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1 Folgende Einstellungen werden im Kapitel zu Word beschrieben: Bearbeiten Seite 9, AutoKorrektur Seite, Rechtschreibung und Grammatik Seite 2 und Sicherheit Seite 1. Folgende Einstellungen werden im Kapitel zu Excel beschrieben: Allgemein Seite 1 und Benutzerdefinierte Listen Seite 191. Die Dialogfelder Word- Ein stellungen (1) und Excel-Einstellungen (2) haben den gleichen Aufbau. Oben links () wird in den Einstellungsseiten vor- und zurückgeblättert. Geben Sie bei Bedarf oben rechts einen Suchbegriff ein (), wenn Sie eine bestimmte Einstellung vornehmen wollen, aber nicht wissen, in welchem Bereich sie sich befindet. Anwendungen individuell anpassen Alle Office-Anwendungen werden mit bestimmten Standardeinstellungen auf Ihrem System installiert. In den einzelnen Anwendungen steht eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Verfügung, diese Grundeinstellungen an Ihre Anforderungen anzupassen. Im Folgenden werden die wesentlichen Möglichkeiten zum Anpassen der Programmoberfläche und -funktionen gezeigt: Der Befehl Einstellungen im anwendungsspezifischen Menü (Word, Excel, PowerPoint oder Entourage) Der Befehl Symbolleisten und Menüs anpassen im Menü Ansicht Die Toolbox Einstellungen anpassen In allen Anwendungen finden Sie oben in der Menüleiste als ersten Eintrag ein Menü, das den Namen der jeweiligen Anwendung trägt. Und dort gibt es den Befehl Einstellungen, mit dem Sie jede Anwendung individuell an Ihre Anforderungen anpassen können. Die Darstellung und Auswahl des Befehls Einstellungen variiert natürlich abhängig von den Möglichkeiten des jeweiligen Programms. Es gibt aber durchaus gemeinsame bzw. ähnliche Bereiche und auch die Vorgehensweise ist ähnlich. 1 2 Sabine Lambrich, Robert Ott: Kreativ, effizient und professionell arbeiten mit Microsoft Office:mac Microsoft Press 2009 (ISBN )

2 Anwendungen individuell anpassen In Word werden standardmäßig keine Sicherheitskopien erstellt. Aktivieren Sie auf der Seite Speichern das dazugehörige Kontrollkästchen (), wenn Sie dies ändern möchten. Word erstellt aber alle 10 Minuten eine AutoWiederherstellen- Datei (7). Dies bedeutet, dass Sie im Fall eines Stromausfalls»nur«die Arbeit der letzten zehn Minuten verlieren, wenn Sie nicht gespeichert haben. Außerdem legen Sie hier fest, welches das Standardformat (8) sein soll, in dem gespeichert wird. Klicken Sie auf ein Symbol, dessen Optionen geändert werden sollen. Wenn Sie wieder zur Übersicht zurückschalten wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Alle anzeigen (). Im Folgenden werden eine Word- und eine Excel-Registerkarte exemplarisch vorgestellt. Legen Sie für die Fehlerüberprüfung fest, welche Aktionen Excel als Fehler kennzeichnen soll. Die Kennzeichnung erfolgt standardmäßig in Form eines grünen Dreiecks in der oberen linken Ecke der Zelle (9). Die Fehler überprüfung lässt sich auch vorübergehend deaktivieren (10), wenn beispielsweise die Verarbeitungsgeschwindigkeit zu langsam wird. Manche der hier aktivierten Regeln sind eigentlich gar keine wirklichen Fehler, sondern dienen beispielsweise der Sicherheit (11) oder der Fehlervorbeugung (12). Infos über Fehlerbehandlungsmethoden finden Sie im Kapitel zu Excel ab Seite

3 Das Dialogfeld Einstellungen für PowerPoint sieht anders aus als das für Word und Excel. Die verschiedenen Einstellungensymbole stehen oben aufgereiht. Die Optionen der aktuell aktivierten Einstellungen werden darunter anzeigt. Die Optionen für die AutoKorrektur (1). Während der Eingabe von Text können automatisch Korrekturen vorgenommen werden. Welche das sind, bestimmen Sie. Die Liste mit AutoKorrekturen lässt sich beliebig erweitern oder verkürzen (2). PowerPoint kann außerdem während der Texteingabe automatisch Formatierungen durchführen (), z.b. die Darstellung von Anführungszeichen sowie Internet- und Netzwerkpfaden entsprechend anpassen. 1 2 Der Aufbau des Dialogfeldes Einstellungen von Entourage ist wiederum etwas anders. Links finden Sie die verschiedenen Einstellungenbereiche und rechts daneben werden die Optionen des aktuell aktivierten Bereichs angezeigt. Es gibt in den Einstellungen separate Registerkarten für die wichtigen Aufgabenbereiche von Entourage, u.a. Einstellungen für das Adressbuch, die Aufgabenliste, den Kalender () sowie für das Arbeiten mit elektronischen Mails (). Aber auch andere wichtige Themen sind hier abgedeckt, z.b. die Sicherheit (). 8

4 Anwendungen individuell anpassen In Word können Sie festlegen, ob die Anpassungen für alle Dokumente gelten sollen, die mit der Standardformatvorlage erstellt werden, oder nur für das aktuelle Dokument. Symbolleisten und Menüleiste anpassen Im Menü Ansicht können Sie mit dem Befehl Symbolleisten verschiedene Symbolleisten aktivieren, d.h. mit einem Häkchen versehen, und gleichzeitig auf dem Bildschirm anzeigen lassen. Damit aber nicht genug. Sie haben in Office die Möglichkeit, die integrierten Symbolleisten und die Menüleiste zu bearbeiten sowie eigene Symbolleisten und Menüs zu erstellen. Die Bearbeitung kann zum einen inhaltlicher Natur sein. Zum anderen können Sie die Eigenschaften von Menüs und Befehlen ändern. Beim inhaltlichen Ändern ziehen Sie integrierte Befehle und neue Menüs in die Symbol- bzw. Menüleiste hinein, ziehen nicht mehr benötigte Befehle oder Menüs aus den Leisten heraus und ändern bei Bedarf die Reihenfolge der Menüs und Symbole. Um die Eigenschaften von Menüs und Befehlen zu ändern, vergeben Sie neue Namen, ändern die Darstellung und definieren Tastenkombinationen zum Aufruf von Befehlen. Die um ein neues Menü erweiterte und um ein Menü (nämlich Daten) reduzierte 1 Menüleiste von Excel (1) das neue Menü enthält eine Reihe von benutzerdefinierten Menüelementen der Kategorie Makros, denen Makros zugewiesen werden können (nur in Excel). 2 Die neu erstellte benutzerdefinierte Symbolleiste (2) mit dem integrierten Menü Datei (das in Projekte umbenannt wurde) mit allen Dateibefehlen, mit drei einzelnen Befehlen aus der Kategorie Extras sowie einem neuen Menü, das Steuerelemente der Kategorie Formular enthält. Informationen zum allgemeinen Arbeiten mit Symbolleisten finden Sie im Abschnitt»Office Standardelemente und -funktionen«ab Seite 21. 9

5 Nur die in der Spalte Anzeigen aktivierten (nicht angedockten) Symbolleisten (2) können bearbeitet werden. Benutzerdefinierte Symbolleisten lassen sich umbenennen und löschen (integrierte nicht) (). Mit Zurücksetzen werden die Standardeinstellungen der markierten Leiste wieder- Symbolleisten und Menüs erstellen und bearbeiten In einer benutzerdefinierten Symbolleiste können Sie häufig verwendete Menüs und Befehle zusammenfassen. Aber auch integrierte Symbolleisten und die Standardmenüleiste lassen sich durch Befehle und eigene Menüs ergänzen. So schaffen Sie eine maßgeschneiderte Arbeitsumgebung. Um eine eigene Symbolleiste zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie im Menü Ansicht den Befehl Symbolleisten und Menüs anpassen. Das gleichnamige Dialogfeld wird geöffnet. Achten Sie darauf, dass die Registerkarte Symbolleisten und Menüs angezeigt wird. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.. Vergeben Sie im Dialogfeld Symbolleiste hinzufügen einen Namen für Ihre neue Symbolleiste (1) und bestätigen Sie mit OK. 2 1 hergestellt (). Aktivieren bzw. deaktivieren Sie die Elemente, die für alle Symbolleisten angezeigt bzw. nicht angezeigt werden sollen (). Die neue, noch völlig leere Symbolleiste () 0

6 Anwendungen individuell anpassen In jeder Anwendung gibt es standardmäßig ein oder mehrere angedockte Symbol leisten, z.b. Format. Um eine solche Leiste bearbeiten zu können, müssen Sie das dazugehörige Kontrollkästchen in der Spalte Dock deaktivieren. Das heißt, Sie heben ihre Verankerung auf. (Ausnahme: Die Standardsymbolleiste, deren Befehle und Menüs verankert bearbeitet werden) Leere Symbolleisten, integrierte Symbolleisten und die Menüleiste können mit integrierten Befehlen und eigenen Menüs aufgefüllt werden. Selbstverständlich können Sie auch nicht benötigte Befehle aus den Leisten bzw. aus den Menüs entfernen. 1. Aktivieren Sie im Dialogfeld Symbolleisten und Menüs anpassen in der Spalte Anzeigen die Symbolleiste(n), die bearbeitet werden soll(en), und deaktivieren Sie, falls nötig, das Kontrollkästchen in der Spalte Dock (siehe Tipp). Alle gewählten Leisten werden unverankert angezeigt. Eine Kopie der Menüleiste wird standardmäßig eingeblendet. 2. Klicken Sie im Dialogfeld auf die Registerkarte Befehle.. Wählen Sie in einem integrierten Menü einen integrierten Befehl aus und ziehen Sie ihn in die Symbolleiste.. Wiederholen Sie dies für alle weiteren Elemente, die Sie in die Symbolleiste einfügen wollen. Der Befehl Optionsfeld (7) aus der Kategorie Formular (8) wird gerade in das neue Menü der neuen Symbolleiste gezogen. 7 Sie können jeden Befehl im Menü Ihrer Wahl unterbringen. Um ein eigenes Menü in eine Symbolleiste bzw. in die Menüleiste einzufügen, markieren Sie links Neues Menü (9) und verwenden dann rechts den einzigen Eintrag Neues Menü. Füllen Sie das neue Menü anschließend mit Befehlen Ihrer Wahl

7 Eigenschaften von Befehlsschaltflächen und Menüs ändern Sie können die Namen von Befehlen und Menüs in Symbolleisten und in der Menüleiste und deren Aufruf über Tastenkombinationen bearbeiten. Dies funktioniert aber nur mit angezeigten, nicht angedockten Symbolleisten. Eingeblendete, nicht angedockte Leisten: Menüleiste (1), benutzerdefinierte Symbolleiste (2) und nicht angedockte Format- Symbolleiste (), deren Eigenschaften auch bei geschlossenem Dialogfeld Symbolleisten und Menüs anpassen geändert werden können. 1 2 In jeder Anwendung gibt es ein oder mehrere standardmäßig angedockte Symbolleisten. Deaktivieren Sie für die entsprechende Symbolleiste das Kontrollkästchen in der Spalte Dock (), damit diese Leisten bearbeitet werden können. Die Eigenschaften der Standardsymbolleiste können nicht bearbeitet werden. Um den Namen von Menüs sowie den Namen, die Darstellung und die Tastenkombinationen für Befehle zu ändern, führen Sie folgende Schritte aus: 1. Aktivieren Sie im Dialogfeld Symbolleisten und Menüs anpassen die Symbolleiste(n), die bearbeitet werden soll(en), und deaktivieren Sie ggf. das zugehörige Kontrollkästchen Dock. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste (bzw. (ctrl)+klicken Sie) auf das zu bearbeitende Menü bzw. den zu bearbeitenden Befehl in einem Menü.. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Eigenschaften.. Ändern Sie die Eigenschaften und bestätigen Sie mit OK. 2

8 Anwendungen individuell anpassen Mit Zurücksetzen () stellen Sie die Standardeinstellungen für das gewählte Element wieder her (muss noch mit OK bestätigt werden). Mit Löschen () wird der aktuell gewählte Befehl bzw. das aktuell gewählte Menü mit all seinen Befehlen gelöscht. Dies kann mit der Schaltfläche Zurücksetzen im Dialogfeld Symbolleisten und Menüs anpassen wieder rückgängig gemacht werden Vergeben Sie für das Menü bzw. den Befehl einen neuen Namen (7). Für Befehle können Sie darüber hinaus die Darstellung von Text und Symbol ändern (8). Kennzeichnen Sie den Beginn einer neuen Gruppierung in einem Menü mit einer waagrechten Linie und innerhalb einer Symbolleiste mit einem senkrechten Strich (9). 11 Klicken Sie oben links auf das Schaltflächensymbol Symbol (10), um dem Befehl im dann angezeigten Popupmenü (11) ein Schaltflächensymbol zuzuweisen. Geht nicht bei Menüs. 12 Das Ergebnis in diesem Beispiel: Der Befehl Rückgängig wurde umbenannt und mit einem neuen Symbol versehen (12).

9 Wählen Sie im Listenfeld Kategorien ein Menü (1) (hier: die Menüs von Excel) und dann im rechten Listenfeld den zu bearbeitenden Befehl aus (2). In Word können Sie am Ende der Kategorieliste auch Schriften, AutoTexte, Formatvorlagen und Symbole für die Vergabe einer Tastenkombination wählen (). Die Tastenkombination für Befehle zuweisen Office enthält eine Reihe von Befehlen, die mit einer Tastenkombination aufgerufen werden können, z.b. +(Q) zum Beenden der Anwendung, +(P) zum Drucken oder +(S) zum Speichern, um nur ein paar wichtige zu nennen. Sie können jedem Befehl in der Menüleiste oder in den Symbolleisten eine solche Tastenkombination zuweisen. Dabei sind auch andere Kombinationen mit z.b. der (ctrl)- oder der ( )-Taste möglich. Wählen Sie dazu den Befehl Extras/Tastatur anpassen oder klicken Sie im Dialogfeld Symbolleisten und Menüs anpassen auf die Schaltfläche Tastatur (siehe Seite 2) aktuell vergebenen Tastenkombinationen werden angezeigt (). Klicken Sie auf das Feld Neue Tastenkombination drücken und drücken Sie die gewünschte Kombination. Ist diese bereits vergeben, wird dies angezeigt (). Sie können sie aber dennoch mit Hinzufügen () neu zuweisen. Selbst definierte Tastenkombinationen lassen sich löschen (7). Alle Änderungen können bei Bedarf zurückgesetzt werden (8). 8 In PowerPoint ist das Zu - weisen von Tastenkombinationen nicht möglich.

10 Anwendungen individuell anpassen 1 Toolboxeinstellungen ändern Die Toolbox stellt ein weiteres Standardelement dar, das in allen Anwendungen eingeblendet wird. Sie aktivieren und deaktivieren sie, indem Sie im Menü Ansicht das Toolbox-Element wählen, das Sie ein- bzw. ausblenden möchten. Die grundlegende Darstellung der Toolbox und ihrer einzelnen Funktionsbereiche kann folgendermaßen bearbeitet werden: Klicken Sie oben rechts auf den Pfeil (1). Die Toolbox dreht sich um die eigene Achse und zeigt ihre Rückseite mit den Bearbeitungsoptionen (2). Sobald Sie Ihre Änderungen mit OK bestätigen, wird wieder die Vorderseite der Toolbox angezeigt. 2 Wählen Sie einen Effekt zum Schließen der Toolbox aus, wenn Sie in der oberen linken Ecke auf die rote Schaltfläche zum Schließen klicken (). Es handelt sich hierbei lediglich um einen optischen Aspekt. Mit Kein(e) () wird die Toolbox beim Schließen ohne Effekt ausgeblendet. Stellen Sie die Darstellung für die Toolbox ein, für den Fall, dass sie eine hier festgelegte Zeit nicht verwendet wird (). Standardmäßig passiert nichts. Sie kann aber zum einen bis auf die oberste Zeile zusammengeklappt oder zum anderen zu einem hier definierten Prozentsatz transparent dargestellt oder komplett geschlossen werden. 8 Wählen Sie die anzupassende Palette aus () (Sie können unter vier Paletten wählen (7)) und aktivieren bzw. deaktivieren Sie dann die Kontrollkästchen der Bereiche, die in der Palette angezeigt bzw. nicht angezeigt werden sollen (8). 7

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