Registerkarte -Einfügen- und dem Button Tabelle können Sie eine solche einfügen. Mit dem Register können Sie ganz schnell eine Tabelle darstellen lassen. Es zeigt an wie viele Spalten und Zeilen aufgeführt werden sollen. Weiterhin ist es Ihnen möglich eine Kalkulations-Tabelle aus Excel einzufügen oder auch eine Tabelle selbst zu zeichnen. Die Funktion der Schnelltabellen steht Ihnen hier zur Verfügung. Wenn Sie die Formatierung der Tabelle ändern möchten, erscheinen, sobald Sie eine Tabelle eingefügt haben, zwei neue Registerkarten Entwurf und Layout. Darüber ist es Ihnen möglich die Tabelle vielseitig zu modifizieren. Sie können die Formatierungsoptionen der Tabelle auch über das mit Rechts- Klick erreichen. Dieses Kreuz erscheint, wenn Sie die Tabelle mit der Maus berühren. 12

14 3.2 DIAGRAMME Das Feld Diagramme einfügen erreichen Sie über die Registerkarte -Einfügen- und den Button Diagramme. Hier haben Sie eine Vielzahl von darstellenden Grafiken die Sie auswählen und modifizieren können. Klicken Sie hierbei auf das gewünschte Diagramm und bestätigen es mit OK. Es wird sofort im Dokument angezeigt. Gleichzeitig öffnet sich zu Word auch eine externe Excel-Tabelle in der Sie die Daten entsprechend zuweisen können. Auch in diesem Fall entstehen drei neue Registerkarten unter der Überschrift Diagrammtools: Entwurf, Layout und Format. Über Rechtsklick auf das Diagramm 13

15 oder andere Bestandteile wie Titel, Achsbeschriftung, Daten kommen Sie zum jeweiligen Formatierungsfeld. 3.3 GRAFIKEN Möchten Sie eine Grafik einfügen, können Sie dies unter dem Button Grafik tun. Es öffnet sich dann ein Standard-Ordner aus dem Sie Bilder einfügen können. Dieser Ordner ist nicht zwingend vorgeschrieben. Sie können Ihr Bild auch über eine andere Stelle beziehen. Auch das Drag n Drop-Verfahren ist hier möglich. Ein Bild gedrückt zu halten und von dem Speicherplatz in das Dokument einzubinden. Sie haben hier wieder die Möglichkeit unter der neuen Registerkarte -Format- die Grafik in mannigfaltiger Art zu verändern. Wenn sie das Bild mit Rechts-Klick anklicken, kommen Sie über Grafik formatieren in das Bearbeitungsfenster. 14