Formatvorlagen und automatisches Inhalts, - und Literaturverzeichnis erstellen bei Word

Transkript

1 zu dem Thema: Formatvorlagen und automatisches Inhalts, - und Literaturverzeichnis erstellen bei Word Handlungsprodukt der Projektarbeit: Schüler helfen Schülern Verfasserin: Pia-Marie Mühlhause

2 Inhaltsverzeichnis 1 Formatvorlagen Was sind Formatvorlagen überhaupt? Erstellen von Formatvorlagen Formatvorlagen ändern Formatvorlagen zuweisen Automatisches Inhaltsverzeichnis Vorbereitungen Inhaltsverzeichnis einfügen Abschnittsumbrüche Automatisches Literaturverzeichnis Hinzufügen eines neuen Zitats und einer Quelle zu einem Dokument Erstellen eines Literaturverzeichnisses... 13

3 1 Formatvorlagen 1.1 Was sind Formatvorlagen überhaupt? Eine Formatvorlage ist eine Gruppe von Formatierungsmerkmalen, die Textstellen zugewiesen werden kann, um auf einfache Weise die Darstellung zu verändern. Formatvorlagen können für verschiedene Teile in einem Word-Dokument erstellt werden z.b. für Überschriften, Fußnoten und Bildunterschriften. 1.2 Erstellen von Formatvorlagen 1. Die Registrierkarte Start auswählen. Im rechten Fensterteil erscheint das Menüband mit den Formatvorlagen. 2. Um eine neue Formatvorlage zu erstellen klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Formatvorlage. Diese Schaltfläche finden Sie, in dem sie auf den kleinen Pfeil rechts am Ende des Menübandes für Formatvorlagen klicken. Die Schaltfläche befindet sich an dem neu geöffneten Fenster ganz unten links. 1

4 Folgendes Fenster öffnet sich, wenn Sie auf die Schaltfläche geklickt haben: 3. Benennen Sie nun die Formatvorlage. Dazu tragen Sie in das Feld Name den von Ihnen ausgewählten Namen ein. 2

5 4. Im nächsten Schritt weisen Sie der Formatvorlage die gewünschten Formatierungsmerkmale zu. Grundlegende Formatierungen finden Sie auf dem schon geöffneten Dialogfenster. Dort können Sie die Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe, Textausrichtung und vieles mehr einstellen. Sollten weitere Formatierungsmerkmale vorgegeben sein, finden Sie weitere Möglichkeiten, in dem Sie auf die Schaltfläche Format klicken. 3

6 In diesen Menüs befinden sich alle Formatierungsmöglichkeiten, die das Programm auch bietet, wenn man einen Text ohne Formatvorlagen strukturiert. 5. Um die Formatvorlage nun in den Formatvorlagenkatalog mit aufzunehmen, bestätigen Sie die Eingaben, in dem Sie auf OK klicken. 1.3 Formatvorlagen ändern 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die zu ändernde Formatvorlage. Dann öffnet sich folgendes Fenster: 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche ändern. 4

7 Durch den Klick auf die Schaltfläche ändern öffnet sich dieses Fenster. Nun können Sie gewünschte Veränderungen in den Formatierungsmerkmalen vornehmen und dann die geänderte Formatvorlage wieder speichern (bei Problemen siehe Kapitel : Formatvorlagen erstellen). 1.4 Formatvorlagen zuweisen 1. Markieren Sie den Textabschnitt, dem Sie eine bestimmte Formatvorlage zuweisen möchten. 2. Nun wählen Sie die entsprechende Formatvorlage aus (diese sollte sich möglichst in dem Menüband befinden, welches in der Registrierkarte Start angezeigt wird) und klicken auf diese drauf. Das Format der ausgewählten Textstelle sollte sich dann verändert haben. 5

8 2 Automatisches Inhaltsverzeichnis 2.1 Vorbereitungen 1. Für alle Überschriften müssen Formatvorlagen definiert und angewendet sein (nach den Ebenen geordnet, dass bedeutet, dass die übergeordneten Überschriften auch die dementsprechende Formatvorlage zugewiesen bekommen haben müssen). 2. Nun wählen Sie eine Liste mit mehreren Ebenen aus. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche und suchen sich eine Gestaltungsmöglichkeit aus. Diese Schaltfläche finden Sie in der Registrierkarte Start. 3. Fügen Sie nach dem Deckblatt bzw. vor der ersten Seite des Textes eine neue Seite ein. Dies machen Sie, in dem sie auf die Registrierkarte Einfügen gehen und dort auf die Schaltfläche leere Seite klicken, nachdem Sie den Cursor an den Anfang der nachfolgenden Seite der neu entstehenden getan haben. 6

9 2.2 Inhaltsverzeichnis einfügen 1. Öffnen Sie die Registrierkarte Verweise, dort wählen Sie die Schaltfläche Inhaltsverzeichnis aus. 2. Sorgen Sie dafür, dass der Cursor auf der Seite ganz oben ist, auf der Sie das Inhaltsverzeichnis erstellen wollen. 3. Wählen Sie eine der vorgeschlagenen Möglichkeiten aus und klicken Sie auf diese. 7

10 So könnte ein mögliches Ergebnis aussehen: 2.3 Abschnittsumbrüche Um zu vermeiden, dass z.b. das Deckblatt oder Inhaltsverzeichnis ebenfalls im Inhaltsverzeichnis nummeriert wird, muss man mit Abschnittsumbrüchen arbeiten. Dadurch entstehen einzelne Abschnitte in den Fußzeilen und man kann dann ab dem Abschnitt, wo das Dokument tatsächlich anfängt, die Seitenzahlen einfügen. Abschnittsumbrüche kann man in der Registerkarte Seitenlayout unter Umbrüche einfügen: 8

11 Anschließend kann man prüfen und sehen, wo sich dieser neu eingefügte Abschnittsumbruch befindet. Dazu drückt man folgendes Zeichen in der Start-Registerkarte: Bei dem Abschnittsumbruch sollte dann folgendes stehen: Man fügt einen solchen Abschnittsumbruch einmal auf dem Deckblatt und einmal auf der Seite mit dem Inhaltsverzeichnis ein. In der Fußzeile sind dann drei Abschnitte: das Deckblatt, das Inhaltsverzeichnis und der Rest des Dokuments. Anschließend begibt man sich in die Fußzeile des dritten Abschnitts und fügt dort die Seitenzahl ein: 9

12 Sollte sich dort die Zahl 3 befinden, formatiert man die Seitenzahlen und stellt Beginnen bei 1 ein: Dieselbe Methode mit den Abschnittsumbrüchen kann man verwenden, um das Literaturverzeichnis und den Anhang nicht mitzunummerieren im Inhaltsverzeichnis. 10

13 3 Automatisches Literaturverzeichnis 3.1 Hinzufügen eines neuen Zitats und einer Quelle zu einem Dokument 1. Klicken Sie auf die Registrierkarte Verweise und wählen sie das Format für das Literaturverzeichnis aus, in dem Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Formatvorlage klicken. 2. Nun Klicken Sie auf Quellen verwalten. Es öffnet sich folgendes Fenster: 11

14 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu Dann erscheint folgendes Fenster: 4. Wählen Sie zunächst den Quellentyp aus, dann geben Sie alle weiteren angegebenen Informationen in die entsprechenden Felder ein. Sollten mehr Informationen angegeben sein als Felder da sind, setzen Sie einen Haken vor Alle Literaturverzeichnisfelder anzeigen. 12

15 5. Zum Schluss klicken Sie auf OK, dann ist ihre Quelle erstellt. 3.2 Erstellen eines Literaturverzeichnisses 1. Klicken Sie auf die Stelle, an der das Literaturverzeichnis eingefügt werden soll (in der Regel am Ende des Dokuments). 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Verweise in der Gruppe Zitate und Literaturverzeichnis auf die Schaltfläche Literaturverzeichnis. 3. Klicken Sie auf ein vordefiniertes Literaturverzeichnisformat, um das Literaturverzeichnis in das Dokument einzufügen. 13