1 Formatvorlagen Allgemeines Bestehende Formatvorlage ändern Erstellen einer neuen Schnellformatvorlage...

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1 1 Formatvorlagen Allgemeines Bestehende Formatvorlage ändern Erstellen einer neuen Schnellformatvorlage Aufzählungsformat bei den Überschriften anpassen Kopf- und Fusszeilen Allgemeines Kopf- und Fusszeilen auf der ersten Seite anders Kopf- und Fusszeilen auf der Rückseite bei doppelseitigem Ausdruck Inhaltsverzeichnis aus Überschriften anfertigen Voraussetzung: Verwendung der Formatvorlage ÜBERSCHRIFT Verzeichnis aktualisieren Verzeichnis von Abbildungen, Tabellen/Diagrammen Beschriftung unter die Abbildung, Tabelle einfügen Abbildungs- oder Tabellenverzeichnis einfügen Index (Stichwortverzeichnis) anfertigen Voraussetzung: Indexeinträge Index einfügen Fussnoten Fussnoten einfügen Fussnoteninhalt ändern Fussnotenformat änderm Fussnote löschen Abschnitte, manueller Seitenwechsel Allgemeines Abschnittsbezogene Kopf- und Fusszeilen Empfehlungen fürs Vorgehen beim Schreiben des Texts... 8

2 1 Formatvorlagen 1.1 Allgemeines Um eine einheitliche Gestaltung gleichartiger und gleich gewichteter Textinhalte, insbesondere der Überschriften bei gegliederten Dokumenten zu erhalten, ist es sehr wichtig, die Überschriften mit Formatvorlagen zu machen. Eine Absatz-Formatvorlage speichert eine Kombination von mehreren Zeichen- und Absatzformaten unter einem eindeutigen Namen. Um bei einem Absatz alle Formate gleichzeitig einzustellen, genügt es, den entsprechenden Absatz zu markieren und aus der vordefinierten Formatvorlagen- Auswahl (Schnellformatvorlagen-Katalog) den gewünschten Namen anzuklicken. Tipp: Mit den folgenden Tastencodes kann man bei Titeln schnell die verschiedenen Überschriften auswählen: <Alt>+1 = Überschrift 1, <Alt>+2 = Überschrift 2, <Alt>+3 = Überschrift 3. Eine neu erstellte bzw. geänderte Formatvorlage, wird grundsätzlich mit dem Dokument gespeichert, wo sie erstellt bzw. geändert wurde. Sie kann jedoch auch in andere Dokumente kopiert oder in eine Dokumentvorlage gespeichert bzw. kopiert werden (bei der Hilfe in Suchen "Laden oder Entladen" eingeben und dann gemäss Erklärung der Hilfe ). 1.2 Bestehende Formatvorlage ändern Meistens will man eine Formatvorlage unter einem bestehenden Namen ändern. 2 Möglichkeiten: Man klickt bei der gewünschten Formatvorlage in der Multifunktionsleiste mit der rechten Maustaste und wählt im Kontextmenü Ändern. Oder: Man klickt auf den Schrägpfeil in der Gruppe Formatvorlagen. Dann erscheint ein Zusatzfenster mit allen Formatvorlagen. Auch dort macht man bei der gewünschten Formatvorlage Rechtsklick und wählt im Kontextmenü Ändern. Nun öffnet sich das "Formatvorlagen ändern" Fenster. Man wählt dann die gewünschten Optionen aus. Weitere Optionen erhält man, wenn man auf Format und dann auf das zu ändernde Attribut klickt (z.b. Schriftart oder Nummerierung). Dann OK, nachdem man ein Attribut geändert hat. Und man wiederholt diesen Schritt, wenn man mehrere Attribute ändern möchte. Man bestätigt alles mit Ok. 1.3 Erstellen einer neuen Schnellformatvorlage Man markiert den Text, den man als neue Formatvorlage erstellen möchte (z.b. der Begriff privat soll immer rot/fett angezeigt werden). 2

3 Dann klickt man mit der rechten Maustaste auf den markierten Text und wählt im Kontextmenü Formatvorlagen und anschliessend auf Auswahl als neue Schnellformatvorlage speichern. Im neuen Fenster gibt man einen Namen, z. B. privat und klickt dann auf Ok. Die neu erstellte Formatvorlage rot/fett wird im Schnellformatvorlagen-Katalog unter dem gewählten Namen angezeigt und ist jederzeit verfügbar, wenn man Text fett und rot formatieren möchten. 2 Aufzählungsformat bei den Überschriften anpassen Bei mehrseitigen Arbeiten sollte man für die Überschriften eine automatische Aufzählung einrichten. Dies erreicht man über Klicken auf den Pfeil neben dem Symbol "Liste mit mehreren Ebenen" Bei wissenschaftlichen Arbeiten sollte mit Hilfe der Dezimalklassifikation (siehe ausgewählter Bereich) gegliedert werden. (immer mit dem Zusatz Überschrift) Über den Befehl Neue Liste mit mehreren Ebenen definieren kann man in einem neuen Fenster weitere Optionen auswählen: z.b. die vorgegebene Ausrichtung oder den Einzug ändern. 3

4 3 Kopf- und Fusszeilen 3.1 Allgemeines Kopf- und Fusszeilen sind Titel, die ausserhalb des normalen Texts ständig wichtige Informationen (z.b. Kapitelbezeichnung, Seitenzahl, Datum) darstellen. Sie werden vor allem bei mehrseitigen Texten angewendet. Über die Registerkarte Einfügen kommt man mit der Befehlsschaltfläche Kopfzeile zu einem Fenster, bei dem man eine vorformatierte Kopfzeile auswählen kann. Aber besser ist es den Befehl Kopfzeile bearbeiten zu wählen. Man ist jetzt im Textfeld für die Kopfzeile. Zudem erscheint die Registerkarte Entwurf (Kopf- und Fusszeilentools). Im Textfeld kann man jede Schrift- und Zeichenformatierung, Rahmen und Schattierung verwenden. Mit der <Tab>-Taste kann man direkt auf zentriert gehen, nochmals <Tab>- Taste, dann ist man am rechten Rand und kann rechtsbündig schreiben. Beispiel einer Kopfzeile Beispiel einer Fusszeile Mit der Schaltfläche Zur Fusszeile wechseln wechselt man zur Fusszeile. Für Einfügen hat man verschiedene Symbole in der Multifunktionsleiste. Als Beispiel wollen wir hier das Datum (mit Datum und Uhrzeit), den Autorennamen (Schriftgrösse 9 und (C) ) und die Seitenzahlen darstellen. (bei Seitenzahl dann Seitenzahlen wählen, dann ganz runterscrollen und bei Seite X von Y anklicken). Mit Doppelklicken auf den normalen Text gelangt man wieder in den normalen Text. 3.2 Kopf- und Fusszeilen auf der ersten Seite anders Meistens will man auf der ersten Seite keine Kopf- und Fusszeilen oder eine andere. Dies erreicht man, wenn man bei Erste Seite anders ein Häklein macht. Jetzt sieht man in der ersten Seite "Erste Kopfzeile". Sie ist jetzt leer. Auch die Fusszeile ist leer. Man kann sie jetzt also leer lassen oder etwas hineinschreiben. Z.B. lassen wir die erste Kopfzeile leer. Bei der ersten Fusszeile kann man mit dem Symbol die nächste Fusszeile anschauen. Man kopiert den Inhalt, wechseln mit erste Fusszeile und fügt den Text ein. wieder in die 3.3 Kopf- und Fusszeilen auf der Rückseite bei doppelseitigem Ausdruck Wenn man doppelseitig drucken will, sollten die Kopf- und Fusszeile bei den geraden Seiten anders sein als bei den ungeraden. Dies erreicht man, indem man bei Untersch. gerade ungerade Seiten ein Häklein macht 4

5 4 Inhaltsverzeichnis aus Überschriften anfertigen 4.1 Voraussetzung: Verwendung der Formatvorlage ÜBERSCHRIFT Das automatische Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses basiert auf der Verwendung der Formatvorlagen "Überschrift 1" usw. In ein Inhaltsverzeichnis werden alle Absätze aufgenommen, die mit einer der Überschrift-Format-Vorlagen formatiert wurden. Man platziert den Cursor an der Stelle im Dokument, an der das Verzeichnis eingefügt werden soll. Man klickt auf der Registerkarte Verweise auf Inhaltsverzeichnis, und klickt dann auf die gewünschte Formatvorlage oder auf Inhaltsverzeichnis einfügen. Im neuen Fenster legt man fest, ob bzw. wo Seitenzahlen angezeigt und welche Füllzeichen gegebenenfalls eingefügt werden sollen. Man bestimmt das zu verwendende Format (meist "Von Vorlage"). Evtl. kann man zusätzlich weitere Einstellungen machen. Man wählt den Eintrag "Von Vorlage" und klickt auf Optionen oder Ändern. Im darauf folgenden Dialogfenster lassen sich die zu Grunde liegenden Formatvorlagen verändern. Mit Ok übernehmen. 4.2 Verzeichnis aktualisieren Wenn man nach Erstellen eines Verzeichnisses noch Änderungen am Text vornimmt, werden diese Bearbeitungen nicht automatisch im Verzeichnis berücksichtigt. Dadurch kann es z.b. passieren, dass eine Überschrift im Text anders lautet als im Inhaltsverzeichnis oder dass durch das Verschieben von Seitenumbrüchen manche Seitenangaben im Index nicht mehr stimmen. In diesem Fall ist es sinnvoll, eine Aktualisierung vorzunehmen. Achtung: Hat man in einem Verzeichnis nachträglich einen Text hinzugefügt oder Formatierungen geändert, gehen diese Änderungen beim Aktualisieren verloren. Um ein Verzeichnis zu aktualisieren, setzt man den Cursor in das Verzeichnis und betätigt <F9>. (Oder beim Kontextmenü Felder aktualisieren). Falls es sich um einen Index oder ein Abbildungsverzeichnis handelt, nimmt Word die Aktualisierung direkt vor. Bei einem Inhaltsverzeichnis kann man in einem Dialogfenster wählen, ob ausschliesslich die Seitenzahlen (keine Formatänderungen) oder das vollständige Verzeichnis aktualisiert werden soll. 5

6 5 Verzeichnis von Abbildungen, Tabellen/Diagrammen 5.1 Beschriftung unter die Abbildung, Tabelle einfügen Wenn man in einer Arbeit viele Abbildungen/Tabellen darstellt, kann man mit Word als Zusammenfassung auch ein Verzeichnis herstellen. Man setzet den Cursor dort, wo die Beschriftung eingefügt werden soll oder markiert das Bild. Man klickt bei der Registerkarte Verweise auf Beschriftung einfügen. Man wählt im folgenden Fenster die gewünschte Bezeichnung (Man kann auch bei neue Bezeichnung eine neue z.b. Abb. machen), schreibt nach "Abbildung 1" den Titel/die Beschreibung der Abbildung und schliesst mit Ok ab. 5.2 Abbildungs- oder Tabellenverzeichnis einfügen Man platziert den Cursor an der Stelle im Dokument, an der das Verzeichnis eingefügt werden soll. Man klickt bei der Registerkarte Verweise auf Abbildungsverzeichnis einfügen. Man wählt die Beschriftungskategorie und legt fest, ob bzw. wo Seitenzahlen angezeigt und welche Füllzeichen gegebenenfalls eingefügt werden sollen. Evtl. kann man zusätzlich weitere Einstellungen machen. Man wählt den Eintrag "Von Vorlage" und klickt auf Optionen oder Ändern. Im darauf folgenden Dialogfenster lassen sich die zu Grunde liegenden Formatvorlagen verändern. Mit Ok übernehmen. 6 Index (Stichwortverzeichnis) anfertigen 6.1 Voraussetzung: Indexeinträge Ein Index basiert auf so genannten Indexeinträgen. Indexeinträge kennzeichnen die Textpassagen, die in den Index aufgenommen werden sollen. Man markiert die gewünschte Textpassage und betätigt <Alt>+<Shift>+<x> (oder über die Registerkarte Verweise in der Gruppe Index auf Eintrag festlegen klicken.) Im geöffneten Fenster kann man noch zusätzliche Einträge machen. Man bedenke bei der Formulierung von Indexeinträgen, dass diese im Index alphabetisch (und nicht z.b. thematisch) angeordnet werden. Es kann sich als sinnvoll erweisen, für eine Textstelle zwei unterschiedlich lautende Indexeinträge vorzusehen (z.b. Computer und PC). Umgekehrt kann es oft wichtig sein, dass zwei thematisch zusammengehörende Indexeinträge im Index untereinander angezeigt werden. In diesem Fall müssen die betreffenden Indexeinträge mit der gleichen Zeichenfolge beginnen. 6

7 6.2 Index einfügen Wenn man mit der obigen Methode alle Indexeinträge festgelegt hat, kann man das Stichwortverzeichnis anfertigen: Man wechselt über über die Registerkarte Verweise in der Gruppe Index auf Index einfügen. Man legt fest, ob Untereinträge jeweils in einer eigenen Zeile eingerückt oder direkt hinter dem Haupteintrag angeordnet werden sollen. Man bestimmt die Anzahl der Spalten. Zusätzlich nimmt man weitere Einstellungen vor. Mit Ok bestätigen und das Stichwortverzeichnis wird hergestellt. Im Stichwortverzeichnis kann man nachträglich zusätzliche Angaben hinzuschreiben und nach eigenem Belieben formatieren. 7 Fussnoten 7.1 Fussnoten einfügen Man setzt den Cursor direkt hinter die Textstelle, zu der man eine Anmerkung/ Quellenangabe schreiben will. Man klickt bei der Registerkarte Verweise auf Fußnote einfügen oder Endnote einfügen. Bei sehr langen oder sehr vielen Anmerkungen werden die Fussnotentexte alle am Ende des Dokumentes angebracht. Bei nicht zu langen und wenigen Fussnoten jeweils am Fuss-Ende der entsprechenden Seite. Mit Ok gelangt man danach direkt in die Eingabezone der Fussnoten. Bei der Cursorposition im Text wird die Fussnotennummerierung eingefügt. 7.2 Fussnoteninhalt ändern In der Seitenlayout-Ansicht kann man direkt beim Fussnotentext Änderungen vornehmen. 7.3 Fussnotenformat änderm Man klickt auf den Schrägpfeil in der Gruppe Fußnoten Fenster wählt man aus.. Im neuen 7.4 Fussnote löschen Man markiert das entsprechende Fussnotenzeichen im Text und löscht mit der <Del>-Taste. Das Fussnotenzeichen und der dazugehörige Text werden gleichzeitig gelöscht. 7

8 8 Abschnitte, manueller Seitenwechsel 8.1 Allgemeines Meistens besteht ein Dokument aus einem einzigen Abschnitt. Manchmal ist es jedoch sinnvoll, das Dokument in einzelne Abschnitte zu gliedern, um sie frei gestalten zu können. So kann z.b. in einem Dokument eine Seite hoch-, eine andere querformatig gestaltet werden. Abschnittsweise lassen sich die folgenden Formatierungen individuell vornehmen: Seitenränder, Seitenzahl, Zeilennummerierung, Papierformat, Spaltenzahl, Kopf- und Fusszeilen. Vorgehen: Man klickt bei der Registerkarte Seitenlayout in der Gruppe Seite einrichten auf Umbrüche. Dann wählt man im neuen Fenster die gewünschte Formatierungsänderung. 8.2 Abschnittsbezogene Kopf- und Fusszeilen Wenn man wie oben beschrieben verschiedene Abschnitte hat, kann man verschiedene Kopf- und Fusszeilen darstellen. Man klickt in der Symbolleiste für Kopf- und Fusszeile auf das Symbol "Wie vorherige", um die Standardeinstellung zu deaktivieren. Nun gestaltet man die unterschiedlichen Angaben. 9 Empfehlungen fürs Vorgehen beim Schreiben des Texts Man gestaltet das Titelblatt (evtl. mit WordArt) Man passt die Formatvorlagen für die verschiedenen Überschriften seinen Vorstellungen an. (Schriftart, Schriftgrösse, Abstand vor bzw. nach, Gliederungsart = Dezimalklassifikation) Man erstellt die Kopf- und Fusszeilen mit Seitennummerierung usw. Man schreibt den Text mit evtl. Fussnoten. Man fügt Bilder, Tabellen, Diagramme ein und beschriftet sie. Man führt die Rechtschreibprüfung und die Silbentrennung durch. Man fügt zuvorderst das Inhaltsverzeichnis ein. Man kontrolliert in der Seiten-Ansicht die Seitengestaltung und fügt, falls nötig, manuelle Seitenwechsel oder Abschnitte ein. Man fügt evtl. hinten das Abbildungs- bzw. Tabellenverzeichnis ein. Man kontrolliert nochmals in der Seiten-Ansicht. Man aktualisiert das Inhaltsverzeichnis und macht die endgültige Gestaltung. 8