Nützliche Tipps im Umgang mit Word

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1 Nützliche Tipps im Umgang mit Word Im Folgenden möchten wir einige Funktionen von Word beschreiben, von denen wir denken, dass Sie euch das Erstellen einer schriftlichen Arbeit erleichtern. Dazu gehören: Formatierung...1 Automatisches Inhaltsverzeichnis...2 Einfügen von Graphiken...4 Einfügen von Textfeldern...5 Erzwingen eines Seitenumbruchs manueller Seitenwechsel...5 Einfügen von Kopf- und Fußzeilen...6 Diese Tipps beziehen sich auf Word 2000, sollten in anderen Versionen aber ähnlich auszuführen sein. Zur Not hat Word auch eine interne Hilfe, die man aufrufen kann, wo man diese Funktionen sicherlich wiederfindet. Formatierung Um Funktionen wie das automatische Inhaltverzeichnis zu nutzen oder die Arbeit auch einfach vom Aussehen her schön aufzubauen, kann man sich einen sogenannten Formatierungskatalog zusammenstellen, in dem man Schriftbild, Schriftart und Schriftgröße für jeweils gleichwertige Textbausteine festlegt. Zum Beispiel kann man den Titel als Format Titel kennzeichnen oder seine Lieblingsschrift für alle Hauptüberschriften im Format Überschrift1 benutzen. Word hat aber auch vordefinierte Schriftformate für die einzelnen Formate. Um eine Textstelle einem bestimmten Format zuzuweisen, markiert man diese und stellt in der Programmleiste das entsprechende Format ein. z.b. soll eine Überschrift im Format Überschrift2 geschrieben werden: 2.) gewünschtes Format einstellen 1.) Textstelle markieren - 1 -

2 Achtet bitte darauf, dass ihr für alle gleichwertigen Überschriften das gleiche Format verwendet. Habt ihr zum Beispiel eure Arbeit gegliedert und sowohl Überschriften mit 1. oder 2. nummeriert, aber auch höhere Ordnungen, z.b. 1.1 oder 2.3, dann sollten die Hauptüberschriften (1.) alle ein einheitliches Format bekommen und die Überschriften 2. Ordnung (1.1) auch (natürlich ein anderes, als die anderen). Und so stellt man eigene Formate her oder ändert das Schriftbild der vordefinierten Formate: 1.) Formatvorlage anklicken 2.) das zu bearbeitende Format wählen und auf Bearbeiten klicken 3.) die gewünschte Änderung wählen (Zeichen für Schriftart, Größe,...) und nach belieben bearbeiten 4.) mit OK bestätigen und mit Zuweisen für den Text übernehmen! Automatisches Inhaltsverzeichnis Word kann aus dem von euch geschriebenen Text automatisch ein Inhaltsverzeichnis erstellen. Es sucht im Text nach den Überschriften, fasst diese in einem Verzeichnis zusammen und ordnet ihnen die entsprechenden Seitenzahlen zu. Bei Änderungen im Text kann man das Verzeichnis sehr einfach aktualisieren. Damit ist immer gewährt, dass die einzelnen Inhaltspunkte die gleiche Formulierung wie die Kapitelüberschriften erhalten und die Seitenzahlen stimmen. Dies setzt allerdings voraus, dass alle Überschriften als solche formatiert werden (siehe dazu: Formatierung) - 2 -

3 Und so fügt man ein Inhaltsverzeichnis ein: Geht in eurem Text an die Stelle, an der das Inhaltverzeichnis eingefügt werden soll. Klickt in dem Menüpunkt Einfügen auf Index und Verzeichnisse, dann öffnet sich ein Fenster, das ungefähr so aussieht: Wählt hier den Reiter Inhaltsverzeichnis. Ihr habt noch Einfluss auf die Gestaltung des Verzeichnisses. Wichtig sind dabei die beiden mit den Pfeilen gekennzeichneten Einstellungen: a) Formate: Hier könnt ihr das Aussehen des Verzeichnisses wählen, es gibt leider nur ein paar Formate b) Optionen: Hier könnt ihr Einstellen, welche Überschrift-Arten (siehe Formatierung) im Inhaltsverzeichnis aufgeführt werden sollen. Die Schriftart und Schriftform könnt ihr im Formatierungskatalog festlegen (siehe dazu: Kapitel zur Formatierung) Das Inhaltverzeichnis wird nun in eure Arbeit eingefügt. Zum Aktualisieren des Verzeichnisses klickt man mit der rechten Maus auf irgendeine Stelle im Verzeichnis, in dem aufgehenden Menü gibt es eine Funktion: Felder aktualisieren - 3 -

4 Einfügen von Graphiken Zu eurer Arbeit gehören natürlich auch Abbildungen, die den Inhalt verdeutlichen und unterstreichen sollten. Diese fügt ihr wie folgt ein: Die Abbildung wird zunächst als ein starres Element eingefügt, dass man nicht so leicht verschieben kann und zudem alles auf Höhe des Bildes verdrängt. Die Gestalt der Abbildung lässt sich jedoch noch verändern. Wenn man mit der linken Maustaste auf die Abbildung klickt, erscheint für gewöhnlich eine kleine Symbolleiste, sie lässt sich allerdings auch manuell einstellen (Ansicht Symbolleisten Graphik): Hiermit kann man die Abbildung weiter verändern: Textfluss Neben Funktionen wie Zuschneiden oder Graphik formatieren (allgemeine Bearbeitung der Graphik) ist vor allem die Funktion Textfluss entscheidend, bei der man einstellen kann, wie die Abbildung in den Text eingebunden wird. Welche Einstellung am sinnvollsten ist, hängt von der Gestalt der Abbildung ab und ist jedem Verfasser selbst überlassen. Oftmals bietet sich die Einstellung Quadrat ( Rechteck ) an. Das ermöglicht einem, auch neben der Abbildung noch einen Textabsatz stehen zu haben. Verschieben der Graphik Die Graphik kann man entweder per Maus oder mit den Pfeiltasten verschieben. Hält man die Steuerungstaste (Strg) gedrückt, lässt sich die Abbildung mit den Pfeiltasten um kleinere Distanzen verschieben. Zu jeder Graphik gehört auch eine Abbildungserklärung (siehe Leitfaden zum Erstellen einer schriftlichen Arbeit). Oftmals bietet sich an, die Erklärung nicht in den normalen Textfluss - 4 -

5 einzubinden, sondern in ein Textfeld zu schreiben, dass man unter (oder neben) die Abbildung hängt (siehe: Einfügen von Textfeldern) Einfügen von Textfeldern Textfelder behandelt man im Prinzip genauso wie Abbildungen. Man fügt sie auch genauso ein: Einfügen Textfeld Dann erscheint ein Kreuz, mit dem man sich ein Textfeld ziehen kann: TEXTFELD Um das Textfeld zu bearbeiten, klickt man am besten mit der rechten Maus auf das Feld und wählt Textfeld formatieren. Dort lässt sich wie bei den Abbildungen der Textfluss (Layout) einstellen, aber z.b. auch der Rahmen ausstellen. Erzwingen eines Seitenumbruchs manueller Seitenwechsel Manchmal fängt ein neuer Absatz oder sogar ein neues Kapitel ganz unten auf der Seite an und man möchte ihn / es gerne auf die nächste Seite bringen. Eine Möglichkeit ist natürlich, vor dem Text so oft auf Enter zu drücken und damit leere Zeilen einzufügen, bis der Text auf die nächste Seite rutscht. Dies ist jedoch nicht sehr vorteilhaft, da, wenn man den Text auf den davor liegenden Seiten noch nachträglich bearbeitet, diese leeren Zeilen mitunter auch auf die nächsten Seiten rutschen. Besser ist es, einen manuellen Seitenwechsel zu erzwingen. Dazu klickt man genau vor die Textstelle, die auf der nächsten Seite platziert wird und verfährt dann wie folgt: - 5 -

6 Einfügen von Kopf- und Fußzeilen Einige von euch wollen vielleicht auf jeder Seite den Titel der Arbeit oder ihre Namen anzeigen lassen. Auch das Angeben von Seitenzahlen ist sinnvoll. Dies geht am einfachsten in einer Kopfzeile bzw. Fußzeile. Am besten geht man auf die erste Seite, auf die eine Kopfzeile drübergesetzt werden soll. Die Kopf- und Fußzeile findet man unter: Ansicht Kopf- und Fußzeile. Nach dem Anklicken sollte sich folgende Symbolleiste öffnen und der Cursor in der Kopfzeile stehen. Die Namen der Verfasser oder den Titel der Arbeit/des Kapitels schreibt man am besten in die Kopfzeile. Word verfügt über einige vordefinierte Funktionen, wie z.b. Einfügen von Datum oder Seitenzahlen. Diese findet man alle unter AutoText einfügen Mit gelangt man zur Fußzeile, in die man die Seitenzahl einfügen kann