Word Aufbaukurs kompakt. Dr. Susanne Weber 1. Ausgabe, Oktober inkl. zusätzlichem Übungsanhang K-WW2013-AK-UA

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1 Word 2013 Dr. Susanne Weber 1. Ausgabe, Oktober 2013 Aufbaukurs kompakt inkl. zusätzlichem Übungsanhang K-WW2013-AK-UA

2 3 3 Eigene Dokumentvorlagen nutzen Voraussetzungen Dokumente erstellen, speichern und öffnen Text markieren und formatieren Ziele Eigene Dokumentvorlagen erstellen und bearbeiten Dokumente mit einer eigenen Dokumentvorlage erstellen Symbole und automatisch aktualisierte Datumsangaben einfügen Ein Textfeld für das Anschriftfeld eines Briefs einfügen und korrekt platzieren WordArts einfügen und bearbeiten HERDT-Verlag 27

3 3.1 Eigene Dokumentvorlage erstellen Dokumentvorlagen in Word Eine Dokumentvorlage ist ein Basisdokument, das bestimmte Elemente und Gestaltungsmerkmale enthält. Eine Dokumentvorlage wird als Grundlage für neue Dokumente verwendet, die dann automatisch die vorgesehenen Gestaltungsmerkmale und Elemente enthalten, z. B. Texte, Grafiken und andere Objekte Designs Formatvorlagen Seitenformatierungen Beispieldateien: Einladung.docx, Einladung.dotx Eigene Dokumentvorlage erstellen und speichern Neben den vorgefertigten Dokumentvorlagen, die Word zur Verfügung stellt, können Sie auch eigene Dokumentvorlagen erstellen. Hierfür können Sie ein bereits bestehendes Dokument als Grundlage verwenden. Öffnen Sie das Dokument, das Sie als Grundlage nutzen möchten. Wechseln Sie zum Register DATEI, klicken Sie auf Speichern unter und anschließend auf Durchsuchen. Wenn Sie den Dateityp Word-Vorlage wählen, wird automatisch der Ordner C:\Benutzer\Benutzername\Eigene Dokumente \Benutzerdefinierte Office-Vorlagen als Speicherort eingestellt. 1 Name für die Vorlage eingeben 2 Word-Vorlage wählen 3 Auf Speichern klicken Die gespeicherte Dokumentvorlage wird am Bildschirm angezeigt. Bearbeiten Sie die Dokumentvorlage so, dass sie alle Gestaltungsmerkmale, Texte und sonstigen Elemente aufweist, die sie haben soll. Speichern Sie die Dokumentvorlage anschließend erneut und schließen Sie sie. 28 HERDT-Verlag

4 3.2 Eigene Dokumentvorlage verwenden und ändern Dokument mit eigener Dokumentvorlage erstellen Mit einer eigenen Dokumentvorlage können Sie schnell neue Dokumente erstellen: Wechseln Sie zum Register DATEI. 1 Kategorie Neu anzeigen 2 Auf Persönlich klicken 3 Auf die Dokumentvorlage klicken Ein neues Dokument wird erzeugt, das die Einstellungen und Inhalte der Dokumentvorlage aufweist. Dokumentvorlage ändern Inhalte und Gestaltung Ihrer Dokumentvorlage können Sie nachträglich ändern. Hierzu öffnen Sie die Dokumentvorlage wie folgt: Wechseln Sie zum Register DATEI und klicken Sie auf Öffnen. Klicken Sie auf Computer und anschließend auf Durchsuchen. HERDT-Verlag 29

5 2 Ordner Benutzerdefinierte Office-Vorlagen öffnen 1 Word-Vorlagen wählen 3 Doppelt auf die Dokumentvorlage klicken Bearbeiten Sie die Dokumentvorlage wie gewohnt und speichern und schließen Sie sie anschließend. 3.3 Die Dokumentvorlage Normal Welche Funktion hat die Dokumentvorlage Normal? Word verfügt neben den Vorlagen, die Sie im Register DATEI über die Kategorie Neu wählen können, noch über eine besondere Dokumentvorlage namens Normal.dotm. Diese Dokumentvorlage wird bei jedem Start von Word automatisch geladen und ist stets aktiv, auch wenn Sie für ein Dokument eine andere Vorlage verwenden. Wann ändern Sie die Dokumentvorlage Normal? Änderungen an der Dokumentvorlage Normal nehmen Sie nur dann vor, wenn Sie dauerhaft und für alle Dokumente die Word-Standardeinstellungen ändern möchten. Möchten Sie bei allen Ihren Dokumenten beispielsweise eine andere Schriftart oder andere Einstellungen für die Seitenränder verwenden, nehmen Sie diese Änderung am besten in der Dokumentvorlage Normal vor. Möchten Sie Elemente definieren, die künftig allen Dokumenten unabhängig von deren jeweiliger Dokumentvorlage zur Verfügung stehen sollen (z. B. AutoTexte), definieren Sie diese Elemente in der Dokumentvorlage Normal. 30 HERDT-Verlag

6 Die Dokumentvorlage Normal ändern Die Dokumentvorlage Normal öffnen und bearbeiten Sie auf die gleiche Weise wie andere Dokumentvorlagen. 3.4 Tipps für eine eigene Briefvorlage Datum einfügen Wenn Sie z. B. für sich eine eigene Briefvorlage erstellen möchten, können Sie das Datum so in die Vorlage einfügen, dass immer die aktuellen Angaben angezeigt werden: Beispieldatei: Briefelemente.dotx Platzieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle. 1 Register EINFÜGEN anzeigen 2 In der Gruppe Text auf Datum und Uhrzeit klicken 3 Auf das gewünschte Datumsformat klicken 4 Automatisch aktualisieren aktivieren, damit stets das aktuelle Datum angezeigt wird Hinweis Datumsangaben, die automatisch aktualisiert werden, werden von Word als sogenanntes Feld eingefügt. Ein Feld erkennen Sie daran, dass es standardmäßig grau unterlegt wird, wenn der Cursor darin steht. Beim Ausdruck erscheint die graue Schattierung nicht. HERDT-Verlag 31

7 Symbole einfügen In Ihre Vorlage können Sie auch verschiedene Symbole einfügen. 1 Register EINFÜGEN anzeigen 2 In der Gruppe Symbole auf Symbol klicken 3 Gewünschtes Symbol durch Anklicken übernehmen oder, falls das gewünschte Symbol nicht angezeigt wird, 3 Auf Weitere Symbole klicken 4 5 Schriftart wählen, z. B. Wingdings oder Webdings Gewünschtes Symbol durch Doppelklick übernehmen 6 Auf Schließen klicken Textfeld für Anschrift einfügen Für die Anschrift können Sie ein Textfeld einfügen. Ein Textfeld funktioniert wie ein Container, mit dem Sie den darin enthaltenen Text frei auf der Seite platzieren können. In einer Briefvorlage sorgt das Textfeld für die richtige Position der Anschrift und ist besonders nützlich, wenn Sie Fensterumschläge verwenden. 32 HERDT-Verlag

8 1 2 Register EINFÜGEN anzeigen In der Gruppe Illustrationen auf Formen klicken 3 Unter Standardformen auf Textfeld klicken 4 Im Dokument Textfeld mit gedrückter Maustaste aufziehen Nach dem Aufziehen blinkt der Cursor im Textfeld und Sie können mit der Texteingabe beginnen. Hinweis Über die Optionsschaltfläche festlegen. können Sie die Layoutoptionen des Textfelds Größe und Position des Textfelds einstellen 1 Bei markiertem Textfeld das Register FORMAT einblenden 2 In der Gruppe Größe für die Höhe 4,5 cm und für die Breite 8,5 cm einstellen 3 Auf klicken HERDT-Verlag 33

9 4 Register Position anzeigen 5 6 Bei Horizontal - Absolute Position den Wert 2 cm rechts von Seite einstellen Bei Vertikal - Absolute Position den Wert 4,5 cm unterhalb Seite einstellen 7 Verankern aktivieren 8 Auf OK klicken Linie entfernen und inneren Seitenrand einstellen Nun entfernen Sie den unerwünschten Rahmen des Textfelds und stellen den richtigen Abstand des Textes zum Textfeldrand ein. 1 Bei markiertem Textfeld das Register FORMAT einblenden 2 In der Gruppe Formenarten auf klicken 3 Auf Linie klicken 4 Keine Linie einschalten 5 Auf klicken 6 Auf Textfeld klicken 7 Bei Linker Rand den Wert 0,5 cm einstellen, für die anderen Ränder 0 cm 34 HERDT-Verlag

10 Tipp Da das eingefügte Textfeld keine Rahmenlinie hat, ist es nur sichtbar, wenn es markiert ist oder der Cursor bzw. Text darin steht. Um das Textfeld anzuzeigen, wenn es nicht sichtbar ist, klicken Sie an die Stelle des Dokuments, wo Sie das Textfeld vermuten. 3.5 Vorlagen mit WordArts grafisch gestalten WordArt erstellen Zur besonderen grafischen Gestaltung von Wörtern oder kurzen Textpassagen in Dokumentvorlagen und in Dokumenten können Sie WordArts verwenden. 1 Betreffenden Text eingeben und markieren Beispieldatei: WordArt-Einladung.dotx 2 Register EINFÜGEN anzeigen 3 In der Gruppe Text auf WordArt klicken 4 Auf gewünschtes Format klicken WordArt platzieren Sie können das eingefügte WordArt schnell zentriert über der Seite platzieren. 1 Sollte das WordArt nicht markiert sein, einmal auf das WordArt klicken HERDT-Verlag 35

11 2 3 Zum Register FORMAT wechseln In der Gruppe Anordnen auf Position klicken 4 Position wählen, z. B. 5 Auf die Optionsschaltfläche klicken 6 Layout Oben und unten wählen Tipp Sie können WordArts auch manuell durch Anklicken und Ziehen mit der Maus frei auf der Seite positionieren. 36 HERDT-Verlag

12 WordArt vergrößern oder verkleinern Um die Zeichengröße zu ändern, markieren Sie den Text des WordArts. 1 Zum Register START wechseln 2 In der Gruppe Schriftart auf klicken 3 Neuen Schriftgrad wählen WordArt gestalten Mit den Funktionen der Gruppen Formenarten und WordArt-Formate des Registers FORMAT können Sie bei Bedarf ein markiertes WordArt gestalten und mit Effekten versehen. Mithilfe der Livevorschau können Sie vor der endgültigen Auswahl die Einstellungen testen. Der WordArt-Form ein vordefiniertes Format für Hintergrund und/oder Rahmen zuweisen Anderes vordefiniertes Format für den Text wählen Der WordArt-Form Hintergrundfarbe, Rahmenfarbe sowie Effekte zuweisen Textfüllung, Textkontur und Texteffekte einstellen HERDT-Verlag 37

13 3.6 Auf einen Blick Sie möchten ein Dokument als Dokumentvorlage speichern ein Dokument mit eigener Dokumentvorlage erstellen Dokumentvorlage zum Bearbeiten öffnen das Datum mit automatischer Aktualisierung einfügen Symbole einfügen ein Textfeld einfügen Text mit WordArt gestalten Register DATEI, Speichern unter, Name für Vorlage eingeben, Dateityp Word-Vorlage, Speichern Register DATEI, Kategorie Neu, Persönlich, auf die gewünschte Dokumentvorlage klicken Register DATEI, Öffnen, zum Ordner Benutzerdefinierte Office-Vorlagen wechseln, doppelt auf Dokumentvorlage klicken Register EINFÜGEN, Gruppe Text, Datum und Uhrzeit, gewünschtes Format markieren, Automatisch aktualisieren aktivieren Register EINFÜGEN, Gruppe Symbole, Symbol, Symbol durch Anklicken übernehmen oder auf Weitere Symbole klicken Register EINFÜGEN, Gruppe Illustrationen, Formen,, Textfeld aufziehen Text eingeben und markieren, Register EIN- FÜGEN, Gruppe Text, WordArt, Format wählen 3.7 Übungen Übung 1: Dokumentvorlage mit Anschriftfeld erstellen ca. 10 min Übungsdatei: -- Ergebnisdatei: Anschrift-E.dotx Übungsinhalte Textfeld einfügen und als Anschriftfeld für Briefe formatieren Dokument als Dokumentvorlage speichern Übungsschritte 1. Erstellen Sie ein neues leeres Word-Dokument. 2. Fügen Sie ein Textfeld ein und weisen Sie ihm eine Höhe von 4,5 cm und eine Breite von 8,5 cm zu. 38 HERDT-Verlag

14 3. Platzieren Sie das Textfeld horizontal 2 cm rechts von Seite und vertikal 4,5 cm unterhalb Seite und verankern Sie es. 4. Entfernen Sie die Rahmenlinie des Textfelds. 5. Stellen Sie für das Textfeld links einen inneren Seitenrand von 0,5 cm und an den übrigen Seiten einen Rand von 0 cm ein. 6. Speichern Sie das Dokument als Dokumentvorlage unter dem Namen Anschrift-E. Ausschnitt aus der Ergebnisdatei Anschrift-E Übung 2: Datum und Symbole in vorhandene Dokumentvorlage einfügen ca. 10 min Übungsinhalte Dokumentvorlagen öffnen und verwenden Symbole und Datum einfügen Übungsdatei: Anschreiben.dotx Ergebnisdateien: Anschreiben-E.dotx, Datum-E.docx Übungsschritte 1. Öffnen Sie die Dokumentvorlage Anschreiben.dotx. 2. Fügen Sie in der obersten Zeile der Tabelle in die leeren Tabellenzellen die Symbole ein. 3. Speichern Sie die Dokumentvorlage unter dem Namen Anschreiben-E.dotx und schließen Sie sie. 4. Erstellen Sie auf der Basis der Dokumentvorlage Anschreiben-E.dotx ein neues Dokument. 5. Ersetzen Sie das Wort kürzlich durch das Wort am. 6. Fügen Sie hinter dem Wort am das Datum ein. Verwenden Sie hierzu die entsprechende Funktion von Word und stellen Sie ein, dass das Datum automatisch aktualisiert wird. HERDT-Verlag 39

15 7. Speichern Sie das Dokument unter dem Namen Datum-E. Ausschnitt aus der Ergebnisdatei Datum-E Übung 3: Dokumentvorlage mit WordArt gestalten ca. 5 min Übungsdatei: Mitarbeit.dotx Ergebnisdatei Mitarbeit-E.dotx Übungsinhalte Dokumentvorlagen öffnen und verwenden WordArt einfügen und bearbeiten Übungsschritte 1. Öffnen Sie die Dokumentvorlage Mitarbeit.dotx. 2. Platzieren Sie den Cursor direkt links vor der Anrede Sehr geehrte Damen und Herren und betätigen Sie dreimal Ü. 3. Markieren Sie den Text Bitte um Mitarbeit und erstellen Sie daraus ein WordArt Ihrer Wahl. 4. Markieren Sie den Text des WordArts und verkleinern Sie ihn. 5. Gestalten Sie das WordArt nach Ihren Wünschen. 6. Speichern Sie die Dokumentvorlage unter dem Namen Mitarbeit-E.dotx. Ausschnitt aus der Ergebnisdatei Mitarbeit-E 40 HERDT-Verlag

16 Inhalt Zusätzliche Übungen Kapitel 1: Dokumente mit Designs gestalten 1. Design anpassen Kapitel 2: Formatvorlagen effizient einsetzen 2. Formatvorlagen anpassen AGB mit Designs, Formatvorlagen und Gliederungen gestalten Kapitel 3: Eigene Dokumentvorlagen nutzen 4. Eigene Dokumentvorlage erstellen Eine Beispielvorlage verwenden Dokumentvorlagen Dokumentvorlage für AGB erstellen Kapitel 4: Gliederungen erstellen 8. Ein Dokument gliedern AGB mit einer Gliederung gestalten Kapitel 5: Inhaltsverzeichnis und Index erstellen 10. Ein Inhaltsverzeichnis erstellen und aktualisieren Einen Index erstellen, bearbeiten und anpassen Kapitel 6: Mehrseitige Dokumente gestalten 12. Kopf- und Fußzeilenbausteine einfügen Berichtvorlage mit Kopf- und Fußzeilen gestalten Wort suchen AGB mit Kopf-/Fußzeilen und Deckblatt versehen Kapitel 7: Im Team arbeiten 16. AGB-Dokument im Team bearbeiten Kapitel 8: Excel-Tabellen in Word nutzen 17. Reisekostenabrechnung erstellen Kapitel 9: Serienbriefe erstellen 18. Messeeinladungen drucken Namensschilder drucken HERDT-Verlag 109

17 Kapitel 3: Eigene Dokumentvorlagen nutzen 4. Eigene Dokumentvorlage erstellen ca. 10 min Übungsinhalte Dokumentvorlage auf Basis eines vorhandenen Dokuments erstellen Eigene Dokumentvorlage verwenden Übungsdatei: Befragung.docx Ergebnisdateien: Vorlage_Befragung.dotx, Befragung-E.docx Übungsschritte 1. Öffnen Sie die Übungsdatei Befragung. 2. Löschen Sie den Text, der auf der konkreten Befragung basiert, sodass nur noch die allgemeinen Überschriften enthalten sind. Tipp: Jeweils ein Aufzählungszeichen können Sie erhalten, indem Sie die Absatzmarke des letzten Aufzählungspunktes nicht mit markieren. 3. Speichern Sie die Vorlage unter dem Namen Vorlage_Befragung im Ordner Templates und schließen Sie die Vorlage. Dokumentvorlage Vorlage_Befragung 4. Erstellen Sie ein neues Dokument, das auf der soeben erstellten Dokumentvorlage Vorlage_Befragung basiert. 5. Geben Sie einen beliebigen Text ein und speichern Sie das erstellte Dokument unter dem Namen Befragung-E. HERDT-Verlag 115

18 Kapitel 3: Eigene Dokumentvorlagen nutzen 5. Eine Beispielvorlage verwenden ca. 10 min Übungsdatei: -- Ergebnisdatei: Fax-E.docx Übungsinhalte Neues Dokument mit Beispielvorlage erstellen Platzhalter füllen Übungsschritte 1. Erzeugen Sie ein neues Dokument, das auf der Beispielvorlage Visitenkarten (Bambus) basiert. 2. Füllen Sie einige Platzhalter (Inhaltssteuerelemente) mit beliebigen Angaben aus. 3. Löschen Sie nicht ausgefüllte Platzhalter über das Kontextmenü (Inhaltssteuerelement entfernen). 4. Speichern Sie das erstellte Dokument unter dem Namen Visitenkarten-E. Ausschnitt aus der Ergebnisdatei Visitenkarten-E 116 HERDT-Verlag