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1 8 DAS -PROGRAMM OUTLOOK 2010 Im Lieferumfang von Office 2010 ist auch das -Programm Outlook 2010 enthalten. ten. Es bietet Funktionen, um s zu verfassen und zu versenden, zu empfangen und zu verwalten. Sie können Listen mit Kontakten anlegen und diese als Adressverzeichnis für den -Versand verwenden. Darüber hinaus könnte das Programm zum unentbehrlichen Assistenten für die Organisation Ihres Alltags werden. Sie können damit Ihre Terminplanung durchführen und Aufgaben und Fristen bis zu deren Erledigung festlegen. -Programm starten Um das Programm Outlook 2010 zu starten: Klicken Sie am linken unteren Rand des Desktops auf die Schaltfläche Start und anschließend auf Alle Programme. Es öffnet sich eine Liste mit den auf Ihrem Computer installierten Programmen. Sämtliche installierte Programme werden aufgelistet. Klicken Sie auf den Ordner mit der Bezeichnung Microsoft Office und wählen Sie den Eintrag Microsoft Outlook Start > Alle Programme Das Programm startet, ein Programmfenster wird geöffnet und in der Standardeinstellung wird das Modul angezeigt. Wenn Sie eine ständige Internetverbindung haben, so werden vom Mail-Server die neuen -Nachrichten abgerufen und im Anzeigebereich aufgelistet. Wenn keine automatische Einwahl erfolgt, müssen Sie sich möglicherweise mit dem Benutzernamen und dem Passwort beim Mail-Server anmelden. Automatischer Abruf der s 91

2 Outlook an Taskleiste anheften Programm an Taskleiste anheften Die Taskleiste zeigt die Programme an, die aktuell ausgeführt werden. In Windows 7 ist es möglich, Programme dauerhaft an der Taskleiste zu verankern, so dass Sie diese Anwendungen jederzeit mit einem Mausklick starten können. Öffnen Sie das Programm Outlook und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Outlook- Taskleisten-Symbol. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Dieses Programm an Taskleiste anheften. Outlook kann nun über die Taskleiste aufgerufen werden. Sie können Outlook über das Kontextmenü auch wieder aus der Taskleiste entfernen. Der Befehl Dieses Programm von der Taskleiste entfernen löst Outlook von der Taskleiste Adresse einrichten Beim erstmaligen Start von Outlook werden Sie durch die Konfiguration von Outlook geführt. Klicken Sie auf Weiter um zum nächsten Schritt zu gelangen. Sie werden gefragt, ob Sie Outlook für die Verbindung mit einem -Server konfigurieren möchten. 92

3 Aktivieren Sie die Option Ja und klicken Sie auf Weiter. Im Dialogfenster Neues Konto hinzufügen müssen Sie Angaben zum -Konto machen. Geben Sie in das Feld Ihr Name den Namen ein, der zum -Konto gehört. Tragen Sie in das Feld -Adresse die -Adresse ein, die für das Konto benutzt werden soll. Geben Sie das zum -Konto gehörige Kennwort ein und wiederholen Sie die Eingabe im Feld Kennwort erneut eingeben. Klicken Sie auf Weiter.. Die Servereinstellungen werden konfiguriert. Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern. Sind die Angaben korrekt, werden Sie aufgefordert, auf die Schaltfläche Fertig stellen zu klicken. Das Konto steht nun zu Ihrer Verfügung und Sie können s versenden und empfangen. 93

4 -Programm beenden Um das Programm zu beenden: Aktivieren Sie die Registerkarte Datei und klicken Sie im Backstage-Bereich auf den Befehl Beenden oder klicken Sie auf das Schließen-Feld am rechten oberen Fensterrand. 8.2 Der Backstage-Bereich Schaltfläche Datei Die Schaltfläche Datei befindet sich am linken oberen Rand des Programmfensters und ist durch die orange Farbe sofort zu erkennen. Durch Anklicken öffnen Sie den sogenannten Backstage-Bereich. Im Backstage-Bereich Bereich dem Verwaltungszentrum von Outlook 2010 können Sie Dialogfenster für das Drucken von Nachrichten aufrufen, Anlagen und Nachrichten speichern, Ordner leeren und -Konten verwalten. Über die Kategorie Optionen können Sie in einem weiteren Dialogfenster Einstellungen zum Programm Outlook 2010 vornehmen. -Konto wechseln Backstage-Bereich ausblenden Sind mehrere -Konten festgelegt, so kann in der Kategorie Informationen unter Kontoinformation das Konto gewechselt werden. Das gewünschte Konto kann aus der Liste gewählt werden. Sie können den Backstage-Bereich Bereich wieder ausblenden, indem Sie auf dem Menüband auf eine der Registerkarten klicken. 94

5 8.3 Das Menüband Die Befehle für die Arbeit mit Outlook befinden sich auf dem so genannten Menüband. Bei aktiviertem Modul weist das Menüband 4 Standard-Registerkarten auf: Start, Senden/Empfangen, Ordner und Ansicht. Register Start Das Menüband mit aktiviertem Register Start. Die durch orange Farbe gekennzeichnete Schaltfläche Datei ist nicht Bestandteil des Menübands. Ein Klick darauf öffnet den Backstage-Bereich. Abhängig davon, welche Registerkarte durch Anklicken aktiviert ist, bietet das Menüband unterschiedliche Möglichkeiten. Dadurch werden Ihnen die für bestimmte Arbeiten notwendigen Befehle übersichtlich dargeboten. Bei speziellen Arbeitsabläufen wie dem Verfassen von neuen Nachrichten oder von Aufgaben werden zusätzliche Register mit speziellen Befehlen auf dem Menüband angezeigt. Zusätzliche Register Menüband anpassen In Outlook 2010 haben Sie die Möglichkeit, das Menüband nach Ihren Bedürfnissen zu gestalten. Die Anpassung des Menübandes erfolgt in den Outlook-Optionen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei und anschließend im Backstage-Bereich Bereich auf den Befehl Optionen. Wählen Sie im Dialogfenster Outlook-Optionen die Kategorie Menüband anpassen. Die für die Anpassung notwendigen Befehle und Schaltflächen werden eingeblendet. Die zu einer Hauptregisterkarte gehörigen Gruppen und die zu einer Gruppe gehörigen Befehle sind in einer Baumstruktur angeordnet. Durch einen Klick auf das Symbol einer Hauptregisterkarte werden die Befehlsgruppen des betreffenden Registers angezeigt. Über das Symbol können Befehlsgruppen wieder ausgeblendet werden. Über die Liste im rechten oberen Bereich können auch die Register für Tools wie Diagramme oder Bildbearbeitung angezeigt werden. Registerkarten bestimmen Um ein Register oder eine Befehlsgruppe auszublenden: 95

6 In der Abbildung werden im rechten Bereich des Programmfensters die Hauptregisterkarten und die eingeblendeten Befehlsgruppen des Registers Start angezeigt. Markieren Sie die Registerkarte bzw. die Befehlsgruppe, die Sie entfernen möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Entfernen. Bestätigen Sie mit OK. Der Befehl steht nun nicht mehr auf dem Menüband zu Verfügung. Einträge am Menüband verschieben Registerkarten oder Gruppen verschieben Wenn Sie die Reihenfolge der Register bzw. der Befehlsgruppen verändern möchten, gehen Sie wie folgt vor: Markieren Sie das Element, dessen Position Sie verändern möchten. Legen Sie über die Schaltflächen Bestätigen Sie mit OK. und die Reihenfolge fest. Anpassungen des Menübandes zurücksetzen Sie können vorgenommene Anpassungen des Menübandes wieder rückgängig machen. Aktivieren Sie in den Outlook-Optionen die Kategorie Menüband anpassen. Markieren Sie die Registerkarte, deren Änderungen rückgängig gemacht werden sollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurücksetzen. Wählen Sie im Untermenü den Eintrag Nur ausgewählte Registerkarte des Menübandes zurücksetzen. 96

7 Mit dem Eintrag Alle Anpassungen zurücksetzen weisen Sie dem Menüband wieder das ursprüngliche Aussehen zu. Menüband minimieren Sie können im Kontextmenü der Symbolleiste für den Schnellzugriff die Einstellung Menüband minimieren wählen. Dadurch schaffen Sie mehr Platz am Bildschirm, da nur mehr die Registerbezeichnungen sichtbar sind. Eine weitere Möglichkeit, das Menüband zu minimieren, bietet die gleichnamige Schaltfläche am oberen rechten Rand des Programmfensters. Befehle ausblenden Wurde der Befehl Menüband minimieren angewendet, sind nur mehr die Registerbezeichnungen sichtbar. Durch einen Klick auf eine Registerbezeichnung werden die dazugehörigen Schaltflächen wieder eingeblendet. Ein erneuter Klick auf eine Registerbezeichnung und die Leiste wird wieder minimiert. Um das Menüband wieder dauerhaft einzublenden: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste für den Schnellzugriff. Deaktivieren Sie den Befehl Menüband minimieren. Menüband dauerhaft wieder einblenden Um das Menüband auf Dauer wieder einzublenden muss im Kontextmenü der Symbolleiste für den Schnellzugriff der Befehl Menüband minimieren deaktiviert werden. 97

8 8.4 Symbolleiste für den Schnellzugriff Die Funktion der Symbolleiste für den Schnellzugriff besteht darin, häufig benötigte Befehle sofort zugänglich zu machen, ohne das Register wechseln zu müssen. Welche Befehle das sind, hängt von den Arbeitsgewohnheiten ewohnheiten in Outlook ab. Befehle, die häufig benötigt werden, sollten der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzugefügt werden Die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Position festlegen Standardmäßig befindet sich die Symbolleiste für den Schnellzugriff oberhalb des Menübandes. Mit dem Kontextmenü-Befehl Symbolleiste für den Schnellzugriff unter dem Menüband anzeigen können Sie diese Einstellung ändern. Ein Klick mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste für den Schnellzugriff öffnet das Kontextmenü. Befehle hinzufügen Befehle der Symbolleiste hinzufügen Um der Symbolleiste für den Schnellzugriff Befehlsschaltflächen hinzuzufügen: Klicken Sie auf den Listenpfeil, der sich rechts von der Symbolleiste für den Schnellzugriff befindet. Es wird ein Menü geöffnet. Befehle, die sich bereits auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff befinden, sind durch ein Häkchen gekennzeichnet. Eine Reihe von weiteren Befehlen wird angezeigt. Befindet sich der gewünschte Befehl in der Liste, so wählen Sie ihn durch Anklicken aus. Die Befehlsschaltfläche wird der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzugefügt und steht nun in allen Outlook-Anwendungen zur Verfügung. Weitere Befehle hinzufügen Wenn sich der benötigte Befehl nicht in der Liste befindet: Wählen Sie aus dem Menü Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen den Eintrag Weitere Befehle.. Daraufhin wird das Dialogfenster Outlook-OptionenOptionen geöffnet. In der Liste Befehle auswählen können Sie Befehlsgruppen bestimmen, deren Befehle dann im darunter befindlichen Listenfeld angezeigt werden. 98

9 Das Dialogfenster Outlook-Optionen Optionen > Symbolleiste für den Schnellzugriff bietet Möglichkeiten, die Symbolleiste für den Schnellzugriff nach den persönlichen Bedürfnissen einzurichten. Markieren Sie den gewünschten Befehl in der linken Liste und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Hinzufügen. Der Befehl wird in die rechte Liste eingefügt. Die Reihenfolge der Befehle kann über die Schaltflächen Bestätigen Sie mit OK. und geregelt werden. Befehle entfernen Um Befehlsschaltflächen aus der Symbolleiste für den Schnellzugriff zu entfernen: Wählen Sie aus dem Menü Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen den Eintrag Weitere Befehle. Markieren Sie in der rechten Liste mit den Befehlen den Eintrag, der entfernt werden soll. Klicken Sie auf die Schaltfläche Entfernen. Bestätigen Sie mit OK.. Der Befehl steht nun auf der Symbolleiste für den Schnell- zugriff nicht mehr zu Verfügung. Befehle von der Symbolleiste entfernen Symbolleiste für den Schnellzugriff über Kontextmenü anpassen Die Befehle zur Anpassung der Symbolleiste für den Schnellzugriff können auch über das Kontextmenü aufgerufen werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste für den Schnellzugriff. Wählen den gewünschten Befehl durch Anklicken. 99

10 8.5 Hilfefunktion Auch erfahrenen Outlook-Anwendern kann es in der neuen Programmversion passieren, dass Sie die im Programmumfang enthaltene Hilfe in Anspruch nehmen müssen, um sich längeres Herumsuchen zu ersparen Hilfefenster Hilfefenster aufrufen Outlook-Hilfe mit eingeblendetem Inhaltsverzeichnis Hilfe-Inhaltsverzeichnis Am rechten oberen Rand des Programmfensters befindet sich die Schaltfläche Micro- soft Office Outlook -Hilfe. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Fragezeichen, um das Hilfefenster Outlook-Hilfe zu öffnen. Sie blenden das Inhaltsverzeichnis ein, indem Sie auf der Symbolleiste des Hilfe-Fensters den Befehl Inhaltsverzeichnis anzeigen anklicken. Am linken Rand des Hilfefensters befindet sich das Inhaltsverzeichnis. Die Beiträge sind thematisch geordnet zusammengefasst. Die einzelnen Themen sind durch ein 100

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