Handbuch ECDL 2003 Modul 5: Datenbank Formulare anpassen

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1 Handbuch ECDL 2003 Modul 5: Datenbank Formulare anpassen Dateiname: ecdl5_04_02_documentation Speicherdatum:

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3 ECDL 2003 Modul 5 Datenbank - Formulare anpassen Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG ENTWURFSANSICHT FORMULARFELDER UMBENENNEN FORMULARKOPF ANPASSEN FORMULAR SPEICHERN ZUSAMMENFASSUNG... 12

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5 Formulare anpassen 1 Einleitung In dieser Lerneinheit werden Sie den Umgang mit Formularen vertiefen. Dazu werden Sie zunächst ein bestehendes Formular samt Unterformular in der Entwurfsansicht anzeigen. Dort werden Sie Formularfelder umbenennen, die Höhe des Formularkopfes anpassen, eine Überschrift für das Formular eingeben und die Überschrift formatieren. Abschließend werden Sie die Änderungen speichern. 1

6 ECDL 2003 Modul 5 Datenbank 2 Entwurfsansicht Sie sehen das Formular Bestellungen in der Formularansicht. Es wurde mit Hilfe des Formularassistenten erstellt und kann im Folgenden von Ihnen 'manuell' angepasst werden. Dafür wird Ihnen die so genannte Entwurfsansicht zur Verfügung gestellt. > Klicken Sie auf die Schaltfläche. 2

7 Formulare anpassen Auf den ersten Blick erscheint die Entwurfsansicht etwas verwirrend. Aber der Umgang damit ist in der Regel sehr unproblematisch. In diesem Beispiel werden vier Formularbereiche angezeigt. Dazu gehören der minimiert dargestellte Formularkopf und der Formularfuß sowie die Detailbereiche des Haupt- und Unterformulars. 3

8 ECDL 2003 Modul 5 Datenbank 3 Formularfelder umbenennen Die Namen der Formularfelder erscheinen jeweils doppelt. Dabei stellen die linksseitigen Namen in den grauen Kästchen die Bezeichnungen der Formularelemente dar, die Sie Ihren Vorstellungen entsprechend anpassen können. Die rechtsseitigen Namen in den weißen Eingabefeldern entsprechen dem Namen der Tabellenfelder und dürfen nicht verändert werden. Die einzelnen Formularelemente können per Drag & Drop verschoben werden. Zum genauen Ausrichten dieser Elemente werden Gitternetzlinien angezeigt. Diese können in der Originalsoftware über das Menü Ansicht ein- bzw. ausgeblendet werden. Im Folgenden werden Sie nachvollziehen können, wie Sie den Namen einer Feldbezeichnung ändern können. Zunächst einmal müssen Sie dafür den grauen Kasten der Formularbezeichnung markieren. Danach können Sie den Mausanzeiger in den grauen Kasten setzen und die Bezeichnung mit den bekannten Methoden editieren. > Klicken Sie auf den Eintrag. > Klicken Sie auf den Eintrag. > Drücken Sie drei mal die Löschentaste. > Drücken Sie zum Bestätigen der Bezeichnungsänderung die Eingabetaste. Sehr schön, damit hat das Formularelement eine neu Bezeichnung. Ändern Sie im Folgenden bitte eine weitere Feldbezeichnung, dieses mal aber in dem Bereich des Unterformulars. Dafür müssen Sie dieses erst einmal per Mausklick aktivieren. Anschließend kann der Mauszeiger wie gerade beschrieben mit zwei Klicks in das Bezeichnungsfeld gesetzt werden. 4

9 Formulare anpassen > Klicken Sie auf in den Bereich. > Klicken Sie auf den Eintrag. > Klicken Sie auf den Eintrag. > Drücken Sie drei mal die Löschentaste. > Drücken Sie zum Bestätigen der Bezeichnungsänderung die Eingabetaste. Damit haben Sie auch diese Formularbezeichnung erfolgreich geändert. 5

10 ECDL 2003 Modul 5 Datenbank 4 Formularkopf anpassen In den folgenden Schritten werden Sie den Formularkopf anpassen. Zunächst einmal werden Sie die Anzeigehöhe über das entsprechende Eigenschaften-Fenster einstellen. Dieses Fenster kann über die derzeit minimiert dargestellte Leiste des Formularkopfes aufgerufen werden. Im Originalprogramm kann das Eigenschaften-Fenster auch über das Kontextmenü der Formularkopf-Leiste aufgerufen werden. Der Formularfuß könnte mit den gleichen Methoden wie der Formularkopf eingestellt und editiert werden. > Führen Sie einen Doppelklick auf die Leiste aus. Das Eigenschaften-Fenster kann zu allen Elementen des Formulars aufgerufen werden. Hier können Sie, auf mehrere Registerkarten übersichtlich angeordnet, das Aussehen und das Verhalten für die jeweiligen Objekte festlegen. In diesem Beispiel geben Sie bitte die Höhe des Formularkopfes an. > Führen Sie einen Doppelklick in dem Eingabefeld aus. > Geben Sie 2 in dem Feld ein. 6

11 Formulare anpassen Die Maßeinheit wird von Access je nach Konfiguration mit Zoll/Inch (in) oder mit Zentimetern (cm) automatisch ergänzt. In der deutschsprachigen Standardkonfiguration sind das Zentimeter. > Klicken Sie auf die Schaltfläche. Sehr gut. So wird der Platz für eine Überschrift ausreichen. Bevor Sie diese jedoch eingeben können, müssen Sie zuerst ein so genanntes Bezeichnungsfeld erstellen. Hier kommt die Toolbox ins Spiel, über die Sie dem Formular verschiedene Elemente hinzufügen können. Dazu gehören u.a. Bilder, Linien oder Seitenumbrüche. Für eine Überschrift eignet sich ein so genanntes Bezeichnungsfeld besonders gut. > Klicken Sie auf die Schaltfläche. Nun kann die Größe dieses Feldes Ihren Vorstellungen entsprechend mit Hilfe des Mauszeigers festgelegt werden. In dieser Simulation wird das Bezeichnungsfeld schrittweise aufgezogen. Im Originalsystem würde das Feld der jeweiligen Position des Mauszeigers angepasst werden. > Ziehen Sie das Bezeichnungsfeld analog zum Drag & Drop Verfahren von links oben nach rechts unten auf. 7

12 ECDL 2003 Modul 5 Datenbank Gut. Jetzt können Sie die Überschrift eingeben. Um Bilder in Formulare einzufügen, stellt die Toolbox das Steuerelement "Bild" zur Verfügung. Nachdem das Steuerelement ausgewählt wurde, klickt man an die Stelle im Formular, an der das Bild eingefügt werden soll. Hier öffnet sich zunächst ein Platzhalter in Standardgröße und dann das Dialogfeld "Grafik einfügen", über das die gewünschte Grafik ausgewählt werden kann. Natürlich kann die Grafik - wie jedes andere Steuerelement - in Größe und Position angepasst werden. > Geben Sie Bestellungen im Feld ein. > Drücken Sie die Eingabetaste. Um Sie deutlicher hervorzuheben, bietet es sich an, sie in einem größeren Schriftgrad darzustellen und zusätzlich fett und zentriert zu formatieren. Die notwendigen Auswahllisten und Schaltflächen dafür finden Sie in der Symbolleiste Formatierung. Sie können den Schriftgrad im Originalprogramm auch dadurch angeben, dass Sie den Wert der Schriftgröße direkt in das kombinierte Eingabe/Auswahlfeld schreiben. > Klicken Sie auf die Auswahlliste. 8

13 Formulare anpassen > Wählen Sie den Eintrag aus. Gut. Jetzt fehlt nur noch die Zuweisung der Attribute Fett und Zentriert. > Klicken Sie auf die Schaltfläche. > Klicken Sie auf die Schaltfläche. 9

14 ECDL 2003 Modul 5 Datenbank 5 Formular speichern Das Formular wird nun schön übersichtlich dargestellt. Da es nun vorerst nicht mehr benötigt wird, kann es von Ihnen geschlossen werden. > Klicken Sie auf die Schaltfläche. Access speichert bei der Bearbeitung von Formularen nicht automatisch bei der Eingabe der Daten. Deshalb erhalten Sie diese Sicherheitsabfrage, ob die Änderungen an dem Hauptund dem angehängten Unterformular gespeichert werden sollen. Änderungen können auch über die Tastenkombination STRG + S, das Menü Datei oder über die Schaltfläche mit dem Diskettensymbol gespeichert werden. > Bestätigen Sie die Abfrage über die Schaltfläche. 10

15 Formulare anpassen Damit haben Sie das Ende dieser Lerneinheit erreicht. Sie haben ein bestehendes Formular in der Entwurfsansicht angezeigt und in dieser Formularbezeichnungen umbenannt. Anschließend haben Sie die Höhe des Formularkopfes angepasst, eine Überschrift für das Formular eingeben, diese formatiert und die Änderungen gespeichert. 11

16 ECDL 2003 Modul 5 Datenbank 6 Zusammenfassung Entwurfsansicht Individuelle Änderungen an Formularen lassen sich über die Entwurfsansicht realisieren. Diese kann über die Schaltfläche oder über das gleichnamige Menü Ansicht aufgerufen werden. Formulare werden eingeteilt in den oder die Detailbereiche, den Formularkopf und den Formularfuß. Als Hilfe zum genauen Positionieren von Formularelementen werden in der Standardkonfiguration Gitternetzlinien angezeigt. Diese können über das Menü Ansicht ausgeblendet werden. 12

17 Formulare anpassen Formularfelder umbenennen In der Entwurfsansicht enthalten grau hinterlegte Felder jeweils die Bezeichnung der weißen Formularfelder. Die Bezeichnungen der grau hinterlegten Felder können beliebig umbenannt werden. Die Bezeichnungen in den weißen Feldern dürfen dagegen nicht umbenannt werden, da durch diese der Bezug zu den Tabellenfeldern hergestellt wird. Zum Umbenennen können die üblichen Editiermöglichkeiten für Text eingesetzt werden. 13

18 ECDL 2003 Modul 5 Datenbank Formularkopf anpassen Das Eigenschaften-Fenster des Formularkopfs können Sie per Doppelklick oder über das Kontextmenü der Kopfzeilenleiste aufrufen. Über dieses Fenster kann z.b. die Höhe oder die Hintergrundfarbe des Formularkopfes eingestellt werden. In diesen Bereich können über die so genannte Toolbox Elemente einfügt werden. Zu diesen Elementen gehören die Eingabe von Bildern, Linien oder Seitenumbrüchen. Für Überschriften ist z.b. ein so genanntes Bezeichnungsfeld geeignet. Die Größe von Bezeichnungsfeldern kann Ihren Vorstellungen entsprechend, analog zu dem Drag & Drop Verfahren, mit Hilfe des Mauszeigers festgelegt werden. Der Text in diesen Feldern kann mit den üblichen Methoden editiert werden. 14

19 Formulare anpassen Formular speichern Entgegen der Dateneingabe werden Änderungen an Formularen nicht automatisch gespeichert. Änderungen können grundsätzlich über die Tastenkombination STRG + S, das Menü Datei oder über die Schaltfläche mit dem Diskettensymbol gespeichert werden. Wenn Sie ein nicht gespeichertes Formular schließen möchten, erscheint eine Sicherheitsabfrage, über die Sie Änderungen auch noch speichern können. Wurden Änderungen in mehreren Formularen gemacht, kann durch Markieren des jeweiligen Eintrags in dem Fenster der Abfrage ausgewählt werden, welche der Formulare gespeichert werden sollen. 15