Excel 3. Benutzerdefinierte Zahlenformate Version: Relevant für: IKA, DA

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1 Excel 3 Benutzerdefinierte Zahlenformate Version: Relevant für: IKA, DA

2 03-Excel-Grundlagen.docx Inhaltsverzeichnis 1 Hinweise 1.1 Zu diesem Lehrmittel Arbeitsdateien zum Lehrmittel Vorkenntnisse Darstellungen im Text Benutzerdefinierte Zahlenformate 2.1 Richtlinien zum Anpassen eines Zahlenformats Richtlinien zum Einbeziehen Von Text Wiederholen von Zeichen Richtlinien zum Verwenden von Dezimalstellen, Abständen, Farben und Bedingungen Anzeigen eines Tausendertrennzeichens Angeben von Farben Angeben von Bedingungen Richtlinien für Datums- und Zeitformate Anzeigen von Stunden, Minuten und Sekunden... 10

3 1 Hinweise Lesen Sie zuerst die Hinweise auf dieser Seite durch, damit Sie den besten Nutzen aus diesem Lehrmittel ziehen können. 1.1 Zu diesem Lehrmittel Mit diesem Lehrmittel erhalten Sie etwas Anderes. Es ist zum praktischen Lernen erstellt worden. Sie finden hier kein Nachschlagewerk wie es sonst üblich ist. Es ist keine Anhäufung von Beschreibungen wie man etwas wo macht, ohne konkrete Beispiele dabei zu zeigen. Im Gegenteil. Es soll sie durch ein bestimmtes Thema führen und Sie bis zum Ziel begleiten. Damit dies gelingt, sind Sie gut beraten, das Lehrmittel Seite für Seite durchzuarbeiten. Ansonsten kann es sein, dass Ihnen nötige Informationen fehlen. Alles was zu dem besprochenen Thema neu ist, wird an der entsprechenden Stelle Step by Step beschrieben. Dabei kommen viele Bilder zum Einsatz, die Ihnen das Erklärte noch besser beschreiben sollen. Es ist dabei nicht immer möglich, alles von A bis Z zu beleuchten, denn das würde einerseits den Rahmen des Lehrmittels bei weitem sprengen und nicht weiter zum Verständnis beitragen. Der Inhalt des Lehrmittels deckt das Wissen für IKA (Information Kommunikation und Administration, DA (Direktionsassistenz) und für ECDL (European Computer Driving Licence) ab Arbeitsdateien zum Lehrmittel Zu diesem Lehrmittel benötigen Sie die entsprechenden Arbeitsdateien Sie finden Sie auf der Webseite in der Box zu Excel 3. Die Inhalte werden teilweise in gepackter Form (ZIP) zur Verfügung gestellt. Sollten Sie mit dem Entpacken Probleme haben, finden Sie hier eine Anleitung wie ZIP-Dateien entpackt werden: Vorkenntnisse Damit Sie dieses Lehrmittel möglichst gewinnbringend anwenden können, sollten Sie folgende Lehrmittel vorgehend durchgearbeitet haben: 1 Anleitung 2 ( 2 Die oben erwähnten Lehrmittel und die entsprechenden Arbeitsdateien finden Sie unter: Darstellungen im Text Text welcher so dargestellt ist, weist auf weitere Informationen hin. Text welcher so dargestellt ist, weist auf wichtige Informationen hin.

4 Version: thinkabit.ch Benutzerdefinierte Zahlenformate 2 Benutzerdefinierte Zahlenformate 2.1 Richtlinien zum Anpassen eines Zahlenformats Erstellen Sie eine neue Excel-Arbeitsmappe und tragen Sie folgende Werte in die angegebenen Zellen ein: C2: 3500 C3: C4: 0 C5: Text Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Zahlenformat erstellen möchten, beginnen Sie mit der Auswahl eines integrierten Zahlenformats als Ausgangspunkt. Sie können anschliessend beliebige Codeabschnitte des Formats ändern, um ein eigenes benutzerdefiniertes Zahlenformat zu erstellen. Ein Zahlenformat kann bis zu vier Codeabschnitte besitzen, die jeweils durch ein Semikolon getrennt sind. Diese Codeabschnitte definieren das Format für,, und (in dieser Reihenfolge). <POSITIV>;<NEGATIV>;<NULL>;<TEXT> 1 Markieren Sie die Zellen C2 bis C5. 2 Öffnen Sie das Dialogfeld von der Gruppe Zahl und aktivieren Sie die Kategorie Benutzerdefiniert. 3 Geben Sie die folgenden Codeabschnitte ein [Blau]#'##0.00_);[Rot](#'##0.00);0.00;"Das ist ein "@ 4 Bestätigen Sie mit OK. Abbildung 1: Ein benutzerdefiniertes Zahlenformat erstellen. Rechts sehen Sie die dadurch formatierten Zellen Sie müssen alle Codeabschnitte in das benutzerdefinierte Zahlenformat einbeziehen. Wenn Sie für das benutzerdefinierte Zahlenformat nur zwei Codeabschnitte angeben, wird der für positive Zahlen und Nullen verwendet, während der für negative Zahlen verwendet wird. 4 Richtlinien zum Anpassen eines Zahlenformats

5 Wenn Sie nur angeben, wird dieser für alle Zahlen verwendet. Wenn Sie einen Codeabschnitt und einen nachfolgenden Codeabschnitt einbeziehen möchten, dann müssen Sie das abschliessende Semikolon für den zu überspringenden Abschnitt einbeziehen. Hier wird zum Beispiel der Null-Wert übersprungen: #'##0.00_);(#'##0.00);;"Das ist ein Dies hat allerdings zur Folge, dass in diesem Beispiel die Nullwerte nicht angezeigt werden. Die folgenden Anweisungen sollten beim Anpassen einer dieser Codeabschnitte des Zahlenformats hilfreich sein. 2.2 Richtlinien zum Einbeziehen Von Text Um Text und Zahlen in einer Zelle anzuzeigen, schliessen Sie die Textzeichen in doppelte Anführungszeichen (" ") ein, oder stellen Sie einem Zeichen einen umgekehrten Schrägstrich (\) voran. Beziehen Sie die Zeichen in dem entsprechenden Abschnitt der Formatcodes ein. Geben Sie z.b. das Format $0.00" Überschuss";$-0.00" Unterdeckung" ein, um einen positiven Betrag als $ Überschuss und einen negativen Betrag als $ Unterdeckung anzuzeigen. Beachten Sie, dass in den jeweiligen Codeabschnitten vor Überschuss und Unterdeckung ein Leerzeichen steht. 1 Markieren Sie die Zellen C2 und C3. 2 Geben Sie folgendes benutzerdefiniertes Format ein: $0.00" Überschuss";$-0.00" Unterdeckung" 3 Schauen Sie sich das Ergebnis an. Tippen Sie in die unten genannten Zellen die entsprechenden Werte ein: E2: 12 E3: 0.5 E4: 2000 E5: 1 Versehen Sie nun die Zellen mit dem unten aufgelisteten benutzerdefinierten Format. E2: 0.00 "Km" E3: 0.0 "dl" E4: 0 "Stutz" E5: "Sie haben" 0 "neue Mail" Benutzerdefinierte Zahlenformate 5

6 Version: thinkabit.ch Benutzerdefinierte Zahlenformate In der untenstehenden Tabelle sehen Sie Zeichen, die keine Anführungszeichen benötigen. $ Dollarzeichen / Schrägstrich + Pluszeichen ) Rechte Klammer ( Linke Klammer! Ausrufezeichen : Doppelpunkt & Kaufmännisches Und-Zeichen ^ Zirkumflex (Caret) ' Apostroph ~ Tilde } Rechte geschweifte Klammer { Linke geschweifte Klammer > Grösser-als-Zeichen < Kleiner-als-Zeichen Leerzeichen = Gleichheitszeichen - Minuszeichen Tabelle 1: Die obenstehenden Zeichen werden ohne Verwendung von Anführungszeichen angezeigt. 2.3 Wiederholen von Zeichen Damit das nächste Zeichen im Format wiederholt wird, um die Spaltenbreite zu füllen, beziehen Sie ein Sternchen (*) in das Zahlenformat ein. Geben Sie z. B. 0*- ein, um hinter einer Zahl ausreichend Gedankenstriche einzubeziehen, um die Zelle auszufüllen, oder geben Sie vor einem Format *0 ein, um führende Nullen einzubeziehen. 1 Geben Sie in der Zelle E7 die Zahl 1200 ein. 2 Markieren Sie die Zelle und geben Sie folgendes benutzerdefiniertes Zahlformat ein: CHF * 0.00 (Nach dem Stern ein Leerzeichen tippen) Mit diesem Format wird CHF links in der Zelle ausgerichtet und rechts die Zahl. 6 Wiederholen von Zeichen

7 2.4 Richtlinien zum Verwenden von Dezimalstellen, Abständen, Farben und Bedingungen Einbeziehen von Dezimalstellen und Nachkommastellen Wenn Sie Brüche oder Zahlen mit Dezimalzeichen formatieren möchten, beziehen Sie die folgenden Platzhalter für Ziffern, Dezimalzeichen und Tausendertrennzeichen in einen Abschnitt ein. 0 (Null) #?. (Punkt) Dieser Platzhalter für Ziffern zeigt bedeutungslose Nullen an, wenn eine Zahl weniger Ziffern besitzt, als Nullen im Format vorhanden sind. Wenn Sie z. B. 8.9 eingeben und Sie dies als 8.90 anzeigen lassen möchten, dann verwenden Sie das Format #.00. Dieser Platzhalter für Ziffern folgt denselben Regeln wie die 0 (Null). In Excel werden jedoch keine zusätzlichen Nullen angezeigt, wenn die von Ihnen eingegebene Zahl auf beiden Seiten des Dezimalzeichens weniger Ziffern aufweist, als #-Symbole im Format enthalten sind. Wenn das benutzerdefinierte Format z. B. #.## lautet und Sie 8.9 in die Zelle eingeben, dann wird die Zahl 8.9 angezeigt. Dieser Platzhalter für Ziffern folgt denselben Regeln wie die 0 (Null). In Excel wird jedoch auf beiden Seiten des Dezimalzeichens ein Leerzeichen für bedeutungslose Nullen hinzugefügt, damit Dezimalstellen in der Spalte ausgerichtet sind. Bei dem benutzerdefinierten Format 0.0? werden z.b. die Dezimalstellen für die Zahlen 8.9 und in einer Spalte ausgerichtet. Dieser Platzhalter für Ziffern zeigt die Dezimalstelle in einer Zahl an. Tabelle 2: Platzhalter für Zahlen / Ziffern 1 Geben Sie in der Zelle G2 die Zahl ein. 2 Kopieren Sie die Zahl bis zur Zelle G4. 3 Geben Sie in der Zelle H2 die Zahl ein. 4 Kopieren Sie die Zahl bis zur Zelle H4. 5 Formatieren Sie die Zellen G2 und H2 wie folgt: Formatieren Sie die Zellen G3 und H3 wie folgt: Formatieren Sie die Zellen G4 und H4 wie folgt: # ###.00 8 Tippen Sie in die Zelle G7 die Zahl 120.9, in die Zelle G und in die Zelle G9 die Zahl Markieren Sie diese 3 Zellen und tragen Sie das folgende Format ein: 0.0?? Benutzerdefinierte Zahlenformate 7

8 Version: thinkabit.ch Benutzerdefinierte Zahlenformate 2.5 Anzeigen eines Tausendertrennzeichens Beziehen Sie einen Apostroph ein, um ihn als Tausendertrennzeichen anzuzeigen oder eine Zahl um ein Vielfaches von zu erhöhen. In Excel werden Tausender durch ein Apostroph getrennt, wenn das Format ein Apostroph enthält, der von Nummernzeichen (#) oder Nullen eingeschlossen ist. Ein Platzhalter auf den ein Hochkomma folgt, verringert die Zahl einer markierten Zelle um drei Stellen. Mit dem benutzerdefinierten Format # Mio, formatieren Sie die Zahl '000 in 12 Mio. Eingabe Anzeige Code # ### # Tabelle 3: Tausendertrennzeichen formatieren 2.6 Angeben von Farben Wenn Sie für einen Abschnitt eines Formats eine Farbe angeben möchten, dann geben Sie den Namen einer der folgenden acht Farben in eckige Klammern eingeschlossen in den Abschnitt ein. Der Farbcode muss das erste Element im Abschnitt darstellen. [Grün] [Blau] [Gelb] [Weiss] [Magenta] [Zyan] [Rot] Tabelle 4: Farbcodes die zum Formatieren von Zahlen verwendet werden können 2.7 Angeben von Bedingungen Wenn Sie Zahlenformate angeben möchten, die nur angewendet werden, falls eine Zahl einer von Ihnen angegebenen Bedingung entspricht, dann schliessen Sie die Bedingung in eckige Klammern ein. Die Bedingung besteht aus einem Vergleichsoperator und einem Wert. Das folgende Format zeigt z. B. Zahlen, die kleiner als oder gleich 100 sind, in einer roten Schriftart an, während Zahlen über 100 in blauer Schriftart und Text in gelber Schrift angezeigt werden. [Rot][<=100] -#'##0.00;[Blau][>100] #'##0.00;0.00;[Gelb]@ 8 Angeben von Bedingungen

9 2.8 Richtlinien für Datums- und Zeitformate Anzeigen von Tagen, Monaten und Jahren Verwenden Sie die folgenden Codes in einem Abschnitt, um Zahlen als Datumsformate anzuzeigen. M MM MMM MMMM MMMMM T TT TTT TTTT JJ JJJJ Zeigt den Monat als Zahl ohne vorangestellte 0 an. Zeigt den Monat, sofern zutreffend, als Zahl mit vorangestellter 0 an. Zeigt den Monat als Abkürzung an (Jan-Dez). Zeigt den Monat als vollständigen Namen an (Januar-Dezember). Zeigt den Monat als einzelnen Buchstaben an (J-D). Zeigt den Tag als Zahl ohne vorangestellte 0 an. Zeigt den Tag, sofern zutreffend, als Zahl mit vorangestellter 0 an. Zeigt den Tag als Abkürzung an (Mo-So). Zeigt den Tag in vollständiger Schreibweise (Montag-Sonntag) an. Zeigt die Jahreszahl als zweistellige Zahl an. Zeigt die Jahreszahl als vierstellige Zahl an. Tabelle 5: Formatierungscode für Datumsformate Benutzerdefinierte Zahlenformate 9

10 Version: thinkabit.ch Benutzerdefinierte Zahlenformate 2.9 Anzeigen von Stunden, Minuten und Sekunden Verwenden Sie die folgenden Codes in einem Abschnitt, um Zeitformate anzuzeigen (z. B. Stunden, Minuten und Sekunden). h [h] Zeigt die Stunde als Zahl ohne vorangestellte 0 an. Zeigt die abgelaufene Zeit in Stunden an. Wenn Sie mit einer Formel arbeiten, die eine Zeit zurückgibt, bei der die Anzahl der Stunden 24 überschreitet, verwenden Sie ein Zahlenformat, das [hh] gleicht. hh Zeigt die Stunde ggf. als Zahl mit vorangestellter 0 an. Andernfalls basiert die Stunde auf der 24- Stunden-Uhr. m [m] mm s [s] ss Zeigt die Minute als Zahl ohne vorangestellte 0 an. Zeigt die abgelaufene Zeit in Minuten an. Wenn Sie mit einer Formel arbeiten, die eine Zeit zurückgibt, bei der die Anzahl der Minuten 60 überschreitet, verwenden Sie ein Zahlenformat, das [mm] gleicht. Zeigt die Minuten ggf. als Zahl mit vorangestellter 0 an. Zeigt die Sekunde als Zahl ohne vorangestellte 0 an. Zeigt die abgelaufene Zeit in Sekunden an. Wenn Sie mit einer Formel arbeiten, die eine Zeit zurückgibt, bei der die Anzahl der Sekunden 60 überschreitet, verwenden Sie ein Zahlenformat, das [ss] gleicht. Zeigt die Sekunde ggf. als Zahl mit vorangestellter 0 an. Wenn Sie Teile einer Sekunde anzeigen möchten, verwenden Sie ein Zahlenformat, das h:mm:ss.00 gleicht. Tabelle 6: Formatierungscode für Zeitformate 10 Anzeigen von Stunden, Minuten und Sekunden