ECDL - Europäischer Computer Führerschein. Charlotte von Braunschweig, Konrad Stulle, Sabine Spieß. 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, März 2012

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1 ECDL - Europäischer Computer Führerschein Charlotte von Braunschweig, Konrad Stulle, Sabine Spieß Modul AM3 - Textverarbeitung advanced level (mit Windows 7 und Word 2010) gemäß Syllabus Ausgabe, 1. Aktualisierung, März 2012 ECDLAM3-10-2

2 3 ECDL - Modul AM3 - Textverarbeitung (mit Word 2010) 3 Format- und Dokumentvorlagen nutzen In diesem Kapitel erfahren Sie welche Vorteile Formatvorlagen bieten welche Arten von Formatvorlagen zur Verfügung stehen wie Sie Formatvorlagen erstellen, bearbeiten und speichern können wie Sie eigene Dokumentvorlagen erstellen wie Sie eigene Dokumentvorlagen verwenden und ändern können Voraussetzungen Texte gestalten 3.1 Vorteile von Formatvorlagen Formatvorlagen effektiv einsetzen Eine Formatvorlage fasst eine Gruppe von Formatierungsbefehlen zusammen und reduziert so den Zeitaufwand für Formatierungsarbeiten. Formatvorlagen können ganzen Absätzen, einer beliebigen Anzahl von Zeichen oder Tabellen in einem Arbeitsschritt zugeordnet werden. Der Einsatz von Formatvorlagen ist vor allem sinnvoll bei Dokumenten mit häufig vorkommenden, komplexen Formatierungen, der Formatierung von umfangreichen Dokumenten, der Erstellung neuer Dokumente, die auf bereits definierte Formatvorlagen aus anderen Dokumenten und Dokumentvorlagen zugreifen. Die verschiedenen Formatvorlagentypen in Word In Word können Sie folgende unterschiedliche Formatvorlagentypen verwenden: Formatvorlagentyp Erklärung Anwendung Zeichenformatvorlagen Werden auf einzelne Zeichen (Wörter) angewendet, z. B. bei einem formatierten Firmenschriftzug Absatzformatvorlagen Verknüpfte Formatvorlagen (Absatz und Zeichen) Kombination von Zeichenformaten, z. B. Schriftart und -grad, Fett- oder Kursivdruck Steuern die Absatzdarstellung z. B. mit Textausrichtung, Tabstopps, Zeilenabstand und Rahmen Kombination von Absatz- und Zeichenformatvorlagen Werden auf Absätze angewendet, z. B. Listenabsätze Werden auf Absätze und die darin enthaltenen Zeichen angewendet, z. B. bei Überschriften 14 HERDT-Verlag

3 Format- und Dokumentvorlagen nutzen 3 Formatvorlagentyp Erklärung Anwendung Tabellenformatvorlagen Listenformatvorlagen Ermöglichen die einheitliche Gestaltung von Rahmen, Schattierungen, Ausrichtungen und Schriftarten in Tabellen Zuweisung z. B. von gleichen Ausrichtungen, Aufzählungszeichen und Schriftarten für Listen Werden auf ganze Tabellen angewendet Werden auf die Absätze einer Liste und die darin enthaltenen Nummerierungs- bzw. Aufzählungszeichen angewendet Die Schrifteinstellungen einer Zeichenformatvorlage überschreiben die entsprechenden Formatierungen anderer Formatvorlagentypen. Das bedeutet, dass Änderungen der Schrift in anderen Formatvorlagen keine Auswirkungen auf die Schrift von Textbereichen haben, die bereits mit einer Zeichenformatvorlage formatiert wurden. 3.2 Formatvorlagen erstellen und zuweisen Neue Formatvorlage erstellen Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Text, rufen Sie den Kontextmenüpunkt FORMATVORLAGEN - AUSWAHL ALS NEUE SCHNELLFORMATVORLAGE SPEICHERN auf und betätigen Sie im eingeblendeten Dialogfenster die Schaltfläche ÄNDERN. Das Dialogfenster NEUE FORMATVORLAGE VON FORMATIERUNG ERSTELLEN wird eingeblendet. Geben Sie im Eingabefeld den Namen der neuen Formatvorlage ein und wählen Sie im Listenfeld den gewünschten Formatvorlagentyp. Bestimmen Sie gegebenenfalls bei Absatzformatvorlagen über das Listenfeld die Formatvorlage, die im nächsten Absatz der neuen Formatvorlage folgen soll. HERDT-Verlag 15

4 3 ECDL - Modul AM3 - Textverarbeitung (mit Word 2010) Nehmen Sie über die Schaltflächen und Listenfelder im Bereich FORMATIERUNG die gewünschten Einstellungen vor. Soll die neue Formatvorlage für alle Dokumente zur Verfügung stehen, die mit der aktuellen Dokumentvorlage erstellt werden, aktivieren Sie das Optionsfeld NEUE AUF DIESER VORLAGE BASIERENDE DOKUMENTE. Bestätigen Sie mit OK, um die Formatierungen zuzuweisen. Bei der Vergabe des Namens für die Formatvorlage ist Folgendes zu beachten: Der Name darf maximal 253 Zeichen lang sein. Leerzeichen und Sonderzeichen sind erlaubt; nicht erlaubt sind jedoch die Zeichen \ und { }. Word unterscheidet zwischen Groß- und Kleinschreibung, d. h., "EINLEITUNG" und "einleitung" erkennt Word als unterschiedliche Formatvorlagen. Die neue Formatvorlage zuweisen Setzen Sie den Cursor in den Absatz oder das Wort, dem eine Formatvorlage zugewiesen werden soll, bzw. markieren Sie einen entsprechenden Bereich. Wechseln Sie zum Register START und klicken Sie in der Gruppe FORMATVORLAGEN im Listenfeld SCHNELLFORMATVORLAGEN auf den gewünschten Eintrag. Formatvorlagen zuweisen Im Listenfeld SCHNELLFORMATVORLAGEN steht Ihnen eine Auswahl an Formatvorlagen zur Verfügung, die durch einfachen Mausklick schnell zugewiesen werden können. Diese Formatvorlagen werden deshalb auch als SCHNELLFORMATVORLAGEN bezeichnet. Die Beziehung zwischen harten Formatierungen und Formatvorlagen Sogenannte "harte" Formatierungen sind Formatierungen, die Sie direkt im Menüband, Register START, oder über die Minisymbolleiste vornehmen. Demgegenüber werden Formatierungen, die mithilfe von Formatvorlagen vorgenommen werden, als "weiche" Formatierungen bezeichnet. Sie haben im Register START eine harte... Zeichenformatierung vorgenommen (Gruppe SCHRIFTART) Zuweisen von Zeichenformatvorlagen und verknüpften Vorlagen überschreibt die harten Zeichenformatierungen. Formatieren mit Absatzformatvorlagen hat keinen Einfluss auf die harten Zeichenformatierungen. Die harte Zeichenformatierung kann mit der Tastenkombination S K schnell rückgängig gemacht werden. Absatzformatierung vorgenommen (Gruppe ABSATZ) Zuweisen von Zeichenformatvorlagen hat keinen Einfluss auf die harten Absatzformatierungen. Formatieren mit Absatzformatvorlagen und verknüpften Formatvorlagen überschreibt die harten Absatzformatierungen. Harte Absatzformatierungen können nachträglich mit der Tastenkombination S q rückgängig machen werden. 16 HERDT-Verlag

5 Format- und Dokumentvorlagen nutzen 3 Formatvorlagen auf Rückfrage aktualisieren Sie haben die Formatierung eines Textes, der mittels einer Formatvorlage formatiert war, nachträglich geändert. Nun weisen Sie dem Text die ursprüngliche Formatvorlage erneut zu. Wenn Sie im Dialogfenster WORD- OPTIONEN (Register DATEI, Schaltfläche OPTIONEN) in der Kategorie ERWEITERT, Bereich BEARBEITUNGSOPTIONEN, das Kontrollfeld AUFFORDERUNG ZUR VORLAGEN- AKTUALISIERUNG aktiviert haben, wird ein Dialogfenster eingeblendet. Sie können in diesem Dialogfenster wählen, ob Sie die verwendete Formatvorlage entsprechend den nachträglichen Änderungen ändern möchten oder ob Sie die ursprüngliche Formatvorlage zuweisen und damit die nachträglich geänderten Formatierungen im Text löschen möchten. 3.3 Formatvorlagen bearbeiten Formatvorlagen schnell ändern Formatieren Sie den Absatz bzw. die Zeichen mit den Eigenschaften, die die Formatvorlage erhalten soll, oder platzieren Sie den Cursor an einer entsprechend formatierten Stelle. Klicken Sie im Register START, Gruppe FORMATVORLAGEN, im Listenfeld mit der rechten Maustaste auf die zu ändernde Formatvorlage. Wählen Sie aus dem eingeblendeten Menü den Befehl Formatvorlagenname AKTUALISIEREN, UM DER AUSWAHL ZU ENTSPRECHEN aus. Alle Texte im Dokument, die dieser Formatvorlage zugewiesen sind, werden automatisch geändert. Um alle Absätze, die mit einer bestimmten Formatvorlage formatiert sind, zu markieren, markieren Sie den Absatz. Klicken Sie im Listenfeld mit der rechten Maustaste auf die betreffende Formatvorlage und wählen Sie den Kontextmenüpunkt ALLE INSTANZEN VON Anzahl MARKIEREN. HERDT-Verlag 17

6 3 ECDL - Modul AM3 - Textverarbeitung (mit Word 2010) Formatvorlagen über ein Dialogfenster ändern Um die Eigenschaften von Formatvorlagen über das unten abgebildete Dialogfenster zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie im Register START, Gruppe FORMATVORLAGEN, im Listenfeld SCHNELLFORMATVOR- LAGEN mit der rechten Maustaste auf die zu ändernde Formatvorlage. Wählen Sie den Kontextmenüpunkt ÄNDERN. Stellen Sie über die Schaltflächen bzw. Listenfelder des geöffneten Dialogfensters die Eigenschaften der Formatvorlage ein. Weitere Einstellungen wie z. B. Rahmen und Texteffekte können Sie über die Schaltfläche ändern. Möchten Sie, dass die Formatvorlage künftig automatisch aktualisiert wird, wenn Sie die Formatierung eines Absatzes, dem diese Formatvorlage zugewiesen ist, manuell ändern, aktivieren Sie das Kontrollfeld. Das Kontrollfeld steht nur bei Absatz- und verknüpften Formatvorlagen zur Verfügung. Soll die geänderte Formatvorlage auch in die aktive Dokumentvorlage übernommen werden, aktivieren Sie das Optionsfeld. Bestätigen Sie die Änderungen mit OK. Auswirkungen von Änderungen in Formatvorlagen Wenn Sie eine Formatvorlage neu definieren, wirkt sich diese Änderung auf alle Absätze im Dokument aus, die mit der Formatvorlage formatiert sind. Ändern Sie eine Formatvorlage direkt in einer Dokumentvorlage, wirkt sich diese Änderung auf alle neuen Dokumente aus, die mit dieser Dokumentvorlage erstellt werden. Bei Dokumenten, die bereits mit dieser Dokumentvorlage erstellt worden sind, wirkt sich die Änderung nicht aus, da Elemente aus Dokumentvorlagen nur bei der Erstellung in das neue Dokument kopiert und später nicht mehr aktualisiert werden. 18 HERDT-Verlag

7 Format- und Dokumentvorlagen nutzen 3 Formatvorlagen automatisch aktualisieren Möchten Sie, dass in einem Dokument immer die aktuellen Formatvorlagen der verwendeten Dokumentvorlage genutzt werden, gehen Sie folgendermaßen vor: Aktivieren Sie das Register DATEI, klicken Sie auf die Schaltfläche OPTIONEN und wechseln Sie zur Kategorie ADD-INS. Wählen Sie im Listenfeld VERWALTEN den Eintrag VORLAGEN und betätigen Sie die Schaltfläche GEHE ZU. Aktivieren Sie im eingeblendeten Dialogfenster das Kontrollfeld DOKUMENTFORMATVOR- LAGEN AUTOMATISCH AKTUALISIEREN. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK. Selbst erstellte Formatvorlagen löschen Sie können nur Formatvorlagen löschen, die Sie selbst erstellt haben. Die in Word integrierten Formatvorlagen, wie STANDARD, ÜBERSCHRIFT 1, ÜBERSCHRIFT 2, können zwar verändert, jedoch nicht gelöscht werden. Klicken Sie im Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN mit der rechten Maustaste auf die Formatvorlage, die Sie löschen möchten. Wählen Sie den Kontextmenüpunkt Formatvorlagenname LÖSCHEN und bestätigen Sie die folgende Sicherheitsrückfrage mit JA. Word weist automatisch allen Absätzen, die der gelöschten Formatvorlage zugewiesen sind, die Formatvorlage STANDARD zu. 3.4 Eigene Dokumentvorlagen erstellen Überblick über die möglichen Vorgehensweisen Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie eine eigene Dokumentvorlage erstellen können: Dokumentvorlage auf Grundlage eines vorhandenen Dokuments erstellen: Sie öffnen ein bestehendes Dokument, nehmen die gewünschten Änderungen vor und speichern dieses Dokument zum Abschluss als Dokumentvorlage. Vorhandene Dokumentvorlage bearbeiten: Sie öffnen eine bestehende Vorlage, nehmen alle Anpassungen vor und speichern die Dokumentvorlage unter einem anderen Namen. Dokumentvorlage komplett neu erstellen: Sie öffnen ein neues leeres Dokument, nehmen alle Eingaben und Formatierungen vor und speichern dieses Dokument als Dokumentvorlage. Dokumentvorlage auf Grundlage eines vorhandenen Dokuments erstellen Beispiel: Sie haben einen Brief erstellt und möchten diesen nun ohne den persönlichen Inhalt als Vorlage für künftige Briefe speichern. HERDT-Verlag 19

8 3 ECDL - Modul AM3 - Textverarbeitung (mit Word 2010) Vorhandener Brief Aus dem Brief erstellte Vorlage Öffnen Sie über das Register DATEI, Schaltfläche ÖFFNEN, das Dokument, das als Grundlage für die Vorlage dienen soll. Nehmen Sie alle Einstellungen und Eingaben vor, die mit der Vorlage zur Verfügung gestellt werden sollen. Klicken Sie im Register DATEI auf die Schaltfläche SPEICHERN UNTER. Wählen Sie im Listenfeld DATEITYP den Eintrag WORD-VORLAGE. Wechseln Sie zum Speicherort für persönliche Vorlagen, indem Sie mit dem Bildlauffeld nach oben scrollen und im Navigationsbereich unter MICROSOFT WORD den Ordner Templates anklicken. Geben Sie den Namen für die neue Vorlage ins Eingabefeld DATEINAME ein und bestätigen Sie mit der Schaltfläche SPEICHERN. Die Vorlage wird in Ihrem persönlichen Ordner für Vorlagen gespeichert. 3.5 Eigene Dokumentvorlagen nutzen und ändern Ein Dokument erstellen, das auf einer eigenen Dokumentvorlage basiert Klicken Sie im Register DATEI, Kategorie NEU, die Schaltfläche MEINE VORLAGEN an. Markieren Sie die Vorlage, die Sie verwenden möchten, stellen Sie sicher, dass das Optionsfeld DOKUMENT aktiviert ist, und bestätigen Sie mit OK. 20 HERDT-Verlag

9 Format- und Dokumentvorlagen nutzen 3 Word erstellt ein neues Dokument, das Sie wie gewohnt bearbeiten und speichern können. Auf die zuletzt verwendeten Dokumentvorlagen haben Sie im Register DATEI, Kategorie NEU, auch schnell über die Schaltfläche ZULETZT VERWENDETE VORLAGEN Zugriff. Eigene Dokumentvorlage bearbeiten Klicken Sie im Register DATEI auf die Schaltfläche ÖFFNEN. Klicken Sie im Navigationsbereich unter MICROSOFT WORD den Ordner Templates an und markieren Sie die betreffende Vorlage durch Anklicken. Betätigen Sie die Schaltfläche ÖFFNEN, um die Originalvorlage zu bearbeiten. oder Klicken Sie auf den Pfeil der Schaltfläche ÖFFNEN und wählen Sie den Eintrag ALS KOPIE ÖFFNEN, um nicht das Original, sondern eine Kopie der Vorlage zu bearbeiten. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen an der Originalvorlage bzw. an der Vorlagenkopie vor und speichern Sie abschließend die Vorlage. HERDT-Verlag 21

10 3 ECDL - Modul AM3 - Textverarbeitung (mit Word 2010) 3.6 Schnellübersicht Sie möchten... eine Formatvorlage erstellen eine Formatvorlage zuweisen eine Formatvorlage schnell ändern eine eigene Dokumentvorlage erstellen ein Dokument erstellen, das auf einer Dokumentvorlage basiert eine eigene Dokumentvorlage bearbeiten Mit rechter Maustaste auf den markierten Bereich klicken, Kontextmenüpunkt FORMATVORLAGEN - AUSWAHL ALS NEUE SCHNELLFORMATVORLAGE SPEICHERN, Schaltfläche ÄNDERN, Formatierungen im Dialogfenster vornehmen Text markieren, im Register START, Gruppe FORMATVORLAGEN, Listenfeld SCHNELLFORMATVORLAGEN, auf gewünschte Formatvorlage klicken Text verändern, markieren, im Listenfeld SCHNELLFORMAT- VORLAGEN mit rechter Maustaste auf Formatvorlage klicken, Kontextmenüpunkt Formatvorlagenname AKTUALISIEREN, UM DER AUSWAHL ZU ENTSPRECHEN Kategorie Neu, Schaltfläche Meine Vorlagen, Schaltfläche Leeres Dokument anklicken, Optionsfeld Vorlage aktivieren Kategorie Neu, Schaltfläche Meine Vorlagen, Doppelklick auf die Dokumentvorlage Schaltfläche Öffnen, Ordner Templates, Vorlage anklicken, Schaltfläche Öffnen 22 HERDT-Verlag

11 Format- und Dokumentvorlagen nutzen Übung Vorlage für den Standardbrief eines Unternehmens Level Zeit ca. 10 min Übungsinhalte Übungsdatei Ergebnisdateien Eigene Dokumentvorlage neu erstellen Eigene Dokumentvorlage verwenden Werkzeug.bmp Schrauben-E1.dotx Schrauben-E2 Gestalten Sie als Dokumentvorlage den Standardbrief eines Maschinenbauunternehmens: Geben Sie die Adresse des Unternehmens ein und gestalten Sie diese nach Ihrer Wahl. Platzieren Sie neben der Adresse das Logo Werkzeug.bmp und geben Sie weiteren allgemeinen Brieftext ein. Speichern Sie das Dokument als Vorlage unter dem Namen Schrauben-E1.dotx. Erstellen Sie mit dieser Vorlage einen neuen Brief mit beliebigem Brieftext und speichern Sie den erstellten Brief unter dem Namen Schrauben-E2. Ergebnisdatei "Schrauben-E1.dotx" HERDT-Verlag 23

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