Die vielfältigen optischen Gestaltungsmöglichkeiten von Text nennt man Formatierung. Formatierungstyp Aktion Beispiel

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1 MS Word 200 Kompakt Formatierung FORMATIERUNG Die vielfältigen optischen Gestaltungsmöglichkeiten von Text nennt man Formatierung. WORD unterscheidet dabei zwischen Formatierungstyp Aktion Beispiel Zeichenformat Absatzformat Seitenformat legt die Darstellung einzelner Zeichen oder Zeichenfolgen fest definiert das Aussehen eines Absatzes Einstellungen beziehen sich auf das gesamte Dokument Schriftart, Schriftfarbe, unterstrichen, hochgestellt Ausrichtung, Abstand zwischen Absätzen oder Zeilen, Einzug, Punktation, Tabulatoren Seitenausrichtung, Seitenränder, Papierformat Die Gestaltung eines Textes dient der besseren Lesbarkeit. Heben Sie bestimmte Textpassagen hervor und strukturieren Sie diese durch Überschriften, durch Einzüge, Nummerierungen oder Aufzählungen. Standardmäßig werden Dokumente in der Seitenlayout-Ansicht angezeigt. Um in eine andere Ansichtsart umzuschalten, aktivieren Sie das Register ANSICHT oder Sie bedienen sich der fünf Schaltflächen unten rechts in der Statusleiste. Wählen Sie in der Gruppe DOKUMENTANSICHTEN mit Hilfe der Vorgaben die für Ihre Arbeit günstigste Ansichtsart: in der Praxis hat sich die SEITENLAYOUT-ANSICHT bewährt, da diese das Dokument so darstellt, wie es später auch ausgedruckt wird, dh es werden die Seitenränder, Kopf- und Fußzeile sowie Grafiken auf dem Monitor dargestellt. Team ALGE 3

2 Formatierung MS Word 200 Kompakt Zur Bearbeitung der eingegebenen Daten ist es notwendig, die zu bearbeitenden Zeichen oder Worte zu markieren. Dazu blenden Sie sich die Textsteuerzeichen ein. Diese sind standardmäßig nicht sichtbar und werden nicht druckbare Sonderzeichen genannt. Die Darstellung der nicht druckbaren Zeichen ermöglicht es, nicht nur Textstellen zu markieren, sondern auch die Steuerzeichen, die diesen Text mit gestalten. So können Leerzeichen oder Absatzschaltungen ausgewählt und danach gelöscht oder überschrieben werden. Anzeigen der nicht druckbaren Zeichen Die Absatzmarken speichern die Formatierungseinstellungen, die für einen Absatz aktiviert sind. Dies sind Sonderzeichen, die zwar unsichtbar sind, aber auf das Layout des Dokuments wesentlichen Einfluss nehmen. Um Sie anzuzeigen, klicken Sie in der Registerkarte START / Gruppe ABSATZ auf die Schaltfläche ALLE ANZEIGEN. Damit werden auch die nicht druckbaren Zeichen auf dem Bildschirm sichtbar. Sollen diese nicht druckbaren Steuerzeichen wieder ausgeblendet werden, so deaktivieren Sie die Schaltfläche wieder. Abbildung der Bildschirmdarstellung bei aktivierter Anzeige der nicht druckbaren Sonderzeichen 4 Team ALGE

3 MS Word 200 Kompakt Formatierung. Zeichen- und Absatzformat An einem Text kann eine Fülle von Bearbeitungen durchgeführt werden. Sie können die Schriftart und Schriftgröße anpassen, eine Textauszeichnung wählen, die Zeilenausrichtung ändern und vieles mehr. Um eine derartige Bearbeitungsfunktion auf ein Zeichen, ein Wort, einen Absatz oder das gesamte Dokument anzuwenden, müssen Sie diese Teile vorher markieren. Die Textbearbeitung gliedert sich in die direkte Textbearbeitung Zeichenformatierung Absatzformatierung Verwendung von Vorlagen Formatvorlagen Dokumentvorlagen Wenn Sie Text markieren, können Sie eine praktische halbtransparente Symbolleiste im Miniformat verwenden, die als Minisymbolleiste bezeichnet wird. Über die Minisymbolleiste können Sie Schriftarten, Schriftschnitte, Schriftgrade, Ausrichtungen, Textfarben, Einzugsebenen und Aufzählungszeichen anwenden. Mit dem Dialog SCHRIFTART stehen Ihnen zwei Registerkarten zur Zeichenformatierung zur Verfügung. Im Register Schriftart bietet die Formatgruppe Effekte eine Reihe von zusätzlichen Funktionen an, die über die Schaltfläche TEXTEFFEKTE noch ergänzt werden. Die Schaltfläche ALS STANDARD FESTLEGEN lässt eine neue Einstellung sofort als Standard- Formatvorlage speichern. Team ALGE 5

4 Formatierung MS Word 200 Kompakt Die Registerkarte Erweitert beinhaltet die Formatierung der Darstellung der gewählten Schriftzeichen. In der Gruppe Zeichenabstand verbreitern/reduzieren Sie zb den ABSTAND zwischen den Zeichen: Zeichenabstand um 3 pt E r w e i t e r t Zeichenabstand um 2 pt Schmal Über POSITION stellen Sie die Zeichen individuell zb um 3 pt höher / tiefer. Wenn Schriftartdesigner Schriftarten mit besonderen Features erstellt haben, können diese über die Gruppe OpenType-Features eingestellt werden. Veränderungen sind oft nur minimal. Die Vorschaufunktion ist hier nicht aktiv. Nachstehend die Wirkung von Ligaturen und Zahlenzeichen: Schriftart Gabriola mit den Zahlen 479 in Ligaturen, Zahlenzeichen und Stil-Set Korrekturen. (Original) Schriftart Gabriola mit den Zahlen 479 in Ligaturen, Zahlenzeichen und Stil-Set Korrekturen. (mit Änderungen) Mit dem Dialog ABSATZ besitzen Sie ein Instrumentarium zur speziellen Formatierung und Steuerung Ihrer Absätze. Nachstehend werden Besonderheiten des Registerblatts Zeilen- und Seitenumbruch erläutert. Verhindert, dass eine Zeile eines Absatzes allein auf einer Seite bleibt. Trennt einen Absatz, zb eine Überschrift, nicht vom Folgeabsatz Ein automatischer Seitenumbruch innerhalb dieses Absatzes wird nicht durchgeführt Der Absatz beginnt immer auf einer neuen Seite Die automatische Silbentrennung kann für den markierten Bereich deaktiviert werden. Ligatur ist in der Typografie die Verschmelzung zweier oder mehrerer Buchstaben zu einem Zeichen. Man vermeidet damit optische Lücken zwischen diesen Zeichen. 6 Team ALGE

5 MS Word 200 Kompakt Formatierung.2 Formatvorlagen Formatvorlagen sind speziell zusammengestellte Formatierungsschritte, mit denen viele Formate gleichzeitig angewendet werden. Eine Formatvorlage wird einmal erstellt, wird mit dem Dokument oder bei Bedarf auch mit der Dokumentvorlage (*.dotx) abgespeichert und kann danach jederzeit einem Textteil zugewiesen werden. Zeichenformatvorlagen Diese werden markierten Textstellen/Absätzen zugewiesen und werden durch nachfolgende Absatzformatvorlagen nicht ersetzt. Absatzformatvorlagen Diese gelangen auf den gesamten Absatz, in dem sich der Cursor befindet, bzw. auf markierte Absätze zur Anwendung..2. Formatvorlagen zuweisen Blenden Sie über START /FORMATVORLAGEN /VERWEISSCHALTFLÄCHE ZUM DIALOG den Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN ein. 2 Markieren Sie den Text, dem Sie eine Formatvorlage zuweisen wollen. Klicken Sie aus der Liste die entsprechende Vorlage an. Hier: ÜBERSCHRIFT. Oder wählen Sie die Vorlage über START /FORMATVORLAGEN /SCHNELLFORMATVORLAGEN aus. Zur Anzeige weiterer Vorlagen scrollen Sie über die Laufleiste. Oder verwenden Sie die Tastenkombination, die der Vorlage zugewiesen ist. Für Überschrift ist dies +. Team ALGE 7

6 Formatierung MS Word 200 Kompakt Damit erhält der Text automatisch eine andere Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe und Absatzabstand. Welche Formate zugewiesen werden, erfahren Sie über die Quickinfo der Vorlage. Durch die Aktivierung von VORSCHAU ANZEIGEN, erhalten Sie das Musterformat, das bei Zuweisung auf den Text übernommen wird, angezeigt. Über OPTIONEN können weitere Einstellungen vorgenommen werden. Gliederung erstellen Wenn Sie einen längeren Text (ein Projekt, einen Bericht oder ein Buch) verfassen, erweist sich die Zuordnung der Überschrift-Formate als sehr nützlich. Zuerst erstellen Sie dabei ein Gerüst aus Hauptkapiteln und dazugehörenden Unterkapiteln samt dem entsprechenden Fließtext die sogenannt Gliederung. Die Gliederung unterscheidet dabei zwischen zwei Arten von Texten: a. den Überschriften in verschiedenen Ebenen und b. dem Textkörper (der den jeweiligen Überschriften zugeordnet ist) Die Gliederungsansicht definiert die Überschriften aufgrund ihrer Position. Je weiter links eine Überschrift steht, desto höher ist deren Ebene. Als Vorarbeit muss Ihren Kapiteln daher die entsprechende Überschriftenformatierung zugewiesen werden. Die höchste Ebene (. Ebene) erhält die Formatvorlage Überschrift zugewiesen, die 2. Ebene die Formatvorlage Überschrift 2 usw. Mit folgenden Tastenkombinationen können Sie rasch die ersten 3 Ebenen erzeugen: Überschrift + Überschrift 2 + Überschrift 3 + Danach klicken Sie im Register ANSICHT in der Gruppe DO- KUMENTANSICHTEN auf die Schaltfläche GLIEDERUNG. 8 Team ALGE

7 MS Word 200 Kompakt Formatierung Das Dokument wird in der Gliederungsansicht dargestellt, das Register GLIEDERUNG wird angezeigt und unterstützt Sie beim Arbeiten in dieser Ansicht. Über die DropDown-Liste EBENE ANZEIGEN legen Sie fest, wie viele Ebenen Sie anzeigen möchten. Sie können in dieser Ansicht zb ganze Textebenen in Ihrem Dokument über die Ebenenüberschrift verschieben. Markieren Sie die Ebene über das Plus-Symbol und wählen 2 danach mittels der Schaltflächen (NACH OBEN oder NACH UNTEN) die entsprechende Position des Textes an. Auch per Drag&Drop werden markierte Ebenen nach oben oder unten verschoben. Die Maus erhält dabei einen Vierfach-Pfeil. Außerdem können Sie nun über den eingeblendeten Navigationsbereich rasch von einem Thema zum nächsten wechseln. 3 Aktivieren Sie im Register ANSICHT/ANZEIGEN das Kontrollkästchen für den NAVIGATIONSBEREICH..2.2 Formatvorlagen erstellen Damit Sie die von Ihnen gewünschte Formatierung nicht jedes Mal neu zuweisen müssen, können Sie Ihre bevorzugten Darstellungen mit dem Dokument bzw. auch in der Dokumentenvorlage in Form einer selbst erstellten Formatvorlage speichern. Der Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN ist eingeblendet. Team ALGE 9

8 Formatierung MS Word 200 Kompakt.2.2. Zeichenformatvorlage Diese wird markierten Textstellen/Absätzen zugewiesen und durch nachfolgende Absatzformatvorlagen-Formatierung nicht ersetzt. 2 Markieren Sie die Textstelle. Weisen Sie über die Schaltflächen der Gruppe SCHRIFTART die entsprechenden Formate zu. Hier: Times New Roman, Fett und Rot 3 Wechseln Sie in den Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN und klicken dort auf die Schaltfläche NEUE FORMAVORLAGE. 4 5 Im Dialog vergeben Sie für Ihre neue Vorlage einen passenden Namen, über die DropDown-Liste Formatvorlagentyp wählen Sie den Eintrag Zeichen und bestätigen Sie die Einstellungen mit. Durch das Kontrollkästchen ZUR LISTE DER SCHNELLFORMATVORLAGEN HINZUFÜGEN wird die neue Formatvorlage auch in der Liste direkt im Register START/FORMATVORLAGEN geführt. Aktivieren Sie auch AUTOMATISCH AKTUALISIEREN, so ändert sich die Formatvorlage und damit alle Textstellen, denen diese zugewiesen wurde, unmittelbar bei jeder händischen Formatkorrektur automatisch Absatzformatvorlage Markieren Sie den Absatz, dessen Format die mit einer Formatvorlage definieren möchten. Als Beispiel wird hier ein Format für eine Überschrift erstellt. 2 Stellen Sie den Cursor auf einen leeren Absatz und rufen Sie den Dialog zum Erstellen einer neuen Formatvorlage auf. Vergeben Sie der neuen Vorlage einen Namen. Hier: Kapitel 0 Team ALGE