Word 8. Verzeichnisse Version: Relevant für: ECDL, IKA, DA

Transkript

1 Word 8 Verzeichnisse Version: Relevant für: ECDL, IKA, DA

2 06-Word-Grundlagen.docx Inhaltsverzeichnis 1 Hinweise 1.1 Zu diesem Lehrmittel Arbeitsdateien zum Lehrmittel Vorkenntnisse Darstellungen im Text Inhaltsverzeichnisse 2.1 Inhaltsverzeichnis erstellen Das Inhaltsverzeichnis bearbeiten Abbildungsverzeichnis 3.1 Bilder beschriften Ein Bild mit einem fliessenden Textumbruch beschriften Das Abbildungsverzeichnis erstellen Index 4.1 Wörter für den Index kennzeichnen Einen Untereintrag erstellen Seitenbereiche im Index aufnehmen Automarkierung erstellen Einträge in der Automarkierung Automarkierungen in die Datei einfügen Indexverzeichnis erstellen Zitate (Literaturverzeichnis) 5.1 Zitieren Literaturverzeichnis einfügen... 16

3 1 Hinweise Lesen Sie zuerst die Hinweise auf dieser Seite durch, damit Sie den besten Nutzen aus diesem Lehrmittel ziehen können. 1.1 Zu diesem Lehrmittel Mit diesem Lehrmittel erhalten Sie etwas Anderes. Es ist zum praktischen Lernen erstellt worden. Sie finden hier kein Nachschlagewerk wie es sonst üblich ist. Es ist keine Anhäufung von Beschreibungen wie man etwas wo macht, ohne konkrete Beispiele dabei zu zeigen. Im Gegenteil. Es soll sie durch ein bestimmtes Thema führen und Sie bis zum Ziel begleiten. Damit dies gelingt, sind Sie gut beraten, das Lehrmittel Seite für Seite durchzuarbeiten. Ansonsten kann es sein, dass Ihnen nötige Informationen fehlen. Alles was zu dem besprochenen Thema neu ist, wird an der entsprechenden Stelle Step by Step beschrieben. Dabei kommen viele Bilder zum Einsatz, die Ihnen das Erklärte noch besser beschreiben sollen. Es ist dabei nicht immer möglich, alles von A bis Z zu beleuchten, denn das würde einerseits den Rahmen des Lehrmittels bei weitem sprengen und nicht weiter zum Verständnis beitragen. Der Inhalt des Lehrmittels deckt das Wissen für IKA (Information Kommunikation und Administration, DA (Direktionsassistenz) und für ECDL (European Computer Driving Licence) ab Arbeitsdateien zum Lehrmittel Zu diesem Lehrmittel benötigen Sie die entsprechenden Arbeitsdateien Sie finden Sie auf der Webseite in der Box zu Word 8. Die Inhalte werden teilweise in gepackter Form (ZIP) zur Verfügung gestellt. Sollten Sie mit dem Entpacken Probleme haben, finden Sie hier eine Anleitung wie ZIP-Dateien entpackt werden: Vorkenntnisse Damit Sie dieses Lehrmittel möglichst gewinnbringend anwenden können, sollten Sie folgende Lehrmittel vorgehend durchgearbeitet haben: 1 Word 1 2 Word 6 Die oben erwähnten Lehrmittel und die entsprechenden Arbeitsdateien finden Sie unter: Darstellungen im Text Text welcher so dargestellt ist, weist auf weitere Informationen hin. Text welcher so dargestellt ist, weist auf wichtige Informationen hin.

4 Version: thinkabit.ch Inhaltsverzeichnisse 2 Inhaltsverzeichnisse Inhaltsverzeichnisse sind für längere Dokumente unerlässlich. Das Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses ist in Word keine grosse Sache mehr. Inhaltsverzeichnisse basieren in Word auf den Formatvorlagen Überschrift. Sind sie im Dokument zugeordnet worden, kann ein Inhaltsverzeichnis mit wenigen Klicks eingefügt werden. 2.1 Inhaltsverzeichnis erstellen Wie schon oben erwähnt, müssen die Texte, welche im Inhaltsverzeichnis erscheinen sollen, mit den Formatvorlagen Überschrift 1 bis maximal Überschrift 9 formatiert sein. Verwenden Sie nie mehr als 3 Ebenen (Überschrift 1 bis Überschrift 3) für Überschriften. Verwenden Sie mehr, was natürlich nicht verboten ist, wird das Dokument schnell unübersichtlich. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann das Inhaltsverzeichnis erstellt werden. 1 Fügen Sie eine neue leere Seite (Seitenumbruch) vor der ersten Seite im Dokument 06-Word- Grundlagen-File ein und positionieren Sie den Cursor vor dem Seitenumbruch. 2 Löschen Sie die eventuell zugewiesene Formatvorlage im Seitenumbruch mit dem Befehl Alle Formatierungen löschen im Register Start Gruppe Schriftart. 3 Klicken Sie im Register Verweise in der Gruppe Inhaltsverzeichnis, auf den Befehl Inhaltsverzeichnis. Abbildung 1: Ein Inhaltsverzeichnis einfügen 4 Wählen Sie ein Inhaltsverzeichnis vom Typ «Automatische Tabelle 1» oder «Automatische Tabelle 2» aus. Die beiden Inhaltsverzeichnisse unterscheiden sich lediglich durch ihre Überschriften. 5 Das war's schon. Sie sollten nun ein Inhaltsverzeichnis mit 3 Ebenen auf der ersten Seite sehen. 4 Inhaltsverzeichnis erstellen

5 Zugegeben es ist nicht gerade schön und muss noch nachbearbeitet werden. Dies geschieht mit den Verzeichnis 1 bis Verzeichnis 9. Die Inhaltsverzeichnisüberschrift formatieren Sie mit der Formatvorlage des gleichen Namens. Sie im Dokument eine Überschrift oder fügen Sie in Ihr Dokument ein, müssen Sie das Inhaltverzeichnis aktualisieren. Im sich öffnenden Dialogfenster wählen Sie die Option Gesamtes Verzeichnis aktualisieren. Damit wird das Verzeichnis komplett neu aufgebaut und sie können sicher sein, dass alle Änderungen übernommen werden. Abbildung 2: Ein Inhaltsverzeichnis «Automatische Tabelle 2» mit geändertem Format Inhaltsverzeichnisse 5

6 Version: thinkabit.ch Inhaltsverzeichnisse Sie können das Inhaltsverzeichnis direkt im Text formatieren, Sie müssen allerdings darauf achten, dass in den Formatvorlageneinstellungen, die Option «Automatisch aktualisieren» aktiviert ist. Ansonsten verlieren Sie die Formatierungen nach einer Aktualisierung wieder. Abbildung 3: Eine Vorlage automatisch aktualisieren 2.2 Das Inhaltsverzeichnis bearbeiten Abbildung 4: Inhaltsverzeichnis bearbeiten 1 Klicken Sie in Ihr Inhaltsverzeichnis und Sie es. (Siehe in Abbildung 1 auf Seite 4) 2 Wählen Sie in der Registerkarte Verweise, Gruppe Inhaltsverzeichnis den Befehl Inhaltsverzeichnis und danach Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis. (Siehe in Abbildung 1 auf Seite 4) 6 Das Inhaltsverzeichnis bearbeiten

7 3 Im Dialogfenster Inhaltsverzeichnis können Sie die Anordnung der Seitenzahlen und die Füllzeichen bestimmen. 4 Möchten Sie ein anderes Design für Ihr Inhaltsverzeichnis verwenden, wählen Sie die entsprechende Vorlage aus. 5 Mit Ebenen anzeigen bestimmen wie viele Überschriften-Ebenen im Inhaltsverzeichnis angezeigt werden sollen. 3 Abbildungsverzeichnis Ein Abbildungsverzeichnis wird meist am Schluss eines Dokuments eingefügt und listet alle Bilder des Dokuments auf. Damit ein Abbildungsverzeichnis erstellt werden kann, müssen zuerst alle Bilder mit einer Beschriftung versehen werden. 3.1 Bilder beschriften 1 Wechseln Sie zur Seite 2 im Dokument und Sie den Text unterhalb des Bildes die Absatzmarke aus. 2 Positionieren Sie den Cursor des Bildes. 3 Im Register Verweis, Gruppe Beschriftung klicken Sie auf den Befehl Beschriftung einfügen. 4 Klicken Sie auf die Schaltfläche Nummerierung. 5 Aktivieren Sie die Option Kapitelnummer einbeziehen und bestimmen Sie, welche Formatvorlage ein neues Kapitel beginnt. Sie können auch ein Trennzeichen definieren. 6 Tragen Sie einen Doppelpunkt (Optional) hinter dem Text Abbildung 1-1 ein und fügen Sie den Text aus der Zwischenablage ein. 7 Als Bezeichnung können Begriffe ausgewählt werden. 8 Wollen Sie die Bezeichnung nicht in der Bildbeschriftung verwenden aktivieren Sie die entsprechende Option. 9 Eine neue Bezeichnung erstellen Sie über die Schaltfläche Neue Bezeichnung. 10 Bestätigen Sie mit OK. 11 Weisen Sie der Beschriftung die _Bildbeschriftung zu. Abbildungsverzeichnis 7

8 Version: thinkabit.ch Abbildungsverzeichnis Abbildung 5: Eine Bildbeschriftung einfügen Ein Bild mit einem fliessenden Textumbruch beschriften 1 Wechseln Sie auf die Seite 4. 2 Ändern Sie den für die Abbildung auf Rechteck und erhöhen Sie den Abstand unten auf 0.2 cm. 3 Markieren Sie die Grafik und fügen Sie eine Beschriftung mit dem aus der Abbildung 6 ersichtlichen Text ein. 4 Bestimmen Sie die Position über dem ausgewählten Element. 5 Sobald Sie auf OK geklickt haben, wird die Beschriftung eingefügt. Leider kann es sein, dass Sie noch ein wenig Handarbeit anlegen müssen. Dies lässt sich bei Bildern nicht vermeiden. In der Abbildung 6 auf Seite 9 sehen Sie das korrigierte Beispiel. Vergessen Sie nicht, die Formatvorlage _Bildbeschriftung ihrem Text zuzuweisen. 8 Bilder beschriften

9 Abbildung 6: Die Beschriftung über dem Bild positionieren AUFGABE 1 Beschriften Sie die Bilder in Kapitel 3 nach der oben erwähnten ersten Methode. Weisen Sie den Beschriftungen die Formatvorlage _Bildbeschriftung zu. 2 Für die Bilder der restlichen Kapitel, erstellen Sie eine Beschriftung mit der Bild. 3.2 Das Abbildungsverzeichnis erstellen Nun ist alles vorbereitet und wir können das Abbildungsverzeichnis erstellen. Navigieren Sie dazu ans Ende Ihres Dokuments und fügen Sie einen Seitenumbruch ein. 1 Schreiben Sie auf die erste Zeile Abbildungsverzeichnis (Abbildungen) und drücken Sie die ENTER- Taste und weisen Sie dem Absatz die Formatvorlage Inhaltsverzeichnisüberschrift zu. 2 Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Verweise und in der Gruppe Beschriftungen auf den Befehl Abbildungsverzeichnis einfügen. Es öffnet sich ein Dialogfenster mit den Einstellungen für das Abbildungsverzeichnis. 3 Bestimmen Sie die welche Elemente im Verzeichnis angezeigt werden sollen. 4 Wählen Sie eine Vorlage aus. 5 Bestimmen Sie die Beschriftungskategorie, für unser Beispiel wählen Sie die Kategorie Abbildung aus. 6 Wählen Sie ob Kategorie und Nummern angezeigt werden sollen. 7 Bestätigen Sie mit OK. Abbildungsverzeichnis 9

10 Version: thinkabit.ch Index Abbildung 7: Das Dialogfenster Abbildungsverzeichnis Das Abbildungsverzeichnis wird eingefügt. Allerdings werden nur die Bilder aus der Kategorie Abbildungen aufgeführt. 8 Erstellen Sie nun ein Abbildungsverzeichnis, diesmal aber mit der Beschriftungskategorie Bild. Sie sehen, dass dies problemlos möglich ist. 4 Index Ein Index ist ein Stichwortverzeichnis, wie es bei jedem guten Sachbuch zu finden ist. Ein Indexverzeichnis zu erstellen ist kein Zuckerschlecken. In Sachbuchverlagen werden dafür extra Personen beschäftig, die den ganzen Tag nichts anders tun, als Stichworte zu definieren. Es erwartet uns also viel Arbeit. 4.1 Wörter für den Index kennzeichnen Als erstes müssen alle Wörter die im Index erscheinen sollen gekennzeichnet werden. Die geschieht mit einer Feldfunktion. 1 Suchen das Wort «Facebook» und markieren Sie sie. 2 Klicken Sie in der Registerkarte Verweise in der Gruppe Index auf den Befehl Eintrag festlegen. Alternativ geht das auch mit der Tastenkombination Alt + Shift + X. Es öffnet sich ein Fenster mit dem Namen Index festlegen. Dieses Fenster muss nicht geschlossen werden, um weitere Einträge aufzunehmen. 3 Im Haupteintrag erscheint das Wort. Sie können das Wort ändern, es muss nicht genauso im Text vorkommen. 10 Wörter für den Index kennzeichnen

11 Abbildung 8: Einen Eintrag für den Index festlegen 4 Normalerweise wird auf die aktuelle Seite des Stichwortes verwiesen. 5 Mit Festlegen wird nur die eine Fundstelle in den Index aufgenommen; mit Alle festlegen werden alle Stichworte im Text aufgenommen. 6 Das Dialogfeld bleibt geöffnet und Sie können weitere Stichworte markieren und festlegen. Im Text wird neben dem markierten Wort das XE-Feld eingefügt. Es zeigt das markierte Wort und wird immer verborgen formatiert. Im Text ist es nur sichtbar, wenn die nichtdruckbaren Zeichen ( ) aktiviert sind Einen Untereintrag erstellen Untereinträge sind sinnvoll, wenn der Leser ein Stichwort eher unter einem Oberbegriff sucht. 1 Auf Seite drei finden Sie den Begriff «Google». Legen Sie Google als Haupteintrag fest. 2 Markieren Sie die Begriffe KONTO-INAKTIVITÄTSMANAGER. 3 Öffnen Sie das Dialogfeld Indexeintrag festlegen und geben Sie als Google und als Konto-Inaktivitätsmanger ein. 4 Legen Sie das Wort Gedenkzustand auf Seite 3 als Untereintrag von Facebook fest. 5 Auf Seite 7 legen Sie Fraunhofer-Institut als Haupteintrag fest. 6 «Bits on Film» und «Polymerfilm» legen Sie als Untereinträge von Fraunhofer-Institut fest. Index 11

12 Version: thinkabit.ch Index Abbildung 9: Ein Index mit einem Haupteintrag und mehreren Untereinträgen Seitenbereiche im Index aufnehmen 1 Hinweise auf einen grossen Bereich in der Form «Seite 3-7» setzen eine Textmarke voraus. Markieren Sie zuerst den gesamten Bereich (in unserem Beispiel das Kapitel 2) und benennen Sie ihn über die Registerkarte Einfügen mit dem Befehl Textmarke in der Gruppe Link mit «Interview». Abbildung 10: Eine Textmarke setzen 2 Platzieren Sie den Cursor der Überschrift von Kapitel 2. 3 Öffnen Sie das Dialogfenster Indexeintrag festlegen. Aktivieren Sie die Option Seitenbereich und wählen Sie die Textmarke Interview aus. Als schreiben Sie Interview. 12 Wörter für den Index kennzeichnen

13 Abbildung 11: Einen Indexeintrag für einen Seitenbereich festlegen Automarkierung erstellen Statt jeden einzelnen Eintrag im Text zu markieren, können Sie auch eine Tabelle mit den Stichworten erstellen und Word daraus einen Index erstellen lassen. 1 Sie benötigen eine separate Datei mit einer zweispaltigen Tabelle, in der Sie die Indexeinträge erfassen. 2 In die linke Spalte schreiben Sie den Begriff so, wie er im Text vorkommt. 3 In der rechten Spalte kommt der Ausdruck so, wie er im Index erscheinen soll. Wenn der Begriff genauso verwendet wird, wie er im Text vorkommt, lassen Sie die rechte Spalte leer. 4 Öffnen Sie die Datei 06-Word-Grundlagen-File-2.docx. Abbildung 12: Eine Tabelle für Indexeinträge Index 13

14 Version: thinkabit.ch Index Einträge in der Automarkierung Untereinträge werden in der rechten Spalte mit Doppelpunkt eingetragen. in Abbildung 11 Begriffe die im Index durch ein anderes Wort ersetzt werden sollen, notieren Sie in der Tabelle wie folgt: in der linken Spalte der Begriff wie er im Text vorkommt und in der rechten Spalte das alternative Wort. in Abbildung Automarkierungen in die Datei einfügen. 1 Klicken Sie in der Registerkarte Verweise in der Gruppe Index auf den Befehl Index einfügen und dort auf die Schaltfläche AutoMarkierung. 2 Suchen Sie die Konkordanz Datei und bestätigen Sie mit Öffnen. Die Einträge werden in die Datei eingefügt. Abbildung 13: Automarkierung festlegen 4.2 Indexverzeichnis erstellen Jetzt muss noch der eigentliche Index am Ende des Dokuments erstellt werden. Stellen Sie den Cursor an die Stelle, an der der Index eingefügt werden soll, und wählen Sie in der Registerkarte Verweise in der Gruppe Index den Befehl Index einfügen. Sie können verschiedene Einstellungen vornehmen und die Formatierung beeinflussen. Klicken Sie auf OK. Ihr Indexverzeichnis wird erstellt. 14 Indexverzeichnis erstellen

15 5 Zitate (Literaturverzeichnis) Zitate aus anderen Publikationen, welche man in seinen Arbeiten einsetzen will, müssen gekennzeichnet werden. Die Verwaltung der Zitat-Quellen erfolgt im Quellen-Manager. 1 Öffnen Sie den Quellen-Manager in der Registerkarte Verweise, Gruppe Zitate und Literaturverzeichnis mit dem Befehl Quellen verwalten (Siehe Abbildung 14). 2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu und erstellen Sie die neue Quelle für einen bestimmten Typ.. 3 Nachdem Ausfüllen der restlichen Felder, bestätigen Sie mit OK. Ihre erste Quelle ist erstellt. Sie können weitere Quellen erfassen. Abbildung 14: Literaturverzeichnis und Quellen-Manager Zitate (Literaturverzeichnis) 15

16 Version: thinkabit.ch Zitate (Literaturverzeichnis) In der Abbildung 14 sehen Sie den Quellenmanager. Auf der linken Seite sehen Sie die Masterliste. In ihr werden alle Quellen gesammelt. Auf der rechten Seite sehen Sie die Quellen, die im aktuellen Dokument verwendet (zitiert) werden. 5.1 Zitieren 1 Zitieren ist nun ganz einfach. Schreiben Sie Ihr Zitat und positionieren Sie den Cursor am Schluss ihres Zitates. 2 Fügen Sie die Zitats Quelle aus der Registerkarte Verweise, Gruppe Zitate und Literaturverzeichnis mit dem Befehl Zitat einfügen ein. 5.2 Literaturverzeichnis einfügen Zum Schluss fügen Sie Ihr Literaturverzeichnis am Schluss Ihres Dokuments ein. 1 Fügen Sie die Zitats Quelle aus der Registerkarte Verweise, Gruppe Zitate und Literaturverzeichnis mit dem Befehl Literaturverzeichnis ein. Wählen Sie eine Vorlage aus. Das Verzeichnis wird an der gewünschten Stelle eingesetzt. Abbildung 15: Das fertige Literaturverzeichnis 16 Literaturverzeichnis einfügen