Word 10. Verweise Version: Relevant für: IKA, DA

Transkript

1 Word 10 Verweise Version: Relevant für: IKA, DA

2 10-Word-Grundlagen.docx Inhaltsverzeichnis 1 Hinweise 1.1 Zu diesem Lehrmittel Arbeitsdateien zum Lehrmittel Vorkenntnisse Darstellungen im Text Textmarken 2.1 Hinzufügen einer Textmarke Ändern einer Textmarke Anzeigen von Klammern für Textmarken... 4 Von Ihnen durchführbare Änderungen an Textmarken Wechseln zu einer bestimmten Textmarke Löschen einer Textmarke Hyperlinks 3.1 Hinzufügen von Links zu einer Stelle im selben Dokument Weitere Links Übung Querverweise 4.1 Grundsätzliche Vorgehensweise Übungen Querverweis für Abbildungen... 8

3 1 Hinweise Lesen Sie zuerst die Hinweise auf dieser Seite durch, damit Sie den besten Nutzen aus diesem Lehrmittel ziehen können. 1.1 Zu diesem Lehrmittel Mit diesem Lehrmittel erhalten Sie etwas Anderes. Es ist zum praktischen Lernen erstellt worden. Sie finden hier kein Nachschlagewerk wie es sonst üblich ist. Es ist keine Anhäufung von Beschreibungen wie man etwas wo macht, ohne konkrete Beispiele dabei zu zeigen. Im Gegenteil. Es soll sie durch ein bestimmtes Thema führen und Sie bis zum Ziel begleiten. Damit dies gelingt, sind Sie gut beraten, das Lehrmittel Seite für Seite durchzuarbeiten. Ansonsten kann es sein, dass Ihnen nötige Informationen fehlen. Alles was zu dem besprochenen Thema neu ist, wird an der entsprechenden Stelle Step by Step beschrieben. Dabei kommen viele Bilder zum Einsatz, die Ihnen das Erklärte noch besser beschreiben sollen. Es ist dabei nicht immer möglich, alles von A bis Z zu beleuchten, denn das würde einerseits den Rahmen des Lehrmittels bei weitem sprengen und nicht weiter zum Verständnis beitragen. Der Inhalt des Lehrmittels deckt das Wissen für IKA (Information Kommunikation und Administration, DA (Direktionsassistenz) und für ECDL (European Computer Driving Licence) ab Arbeitsdateien zum Lehrmittel Zu diesem Lehrmittel benötigen Sie die entsprechenden Arbeitsdateien Sie finden Sie auf der Webseite in der Box zu Word 10. Die Inhalte werden teilweise in gepackter Form (ZIP) zur Verfügung gestellt. Sollten Sie mit dem Entpacken Probleme haben, finden Sie hier eine Anleitung wie ZIP-Dateien entpackt werden: Vorkenntnisse Damit Sie dieses Lehrmittel möglichst gewinnbringend anwenden können, sollten Sie folgende Lehrmittel vorgehend durchgearbeitet haben: 1 Word 1 2 Die oben erwähnten Lehrmittel und die entsprechenden Arbeitsdateien finden Sie unter: Darstellungen im Text Text welcher so dargestellt ist, weist auf weitere Informationen hin. Text welcher so dargestellt ist, weist auf wichtige Informationen hin.

4 Version: thinkabit.ch Textmarken 2 Textmarken Eine Textmarke identifiziert eine Textstelle oder Textauswahl, die Sie zum späteren Nachschlagen festlegen und benennen. Sie können mit einer Textmarke z. B. Text identifizieren, den Sie zu einem späteren Zeitpunkt überarbeiten möchten. Statt einen Bildlauf durch das Dokument durchzuführen, um den Text zu finden, können Sie über das Dialogfeld Textmarke zu dem Text wechseln. Sie können einer Textmarke auch Querverweise hinzufügen. Nachdem Sie eine Textmarke in ein Dokument eingefügt haben, können Sie beispielsweise an anderen Textstellen auf diese Textmarke verweisen, indem Sie Querverweise auf diese Textmarke erstellen. 2.1 Hinzufügen einer Textmarke 1 Wählen Sie den Text oder das Element aus, dem Sie eine Textmarke zuweisen möchten, oder klicken Sie auf die Stelle, an der Sie eine Textmarke einfügen möchten. 2 Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Hyperlinks auf Textmarke. 3 Wählen Sie unter Name der Textmarke einen Namen aus, bzw. geben Sie einen Namen ein. 4 Namen von Textmarken müssen mit einem Buchstaben beginnen und können Ziffern enthalten, aber keine Leerzeichen. Sie können jedoch Unterstriche verwenden, um Wörter zu trennen, z. B. «Erste_Überschrift». 5 Klicken Sie auf Hinzufügen. Öffnen Sie das Dokument 10-Word-Grundlagen-File. Navigieren Sie zum Wort «Linkziel» auf der ersten Seite. Markieren Sie das Wort «Linkziel» und erstellen Sie eine Textmarke wie oben beschrieben, mit dem Namen «Funktionsweise Hyperlink». Textmarken sind standardmässig im Dokument nicht sichtbar. Wie Sie Textmarken sichtbar machen können, erfahren Sie im nächsten Abschnitt. 2.2 Ändern einer Textmarke Wenn Sie einem Textblock eine Textmarke hinzufügen, wird der Text von Microsoft Office Word in eckigen Klammern eingeschlossen. Wenn Sie ein mit einer Textmarke versehenes Element ändern, müssen Sie sicherstellen, dass Sie den Text oder die Grafik innerhalb der Klammern ändern Anzeigen von Klammern für Textmarken 1 Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und anschliessend auf Word-Optionen. 2 Klicken Sie auf Erweitert, und aktivieren Sie dann unter Dokumentinhalt anzeigen das Kontrollkästchen Textmarken anzeigen. 3 Klicken Sie auf OK. Wenn Sie einem Element eine Textmarke zuweisen, wird diese auf dem Bildschirm in Klammern ([...]) dargestellt. Wenn Sie einer Stelle eine Textmarke zuweisen, wird die Textmarke als I-Balken dargestellt. Die Klammern werden nicht gedruckt. 4 Ändern einer Textmarke

5 2.2.2 Von Ihnen durchführbare Änderungen an Textmarken Sie können mit einer Textmarke versehene Elemente ausschneiden, kopieren und einfügen. Darüber hinaus können Sie den markierten Elementen Text hinzufügen bzw. Text daraus löschen. Aktion Kopieren des ganzen oder eines Teils eines markierten Elements an eine andere Stelle im selben Dokument Kopieren des ganzen markierten Elements in ein anderes Dokument Ausschneiden des gesamten markierten Elements und anschliessendes Einfügen an einer neuen Stelle im selben Dokument Löschen eines Teils eines markierten Elements Ergebnis Die Textmarke bleibt beim ursprünglichen Element, die Kopie ist nicht markiert. Beide Dokumente enthalten dieselben Elemente und Textmarken. Das Element und die Textmarke werden an die neue Stelle verschoben. Die Textmarke bleibt beim nicht gelöschten Text. 2.3 Wechseln zu einer bestimmten Textmarke 1 Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Hyperlinks auf Textmarke. 2 Klicken Sie entweder auf Name oder auf Ort, um die Liste der Textmarken im Dokument zu sortieren. 3 Klicken Sie auf den Namen der gewünschten Textmarke. 4 Klicken Sie auf Gehe zu. 2.4 Löschen einer Textmarke 1 Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Hyperlinks auf Textmarke. 2 Klicken Sie auf den Namen der zu löschenden Textmarke und dann auf Löschen. 3 Hinweis Löschen Sie sowohl die Textmarke als auch das mit der Textmarke versehene Element (wie beispielsweise einen Textblock oder ein anderes Element), indem Sie das Element markieren und dann die DELETE-TASTE drücken. Textmarken 5

6 Version: thinkabit.ch Hyperlinks 3 Hyperlinks Sie können Ihrem Dokument Links hinzufügen, über die Ihre Leser sofort auf Informationen in einem anderen Teil desselben Dokuments zugreifen können. Der Link kann Text oder ein Bild sein. Mithilfe von Links können Sie den Lesern Informationen bereitstellen, ohne dieselben Informationen auf verschiedenen Seiten zu wiederholen. Zum Hinzufügen von Links, über die Sie von einem Teil eines Dokuments zu einem anderen Teil im selben Dokument springen können, markieren Sie das Ziel und fügen ihm anschließend einen Link hinzu. 3.1 Hinzufügen von Links zu einer Stelle im selben Dokument Wechseln Sie zur Seite 3 und markieren Sie den Text Linkverknüpfung. Wir wollen hier einen Hyperlink 1 zu unserer Textmarke «Funktionsweise Hyperlink» erstellen. 1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste, und klicken Sie dann auf Hyperlink. 2 Klicken Sie unter Link zu auf Aktuelles Dokument. 3 Wählen Sie in der Liste die Überschrift oder Textmarke aus, zu der eine Verknüpfung hergestellt werden soll. Wenn Sie die Quickinfo anpassen möchten, die angezeigt wird, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf einen Link zeigen, klicken Sie auf Quickinfo, und geben Sie dann den gewünschten Text ein. Abbildung 1: Einen Hyperlink im selben Dokument erstellen 1 In Office 2013 werden Hyperlinks nur noch als Link bezeichnet 6 Hinzufügen von Links zu einer Stelle im selben Dokument

7 3.2 Weitere Links Wie in der Abbildung 1 zu sehen ist können noch weitere Verlinkungsarten vorgenommen werden. Zum Beispiel ist es möglich auf eine Webseite zu verlinken. 1 Wechseln Sie zur Seite 3 und markieren Sie den Text Hyperlink. 2 Verwenden Sie die Tastenkombination CTRL + K und das Dialogfenster für Hyperlinks zu öffnen. 3 Klicken Sie unter Link zu auf Datei oder Webseite. 4 Tragen Sie die Adresse zur Webseite im Textfeld für die Adresse ein. Abbildung 2: Einen Hyperlink zu einer Webseite erstellen Übung 1 Auf Seite 1 der Übungsdatei, erstellen Sie für die beiden Wörter «Filme» und «herunterzuladen» die entsprechend angegebenen Links. Probiere Sie die beiden Links aus. Sie sehen, es kann auch auf ein bestimmtes Medium wie ein Video oder eine Musikdatei verwiesen werden, oder auf eine Datei zum Herunterladen. 2 Wechseln Sie auf Seite 2 der Übungsdatei, und markieren Sie das Wort «Textdokument» im unteren Teil der Seite. Erstellen Sie einen Link auf ein neues Dokument. Probieren Sie den Link aus. 3 Erstellen Sie im soeben geöffneten Dokument mit der Funktion =Rand(20,3) etwas Blindtext. 4 Markieren Sie in diesem Dokument das letzte Wort und fügen Sie eine Textmarke mit dem Namen «Letztes_Wort» ein. 5 Speichern Sie das Dokument unter dem Namen «Linkziel mit Textmarke» und schliessen Sie es. 6 Löschen Sie nun in der Übungsdatei 10-Word-Grundlagen-File den Link auf Seite 2 im Wort «Textdokument». 7 Versuchen Sie nun, einen Hyperlink zu erstellen, der auf das Dokument Linkziel mit Textmarke verweist und zusätzlich zur Textmarke Letztes_Wort springt. Hyperlinks 7

8 Version: thinkabit.ch Querverweise 4 Querverweise Mit Querverweisen können Sie auf andere Stellen im Dokument verweisen. Dies können verschiedene Objekte sein. Möglich sind: Bilder, Tabellen, Überschriften, Textmarken usw. Bilder und Tabellen müssen mit einer Beschriftung versehen sein, ansonsten funktioniert das Ganze nicht. Wir wollen in unserem Übungsdokument auf Seite 2 einen Querverweis auf das Bild 1 auf Seite 1 erstellen. Normalerweise könnten wir an dieser Stelle einfach den Text «Siehe Abbildung 1 auf Seite 1» schreiben. Fügen Sie aber vor dem Bild eine neue Seite oder ein anderes Bild ein, müssen Sie diesen manuellen Querverweis korrigieren. Dies können Sie mit dem Befehl Querverweis in der Registerkarte Verweise automatisieren. 4.1 Grundsätzliche Vorgehensweise 1 Setzen Sie den Cursor an die Stelle im Dokument, an der Sie den Verweis einfügen möchten. 2 Klicken Sie in der Registerkarte Verweise, in der Gruppe Beschriftungen, auf den Befehl Querverweis. 3 Wählen Sie den Verweistyp aus. Zum Beispiel Überschrift. 4 Wählen Sie die Überschrift aus, auf welche Sie verweisen wollen. 5 Bestimmen Sie auf was Sie Verweisen wollen. Zum Beispiel die Seitenzahl, den Überschriftentext usw. 6 Klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen. Abbildung 3: Einen Querverweis einfügen 4.2 Übungen Querverweis für Abbildungen 1 Positionieren Sie den Cursor auf Seite 2 an der markierten Stelle für den Querverweis der Übungsdatei. 2 Schreiben Sie den Text «Siehe» an dieser Stelle 3 Erstellen Sie einen Querverweis mit dem Verweistyp Abbildung. 4 Es soll auf die Beschriftung für die Abbildung 1 verwiesen werden. 8 Übungen

9 5 Bei Verweisen auf, wählen Sie die Option «Nur Kategorie und Nummer» aus. 6 Klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen. Abbildung 4: Einen Querverweis für eine Abbildung einfügen 7 Erstellen Sie auf Seite 3 der Übungsdatei nun nochmals einen Querverweis für die Abbildung auf Seite 3. 8 Die Beschriftung soll diesmal wie folgt aussehen: Siehe Abbildung 3 auf Seite 4. Tipp: Das Dialogfeld Querverweis kann während der Erstellung des Verweises geöffnet bleiben. 9 Auf der Seite 3 erstellen Sie einen Querverweis auf die erste Überschrift auf Seite Diesmal soll der Verweis wie folgt aussehen: Siehe Hyperlink ( oben auf Seite 1 Querverweise 9