Word 5. Dokumente überarbeiten Version: Relevant für: ECDL, IKA, DA

Transkript

1 Word 5 Dokumente überarbeiten Version: Relevant für: ECDL, IKA, DA

2 07-Word-Grundlagen.docx Inhaltsverzeichnis 1 Hinweise 1.1 Zu diesem Lehrmittel Arbeitsdateien zum Lehrmittel Vorkenntnisse Darstellungen im Text Rechtschreibung 2.1 Rechtschreibung und Grammatik korrigieren Grammatikprüfung Mit Word recherchieren 3.1 Thesaurus Definieren Mit Bing suchen Fuss- und Endnoten 4.1 Informationen zu Fuss- und Endnoten Einfügen einer Fuss- oder Endnote Ändern des Zahlenformats von Fuss- oder Endnoten Umwandeln von Fussnoten in Endnoten Löschen einer Fuss- oder Endnote Nachverfolgung 5.1 Änderungen vornehmen Die Nachverfolgung beenden Kommentare erstellen... 12

3 1 Hinweise Lesen Sie zuerst die Hinweise auf dieser Seite durch, damit Sie den besten Nutzen aus diesem Lehrmittel ziehen können. 1.1 Zu diesem Lehrmittel Mit diesem Lehrmittel erhalten Sie etwas Anderes. Es ist zum praktischen Lernen erstellt worden. Sie finden hier kein Nachschlagewerk wie es sonst üblich ist. Es ist keine Anhäufung von Beschreibungen wie man etwas wo macht, ohne konkrete Beispiele dabei zu zeigen. Im Gegenteil. Es soll sie durch ein bestimmtes Thema führen und Sie bis zum Ziel begleiten. Damit dies gelingt, sind Sie gut beraten, das Lehrmittel Seite für Seite durchzuarbeiten. Ansonsten kann es sein, dass Ihnen nötige Informationen fehlen. Alles was zu dem besprochenen Thema neu ist, wird an der entsprechenden Stelle Step by Step beschrieben. Dabei kommen viele Bilder zum Einsatz, die Ihnen das Erklärte noch besser beschreiben sollen. Es ist dabei nicht immer möglich, alles von A bis Z zu beleuchten, denn das würde einerseits den Rahmen des Lehrmittels bei weitem sprengen und nicht weiter zum Verständnis beitragen. Der Inhalt des Lehrmittels deckt das Wissen für IKA (Information Kommunikation und Administration, DA (Direktionsassistenz) und für ECDL (European Computer Driving Licence) ab Arbeitsdateien zum Lehrmittel Zu diesem Lehrmittel benötigen Sie die entsprechenden Arbeitsdateien Sie finden Sie auf der Webseite in der Box zu Word 5. Die Inhalte werden teilweise in gepackter Form (ZIP) zur Verfügung gestellt. Sollten Sie mit dem Entpacken Probleme haben, finden Sie hier eine Anleitung wie ZIP-Dateien entpackt werden: Vorkenntnisse Damit Sie dieses Lehrmittel möglichst gewinnbringend anwenden können, sollten Sie folgende Lehrmittel vorgehend durchgearbeitet haben: 1 Word 1 2 Die oben erwähnten Lehrmittel und die entsprechenden Arbeitsdateien finden Sie unter: Darstellungen im Text Text welcher so dargestellt ist, weist auf weitere Informationen hin. Text welcher so dargestellt ist, weist auf wichtige Informationen hin.

4 Version: thinkabit.ch Rechtschreibung 2 Rechtschreibung Bevor Dokumente veröffentlicht oder gedruckt werden, sollten sie unbedingt nach Rechtschreibfehlern durchsucht werden. Flüchtigkeitsfehler passieren schnell und sind aber auch schnell korrigiert. Leider findet die Rechtschreibprüfung nicht alle Fehler. Ein sorgfältiges durchlesen des Dokuments ist also noch unumgänglich. 2.1 Rechtschreibung und Grammatik korrigieren Öffnen Sie das Dokument 07-Word-Grundlagen-File. In diesem Dokument finden Sie einen Artikel aus der NZZ. Die Texte sind nicht immer einfach zu verstehen, und wenn man Texte nach Word übernimmt, durch einscannen oder eine andere Methode, können schon mal Fehler passieren. Darum wollen wir das Dokument zuerst auf Fehler überprüfen. Word, wie auch alle anderen Office Programme vergleichen alle Wörter in der Datei mit dem Wörterbuch. Kommt ein Wort nicht im Wörterbuch vor, wird es bei der Rechtschreibprüfung angezeigt und zur Korrektur vorgeschlagen. Word selbst versteht Ihren Text und seine Bedeutung in keiner Art und Weise. 1 Sie starten die Rechtschreibkorrektur mit der F7-TASTE oder im Register Überprüfen Gruppe Dokumentprüfung mit dem Befehl Rechtschreibung und Grammatik. 2 Ab Word 2013 wird der Aufgabenbereich Rechtschreibung am rechten Fensterrand angezeigt. Abbildung 1: Die Rechtschreibekorrektur in Office 3 Wörter die nicht im Wörterbuch stehen. unterhalb von Rechtschreibung angezeigt. 4 Nun muss man sich entscheiden ob das Wort korrigiert werden soll, ob man das Ganze ignorieren soll oder ob das Wort in das Wörterbuch übernehmen soll. 4.1 Möchten Sie das Wort korrigieren, wählen Sie einen Vorschlag aus und klicken danach auf Ändern bzw. Alle Ändern, sollte der Begriff mehrmals im Dokument vorkommen. 4.2 Ab der Word Version 2013 müssen Sie manuelle Korrekturen direkt im Dokument vornehmen und danach auf die Schaltfläche Fortsetzen klicken 4 Rechtschreibung und Grammatik korrigieren

5 4.3 Klicken Sie auf Ignorieren wird das Wort nicht korrigiert und das nächste Wort angezeigt. Alles Ignorieren zeigt das Wort, sofern es mehrmals im Text vorkommt, während des Korrekturvorgang nicht nochmals an. 4.4 Zum Wörterbuch hinzufügen, fügt das Wort in das persönliche Wörterbuch ein. Dies sollten Sie bei häufig vorkommenden Namen und Fremdwörtern tun. Achten Sie aber darauf, dass das Wort richtig geschrieben ist. In zukünftigen Rechtschreibkorrekturen wird das Wort nicht mehr angezeigt. Das persönliche Wörterbuch (Benutzerwörterbuch) ist nur auf dem lokalen Computer verfügbar. Es ist nicht ins Dokument integriert und auf anderen Computern nicht verfügbar. 5 Haben Sie ein der obigen Aktionen ausgeführt, wird das nächste nicht im Wörterbuch stehende Wort angezeigt. 6 Korrigieren Sie das Dokument, nach den oben erklärten Begriffe, bis die Meldung erscheint, die Rechtschreib- und Grammatikprüfung ist abgeschlossen. 7 In der Word-Version 2016 finden Sie zu einem markierten Wort eine entsprechende Erklärung, was ich ganz praktisch finde. 8 Ganz unten im Aufgabenbereich können Sie die Sprache für das markierte Wort ändern Grammatikprüfung Die Grammatik ist nicht immer so einfach zu korrigieren. Hier muss man schon richtig lesen, was Word zur Korrektur vorschlägt. Die Grammatik-Vorschläge sind nicht immer korrekt. 1 Grammatikfehler unterstreicht Word in der Version 2016 mit einer doppelten blauen Linie. 2 Word erklärt unterhalb der Korrekturanzeige den gefundenen Grammatikfehler. 3 Auch hier können Sie, wie bei der Rechtschreibprüfung den «Fehler» mit einem Klick auf die Schaltfläche Ignorieren, ignorieren oder mit einem Klick auf die Schaltfläche Ändern, ändern. Abbildung 2: Grammatikkorrektur, unten rechts Grammatikprüfung mit der rechten Maustaste Rechtschreibung 5

6 Version: thinkabit.ch Mit Word recherchieren Die Rechtschreibkorrektur schliesst ein Durchlesen des Textes nicht aus. Word erkennt bei Weitem nicht alle Fehler! 3 Mit Word recherchieren Damit ein Text gelesen und was noch viel wichtiger ist, verstanden wird, muss zwischendurch etwas Nachgeschlagen werden. Versteht man einen Begriff nicht stehen zum Beispiel Synonyme (Thesaurus) oder die Bing- Suche (Nur Version 2013) zur Verfügung. Will man die Erklärungen in sein Dokument übernehmen kann dies mit einer Fuss- oder Endnote geschehen. Alternativ können auch Kommentare im Dokument verwendet werden. 3.1 Thesaurus Der Thesaurus wird in beiden Versionen gleich gehandhabt. 1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Wort und rufen Sie den Befehl Synonyme auf. 2 Im Untermenü wird ev. eine Auswahl von Ersatzwörtern angezeigt. 3 Klicken Sie auf das Ersatzwort, welches Sie für das ausgewählt übernehmen wollen. Abbildung 3: Recherchier-Möglichkeiten 6 Thesaurus

7 3.2 Definieren Möchten Sie die Bedeutung von Begriffen nachschlagen, können Sie hierfür ein Deutsch-Wörterbuch verwenden. Dieses laden Sie bei der ersten Verwendung der Funktion herunter. Danach steht es dauerhaft zur Verfügung. 1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Wort und wählen Sie den Befehl Definieren. 2 Die Definitionen werden im Aufgabenbereich sichtbar. Definitionen wurden in Word 2016 abgeschafft, bzw. werden bei der Rechtschreibprüfung oder einer Thesaurus-Recherche unterhalb des Aufgabenbereich angezeigt. Siehe Abbildung 1 auf Seite 4 beim Punkt Mit Bing suchen Mit Bing suchen ist im Gegensatz zur Recherchier- bzw. Definieren-Funktion in Word ein Highlight und so einfach zu Bedienen. Leider nur ab der Version 2013 verfügbar. 1 Markieren Sie ein Wort. 2 Klicken sie mit Rechts auf das Wort und wählen im Kontextmenü den Befehl Mit Bing suchen auswählen. 3 Danach im Internet nach der Erklärung suchen. 4 Erklärung mittels Kommentar oder Fussnote oder sonst wie in Word übernehmen. Fertig. Auch dieser Befehl wurde mit der Version 2016 durch den Befehl Intelligente Suche ersetzt. Mit Word recherchieren 7

8 Version: thinkabit.ch Fuss- und Endnoten 4 Fuss- und Endnoten Fuss- und Endnoten werden in gedruckten Dokumenten verwendet, um Erklärungen, Kommentare oder Verweise für Textstellen in einem Dokument bereitzustellen. Sie können z. B. in Fussnoten ausführliche Kommentare erstellen und in Endnoten Quellen zitieren. Fussnoten werden in der Regel am Ende der Seite eingefügt, Endnoten am Ende des Dokuments. 4.1 Informationen zu Fuss- und Endnoten Eine Fussnote bzw. eine Endnote besteht aus zwei miteinander verknüpften Teilen: dem Fuss-/Endnotenzeichen und dem entsprechenden Text für die Fuss- bzw. Endnote. Abbildung 4: Bezeichnungen für Fuss- und Endnoten 4.2 Einfügen einer Fuss- oder Endnote In Microsoft Word werden Fuss- und Endnoten automatisch nummeriert. Sie können eine einzige Nummerierung-Abfolge im gesamten Dokument oder verschiedene Nummerierung-Abfolgen innerhalb der einzelnen Abschnitte im Dokument verwenden. Die Befehle zum Einfügen und Bearbeiten von Fuss- und Endnoten finden Sie auf der Registerkarte Verweise in der Gruppe Fussnoten. Abbildung 5: Eine Fuss- bzw. Endnote einfügen 8 Einfügen einer Fuss- oder Endnote

9 In der Datei 07-Word-Grundlagen-File sind mehrere Begriffe in hellblauer Farbe markiert. Für diese markierten Begriffe wollen wir Fussnoten definieren. Folgende Begriffe ergänzen wir mit Fussnoten: Begriff im Text Syriza Austeritätspolitik Alexis Tsipras Yanis Varoufakis Grexit Fussnoteneintrag Linke griechische Partei Austerität bedeutet Disziplin, Entbehrung oder Sparsamkeit Griechischer Ministerpräsident Griechischer Ex-Finanzminister Grexit bezeichnet ein mögliches Ausscheiden Griechenlands aus der Eurozone 1 Klicken Sie hinter den Begriff Syriza. 2 Fügen Sie wie oben beschrieben eine Fussnote ein. 3 Tippen Sie den Text aus der obigen Tabelle als Fussnotentext. 4 Wiederholen Sie die obigen Schritte für die restlichen Begriffe. 4.3 Ändern des Zahlenformats von Fuss- oder Endnoten 1 Platzieren Sie die Einfügemarke in dem Abschnitt, in dem Sie das Fuss-/Endnotenformat ändern möchten. Wenn das Dokument nicht in Abschnitte unterteilt ist, platzieren Sie die Einfügemarke an einer beliebigen Stelle im Dokument. 2 Klicken Sie auf der Registerkarte Verweise auf das Startprogramm für das Dialogfeld Fuss- und Endnote. 3 Klicken Sie auf Fussnoten oder auf Endnoten. 4 Klicken Sie im Feld Zahlenformat auf die Grossbuchstaben (A, B, C). 5 Bestimmen Sie ob die Nummerierung Fortlaufend für jeden Abschnitt oder jede Seite neu beginnen soll. Aktivieren Sie für welchen Bereich die Änderung vorgenommen werden sollen. 6 Klicken Sie auf Übernehmen. Abbildung 6: Fussnoten Zahlenformat ändern Fuss- und Endnoten 9

10 Version: thinkabit.ch Fuss- und Endnoten 4.4 Umwandeln von Fussnoten in Endnoten 1 Klicken Sie in den Dokumententext. 2 Klicken Sie auf der Registerkarte Verweise auf das Startprogramm für das Dialogfeld Fuss- und Endnote. 3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Konvertieren. 4 Aktivieren Sie die Option Alle Fussnoten in Endnoten umwandeln. Hier können Sie auch Endnoten in Fussnoten umwandeln bzw. Fussnoten und Endnoten tauschen. 5 Bestätigen Sie mit OK und danach klicken Sie auf die Schaltfläche Schliessen. Abbildung 7: Fussnoten in Endnoten ändern AUFGABE 1 Wandeln Sie die Endnoten wieder in Fussnoten um. 2 Ändern Sie das Zahlenformat auf 1, 2, 3. 3 Schneiden Sie den 3. Absatz im Dokument aus. 4 Erstellen Sie mit dem Text aus der Zwischenablage eine Endnote. 4.5 Löschen einer Fuss- oder Endnote Wenn Sie eine Fuss- oder Endnote löschen möchten, verwenden Sie das Fuss-/Endnotenzeichen im Dokumentfenster und nicht den Text im Fuss-/Endnotenausschnitt. 10 Löschen einer Fuss- oder Endnote

11 5 Nachverfolgung Sehr oft werden Dokumente von mehreren Personen bearbeitet. Mehrere Personen bedeuten auch mehrere Meinungen und noch viel mehr Wissen. Will nun eine Person Verbesserungsvorschläge machen, tut sie gut daran, dies mit dem Tool für die Nachverfolgung zu tun. 1 Als erstes muss die Nachverfolgung aktiviert werden. Sie tun dies in der Registerkarte Überprüfen Gruppe Nachverfolgung. 2 Klicken Sie auf das Aufklappmenü Änderung nachverfolgen und danach auf den gleichnamigen Befehl nochmals. Somit ist die Nachverfolgung aktiviert. Abbildung 8: Die Nachverfolgungs-Tools 3 Im Kombinationsfeld Für Überarbeitung anzeigen wählen Sie die Option Markup: alle 4 Im Kombinationsfeld Markup anzeigen wählen Sie alle Optionen aus. 5 Den Überarbeitungsbereich können Sie entweder horizontal oder vertikal positionieren. 5.1 Änderungen vornehmen Ab diesem Zeitpunkt werden alle Änderungen wie löschen, formatieren, überschreiben usw. protokoliert. 1 Markieren Sie das erste grüne Wort in Ihrem Dokument und ändern Sie die Schriftfarbe in Schwarz. Es wird im Seitenbereich eine Sprechblase angezeigt. 2 Wählen Sie das gleiche Wort und suchen Sie für das Wort ein Synonym. Fügen Sie das Synonym ein. Das bestehende Wort wird rot eingefärbt und durchgestrichen. 3 Markieren Sie das Wort raffgierige und überschreiben Sie es mit habgierige. 4 Ersetzen Sie den durch das Wort ein. 5 Überschreiben Sie das Wort abgebrannt durch verarmt. 6 Ersetzen Sie das Wort Prozent durch das %-Zeichen. Nachverfolgung 11

12 Version: thinkabit.ch Nachverfolgung Die Nachverfolgung beenden In der Registerkarte Überprüfen Änderungen nachverfolgen. Gruppe Nachverfolgung klicken Sie auf Änderungen nachverfolgen Somit ist der Nachverfolgungsmodus beendet. Allerdings sind die Änderungen immer noch sichtbar. 1 Sie können diese Ausblenden, indem Sie im Kombinationsfeld Für Überarbeitung anzeigen den Eintrag Original auswählen. Abbildung 9: Markups einblenden oder ausblenden Nehmen wir nun an, Sie hätten das Dokument von Ihrem Arbeitskollegen zurückerhalten, können Sie nun entscheiden ob Sie die Änderungen annehmen wollen oder nicht. 1 Lassen Sie sich alle Markups wieder anzeigen 2 Positionieren Sie den Cursor ganz zu Beginn des Dokuments. 3 Klicken Sie auf das Symbol Annehmen oder Ablehnen. Sie springen damit zur ersten Änderung im Dokument. 4 Nun müssen Sie entscheiden ob Sie die Änderung annehmen wollen oder ablehnen wollen. Klicken Sie auf das entsprechende Symbol. 5 Es wird der nächste Begriff markiert für den Sie wiederrum annehmend oder ablehnend entscheiden müssen. Fahren Sie weiter bis keine Änderungen vorhanden sind. 5.2 Kommentare erstellen Texte die nicht in den Dokumententext selbst gehören, oder Anweisungen die Sie an Mitarbeiter erteilen wollen, werden mit Kommentaren erstellt. 1 Markieren Sie im Dokument einen Satz, indem Sie mit gedrückter CTRL-TASTE in einen Satz klicken. 2 In der Registerkarte Überprüfen klicken Sie in der Gruppe Kommentare auf den Befehl Neuer Kommentar. 3 Es erscheint eine Sprechblase, in die Sie den Text «Zu kompliziert. Einfacher formulieren!!» schreiben. 4 Den Kommentar löschen Sie, indem Sie ihn markieren und in der Gruppe Kommentare auf den Befehl Löschen klicken. 12 Kommentare erstellen