Was ist wichtig? Vorüberlegungen und Beachtenswertes Formatierungsschritte und Abbildungen der Dialogfenster

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1 Was ist wichtig? Vorüberlegungen und Beachtenswertes Formatierungsschritte und Abbildungen der Dialogfenster Anita Velten

2 Vorwort Dieses Skript wurde erstellt für die Teilnehmerinnen des Kurses Wissenschaftliche Arbeiten mit WORD der Uni Koblenz. Es steht zum Download zur Verfügung auf (BN: uniko, PW: downloads). Skript, Vorlage und Übungsdateien erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die Anforderungen von DIN-Normen (DIN 5008 Schreib- und Gestaltungsregeln) und Vorgaben einzelner Hochschulen oder Fachbereiche zur Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten sind nicht bis ins jeweilige Detail erfüllt. Die Vorlage sollte mit allen derzeit gebräuchlichen WORD-Versionen (97 bis 2010) funktionieren, eine Gewähr auch für die Korrektheit von Skript und Vorlage schließe ich jedoch aus. Die Materialien stehen zu Übungszwecken zur Verfügung. Voraussetzung für das Funktionieren sind die entsprechenden Office-Versionen. Für weitere Fragen stehe ich per oder über das Kontaktformular auf zur Verfügung. Anita Velten Seite 1-II

3 Inhalt: Abbildungsverzeichnis... III Tabellenverzeichnis... III 1 Voreinstellungen Seite einrichten und Schriftschnitt einstellen Datei Optionen Symbolleiste für den Schnellzugriff Formatierungsschritte und Einstellungen Seitenumbrüche Gliederung Fußnoten Einfügen oder Löschen einer Fuß- oder Endnote Hervorhebungen Hinzufügen oder Löschen von Beschriftungen Hinzufügen einer Beschriftung... 6 Positionsrahmen... 7 Abbildungsverzeichnis Seitennummerierungen Einfügen von Kopf- und Fußzeilen... 8 Ändern von Kopf- oder Fußzeilen Verwenden von Kopf- und Fußzeilen in Dokumenten mit mehreren Abschnitten Verwenden derselben Kopf- und Fußzeilen in allen Abschnitten des Dokuments Anpassen der Kopf- und Fußzeilen für gerade und ungerade Seiten I

4 Ändern des Formates der Seitennummerierung Inhaltsverzeichnis einfügen Aktualisieren des Inhaltsverzeichnisses Schaubilder und Diagramme Schaubilder SmartArt-Grafiken Tabellen Feldfunktionen Was sind Dokumentvorlagen? Speichern und drucken Formatvorlagen zuweisen, erstellen oder ändern Vorhandene Formatvorlage zuweisen Neue Formatvorlagen erstellen Bestehende Formatvorlagen ändern Seite II

5 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Gruppe Seite Einrichten... 1 Abbildung 2: Word-Optionen... 1 Abbildung 3: Menüband und Symbolleiste für den Schnellzugriff... 2 Abbildung 4: Dokument in Abschnitte aufteilen... 2 Abbildung 5: Dokument, in Abschnitte aufgeteilt... 3 Abbildung 6:Menüband Start - Formatvorlagen... 3 Abbildung 7:Formatvorlagen ändern... 3 Abbildung 8: Fußnoten einfügen... 4 Abbildung 9: Verschiedene Formatvorlagen zur Auswhal... 5 Abbildung 10: Aufklappmenü... 5 Abbildung 11: Name der eigenen Formatvorlage... 5 Abbildung 12: Positionsrahmen-Befehl der Schnellzugriffleiste hinzufügen... 7 Abbildung 13: Felder aktualisieren... 7 Abbildung 14: Aktive Kopfzeile... 8 Abbildung 15: Toos zum Bearbeiten von Kopf- und Fußzeile Abbildung 16: Seitenzahl formatieren Abbildung 17: Einfügen von Schaubildern und Diagrammen Abbildung 18: Diagramm erstellen - word und excel Abbildung 19: Diagramm Abbildung 20: Diagrammtools Abbildung 21: SmartArt-Grafik Abbildung 22: Tabellentools Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Städte Tabelle 2: Tabelle - frei gestaltet III

6 1 Voreinstellungen 1.1 Seite einrichten und Schriftschnitt einstellen Beachten Sie die von der Uni vorgegebenen Regeln für das Verfassen von wissenschaftlichen Arbeiten. Richten Sie nach diesen Vorgaben die Seitenränder ein. Menüband SEITENLAYOUT >> Gruppe SEITE EINRICHTEN Stellen Sie Schriftart, Schriftgröße und Absatzausrichtung ein. Menüband START >>Gruppe SCHRIFTART UND ABSATZ Schalten Sie die automatische Silbentrennung ein. Menüband SEITENLAYOUT >>Gruppe SEITE EINRICHTEN Abbildung 1: Gruppe Seite Einrichten 1.2 Datei Optionen Schalten Sie die Registerkarte Entwicklertoos ein Schaltfläche Office WORDOPTIONEN >>Gruppe HÄUFIG VERWENDET Entwickler-Registerkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen aktivieren (Häkchen setzen). Abbildung 2: Word-Optionen Seite 1 von 26

7 1.3 Symbolleiste für den Schnellzugriff Abbildung 3: Menüband und Symbolleiste für den Schnellzugriff Richten Sie sich IHR Word 2007 nach eigenen Bedürfnissen ein. Sie haben die Möglichkeit, häufig benutzte Befehle in der Symbolleiste für den Schnellzugriff zu hinterlegen. Diese Leiste ist immer präsent, egal in welcher Registerkarte Sie sich gerade befinden. 2 Formatierungsschritte und Einstellungen 2.1 Seitenumbrüche Zum Einrichten des Dokuments mit verschiedenen Seitennummerierungen ist es erforderlich, das Dokument in Abschnitte aufzuteilen. Menüband SEITENLAYOUT >> Gruppe SEITE EINRICHTEN >> UMBRÜCHE Ihr Dokument sollte bestehen aus: Titelblatt, Inhaltsverzeichnis, Tabellen- und/oder Abbildungsverzeichnis, Hauptteil, Literaturverzeichnis, evtl. Anhang, Ehrenwörtlicher Erklärung. Abbildung 4: Dokument in Abschnitte aufteilen Die Abschnitte haben verschiedene Seitennummerierungen. Seite 2 von 26

8 Abbildung 5: Dokument, in Abschnitte aufgeteilt 2.2 Gliederung Definieren Sie für Überschriften Formatvorlagen Abbildung 6:Menüband Start - Formatvorlagen Word hält Formatvorlagen mit verschiedenen Gliederungsebenen bereit, die Sie problemlos übernehmen können. Wenn die vordefinierten Formate nicht Ihren Vorstellungen entsprechen, können Sie sie jederzeit ändern. Eine Dokumentvorlage, die die erforderlichen Formatvorlagen enthält, finden Sie bei (Benutzername: uniko, Passwort: downloads) Abbildung 7:Formatvorlagen ändern Seite 3 von 26

9 2.3 Fußnoten Einfügen oder Löschen einer Fuß- oder Endnote Fuß- und Endnoten 1 werden in gedruckten Dokumenten verwendet, um Erklärungen, Kommentare oder Verweise für Textstellen in einem Dokument bereitzustellen. Fuß- und Endnoten werden automatisch nummeriert. Wenn Sie automatisch nummerierte Fuß- o- der Endnoten hinzufügen, entfernen oder verschieben, wird die Nummerierung der Fuß-/Endnotenzeichen entsprechend der neuen Reihenfolge geändert. 1. Klicken Sie auf die Stelle, an der das Fuß-/Endnotenzeichen eingefügt werden soll. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte VER- WEISE in der Gruppe FUßNOTEN auf FUßNO- TE EINFÜGEN oder ENDNOTE EINFÜGEN. Tastenkombination Drücken Sie Abbildung 8: Fußnoten einfügen STRG+ALT+F, um eine weitere Fußnote einzufügen. Drücken Sie STRG+ALT+D, um eine weitere Endnote einzufügen. Standardmäßig werden Fußnoten von Word am Ende einer Seite und Endnoten am Ende eines Dokuments eingefügt. 3. Wenn Sie Änderungen am Format der Fuß- oder Endnoten vornehmen möchten, klicken Sie auf das Startprogramm für ein Dialogfeld Fußnoten, und führen Sie eine der folgenden Aktionen aus: Klicken Sie im Feld Zahlenformat auf das gewünschte Format. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Formatierung anstelle des herkömmlichen Zahlenformats verwenden möchten, klicken Sie neben Benutzerdefiniert auf die Option Symbol, und wählen Sie dann aus den verfügbaren Symbolen ein Verweiszeichen aus. 4. Klicken Sie auf Einfügen. Die Nummer der Fuß- bzw. Endnote wird von Word eingefügt, und die Einfügemarke wird neben der Nummer platziert. 1 Quelle: WORD 2007 Onlinehilfe - Seite 4 von 26

10 5. Geben Sie den Fußnotentext ein. 6. Doppelklicken Sie auf die Fuß- oder Endnotennummer, um zum Verweiszeichen im Dokument zurückzukehren. Wenn Sie eine Fuß- oder Endnote löschen möchten, verwenden Sie das Fuß-/Endnotenzeichen im Dokumentfenster und nicht den Text im Fuß-/Endnotenausschnitt. Die Fuß- bzw. Endnoten werden von Word in der neuen Reihenfolge neu nummeriert. 2.4 Hervorhebungen Textstellen, die besonders gekennzeichnet bzw. hervorgehoben werden sollen, formatieren Sie über die Formatvorlage. Wählen Sie eine bereits vorhandene Hervorhebung oder formatieren Sie ein Textstelle mit dem gewünschten Format und klicken dann Abbildung 9: Verschiedene Formatvorlagen zur Auswhal Menüband START >>Gruppe FORMATVORLAGEN >> AUSWAHL ALS NEUE FORMATVORLAGE SPEICHERN Abbildung 10: Aufklappmenü Abbildung 11: Name der eigenen Formatvorlage Seite 5 von 26

11 2.5 Hinzufügen oder Löschen von Beschriftungen Eine Beschriftung ist eine nummerierte Bezeichnung, z. B. Abbildung 1 oder Tabelle 1, die Sie einer Abbildung, einer Tabelle, einer Formel oder einem anderen Objekt hinzufügen können. Wenn Sie Beschriftungen später hinzufügen, löschen oder verschieben, können Sie problemlos alle Beschriftungsnummern gleichzeitig aktualisieren Hinzufügen einer Beschriftung 1. Markieren Sie das Objekt (Tabelle, Formel, Abbildung oder ein anderes Objekt), dem Sie eine Beschriftung hinzufügen möchten. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Verweise in der Gruppe Beschriftungen auf Beschriftung einfügen. 3. Wählen Sie in der Liste Bezeichnung die Bezeichnung aus, die das Objekt (z. B. ein Bild oder eine Formel) am besten beschreibt. Falls die Liste die richtige Bezeichnung nicht enthält, klicken Sie auf Neue Bezeichnung, geben Sie die neue Bezeichnung im Feld Bezeichnung ein, und klicken Sie dann auf OK. 4. Geben Sie beliebigen Text einschließlich Satzzeichen ein, der nach der Bezeichnung angezeigt werden soll. 5. Wählen Sie dann die weiteren gewünschten Optionen aus. 6. Der Text erscheint unter der Abbildung und wird automatisch ins Abbildungsverzeichnis übernommen. Die Abbildungen werden der Reihenfolge nach nummeriert. Die Nummerierungen aktualisieren sich, wenn Sie eine Abbildung oder Beschriftung löschen. Wenn Sie viele Abbildungen haben, lohnt es sich, mit Positionsrahmen zu arbeiten. Sie haben den Vorteil, dass Sie die Abbildungen einschließlich Beschriftung im umfließenden Text verschieben können. Seite 6 von 26

12 2.5.2 Positionsrahmen Klicken Sie im Menüband ENTWICKLERTOOLS >>Gruppe STEUERELEMENTE >>HORIZONTALEN RAHMEN EINFÜGEN und ziehen mit gehaltener linker Maustaste einen Rahmen auf. In diesen Rahmen fügen Sie die Abbildung ein. Sinnvoll ist es, den Positionsrahmen zu formatieren (z. B. Rahmen entfernen oder verändern etc.) und ihn den Formatvorlagen hinzuzufügen (wie oben beschrieben). Abbildung 12: Positionsrahmen-Befehl der Schnellzugriffleiste hinzufügen Oder fügen Sie das Symbol der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzu (Kontextmenü) Abbildungsverzeichnis Word erstellt automatisch ein Verzeichnis der beschrifteten Abbildungen. Menüband VERWEISE >>Gruppe BESCHRIFTUNGEN >>ABBILDUNGSVER- ZEICHNIS EINFÜGEN Aktualisieren Sie das Abbildungsverzeichnis, falls sich nach Erstellung noch eine Änderung der Abbildungen ergibt! Kontextmenü >> Felder aktualisieren Seite 7 von 26 Abbildung 13: Felder aktualisieren

13 2.6 Seitennummerierungen Einfügen von Kopf- und Fußzeilen Kopf- und Fußzeilen sind die Bereiche in den oberen, unteren und seitlichen Rändern, die auf jeder Seite im Dokument enthalten sind.in Kopf- und Fußzeilen können Sie Text oder Grafiken einfügen und ändern. Sie können beispielsweise Seitenzahlen, Datum und Uhrzeit, ein Firmenlogo, den Titel des Dokuments, den Dateinamen oder den Namen des Autors hinzufügen. Zum Einfügen von Kopf- und/oder Fußzeilen klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Kopf- und Fußzeile auf Kopfzeile oder Fußzeile. Klicken Sie auf das gewünschte Design für die Kopfbzw. Fußzeile. Die Kopf- oder Fußzeile wird auf jeder Seite des Dokuments eingefügt. Während der Bearbeitung der KoFu-Zeile wird der Dokumenttext schattiert dargestellt und kann nicht beschrieben werden. Erst wenn die KoFu-Zeilen durch Doppelklick in den Text wieder geschlossen sind, können Sie das Dokument wieder weiter bearbeiten. Wenn Sie eine eingefügte Kopf- oder Fußzeile ändern möchten, verwenden Sie die zusätzlichen Optionen auf der Registerkarte Kopf- und Fußzeilen unter Kopf- und Fußzeilentools. Mit einem Doppelklick auf Kopf- oder Fußzeile öffnen Sie diese zur Bearbeitung. Abbildung 14: Aktive Kopfzeile Seite 8 von 26

14 Sie haben Ihre Arbeit zuvor in verschiedene Abschnitte unterteilt und können jetzt unterschiedliche Einträge in die Kopf- und Fußzeilen einfügen. So ist es möglich, das Deckblatt ohne Eintrag zu gestalten, die Seiten mit Inhalts-, Abbildungs- oder Tabellenverzeichnis in römischen und den Rest des Dokuments in arabischen Ziffern zu nummerieren. Außerdem sind verschiedene Kopf- und Fußzeilentexte möglich Ändern von Kopf- oder Fußzeilen Sie können vordefinierte Kopf- und Fußzeilen in das Dokument einfügen und das Design einfach ändern. Sie können aber auch eigene Kopf- und Fußzeilen erstellen, z. B. mit einem Firmenlogo und individuellem Aussehen, und diese dann im Katalog speichern Verwenden von Kopf- und Fußzeilen in Dokumenten mit mehreren Abschnitten Erstellen einer abweichenden Kopf- oder Fußzeile für einen bestimmten Dokumentteil: 1. Klicken Sie auf den Abschnitt, für den eine andere Kopf- oder Fußzeile erstellt werden soll. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Kopfund Fußzeile auf Kopfzeile oder Fußzeile. 3. Klicken Sie auf Kopfzeile bearbeiten oder Fußzeile bearbeiten. 4. Klicken Sie auf der Registerkarte Kopf- und Fußzeile in der Gruppe Navigation auf Verknüpfung zum Vorherigen, um die Kopf- und Fußzeile des neuen Abschnitts von der des vorherigen Abschnitts zu trennen. Word zeigt in der oberen rechten Ecke der Kopf- bzw. Fußzeile nicht mehr den Hinweis Wie vorherige an. 5. Ändern Sie die vorhandene Kopf- bzw. Fußzeile, oder erstellen Sie für diesen Abschnitt eine neue Kopf- oder Fußzeile Verwenden derselben Kopf- und Fußzeilen in allen Abschnitten des Dokuments 1. Doppelklicken Sie auf die Kopf- oder Fußzeile, die mit der Kopfoder Fußzeile im vorherigen Abschnitt übereinstimmen soll. Seite 9 von 26

15 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Kopf- und Fußzeilen in der Gruppe Navigation auf Zurück oder Weiter, um zu der Kopf- oder Fußzeile zu wechseln, die geändert werden soll. 3. Klicken Sie auf Verknüpfung zum Vorherigen, um die Kopf- und Fußzeilen des aktuellen Abschnitts wieder mit denen des vorherigen Abschnitts zu verbinden. 4. Sie werden von Word gefragt, ob Sie die Kopf- und Fußzeile löschen und mit der Kopf- und Fußzeile im vorherigen Abschnitt verbinden möchten. Klicken Sie auf Ja Anpassen der Kopf- und Fußzeilen für gerade und ungerade Seiten Angenommen, Sie möchten den Titel des Dokuments auf geraden Seiten und den Titel des Kapitels auf ungeraden Seiten verwenden. 1. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Kopfund Fußzeile auf Kopfzeile oder Fußzeile. 2. Klicken Sie auf Kopfzeile bearbeiten oder Fußzeile bearbeiten. 3. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Kopf- und Fußzeilen in der Gruppe Optionen das Kontrollkästchen Gerade/ungerade anders. 4. Klicken Sie bei Bedarf in der Gruppe Navigation auf Zurück oder Weiter, um die Bereiche für gerade oder ungerade Kopf- bzw. Fußzeilen aufzurufen. 5. Erstellen Sie die Kopf- bzw. Fußzeile für Seiten mit ungeraden Seitenzahlen im Bereich Ungerade Kopfzeile bzw. Ungerade Fußzeile und die Kopf- bzw. Fußzeile für Seiten mit geraden Seitenzahlen im Bereich Gerade Kopfzeile bzw. Gerade Fußzeile Ändern des Formates der Seitennummerierung Doppelklicken Sie auf Kopf- oder Fußzeile, markieren Sie die Seitenzahl. Sofort stehen Ihnen die Tools zum Bearbeiten der Kopf- und Fußzeile zur Verfügung. Abbildung 15: Tools zum Bearbeiten von Kopf- und Fußzeile Seite 10 von 26

16 Klicken Sie auf Seitenzahl >> Seitenzahlen formatieren und nehmen die Einstellungen vor. Abbildung 16: Seitenzahl formatieren Inhaltsverzeichnis einfügen 1. Klicken Sie auf die Stelle, an der Sie das Inhaltsverzeichnis einfügen möchten. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Verweise in der Gruppe Inhaltsverzeichnis auf Inhaltsverzeichnis, und klicken Sie dann auf Inhaltsverzeichnis einfügen Aktualisieren des Inhaltsverzeichnisses Wenn Sie Überschriften oder andere Inhaltsverzeichniseinträge im Dokument hinzugefügt oder entfernt haben, können Sie das Inhaltsverzeichnis schnell aktualisieren. 1. Klicken Sie auf der Registerkarte Verweise in der Gruppe Inhaltsverzeichnis auf Tabelle aktualisieren. Seite 11 von 26

17 2. Klicken Sie auf Nur Seitenzahlen aktualisieren oder auf Gesamtes Verzeichnis aktualisieren. ODER wählen Sie das Kontextmenü und Felder aktualisieren ODER markieren sie das gesamte Dokument (Strg + a) und drücken die F9-Taste. Alle Felder werden aktualisiert. 2.7 Schaubilder und Diagramme Abbildung 17: Einfügen von Schaubildern und Diagrammen Mit einem Diagramm können Sie Ihre Aussage am besten und schnell vermitteln. In einem Diagramm können Sie Arbeitsblattdaten umwandeln, um Vergleiche, Muster und Trends aufzuzeigen. Diagramme veranschaulichen Daten Sie brauchen nicht in den Spalten die Arbeitsblattzahlen zu analysieren, sondern können auf einen Blick erkennen, was die Daten aussagen. In Excel 2007 können Sie ein Diagramm in ca. 10 Sekunden erstellen. Word gibt Ihnen im Menüband Einfügen in der Gruppe Illustrationen die Möglichkeit, Diagramme, SmartArt-Grafiken, Formen, Bilder und ClipArts in Ihr Dokument einzubinden. Beim Erstellen eines Diagrammes greift Word auf das Ursprungsprogramm (Excel) zurück, damit Sie alle Diagrammwerkzeuge zur Verfügung haben. Abbildung 18: Diagramm erstellen - word und excel Seite 12 von 26

18 Nachdem Sie ein Diagramm erstellt haben, können Sie einfach neue Elemente hinzufügen. Sie können z. B. Diagrammtitel angeben, um dem Diagramm mehr Informationen hinzuzufügen, o- der Sie können die Anordnung der Diagrammelemente ändern. Verkauf 1. Quartal 2. Quartal 3. Quartal 4. Quartal Abbildung 19: Diagramm Zum Ändern des Diagramms klicken Sie auf die Diagrammfläche. Das Menüband Diagrammtools öffnet sich. Holen Sie dort Ihre Tabelle zurück und Formatieren das vorhandene Diagramm nach Ihren Wünschen Abbildung 20: Diagrammtools Seite 13 von 26

19 2.7.1 Schaubilder SmartArt-Grafiken Eine SmartArt-Grafik ist eine visuelle Darstellung Ihrer Informationen, die Sie schnell und einfach erstellen können. Sie können dabei zwischen vielen verschiedenen Layouts auswählen und so Ihre Botschaft oder Ihre Ideen effektiv vermitteln. Durch die Verwendung von Illustrationen können Leser die Texte leichter verstehen und sie sich besser einprägen. Wenn Sie eine frühere Version von Microsoft Office verwenden, können Sie viel Zeit damit verbringen, Formen in eine einheitliche Größe zu bringen oder richtig auszurichten, Ihrem Text das gewünschte Aussehen zu verleihen und Formen entsprechend dem Gesamteindruck des Dokuments zu formatieren, statt sich auf den Inhalt zu konzentrieren. Mit dem neuen Feature für SmartArt-Grafiken können Sie Illustrationen in professioneller Qualität mit wenigen Mausklicks erstellen und verändern. Menüband EINFÜGEN >>Gruppe ILLUSTRATIONEN >> SmartArt Ebene 1 Ebene 2 Ebene 3 Ebene 3 Ebene 2 Ebene 3 Abbildung 21: SmartArt-Grafik Seite 14 von 26

20 2.8 Tabellen Stadt oder Ort Punkt A Punkt B Punkt C Punkt D Punkt E Punkt A Punkt B 87 Punkt C Punkt D Punkt E Tabelle 1: Städte Tabelle 2: Tabelle - frei gestaltet Tabellen können grundsätzlich frei gestaltet werden. Für Tabellenzellen stehen eine Reihe von formatierten Schnelltabellen zur Verfügung. Jede Tabelle sollte eine Tabellenbeschriftung haben. Zum Bearbeiten von Tabellen stehen Ihnen die Tabellentools zur Verfügung. Abbildung 22: Tabellentools Ein Tabellenverzeichnis erstellen Sie wie in beschrieben. Seite 15 von 26

21 2.9 Feldfunktionen Word fügt Beschriftungen als Text, die fortlaufende Beschriftungsnummer hingegen als Feld ein. Falls Ihre Beschriftung ähnlich aussieht wie {SEQ Tabelle \* ARABIC}, zeigt Word Feldfunktionen anstelle von Feldwerten an. Drücken Sie zum Anzeigen der Feldwerte ALT+F9, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Feldfunktion, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Feldfunktionen anzeigen Was sind Dokumentvorlagen? Dokumentvorlagen erleichtern die Arbeit. Einmal layoutet und gespeichert, sind sie immer wieder für neue Texte im gleichen Layout verfügbar. Word bietet über DATEI >> NEU eine Reihe interessanter Dokumentvorlagen, die Lösungen für viele in der Praxis anfallenden Vorlagen (Rechnungen, Faxvordrucke, Briefköpfe, Protokolle, Lebensläufe) bieten. Abbildung 23: Dokumentvorlagen in Word Die Standard-Dokumentvorlage, die Word bei jedem Neustart öffnet ist die Dokumentvorlage Normal.dotm. Selbst erstellte Vorlagen, in denen Sie eigene Formatvorlagen und Voreinstellungen hinterlegt haben, wie in Ihrer Diplomarbeit, sollten Sie als eigene Vorlage SPEICHERN. Wählen Sie dazu im Speichern- Dialog den DATEITYP *.DOTM. Word 2007 bietet Ihnen als Speicherort den Ordner DOKUMENTE an. Sie können diese Vorlage auch an jedem beliebigen andern Speicherort aufbewahren. Seite 16 von 26

22 Um auf dem lokalen Rechner auf Dokumentvorlagen zugreifen zu können, werden diese grundsätzlich im Ordner Templates gespeichert. Bis Office 2003 war es so, dass sobald *.dot (Dateinamenerweiterung für Dokumentvorlagen in älteren Office-Versionen) gewählt wurde, automatisch der Ordner Vorlagen ausgewählt wurde. Das ist seit Office 2007 nicht mehr so. Bei Vista wurde der Ordner Templates noch in den Links angezeigt, das ist aber bei Windows 7 auch nicht mehr der Fall, und wenn Sie Office 2007/2010 auf Windows XP installiert haben, müssen Sie sich selbst in den Ordner Templates verzweigen. (Pfad: C:\Dokumente und Einstellungen\Admin\Anwendungsdaten\Microsoft\Templates). DATEI >> NEU >> Meine Vorlagen zeigt dann eine Liste der eigenen Vorlagen. Abbildung 24: Meine Vorlagen Seite 17 von 26

23 2.11 Speichern und drucken Word 2007 speichert Dokumente im Format docx. Dieses Format ist von älteren Word-Versionen nicht lesbar. Sie können jedoch im Format *.doc für Version speichern. Allerdings werden vom alten Word die neueren Formate nicht dargestellt. Word weist beim Speichern darauf hin. Erstmals bietet Word die Möglichkeit, Dokumente im PDF-Format zu speichern. Falls Sie Ihre Arbeit an einem anderen Rechner ausdrucken wollen, speichern Sie sie im PDF-Format, da dann die Formate erhalten bleiben Formatvorlagen zuweisen, erstellen oder ändern Formatierungen setzen sich häufig aus mehreren Formatierungsmerkmalen zusammen. Solche Kombinationen von Formatierungen können in Formatvorlagen gespeichert werden. Wenn Sie einem Textbereich eine Formatvorlage zuweisen, versehen Sie ihn auto- Seite 18 von 26

24 matisch mit allen Formatierungsmerkmalen, die in der Vorlage gespeichert wurden. Wenn Sie Änderungen an der Formatierung vornehmen, werden alle mit der Formatvorlage formatierten Textpasssagen im Dokument automatisch angepasst. Übersicht über Formatvorlagen: Formatvorlagentyp Erklärung Absatzformatvorlagen Zeichenformatvorlagen Verknüpfte Formatvorlagen (Absatz und Zeichen) Tabellenformatvorlagen Listenformatvorlagen Tabelle 3: Formatvorlagentyp Werden auf Absätze angewandt und beinhalten Absatzausrichtung, Zeilen- und Absatzabstände Werden auf einzelne Zeichen bzw. Wörter angewandt und beinhalten Schriftart und -größe, Fett- oder Kursivdruck Werden auf Absätze und die darin enthaltenen Zeichen angewandt - z. B. bei Überschriften - und enthalten eine Kombination von Absatz- und Zeichenformatvorlagen. Werden auf ganze Tabellen angewendet und ermöglichen die einheitliche Gestaltung von Rahmen, Schattierungen, Ausrichtungen und Schriftarten in Tabellen Werden auf die Absätze einer Liste und die darin enthaltenen Nummerierungs- bzw. Aufzählungszeichen angewandt und enthalten Formatierungen wie gleiche Ausrichtung, Aufzählungszeichen und Schriftarten für Listen. Seite 19 von 26

25 Vorhandene Formatvorlage zuweisen Abbildung 25: Formatvorlagenkatalog Word stellt standardmäßig bereits etliche Formatvorlagen im Formatvorlagenkatalog zur Verfügung. Formatvorlagen werden außerdem im Dokument und in Dokumentvorlagen gespeichert. Setzen Sie den Cursor in den betreffenden Absatz oder das Wort, dem die Formatvorlage zugewiesen werden soll, bzw. markieren Sie die entsprechende Textpassage. Zeigen Sie im Register START, Gruppe FORMATVORLAGEN, auf die gewünschte Formatvorlage, wird der markierte Text als Vorschau mit den entsprechenden Formatierungen angezeigt. Klicken Sie auf den Eintrag, um die entsprechende Formatvorlage zuzuweisen. ODER wird die gewünschte Formatvorlage nicht angezeigt, öffnen Sie mit der Schaltfläche den Formatvorlagenkatalog und wählen Sie im geöffneten Listenfeld die Formatvorlage aus Neue Formatvorlagen erstellen Formatieren Sie einen Absatz mit allen Eigenschaften, die in die neue Formatvorlage übernommen werden sollen. Klicken Sie im Register START, Gruppe FORMATVORLAGEN auf die Schalfläche und wählen Sie den EINTRAG AUSWAHL ALS NEUE SCHNELLFORMATVORLAGE SPEICHERN. Seite 20 von 26

26 Tragen Sie im Dialogfenster Neue Formatvorlage von Formatierung erstellen einen Namen für die neue Formavorlage ein Bestehende Formatvorlagen ändern Abbildung 26: Neue Formatvorlage erstellen Änderungen in der Formatierung einer verwendeten Formatvorlage können Sie ebenfalls dauerhaft speichern: Formatieren Sie den Absatz oder die Zeichen mit den Eigenschaften, die die Formatvorlage erhalten soll oder platzieren Sie den Cursor an einer entsprechend formatierten Stelle. Klicken Sie im FORMATVORLAGEN-KATALOG mit der RECHTEN MAUS- TASTE auf die zu ändernde Formatvorlage und wählen Sie aus der eingeblendeten Liste den Eintrag Formatvorlagenname aktualisieren, um der Auswahl zu entsprechen. Alle Texte im Dokument, denen diese Formatvorlage zugewiesen wird oder ist, werden automatisch mit den neuen Formatierungen formatiert. Seite 21 von 26