MS Office Grundlagen. Erstellen einer Briefvorlage für einen Privatbrief an den DIN 5008 Entwurf angelehnt.

Transkript

1 Erstellen einer Briefvorlage für einen Privatbrief an den DIN 5008 Entwurf angelehnt. Zunächst werden die Ränder des Briefes festgelegt durch klick auf Benutzerdefinierte Seitenränder. Es öffnet sich das schon bekannte Untermenü Seite einrichten. Dort wählt man dann (Maße siehe Kasten!) Seitenränder: oben 2,7 cm Unten 2,0 cm Links 2,41 cm Rechts 2,0 cm Für Rechts kann ein flexibles Maß zwischen 0,8 und 2,5 cm genommen werden Es muß noch das Layout bestimmt werden durch klick auf Layout im gleichen Menu 1

2 Folgender Eintrag ist zu machen (wichtig!); Erste Seite anders Nun können wir mit der Gestaltung der Kopfzeile beginnen und dort unsere Anschrift und wenn erwünscht noch unser Logo eintragen. Dafür wählt man Einfügen Kopfzeile Kopfzeile bearbeiten und trägt in der Kopfzeile seine Anschrift ein 2

3 Wer will, kann noch ein Firmen- oder persönliches Logo bzw. ein Bild seiner selbst in die Kopfzeile eintragen. Durch Einfügen Grafik laden wir ein Logo bzw. Bild in das Dokument Wählen dann in Seitenlyout Zeilenumbruch Vor dem Text und können dann da Bild bzw. Logo in die Kopfzeile schieben. Durch einen doppelklick unterhalb der Kopfzeilenmarkierung verlassen wir die Gestaltung der Kopfzeile und legen nun die Maße und Positionen für das Adressfeld fest. Die Maße für das Adressfeld sind: Breite: 8,5 cm, Höhe 4 cm Die absolute Position ist Horizontal 2,41 cm rechts von der Seite Vertikal 5,08 cm unterhalb von der Seite Achtung: Es muß die Option verankern gesetzt werden 3

4 Um das Adressfeld zu gestalten wird über Einfügen Formen ein Rechteck ausgesucht und das Rechteck mit gedrückter linken Maustaste in etwa an die spätere Position gezeichnet. Man positioniert den Coursor auf der Linie die das Rechteck umspannt bis ein kleines Kreuz erscheint und mit einem rechtklick erhält man das Formatierungsmenu. Ausgewählt wird Autoformen formatieren und anschließend Layout Andere Weitere hier wird dann über Seitenlayout Position Weitere Optionen die Position des Adressfensters festgelegt 4

5 Die eigene Adresse wird in der Schriftgröße 8 dann über das Adressfenster geschrieben. Die Umrandung des Adressfenster wird noch gelöscht durch bewegen des Cursors auf die Umrandung des Adressfensters bis ein kleines Kruz sichtbar wird, mit der rechten Maustaste das Formatmenu aufrufen und Textfeld formatieren Linienfarbe keine Farbe und fertig. Im nächsten Schritt werden die Linien des Adressfensters unsichtbar gemacht in dem man auf Fabrben und Linien klickt und unter Farbe Keine Farbe wählt. Sofort verschwindet der Rahmen. Dieser Schritt kann man auch erst am Ende der Vorlagenerstellung zur besseren Orientierung des Absenders durchführen. Die Absenderadresse wird oberhalb des Adressfeldes eingefügt. 5

6 Es fehlt noch die Falz- und Lochmarke. Die absolute Positionen sind für die Falzmarke: Höhe 0 cm Breite 0,3 0,6 cm Horizontal 0,4 cm rechts von der Seite Vertikal 10,5 cm unterhalb der Seite. Für die Lochmarke gilt: Horizontal 0,6 cm rechts von der Seite Vertikal 14,85 cm unterhalb der Seite Häkchen nicht vergessen für die Verankerung Das Verfahren bei der Falz- und Lochmarke entspricht bis auf das Erstellen eines Kastens (es wird jeweils nur ein Strich gezeichnet) voll der Behandlung des Adressfensters. Da in unserem Fall kein Geschäftsbrief vorliegt (wir Senioren haben kein Geschäft) verzichte ich auf die Gestaltung der Fußzeile mit den Angaben über den Betrieb wie Fax und Telefonnummer usw. Die DIN5008 gestattet es sogar, den Briefkopf mit einer gewissen Toleranz zu gestalten. Damit diese Datei als immer benutzbare Vorlage genutzt werden kann, muss sie noch in den Vorlageordner für persönliche Vorlagen in Word abgespeichert werden. Das erfolgt nun mit dem abspeichern der Datei in den Ordner \Users\ich\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Vorlagename.dotx Anmeldename auf dem PC Verzeichnis für die Wordvorlagen Name der Vorlage, Wichtig: Beim Abspeichern muss unter Dateityp WORD-Vorlage genommen werden Im Normalfall muss man diesen Pfad nicht mühsam suchen sondern der Vorlageordner wir beim Speichervorgang mit angezeigt. 6

7 Wie rufe ich eine von mir selbst erstellte Vorlage auf? Der Privatbrief wird in Word dann unter Datei Neu Meine persönliche Vorlagen aufgerufen und nach der Bearbeitung als normale Worddatei abgespeichert ohne die Vorlage zu ändern. 7