Einsatz und Verwendung von Formatierungszeichen

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1 Kantonsspital St.Gallen Direktion Informatik CH-9007 St.Gallen Tel Einsatz und Verwendung von Formatierungszeichen Hintergrund Formatierungszeichen, Steuerzeichen oder auch nicht druckbare Zeichen werden die auf dem Bildschirm angezeigten, jedoch nicht auf Papier gedruckten Zeichen genannt. Für ein gutes Textverständnis ist es unabdingbar, sich mit diesen Zeichen auseinanderzusetzen und deren Funktionen zu kennen. Inhalt In diesem Dokument fassen wir alle Informationen zu diesen wichtigen Zeichen zusammen. Behandelt werden folgende Themen: Zweck und Nutzen der Formatierungszeichen Ein- oder Ausblenden? Textbegrenzungen anzeigen Gitternetzlinien in Tabellen anzeigen Beschreibung Formatierungszeichen Suchen und Ersetzen von Formatierungszeichen Die Online Hilfe ist besser als Ihr Ruf Referenz Autor: Redaktionsteam SBI, Simone Hoch Version: 1.1 Datum: 07. März 2008 SBI-Nummer: SBI

2 2/8 Zweck und Nutzen der Formatierungszeichen Einleitung Sicher ist Ihnen schon aufgefallen, dass im Dokumentbereich am Ende eines jeden Absatzes das Symbol angezeigt wird. Diese Marke kennzeichnet auf dem Bildschirm das Absatzende. Drücken Sie beispielsweise die Taste Return, wird ein neuer Absatz in den Text eingefügt und das Ende des Absatzes mit diesem Symbol markiert. Auch eine Betätigung der Leertaste fügt keinen einfachen Leerraum in den Text ein. Stattdessen wird ein hochgestellter Punkt dargestellt, der in der Bildschirmausgabe das Leerzeichen symbolisiert. Da dieses Symbol nicht nur hochgestellt, sondern auch etwas grösser als das Interpunktionszeichen Punkt ist, können Sie direkt am Bildschirm erkennen, ob sich statt eines vielleicht doch versehentlich mehrere Leerzeichen zwischen zwei Wörter geschmuggelt haben, und entsprechend darauf reagieren. Auch wenn die Darstellung der Formatierungszeichen anfänglich ungewohnt und verwirrend erscheint, empfiehlt es sich, sie trotzdem anzeigen zu lassen. Mit ihrer Hilfe lässt sich schnell herausfinden, warum eine bestimmte Textformatierung nicht wie beabsichtigt ausfällt. Anzeige mit Steuerzeichen Anzeige ohne Steuerzeichen

3 3/8 Ein- oder Ausblenden? Empfehlung Zum inhaltlichen Lesen meines Dokumentes schalte ich die Anzeige der Steuerzeichen aus, da ich diese als störend empfinde, mein Text ist schlechter lesbar. Sobald ich aber mit dem Formatierungsprozess beginne, ist es unausweichlich, die Steuerzeichen anzuzeigen. Nur so kann ich auch bei Formatierungsproblemen meinen Text korrekt überarbeiten. Formatierungs zeichen einbzw. ausblenden Um alle Formatierungszeichen ein- bzw. auszublenden, klicken Sie im Register «Start» in der Gruppe «Absatz» auf das Symbol Tipp Nutzen Sie die Tastenkombination Ctrl Shift 3 zum schnellen Ein- bzw. ausblenden.

4 4/8 Textbegrenzungen anzeigen Empfehlung Bei der Erstellung von Dokumentvorlagen, beim Platzieren von Objekten im Fliesstext und bei der Bearbeitung von Tabellen ist es empfehlenswert, die Textbegrenzungen anzeigen zu lassen. Die Anzeige deaktiviere ich nach diesen Arbeiten wieder. Einschalten und Ausschalten der Anzeige Unter Umständen benötigen Sie auch die Anzeige der Seitenrandeinstellungen, den Textumbruch bei Objekten oder aber die Struktur der Tabellen. Wählen Sie dazu in der «Office-Schaltfläche», «Word - Optionen», Register «Erweitert» den Befehl «Textbegrenzungen anzeigen»

5 5/8 Gitternetzlinien von Tabellen anzeigen Empfehlung Vor allem bei komplexen Tabellenstrukturen ist es angezeigt, die Gitternetzlinien auf dem Bildschirm sichtbar zu machen. Sollten Sie am Schluss der Tabellenerstellung die Spalten- und/oder Zeilenabgrenzungen mit Linien versehen wollen, deaktivieren Sie den Befehl vorgängig wieder, damit Sie die gewünschten Auszeichnungen sofort erkennen. Gitternetzlinien anzeigen 1. Markieren Sie die Tabelle oder platzieren Sie den Cursor innerhalb des Tabellenbereiches. 2. Wählen Sie anschliessend im zusätzlichen Register «Tabellentools» die Auswahl «Layout» 3. Klicken Sie auf «Gitternetzlinien» in der Befehlsgruppe «Tabelle»

6 6/8 Beschreibung Formatierungszeichen Bezeichnung Anzeige Erläuterung Erstellung Absatzmarke (Absatzende) Diese wird am Ende von Absätzen verwendet; in ihr werden alle Formatierungen eines Absatzes gespeichert. Drücken Sie Return zum Erzeugen eines neuen Absatzes. Manueller Zeilenwechsel Fügt, z.b. bei automatischen Nummerierungen, eine Absatzschaltung ohne Aufzählung ein. Der manuelle Zeilenwechsel wird auch vielfach als weicher Zeilenwechsel bezeichnet. Drücken Sie ªShift Return zum Einfügen eines manuellen Zeilenwechsel. Leerzeichen. Trennt einzelne Wörter und wird durch Drücken der Leertaste erzeugt. Geschütztes Leerzeichen Dieses verhindert einen Zeilenumbruch zwischen zwei Wörtern und wird durch Drücken der Tasten Ctrl ªShift Leertaste erzeugt Bedingter Trennstrich Fügt Trennstriche in einem Wort ein, die anzeigen, an welcher Stelle das Wort am Zeilenende getrennt werden soll; nur im Fall der Trennung am Zeilenende werden diese Trennstriche auch gedruckt. In der Praxis: fügen Sie immer mit Ctrl - bedingte Trennstriche zur Wörtertrennung am Zeilenende ein, sog. manuelles Trennen. Geschützter Trennstrich Wird bei mit Bindestrich verbundenen Wörtern genutzt, die am Zeilenende nicht getrennt werden sollen, z.b. bei Doppelnamen. Mit CTRL SHIFT - können Sie einen geschützten Trennstrich erzeugen. Tabulatorzeichen Wird zur Positionierung von Text im Dokument verwendet. Mit der ÿtabulator Taste erzeugen Sie einen Tabulatorsprung. Innerhalb von Tabellen verwenden Sie Ctrl ÿtabulator Tabulator. Objektanker Der Objektanker zeigt Ihnen an, in welchem Absatz das Objekt verankert ist. Er wird erzeugt, sobald Sie ein beliebiges Objekt einfügen, welches nicht mit der Objektoption bezüglich des Textumbruches «mit Text in Zeile» formatiert wird.

7 7/8 Suchen und Ersetzen von Formatierungszeichen Formatierungs zeichen suchen und ersetzen mit Hilfe von Codes Bei der Suche mithilfe von Codes wird Ihnen die Möglichkeit geboten, nach besonderen Zeichen zu suchen. So können beispielsweise Absatzmarken, Tabstoppzeichen, Seitenumbrüche u.v.m. ausfindig gemacht werden. Die Suche verläuft ähnlich wie die Suche nach Platzhalterzeichen. Dabei wird ein bestimmter Code in das Suchfeld eingegeben, der dann die gesuchten Zeichen im Text ausfindig macht. Die Funktion «Platzhalter» verwenden muss dabei allerdings nicht aktiviert sein. sucht nach einem Leerzeichen und ersetzt durch einen Tabulatorsprung Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Öffnen Sie das Dialogfeld «Suchen und Ersetzen» ganz am Ende des Register «Start», und klicken Sie auf die Schaltfläche «Erweitern >>», der sich links unten im Fenster befindet. Oder drücken Sie zur schnellen Anzeige des Dialoges die Tastenkurzkombination Ctrl H. Unterhalb der «Suchoptionen» können Sie nun den Abschnitt «Suchen» finden. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Sonderformat», um das dazugehörige Listenfeld zu öffnen. Hier können Sie direkt das von Ihnen gesuchte Zeichen auswählen. Klicken Sie z.b. auf den Eintrag «Absatzmarke», wird das Listenfeld geschlossen und der Suchcode, in diesem Fall wäre das ein «^p», in das Suchfeld eingetragen. Sie haben aber auch die Möglichkeit, den Code, der immer mit einem Caret- Zeichen (^) beginnt, direkt einzugeben.

8 8/8 Die Online Hilfe ist besser als Ihr Ruf Online-Hilfe nutzen Nutzen Sie die Online Hilfe zum Nachschlagen aller verwendbaren Codes. Meine Schlüsselwörter zum schnellen Finden dieser informativen Seite.