Word für Windows. Charlotte von Braunschweig, Sabine Spieß, Konrad Stulle. Grundlagen. 2. Ausgabe, 3. Aktualisierung, Februar 2012

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1 Charlotte von Braunschweig, Sabine Spieß, Konrad Stulle 2. Ausgabe, 3. Aktualisierung, Februar 2012 Word 2010 für Windows Grundlagen Trainermedienpaket WW2010_TMP

2 3 Word Grundlagen 3 Texte überarbeiten und korrigieren Trainerhinweise Unterrichtsdauer und Medien Abschnitt Mitgelieferte Medien 3.1 Textteile mit der Maus verschieben und kopieren 3.2 Textteile mit der Zwischenablage verschieben und kopieren 5 min Folie 10 5 min Text suchen und ersetzen 10 min A1_Wort_suchen 3.4 Tipps für die Texteingabe 5 min Folie Texte schnell korrigieren 5 min T1_Heuschnupfen 3.6 Schnellübersicht Übungen 15 min A2_Drag_Drop Gesamtzeit 45 min Abschnitt 3.1 Methodisch-didaktische Hinweise Mit Drag & Drop arbeiten (S. 34) Zeigen Sie beim Erläutern der Drag-&-Drop-Funktion ergänzend, dass beim Erreichen des Bildschirmrandes automatisch gescrollt wird; dass Drag & Drop mit E abgebrochen werden kann. Optionsschaltfläche EINFÜGEOPTIONEN (S. 35) Beim Erläutern der Optionsschaltfläche EINFÜGEOPTIONEN lassen sich die verschiedenen Einfügemöglichkeiten anhand der Folie10 übersichtlich darstellen. Abschnitt 3.2 Der Aufgabenbereich ZWISCHENABLAGE (Ergänzung zu S. 36) Sind die Teilnehmer mit der Zwischenablage bereits vertraut, können Sie zusätzlich den Aufgabenbereich ZWISCHENABLAGE vorstellen, der über das Symbol der Gruppe ZWISCHEN- ABLAGE eingeblendet werden kann. III-1 HERDT-Verlag

3 Texte überarbeiten und korrigieren - Trainerhinweise 3 Abschnitt 3.3 Ein Wort im Dokument suchen (S. 36 und 37) Nachdem Sie die Suchfunktion erläutert haben, können Sie das Arbeitsblatt A1_Wort_ suchen austeilen und die Teilnehmer die Suchfunktion ausprobieren lassen. Abschnitt 3.4 Seitenumbruch einfügen (S. 38) Führen Sie in einem Dokument ergänzend kurz vor, dass automatisch eine neue Seite erzeugt wird und ein Seitenumbruch erfolgt. Worttrennung (S. 38 und S. 39) Um zu verdeutlichen, wie Trennstriche während der Eingabe erzeugt und verwendet werden, können Sie die Folie 11 verwenden. Weisen Sie im Zusammenhang mit der Worttrennung darauf hin, dass die "normale" Silbentrennung im Dokument durch die Silbentrennungsfunktion von Word durchgeführt werden sollte (Abschnitt 7.5). Abschnitt 3.5 Kennzeichnung von Fehlern im Dokument (S. 39) Zur Verdeutlichung der automatischen Rechtschreib- und Grammatikprüfung können Sie das Dokument T1_Heuschnupfen verwenden und einige Fehler mit dem Rechtsklick korrigieren sowie vorführen, dass nicht alle Fehler von Word gefunden werden. Weisen Sie im Zusammenhang mit der automatischen Rechtschreib- und Grammatikprüfung auch auf das Kapitel 15 hin. HERDT-Verlag III-2

4 3 Word Grundlagen 3 Texte überarbeiten und korrigieren In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Textteile verschieben und kopieren wie Sie die Zwischenablage nutzen können wie Sie Textelemente suchen und ersetzen wie Sie Texte schnell korrigieren Voraussetzungen Text eingeben Text markieren 3.1 Textteile mit der Maus verschieben und kopieren Verschieben und Kopieren Textteile können an beliebige Stellen verschoben oder kopiert werden: Beim Verschieben entfernen Sie einen Textteil von einer Stelle des Dokuments und fügen ihn an einer anderen Stelle wieder ein. Beim Kopieren fügen Sie einen Textteil an einer anderen Stelle im Dokument ein, wobei das Original an seiner ursprünglichen Position erhalten bleibt. Schnelles Verschieben und Kopieren mit Drag & Drop Drag & Drop (Ziehen und Ablegen) ist eine Maustechnik, die in vielen Anwendungen zum schnellen Verschieben und Kopieren von Elementen (Texten, Grafiken usw.) eingesetzt wird. Textteil verschieben Markieren Sie den Textteil. Zeigen Sie mit der Maus in den markierten Textteil und ziehen Sie ihn mit gedrückter linker Maustaste an die neue Einfügeposition. Der Mauszeiger ändert während des Vorgangs seine Form in. Textteil kopieren Gehen Sie analog zum Verschieben vor. Halten Sie jedoch die S- Taste und die linke Maustaste gedrückt. Der Mauszeiger ändert seine Form in. Lassen Sie an der gewünschten Einfügeposition zuerst die Maustaste und anschließend die S-Taste wieder los. 34 HERDT-Verlag

5 Texte überarbeiten und korrigieren 3 Wenn Sie Absätze verschieben möchten, achten Sie darauf, dass Sie die Absatzmarke mit markieren. Da nämlich Absatzformatierungen (z. B. Blocksatz) in der Absatzmarke gespeichert werden, gehen sie verloren, wenn die Absatzmarke nicht mit verschoben wird. Die Absatzmarken können Sie über das Symbol einblenden. Einfügeoptionen bestimmen Haben Sie einen Text kopiert oder verschoben, blendet Word an der Einfügeposition unterhalb des eingefügten Textes die Optionsschaltfläche EINFÜGEOPTIONEN ein. Hiermit können Sie festlegen, wie der eingefügte Text formatiert werden soll. Einfügeposition Eingefügter Text Klicken Sie die Optionsschaltfläche an und klicken Sie in der anschließend eingeblendeten Liste auf die Schaltfläche der gewünschten Einfügeoption. 10 Wie soll der eingefügte Text formatiert werden? Die Formatierung des eingefügten Texts soll beibehalten werden. Der eingefügte Text soll an die Formatierung an der Cursorposition angepasst werden. Beim Einfügen von Textpassagen, die Grafiken enthalten, soll nur der Text einfügt werden. Wählen Sie in der eingeblendeten Liste die Schaltfläche. Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Klicken Sie auf die Schaltfläche. Klicken Sie auf die Schaltfläche. Enthält der eingefügte Text bedingte Trennstriche (vgl. Abschnitt 3.4), werden diese bei Verwendung des Symbols als reguläre Zeichen (und nicht mehr als Formatierungszeichen) eingefügt. Wenn Sie in der Liste der Optionsschaltfläche auf den Eintrag STANDARD ZUM EINFÜGEN FEST- LEGEN klicken, können Sie im eingeblendeten Dialogfenster WORD-OPTIONEN im Bereich AUS- SCHNEIDEN, KOPIEREN UND EINFÜGEN einstellen, wie sich Word standardmäßig beim Einfügen von Elementen verhalten soll. 3.2 Textteile mit der Zwischenablage verschieben und kopieren Ein Element über die Zwischenablage kopieren und verschieben Die Zwischenablage ist ein besonderer Zwischenspeicher, in dem Daten aus beliebigen Programmen (beispielsweise zuvor markierte Texte, Grafiken oder Tabellen) abgelegt werden können, um sie an einer anderen Stelle wieder einzufügen. Das zuletzt in die Zwischenablage abgelegte Element kann dabei beliebig oft eingefügt werden. HERDT-Verlag 35

6 3 Word Grundlagen Die Zwischenablage lässt sich im Register START über die Schaltflächen der Gruppe ZWISCHEN- ABLAGE und über Tastenkombinationen steuern. Aktion Symbol Tastatur In die Zwischenablage ausschneiden In die Zwischenablage kopieren Aus der Zwischenablage einfügen () S x S c S v Nach Anklicken des unteren Bereichs der Schaltfläche EINFÜGEN stehen Ihnen spezielle Möglichkeiten für das Einfügen zur Verfügung, unter anderem die Schaltfläche aus dem Menü der Optionsschaltfläche EINFÜGEOPTIONEN. Wenn Sie mit der Maus auf eines der Symbole zeigen, stellt Word im Dokument den eingefügten Text so dar, wie er mit dieser Einfügeoption aussehen würde (Live- Vorschau). Sie möchten einen Textteil verschieben Um einen markierten Textteil zu verschieben, schneiden Sie ihn z. B. mit der Schaltfläche in die Zwischenablage aus. Anschließend fügen Sie ihn an der gewünschten Stelle wieder ein, indem Sie auf den oberen Bereich der Schaltfläche EINFÜGEN klicken. kopieren Um einen markierten Textteil zu kopieren, übernehmen Sie ihn beispielsweise mit der Schaltfläche in die Zwischenablage. Anschließend fügen Sie die Kopie an der gewünschten Stelle wieder ein, indem Sie auf den oberen Bereich der Schaltfläche EINFÜGEN klicken. 3.3 Text suchen und ersetzen 1 Suche starten Bei umfangreichen Dokumenten ist es oft schwierig, eine bestimmte Textstelle oder ein bestimmtes Wort im Text schnell zu finden. Word bietet daher die Möglichkeit, eine Suche nach Textelementen durchzuführen. Klicken Sie im Register START in der Gruppe BEARBEITEN auf die Schaltfläche SUCHEN. Geben Sie im nun eingeblendeten Aufgabenbereich im Eingabefeld den Suchtext (Wort, Wortteil) ein. Die Suche startet automatisch. Findet Word den gesuchten Text wird die Anzahl der Fundstellen eingeblendet ; wird für jede Fundstelle ein Eintrag im Aufgabenbereich angezeigt ; Sie können im Dokument schnell zur Fundstelle wechseln, indem Sie den betreffenden Eintrag anklicken; werden die Fundstellen überall im Dokument hervorgehoben ; bzw. zum vorher- können Sie über die Schaltflächen zum nächsten Suchergebnis gehenden wechseln. 36 HERDT-Verlag

7 Texte überarbeiten und korrigieren 3 Besondere Möglichkeiten der Suche nutzen Klicken Sie im Aufgabenbereich NAVIGATION auf den Pfeil neben dem Suchfeld und wählen Sie den Eintrag OPTIONEN. Im eingeblendeten Dialogfenster SUCHOPTIONEN können Sie weitere Einstellungen zur Suche vornehmen. Sie möchten zwischen Groß- und Kleinschreibung unterscheiden Stellen Sie vor dem Start der Suche sicher, dass der Suchbegriff in der exakten Schreibweise, d. h. in korrekter Groß- bzw. Kleinschreibung, eingegeben ist. Schalten Sie im Dialogfenster SUCHOPTIONEN das Kontrollfeld ein. Mit dieser Funktion können Sie z. B. nach dem Wort Laut suchen lassen. Das Adjektiv laut wird in diesem Fall nicht gefunden. den Suchbegriff nur als vollständiges Wort suchen (nicht als Teil eines Wortes) Aktivieren Sie das Kontrollfeld. Bestätigen Sie mit OK. Über die Einträge im Bereich SUCHEN können Sie anstelle von Text auch nach anderen Elementen (z. B. nach Grafiken) suchen lassen. Wenn Sie nur einen bestimmten Textteil durchsuchen möchten, markieren Sie diesen vor dem Aufrufen der Suchfunktion. HERDT-Verlag 37

8 3 Word Grundlagen Text ersetzen Möchten Sie beispielsweise einen Begriff, der in einem Dokument häufiger vorkommt, durch einen anderen ersetzen, können Sie das Ersetzen des Begriffs von Word automatisch durchführen lassen. Klicken Sie im Register START in der Gruppe BEARBEITEN auf die Schaltfläche ERSETZEN. Geben Sie im Register ERSETZEN im Listenfeld das Suchwort (= zu ersetzender Begriff) und in das Listenfeld das Ersatzwort ein. Mit der Schaltfläche WEITERSUCHEN starten Sie die Suche. Stoppt die Suche an einer Fundstelle, haben Sie folgende Möglichkeiten: Bestätigen Sie das Ersetzen des ursprünglichen Begriffs durch den neuen Begriff mit der Schaltfläche ERSETZEN. Mit der Schaltfläche ALLE ERSETZEN wird der Suchbegriff an jeder Fundstelle ohne Rückfrage ersetzt. Durch erneutes Anklicken der Schaltfläche WEITERSUCHEN gelangen Sie ohne Änderung zur nächsten Textstelle. Beenden Sie das Ersetzen, indem Sie beispielsweise auf das Schließfeld des Dialogfensters klicken. Lassen Sie über die Schaltfläche ALLE ERSETZEN Text ohne Rückfrage ersetzen, kann dies zu unerwünschten Ergebnissen führen. Beispielsweise können ein zu ersetzendes Wort und das Ersatzwort unterschiedliche Artikel besitzen. Beim automatischen Ersetzen wird dann zwar das Wort ausgetauscht, der Artikel jedoch nicht. 3.4 Tipps für die Texteingabe Manuellen Seitenumbruch einfügen Wenn der automatische Seitenumbruch nicht Ihren Wünschen entspricht, können Sie einen manuellen Seitenumbruch (Seitenwechsel) einfügen. Platzieren Sie den Cursor an derjenigen Stelle, auf die der Seitenumbruch folgen soll. Betätigen Sie die Tastenkombination S Ü. oder Wechseln Sie zum Register EINFÜGEN und betätigen Sie in der Gruppe SEITEN die Schaltfläche SEITENUMBRUCH. 11 Praxisbeispiele für die Worttrennung Trennen Sie ein Wort nie, indem Sie die --Taste betätigen. Das Zeichen "-" bleibt so nämlich auch dann erhalten, wenn das betreffende Wort nach Textänderungen wieder vollständig in einer Zeile steht. 38 HERDT-Verlag

9 Texte überarbeiten und korrigieren 3 Was ist zu tun, wenn... Beispiel Lösung ein Wort getrennt werden soll, das durch den automatischen Zeilenumbruch in die nächste Zeile übernommen wurde? Dieses Beispielwortungetüm soll getrennt werden. Fügen Sie an der gewünschten Trennstelle mit der Tastenkombination S - einen bedingten Trennstrich ein. zwei Wörter nicht durch den automatischen Zeilenumbruch getrennt werden sollen? zwei mit Bindestrich verbundene Wörter nicht durch den automatischen Zeilenumbruch getrennt werden sollen? Hennings KG Fügen Sie statt des normalen Leerzeichens mit der Tastenkombination S H K ein geschütztes Leerzeichen ein. Müller-Lüdenscheidt Fügen Sie statt eines normalen Bindestrichs mit der Tastenkombination S H - einen geschützten Trennstrich ein. Word stellt auch eine Silbentrennungsfunktion zur Verfügung, vgl. hierzu Abschnitt Texte schnell korrigieren Rechtschreib- und Grammatikfehler direkt korrigieren Die automatische Rechtschreibprüfung ist in erster Linie als Instrument für die sofortige Überprüfung Ihrer Texte während der Eingabe gedacht. Dabei kennzeichnet das Programm alle Fehler (und solche Wörter, die es für fehlerhaft hält) direkt nach der Eingabe mit einer roten Wellenlinie. 1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das von Word beanstandete Wort. Im eingeblendeten Kontextmenü werden, falls vorhanden, Korrekturvorschläge als Menüpunkte angezeigt. Wählen Sie den passenden Begriff aus. Schreiben Sie ein Wort zweimal direkt hintereinander, wird das doppelte Wort automatisch als potenzieller Fehler erkannt und mit einer roten Wellenlinie versehen. Es kann über den Kontextmenüpunkt WIEDERHOLTES WORT LÖSCHEN gelöscht werden. Die automatische Grammatikprüfung prüft während der Eingabe Sätze auf grammatikalische Richtigkeit und kennzeichnet das als grammatikalisch falsch erkannte Wort mit einer grünen Wellenlinie. Klicken Sie auch hier mit der rechten Maustaste in das beanstandete Wort und wählen Sie im eingeblendeten Kontextmenü das grammatikalisch richtige Wort aus. HERDT-Verlag 39

10 3 Word Grundlagen 3.6 Schnellübersicht Sie möchten... Textteile per Drag & Drop verschieben Textteile per Drag & Drop kopieren Einfügeoptionen für kopierten oder ausgeschnittenen Text festlegen Textteil markieren und mit der Maus an die neue Einfügeposition ziehen Textteil markieren, S-Taste drücken und Textteil mit der Maus an die neue Einfügeposition ziehen Optionsschaltfläche Textteile kopieren Register START, Gruppe ZWISCHENABLAGE, oder S c Textteile ausschneiden Register START, Gruppe ZWISCHENABLAGE, oder S x Textteile einfügen Textelemente suchen Textelemente automatisch ersetzen ein von der Rechtschreib- bzw. Grammatikprüfung gekennzeichnetes Wort korrigieren Register START, Gruppe ZWISCHENABLAGE, oberen Bereich des Symbols EINFÜGEN anklicken oder S v Register START, Gruppe BEARBEITEN, Schaltfläche SUCHEN Register START, Gruppe BEARBEITEN, Schaltfläche ERSETZEN Wort mit der rechten Maustaste anklicken, Korrekturvorschlag auswählen 3.7 Übungen 2 Übung 1: Bestandteile eines Berichts neu anordnen Level Zeit ca. 10 min Übungsinhalte Übungsdatei Ergebnisdatei Text verschieben mit Drag & Drop Zwischenablage nutzen Manuelle Silbentrennung durchführen Zusammenfassungen Zusammenfassungen-E Öffnen Sie die Übungsdatei Zusammenfassungen. Verschieben Sie die Absätze, die sich mit der Konferenz am 9. Juli befassen, mittels Drag & Drop an das Ende des Dokumentes. Schneiden Sie die beiden Absätze über die Konferenz am 6. Mai in die Zwischenablage aus und fügen Sie sie unterhalb der Überschrift Zusammenfassungen ein. Führen Sie entsprechend der Abbildung eine manuelle Silbentrennung mithilfe der betreffenden Tastenkombination durch. Nutzen Sie hierbei bedingte Trennstriche. Verhindern Sie mittels eines geschützten Trennstrichs, dass das Wort Top-Mitarbeiter auf zwei Zeilen verteilt wird. Speichern Sie das Dokument unter dem Namen Zusammenfassungen-E. 40 HERDT-Verlag

11 Texte überarbeiten und korrigieren 3 Ergebnisdatei "Zusammenfassungen-E" Übung 2: To-do-Liste erstellen Level Zeit ca. 5 min Übungsinhalte Übungsdatei Ergebnisdatei Rechtschreibung überprüfen und korrigieren Textteile suchen und ersetzen TODO-Liste TODO-Liste-E Laden Sie das Dokument TODO-Liste. Korrigieren Sie alle Wörter im Dokument, die die Rechtschreibprüfung als fehlerhaft anzeigt. Nutzen Sie anschließend die Funktion SUCHEN UND ERSETZEN, um das Wort Chef gegen Geschäftsführer auszutauschen. Fügen Sie hinter Heute zu erledigen: eine Absatzschaltung ein. Speichern Sie den Text unter dem Namen TODO-Liste-E. Ergebnisdatei "TODO-Liste-E" HERDT-Verlag 41