Word 2. Tabellen erstellen, gestalten und bearbeiten

Transkript

1 Word 2 Tabellen erstellen, gestalten und bearbeiten

2 02-Word-Grundlagen-neu Inhaltsverzeichnis 1 Hinweise 1.1 Zu diesem Lehrmittel Arbeitsdateien zum Lehrmittel... 3 Vorkenntnisse Tabellen 2.1 Tabellen erstellen Spalten und Zeilen einfügen Tabellen formatieren 3.1 Spaltenbreite und Zeilenhöhe anpassen Texte in einer Zelle horizontal und vertikal ausrichten Tabstopps in Tabellen Zusammenführen von Zellen Teilen von Zellen Inhalte, Spalten, Zeilen oder die ganze Tabelle löschen Rahmen und Schattierung 4.1 Hinzufügen von Tabellenrahmen Entfernen von Tabellenrahmen aus der gesamten Tabelle Tabellenformatvorlagen 5.1 Vorlage anwenden Berechnungen in Tabellen 6.1 Eine Summe berechnen Datentabellen 7.1 Sortieren des Inhalts einer Tabelle Überschriftenzeile Text in Tabellen umwandeln 8.1 Einen Text in eine Tabelle umwandeln Tabellen zeichnen 9.1 Vorgehen beim Zeichnen Übung Tabelle erstellen

3 1 Hinweise Lesen Sie zuerst die Hinweise auf dieser Seite durch, damit Sie den besten Nutzen aus diesem Lehrmittel ziehen können. 1.1 Zu diesem Lehrmittel Mit diesem Lehrmittel erhalten Sie etwas Anderes. Es ist zum praktischen Lernen erstellt worden. Sie finden hier kein Nachschlagewerk wie es sonst üblich ist. Es ist keine Anhäufung von Beschreibungen wie man etwas wo macht, ohne konkrete Beispiele dabei zu zeigen. Im Gegenteil. Es soll sie durch ein bestimmtes Thema führen und Sie bis zum Ziel begleiten. Damit dies gelingt, sind Sie gut beraten, das Lehrmittel Seite für Seite durchzuarbeiten. Ansonsten kann es sein, dass Ihnen nötige Informationen fehlen. Alles was zu dem besprochenen Thema neu ist, wird an der entsprechenden Stelle Step by Step beschrieben. Dabei kommen viele Bilder zum Einsatz, die Ihnen das Erklärte noch besser beschreiben sollen. Es ist dabei nicht immer möglich, alles von A bis Z zu beleuchten, denn das würde einerseits den Rahmen des Lehrmittels bei weitem sprengen und nicht weiter zum Verständnis beitragen. Der Inhalt des Lehrmittels deckt das Wissen für IKA (Information Kommunikation und Administration, DA (Direktionsassistenz) und für ECDL (European Computer Driving Licence) ab Arbeitsdateien zum Lehrmittel Zu diesem Lehrmittel benötigen Sie die entsprechenden Arbeitsdateien Sie finden Sie auf der Webseite unterhalb des Kapitels Word 2. Die Inhalte werden teilweise in gepackter Form (ZIP) zur Verfügung gestellt. Sollten Sie mit dem Entpacken Probleme haben, finden Sie hier eine Anleitung wie ZIP-Dateien entpackt werden: Vorkenntnisse Damit Sie dieses Lehrmittel möglichst gewinnbringend anwenden können, sollten Sie folgenden Lehrmittel vorgehend durchgearbeitet haben: 1 Word 1 zum Thema Grundlagen, insbesondere das Thema Rahmen und Schattierung. 2 Sie sollten in der Lage sein, Tabulatoren zu setzen. Die oben erwähnten Lehrmittel und die entsprechenden Arbeitsdateien finden Sie unter: Weiteres Webseite:

4 Version 2.0 / / aot thinkabit.ch Tabellen 2 Tabellen Tabellen können in Word vielfältig eingesetzt werden. Datentabellen sind wahrscheinlich der häufigste Einsatzzweck. Tabellen können aber auch sehr gut zur Strukturierung für ein Formular verwendet werden. 2.1 Tabellen erstellen Eine Tabelle erstellt man über die Registerkarte Einfügen mit dem Befehl Tabelle Dabei können mehrere Möglichkeiten angewendet werden. in der Gruppe Tabellen. Abbildung 1: Verschiedene Arten um eine Tabellen einzufügen Man kann ein Raster mit der gewünschten Anzahl Spalten und Zeilen markieren oder wählt den Befehl Tabelle einfügen und gibt die gewünschte Spalten- und Zeilenanzahl über die Tastatur ein. Tabellen können aber auch gezeichnet werden. 1 Öffnen Sie die Datei 02-Word-Grundlagen-File. 2 Erstellen Sie mit einer der oben gezeigten Möglichkeiten, unterhalb des ersten Absatzes eine neue Tabelle mit 3 Zeilen und 3 Spalten. 3 Tippen Sie in die erste Zelle der Tabelle das Wort Hersteller und drücken Sie die TABULATOR-TASTE um in die nächste Zelle zu springen. 3.1 Tippen Sie die unten gezeigten Texte und Zahlen in Ihre Tabelle 4 Tabellen erstellen

5 Hersteller Bezeichnung Preis Microsoft Word Apple iphoto Apple Aperture Wenn Sie in der letzten Zelle einer Tabelle sind und die Tabulator-Taste drücken wird automatisch eine Zeile eingefügt. 2.2 Spalten und Zeilen einfügen Muss zwischen zwei bestehenden Spalten oder Zeilen eine weitere Spalte oder Zeile eingefügt werden, verwenden Sie dazu die Befehle aus der Gruppe Zeilen und Spalten in der Registerkarte Tabellentools Layout. Gehen Sie dabei wie folgt vor: 1 Klicken Sie in die Spalte mit der Überschrift Bezeichnung. 2 Klicken Sie in den Tabellentools in der Registerkarte Layout in der Gruppe Zeilen und Spalten auf Rechts einfügen. 3 Klicken Sie auf die Zelle mit dem Begriff Microsoft und fügen Sie eine neue Zeile mit dem Befehl Darunter einfügen hinzu. Abbildung 2: Zusätzliche Spalten oder Zeilen einfügen 4 Ergänzen Sie ihre Tabelle wie unten gezeigt: Hersteller Bezeichnung Version Preis Microsoft Word Microsoft Publisher Apple iphoto Apple Aperture Tabellen formatieren Selten entspricht eine eingefügte Tabelle den Vorstellungen des Benutzers. Es kann auch sein, dass eine Tabelle im Nachhinein, mit weiteren Spalten oder Zeilen ergänzt werden muss. Sobald Sie in eine Tabelle klicken, wird die Tool-Registerkarte Tabellentools eingeblendet. Sie unterteilt sich in die beiden Register Entwurf und Layout. Tabellen formatieren 5

6 Version 2.0 / / aot thinkabit.ch Tabellen formatieren Spalten, Zeilen oder Zellen markieren Sie, indem Sie in die erste zu markierende Zelle klicken, und die Maus mit gedrückter linker Maustaste, über alle gewünschten Zellen ziehen. 3.1 Spaltenbreite und Zeilenhöhe anpassen Die Spaltenbreite bzw. die Zeilenhöhe kann mit der Maus einfach angepasst werden. Dazu klickt man zwischen zwei Spalten oder Zeilen und zieht mit gedrückter Maustaste, bis die gewünschte Breite oder Höhe erreicht wurde. Dabei wird die Tabellenbreite selbst nicht beeinflusst. Abbildung 3: Spaltenbreite und Zeilenhöhe mit der Maus anpassen Wenn die Spaltenbreite in der Registerkarte Layout, der Gruppe Zellengrösse verändert wird, ändert sich ebenfalls die Breite der gesamten Tabelle. Allerdings können Sie hier die Spaltenbreite Millimetergenau verändern. Sollen alle Spalten bzw. Zeilen die gleich Breite besitzen, klicken Sie auf die beiden Befehle Zeile verteilen oder Spalten verteilen. Über die Auswahl AutoAnpassen können Sie Breite der Tabelle an den Inhalt, bzw. an die Fenstergrösse (damit ist die Seitenbreite gemeint) anpassen. Die Option Feste Spaltenbreite, fixiert die Spaltenbreite bei der Texteingabe. Wenn Sie in einer Zelle weiteren Text eingeben, wird dieser in der Zelle umgebrochen. Die Spaltenbreite wird nicht verändert. Aufgabe 1 Passen Sie die Breite der ersten und dritten Spalte auf 2 cm an. 2 Die zweite Spalte passen Sie in der Breite mit 3 cm an. 3 Die Breite der vierten Spalten ändern Sie auf 9 cm. 4 Die Höhe der ersten Zeile legen Sie mit 0.9 cm fest. Den Schriftschnitt legen Sie auf Fett. 5 Die Höhen der restlichen Zeilen legen Sie mit 0.7 cm fest. 6 Spaltenbreite und Zeilenhöhe anpassen

7 Linksbündig Zentriert Rechtsbündig Text in der Zelle drehen 3.2 Texte in einer Zelle horizontal und vertikal ausrichten Das Ausrichten des Textes in einer Zelle kann horizontal wie auch vertikal geschehen. Dazu stehen Ihnen in der Registerkarte Layout in der Gruppe Ausrichtung verschiedene Befehle zur Verfügung. Die verschiedenen Symbole sind in der Abbildung 4 auf der Seite 7 erklärt. Abstand des Textes zum Zellenrand Vertikal oben Vertikal zentriert Vertikal unten Abbildung 4: Texte in einer Zelle ausrichten Aufgabe 1 Richten Sie alle Texte Ihrer Tabelle vertikal zentriert aus. 2 Die Texte in der dritten Spalte richten Sie zusätzlich noch rechtbündig aus. 3 Ändern Sie die Zellbegrenzung für die ganze Tabelle auf jeweils 0,15 cm Tabstopps in Tabellen 1 Setzen Sie in der vierten Spalte Ihrer Tabelle einen rechtsbündigen Tabstopp bei ca. 15 cm bzw. kurz vor dem Ende der Spalte 2 Damit sich die Texte an diesem Tabstopp ausrichten können, müssen Sie vor den jeweiligen Text klicken und die Tastenkombination CTRL + TAB drücken. Danach wird der Text an der Tabstopp- Position ausgerichtet. 3.3 Zusammenführen von Zellen Sie können zwei oder mehr Zellen in derselben Zeile bzw. Spalte zu einer einzigen Zelle verbinden. Sie können beispielsweise mehrere Zellen horizontal zusammenführen, um eine Tabellenüberschrift zu erstellen, die mehrere Spalten umfasst. 1 Fügen Sie über der ersten Zeile eine weitere Zeile ein. 2 Markieren Sie die vier Zellen der ersten Zeile, indem Sie mit der Maus in eine Zelle klicken und mit gedrückter Maustaste dann über die anderen gewünschten Zellen ziehen. 3 Klicken Sie unter Tabellentools auf der Registerkarte Layout in der Gruppe Zusammenführen auf Zellen verbinden. Tabellen formatieren 7

8 Version 2.0 / / aot thinkabit.ch Tabellen formatieren 3.4 Teilen von Zellen 1 Klicken Sie in die Zelle der ersten Zeile. 2 Klicken Sie unter Tabellentools auf der Registerkarte Layout in der Gruppe Zusammenführen auf Zellen teilen. 3 Geben Sie die Anzahl von Spalten und Zeilen an, in die die markierten Zellen aufgeteilt werden sollen. 4 Passen Sie die Spaltenbreiten der restlichen Tabelle wieder an. Dies geht am besten, wenn Sie die ALT-TASTE beim Verschieben mit der Maus gedrückt halten. 3.5 Inhalte, Spalten, Zeilen oder die ganze Tabelle löschen Markiert man die komplette Tabelle und drückt die Delete-Taste, werden nur die Inhalte gelöscht. Wollen Sie die Tabelle oder nur Teile der Tabelle löschen gehen Sie wie folgt vor. Verwenden Sie dazu die Befehle aus der Gruppe Zeilen und Spalten in der Registerkarte Tabellentools Layout über die Auswahl des Befehls Löschen. 1 Klicken Sie in die erste Zeile der Tabelle. 2 Wählen Sie den Befehl Zeilen löschen. Abbildung 5: Tabellenelemente oder die gesamte Tabelle löschen Wollen Sie die ganze Tabelle löschen, geht dies nicht, wenn Sie die Del-Taste drücken. Dadurch wird nur der Inhalt der Tabelle gelöscht. Verwenden Sie für das Löschen der kompletten Tabelle, den Befehl Tabelle löschen. 8 Inhalte, Spalten, Zeilen oder die ganze Tabelle löschen

9 4 Rahmen und Schattierung Wichtig: Beginnen Sie im Dialogfeld «Rahmen und Schattierung» immer mit der Einstellung, danach mit der Formatvorlage, Farbe und Breite. Zuletzt setzen Sie die Rahmenlinien an den gewünschten Positionen. 4.1 Hinzufügen von Tabellenrahmen 1 Markieren Sie die Tabelle, Spalte, Zeile oder Zellen. 2 Klicken Sie unter Tabellentools auf die Registerkarte Entwurf. 3 Klicken Sie in der Gruppe Tabellenformatvorlagen auf Rahmen, und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus: 3.1 Klicken Sie auf eine der vordefinierten Rahmengruppen. 3.2 Klicken Sie auf Rahmen und Schattierung und anschliessend auf die Registerkarte Rahmen, und wählen Sie dann die gewünschten Optionen aus Bestimmen wo die Rahmenlinie gesetzt werden soll Wählen Sie eine Formatvorlage für eine Rahmenlinie aus Bestimmen Sie die Farbe der Rahmenlinie Verändern Sie die Stärke der Rahmenlinie Setzen Sie die Rahmenlinien im Bereich Vorschau. Abbildung 6: Rahmenlinien für eine Tabelle oder Teile davon bestimmen Rahmen und Schattierung 9

10 Version 2.0 / / aot thinkabit.ch Tabellenformatvorlagen 4.2 Entfernen von Tabellenrahmen aus der gesamten Tabelle 1 Klicken Sie unter Tabellentools auf die Registerkarte Layout. 2 Klicken Sie in der Gruppe Tabelle auf Auswählen, und klicken Sie anschliessend auf Tabelle auswählen. 3 Klicken Sie unter Tabellentools auf die Registerkarte Entwurf. 4 Klicken Sie in der Gruppe Tabellenformatvorlagen auf Rahmenlinien, und klicken Sie dann auf Kein Rahmen. 5 Tabellenformatvorlagen Nach dem Erstellen einer Tabelle können Sie die gesamte Tabelle mithilfe von Tabellenformatvorlagen formatieren. Platzieren Sie den Zeiger über den einzelnen vorformatierten Tabellenformatvorlagen, um eine Vorschau der Tabelle anzuzeigen. 5.1 Vorlage anwenden 1 Fügen Sie unterhalb der letzten Zeile eine neue Zeile ein. 2 Schreiben Sie in die erste Zelle der letzten Zeile «Total». Dies ist die Ergebniszeile. 3 Klicken Sie unter Tabellentools auf die Registerkarte Entwurf. 4 Platzieren Sie den Mauszeiger in der Gruppe Tabellenformatvorlagen über den einzelnen Formatvorlagen, bis Sie die gewünschte Formatvorlage gefunden haben. 5 Klicken Sie auf die Formatvorlage, um sie der Tabelle zuzuweisen. 6 Aktivieren oder deaktivieren Sie in der Gruppe Optionen für Tabellenformat das Kontrollkästchen neben den einzelnen Tabellenelementen, um die ausgewählte Formatvorlage zuzuweisen oder zu entfernen. Bereits angewendete Formate werden durch das Zuweisen der Tabellenformatvorlage eventuell gelöscht. Abbildung 7: Tabellenformatvorlagen anwenden Aufgabe 1 Weisen Sie der Tabelle die Formatvorlage Gitternetztabelle 4 Akzent 1 zu. 2 Aktivieren Sie die Optionen Überschrift, Ergebniszeile, Verbundene Zeilen und Erste Spalte. 10 Vorlage anwenden

11 6 Berechnungen in Tabellen In Word-Tabellen kann auch gerechnet werden. Dies ist zwar recht umständlich, aber es geht. Hier wird nur ein kleines Beispiel gezeigt, da diese Funktionalität nur sehr wenig eingesetzt wird. Wollen Sie mehr zu diesem Thema erfahren empfehle ich Ihnen diesen Artikel: Eine Summe berechnen 1 Klicken Sie in die letzte Zelle der Tabelle. 2 In den Tabellentools klicken Sie in der Registerkarte Layout Gruppe Daten auf den Befehl Formel. 3 Im Dialogfeld Formel ist bereits die gewünschte Funktion unterhalb von Formel eingetragen. 4 Unterhalb von Zahlenformat können Sie noch ein Format für die Darstellung des Resultats auswählen. Das unten gezeigte Format stellt die Zahl mit einem Tausendertrennzeichen und zwei Dezimalstellen dar. 5 Bestätigen Sie mit OK und das Ergebnis wird in die Zelle eingetragen. Abbildung 8: Eine Berechnung in der Tabelle vornehmen 7 Datentabellen Wechseln Sie auf die zweite Seite von Ihrem Dokument. 1 Bewegen Sie in der Drucklayoutansicht den Mauszeiger über die Tabelle, bis der Tabellenverschiebepunkt Ziehpunktpfeil mit vier Spitzen angezeigt wird. 2 Passen Sie die Breite der Tabelle über die Tabellentools Registerkarte Layout in der Gruppe Tabelle und den Befehl Eigenschaften auf 100 % an. Dies hat den Vorteil, dass die Tabelle sich im Hoch- wie auch im Querformat optimal der Seite anpasst. 3 Lassen Sie die Tabelle noch markiert. Wechseln Sie in das Register Layout und öffnen Sie das Dialogfeld von der Gruppe Seite einrichten. 4 Wählen Sie unterhalb von Ausrichtung das Querformat aus und wählen Sie im Kombinationsfeld hinter Übernehmen für den Eintrag Markierten Text aus. Nun ist die Tabelle im Querformat ausgerichtet und kann auch gelesen werden. Datentabellen 11

12 Version 2.0 / / aot thinkabit.ch Datentabellen Abbildung 9: Die Breite der Tabelle prozentual anpassen und im Querformat ausrichten 7.1 Sortieren des Inhalts einer Tabelle 1 Bewegen Sie in der Drucklayoutansicht den Mauszeiger über die Tabelle, bis der Tabellenverschiebepunkt Ziehpunktpfeil mit vier Spitzen angezeigt wird. 2 Klicken Sie auf den Tabellenverschiebepunkt (ganz links oben in der Tabelle), um die zu sortierende Tabelle zu markieren. 3 Klicken Sie unter Tabellentools auf der Registerkarte Layout in der Gruppe Daten auf Sortieren. 4 Wählen Sie die folgenden Sortierkriterien für die Tabelle aus. Achten Sie darauf, dass die Option Überschrift unterhalb von «Meine Liste enthält» aktiv ist. Abbildung 10: Sortierkriterien für die Tabelle 12 Sortieren des Inhalts einer Tabelle

13 7.2 Überschriftenzeile Wenn sich eine Tabelle über mehrere Seiten erstreckt, fehlt ab der zweiten Seite die Überschrift. Die Überschrift kann auf die folgende Weise auf jeder Seite wiederholt werden: 1 Klicken Sie in eine Zelle der Überschriftenzeile. 2 Klicken Sie unter Tabellentools auf der Registerkarte Layout in der Gruppe Daten auf Überschriften wiederholen. 8 Text in Tabellen umwandeln 8.1 Einen Text in eine Tabelle umwandeln 1 Scrollen Sie zur letzten Seite des Dokuments und markieren dort den Text unterhalb des Absatzes In Tabelle umwandeln. 2 Wenn Sie einen Text in eine Tabelle umwandeln möchten, wählen Sie in der Registerkarte Einfügen den Befehl Tabelle und danach «Text in Tabelle umwandeln». (Siehe in der Abbildung 12 auf Seite 15) 3 Bestimmen Sie im Dialogfenster «Text in Tabelle umwandeln» das Trennzeichen und bestätigen Sie mit OK. Abbildung 11: Text in Tabelle umwandeln Text in Tabellen umwandeln 13

14 Version 2.0 / / aot thinkabit.ch Tabellen zeichnen 9 Tabellen zeichnen Für komplexe Tabellen können Tabellen gezeichnet werden. Dies geht viel einfacher, als die Tabelle mit den vorhergenannten Techniken zu erstellen. Meistens hat dieser Vorteil des einfachen Erstellens aber wiederrum in der Nachbearbeitung Nachteile. Ob Sie mit diesem Tool Tabellen erstellen wollen überlasse ich Ihnen. Sie können es ja in der Übung auf der letzten Seite dieser Anleitung gerne mal ausprobieren. Klicken Sie in der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Tabellen auf den Befehl Tabelle und danach auf Tabelle zeichnen (Siehe in Abbildung 1 auf Seite 4) 9.1 Vorgehen beim Zeichnen 1 Zeichnen Sie zuerst den äusseren Rahmen für die Tabelle. 2 Mit dem Stift können Sie nun frei Ihre Zeilen und Spalten einzeichnen. 3 Wenn Sie mit dem Zeichnen fertig sind, drücken Sie die Escape-Taste. 14 Vorgehen beim Zeichnen

15 10 Übung Tabelle erstellen Aufgabe: Erstellen Sie die unten abgebildete Tabelle in einem neuen Dokument. Abbildung 12: Diese Tabelle soll erstellt werden Übung Tabelle erstellen 15