Sortieren und Filtern von Listen

Transkript

1 Sortieren und Filtern von Listen Excel ist ein ausgezeichnetes Rechenprogramm, doch eignet es sich auch sehr gut zum Erstellen und Verwalten von Listen. In einer Liste können Sie alles erfassen und verfolgen, von -Adressen bis Inventarposten, doch damit Listen einen Nutzen bieten, müssen gesuchte Informationen darin schnell auffindbar sein. Die Vorgehensweisen hierzu erfahren Sie in diesem Lernprogramm. Vorbereitung Vorbereiten des Arbeitsblatts Sortieren von Informationen in einer Liste Gleichzeitiges Sortieren nach mehreren Spalten Filtern einer Liste Filtern nach benutzerdefinierten Kriterien Zurücksetzen von Filtern Kurzübersicht Vorbereitung Lerninhalte Nach Abschluss dieses Lernprogramms können Sie folgende Aufgaben ausführen: Organisieren eines Arbeitsblatts, sodass es als Liste verwaltet werden kann Schnelles alphabetisches oder numerisches Ordnen einer Liste Filtern einer Liste, um bestimmte Elemente anzuzeigen Sortieren und Filtern einer Liste nach verschiedenen Kriterien Zurücksetzen und Entfernen auf eine Liste angewendeter Filter Voraussetzungen Excel für Mac 2011 Grundlegende Fähigkeiten im Umgang mit Excel, einschließlich dem Öffnen von Arbeitsmappen sowie dem Auswählen von Zellen, Spalten und Zeilen. Tipp Wenn Sie noch keine Erfahrung mit Excel haben, sollten Sie zuerst das Lernprogramm Lernprogramm: Excel-Grundlagen durcharbeiten. Übungsdatei Lektionen von Lernprogrammen sollten der Reihenfolge nach durchgegangen werden. Laden Sie die Übungsdatei herunter, und verwenden Sie sie während des Lernprogramms als praktisches Beispiel. SortFilterLists.xlsx Geschätzte Dauer: (92 KB) 20 Minuten Microsoft Office für Mac 2011: Sortieren und Filtern von Listen 1

2 1. Vorbereiten des Arbeitsblatts In Excel können Listen jeweils eine oder mehrere Datenspalten enthalten. Zum Verwalten einer Liste müssen Sie zuerst sicherstellen, dass die Daten im Arbeitsblatt ordnungsgemäß organisiert sind. Beispielsweise sollten die Daten in beschrifteten Spalten angeordnet sein und keine leeren Zeilen oder Spalten enthalten. Organisieren Sie nun das Arbeitsblatt für dieses Lernprogramm, damit es bequem als Liste verwaltet werden kann. Öffnen Sie die Übungsdatei, die sich am Anfang dieses Lernprogramms befindet. Klicken Sie bei gedrückter CTRL-TASTE auf die Überschrift von Zeile 7 (oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Überschrift), und klicken Sie dann auf Zellen löschen. Klicken Sie bei gedrückter CTRL-TASTE auf die Überschrift von Spalte B (oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Überschrift), und klicken Sie dann auf Zellen löschen. Microsoft Office für Mac 2011: Sortieren und Filtern von Listen 2

3 Klicken Sie auf die Zelle C1, geben Sie Datum als Beschriftung ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE. Beachten Sie, dass nun alle Spalten beschriftet sind und dass die Liste keine leeren Zeilen oder Spalten mehr enthält. Hinweise Damit Spaltenbeschriftungen auch beim Verschieben des Fensterinhalts innerhalb einer langen Liste weiterhin angezeigt werden, können Sie die Zeile einfrieren, in der die Beschriftungen enthalten sind. Klicken Sie beispielsweise im Übungsarbeitsblatt an eine beliebige Stelle in Zeile 2 (z. B. Zelle A2), und klicken Sie dann zuerst auf Fenster und schließlich auf Bereiche einfrieren. Zum Aufheben der Fixierung der Zeile klicken Sie zuerst auf Fenster und dann auf Fixierung aufheben. Vor den nächsten Schritten Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes ausführen können: Vorbereiten eines Arbeitsblatts, sodass es als Liste verwaltet werden kann, indem Überschriften hinzugefügt und leere Zeilen und Spalten gelöscht werden Microsoft Office für Mac 2011: Sortieren und Filtern von Listen 3

4 2. Sortieren von Informationen in einer Liste Eine Möglichkeit zum Anordnen von Daten in einer Liste besteht darin, sie alphabetisch oder numerisch zu sortieren. Beispielsweise können Sie alle Transaktionen nach Datum sortiert anzeigen. Sortieren Sie nun die Liste so, dass die Transaktionen nach Datum angezeigt werden, wobei das jüngste Datum zuerst angezeigt wird. Klicken Sie auf eine beliebige Zelle in Spalte C, die Daten enthält (z. B. C2). Klicken Sie Auf der Registerkarte Daten unter Sortieren und filtern auf den Pfeil neben Sortieren und dann auf Absteigend. Microsoft Office für Mac 2011: Sortieren und Filtern von Listen 4

5 Beachten Sie, dass die Liste nun nach Datum angeordnet ist, wobei die jüngste Transaktion zuerst angezeigt wird. Ferner sind alle zugehörigen Daten in den anderen Spalten entsprechend der Reihenfolge der sortierten Spalte angeordnet. Hinweis Wenn Ihre Daten Überschriften enthalten (z. B. "Standort", "Datum", "Artikel"), werden die Beschriftungen bei der Sortierung nicht berücksichtigt. Hinweise Zum Anzeigen der Liste in der ursprünglichen Reihenfolge stellen Sie sicher, dass eine Spalte ihre Originalsreihenfolge behält, und sortieren dann nach dieser Spalte (z. B. eine Spalte mit Transaktionsnummern wie die Spalte "Transaktion" in der Übungsdatei des Lernprogramms). Spalten können sortiert werden, Zeilen aber nicht. Eine Spalte, die verbundene Zellen enthält, kann nicht sortiert werden. Zum Trennen verbundener Zellen wählen Sie die Zellen aus, die verbundene Daten enthalten. Klicken Sie dann Auf der Registerkarte Start unter Ausrichtung auf den Pfeil neben Verbinden und schließlich auf Zellverbund aufheben. Wenn Sie eine Spalte mit Zellen sortieren, die Textdaten statt numerischer Daten enthalten, werden die Daten alphabetisch angeordnet. Vor den nächsten Schritten Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes ausführen können: Sortieren einer Liste, die numerische oder Textdaten enthält Microsoft Office für Mac 2011: Sortieren und Filtern von Listen 5

6 3. Gleichzeitiges Sortieren nach mehreren Spalten In der letzten Lektion wurde die Liste nach Datum sortiert, sodass die neusten Transaktionen zuerst und die ältesten zuletzt angezeigt wurden. Wie gehen Sie aber vor, um die Liste nach zusätzlichen Kriterien zu sortieren? Beispielsweise können Sie die Transaktionen nach Datum sortiert anzeigen, und dann innerhalb jedes Datums Transaktionen nach Preis auflisten (nach absteigender Größe). Sortieren Sie die Liste nun nach zusätzlichen Kriterien. Klicken Sie auf den Pfeil neben Sortieren und dann auf Benutzerdefiniertes Sortieren. Beachten Sie, dass das Dialogfeld Sortieren bereits ein Sortierkriterium umfasst (z. B. Sortieren nach Datum), je nachdem, welche Sortierung in der vorherigen Lektion vorgenommen wurde. Microsoft Office für Mac 2011: Sortieren und Filtern von Listen 6

7 Klicken Sie zum Hinzufügen eines weiteren Sortierkriteriums auf die Schaltfläche +. Klicken Sie in den leeren Bereich rechts neben Dann nach und dann auf Großhandelspreis. Klicken Sie im Popupmenü Reihenfolge auf Nach Größe (absteigend) und dann auf OK. Tipp Klicken Sie zum Ändern der Sortierkriterien auf Sortieren nach oder auf Dann nach, und ziehen Sie die Kriterien in die von Ihnen gewünschte Reihenfolge. Microsoft Office für Mac 2011: Sortieren und Filtern von Listen 7

8 Beachten Sie, dass die Liste jetzt nach Datum sortiert ist (vom aktuellsten zum ältesten), und innerhalb jedes Datums nach Großhandelspreis (nach absteigender Größe). Vor den nächsten Schritten Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes ausführen können: Sortieren einer Liste nach mehreren Kriterien 4. Filtern einer Liste Filtern ist eine andere Möglichkeit zum Anzeigen von Daten in einer Liste. Während durch Sortieren alle Elemente alphabetisch oder numerisch angeordnet werden, werden durch Filtern nur die Elemente angezeigt, die bestimmte Kriterien erfüllen. Beispielsweise können Sie nur solche Transaktionen anzeigen, die zu einem bestimmten Datum vorgenommen wurden. Filtern Sie nun die Liste so, dass Transaktionen angezeigt werden, die am 5. Mai stattgefunden haben. Klicken Sie auf eine beliebige Zelle in der Liste, die Daten enthält (z. B. A2). Klicken Sie Auf der Registerkarte Daten unter Sortieren und filtern auf Filtern. Microsoft Office für Mac 2011: Sortieren und Filtern von Listen 8

9 Beachten Sie, dass neben jeder Zelle mit einer Spaltenbeschriftung ein Filterpfeil angezeigt wird. Klicken Sie auf den Filterpfeil der Spaltenbeschriftung Datum. Deaktivieren Sie im Filterbereich das Kontrollkästchen Alles auswählen. Microsoft Office für Mac 2011: Sortieren und Filtern von Listen 9

10 Klicken Sie auf den Pfeil neben Mai, aktivieren Sie das Kontrollkästchen 05, und klicken Sie dann auf das X, um den Filterbereich zu schließen. Microsoft Office für Mac 2011: Sortieren und Filtern von Listen 10

11 Beachten Sie, dass die Liste so gefiltert ist, dass nur die Transaktionen angezeigt werden, die am 5. Mai stattgefunden haben, und dass die Zeilennummern der Zeilen, die den Filterkriterien entsprechen, blau dargestellt sind. Hinweise An den Spalten, die gefiltert wurden, wird ein Filtersymbol angezeigt. Ziehen Sie zum Verschieben des Filterbereichs an eine andere Position auf dem Blatt die Bereichssymbolleiste. Vor den nächsten Schritten Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes ausführen können: Filtern einer Liste nach mehreren Kriterien 5. Filtern nach benutzerdefinierten Kriterien Sie können eine Liste anhand mehrerer Spalten gleichzeitig filtern sowie mithilfe von benutzerdefinierten Kriterien. Beispielsweise können Sie von den für ein bestimmtes Datum angezeigten Artikeln nur die Transaktionen anzeigen, die an einem bestimmten Standort innerhalb einer vorgegebenen Preisspanne stattgefunden haben. Filtern Sie nun die Liste so, dass die Transaktionen angezeigt werden, die am 5. Mai in Oregon und Washington mit einem Gesamtumsatz zwischen 500 und stattgefunden haben. Klicken Sie auf den Filterpfeil der Spaltenbeschriftung Standort. Microsoft Office für Mac 2011: Sortieren und Filtern von Listen 11

12 Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Kalifornien, und klicken Sie dann auf das X, um den Filterbereich zu schließen. Klicken Sie auf den Filterpfeil der Spaltenbeschriftung Gesamtumsatz. Microsoft Office für Mac 2011: Sortieren und Filtern von Listen 12

13 Klicken Sie im Popupmenü Eine Option auswählen auf Zwischen. Geben Sie, wie unten dargestellt, 500 und 1000 in die Felder ein, und klicken Sie auf X, um den Filterbereich zu schließen. Microsoft Office für Mac 2011: Sortieren und Filtern von Listen 13

14 Beachten Sie, dass die Liste nun nur die Transaktionen anzeigt, die am 5. Mai in Washington und Oregon mit einem Gesamtumsatz zwischen 500 und stattgefunden haben. Vor den nächsten Schritten Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes ausführen können: Filtern einer Liste nach benutzerdefinierten Kriterien Microsoft Office für Mac 2011: Sortieren und Filtern von Listen 14

15 6. Zurücksetzen von Filtern Nachdem Sie eine Liste gefiltert haben, um die gewünschten Informationen anzuzeigen, können Sie die Filter zurücksetzen, um auch die ausgeblendeten Zeilen wieder anzuzeigen. Sie können einzelne Filter oder alle Filter gleichzeitig zurücksetzen. Setzen Sie nun einen Filter für eine einzelne Spalte und anschließend für die gesamte Liste zurück. Klicken Sie auf den Filterpfeil der Spaltenbeschriftung Gesamtumsatz. Klicken Sie im Filterbereich auf Filter löschen, und klicken Sie dann auf das X, um den Filterbereich zu schließen. Beachten Sie, dass die Spalte Gesamtumsatz nicht mehr gefiltert ist und dass das Filtersymbol nicht mehr neben der Spaltenbeschriftung angezeigt wird. Microsoft Office für Mac 2011: Sortieren und Filtern von Listen 15

16 Zum Zurücksetzen von Filtern für die gesamte Liste klicken Sie auf Daten und dann auf Filter löschen. Hinweis Wenn die Option Filter löschen nicht verfügbar ist, wurden alle Filter zurückgesetzt. Beachten Sie, dass neben den Spaltenbeschriftungen keine Filtersymbole mehr angezeigt werden, und dass keine Zeilennummern mehr blau dargestellt werden, was anzeigt, dass keine Filter auf die Liste angewendet sind. Hinweise Klicken Sie zum Deaktivieren der Filterung für das gesamte Blatt auf der Registerkarte Daten unter Sortieren und Filtern auf Filtern. Vor den nächsten Schritten Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes ausführen können: Zurücksetzen eines auf eine Spalte angewendeten Filters sowie von auf eine ganze Liste angewendeten Filtern Microsoft Office für Mac 2011: Sortieren und Filtern von Listen 16

17 Kurzübersicht Zweck Löschen einer leere Zeilen oder Spalte Erhalten der Anzeige von Spaltenbeschriftungen beim Verschieben des Fensterinhalts Sortieren einer Spalte Wiederherstellen einer Liste in der Reihenfolge, in der die Daten ursprünglich eingegeben wurden Gleichzeitiges Sortieren nach mehreren Spalten Aktivieren der Filterung Anzeigen des Filterbereichs Löschen eines Filters aus einer Spalte Löschen aller Filter aus einer Liste Verfahren Klicken Sie bei gedrückter CTRL-TASTE auf die Spalten- oder Zeilenüberschrift (z. B. A oder 1) und dann auf Löschen. Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste auf die Spalten- oder Zeilenüberschrift klicken und dann auf Löschen. Klicken Sie auf eine beliebige Stelle in der Zeile unterhalb der Zeile, die angezeigt bleiben soll. Klicken Sie dann auf Fenster und auf Bereiche einfrieren. Klicken Sie zum Aufheben der Fixierung der Zeile zuerst auf Fenster und dann auf Fixierung aufheben. Klicken Sie auf eine beliebige Datenzelle in der Spalte. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten unter Sortieren und Filtern auf den Pfeil neben Sortieren, und wählen Sie dann eine Option aus. Stellen Sie sicher, dass die Liste eine Spalte umfasst (z. B. "Transaktion"), die die Daten in der Reihenfolge organisiert, wie sie eingegeben wurden. Sortieren Sie nun nach dieser Spalte. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten unter Sortieren und Filtern auf den Pfeil neben Sortieren, und klicken Sie dann auf Benutzerdefiniertes Sortieren. Fügen Sie dann Ihre Suchkriterien hinzu. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten unter Sortieren und Filtern auf Filtern. Klicken Sie auf den Filterpfeil der Spaltenbeschriftung für die zu filternde Spalte. Klicken Sie auf den Filterpfeil der Spaltenbeschriftung und dann auf Filter löschen. Klicken Sie auf Daten und dann auf Filter löschen. Weitere Tipps Durch Sortieren werden alle Elemente in einer Liste alphabetisch oder numerisch angeordnet. Durch Filtern werden nur die Elemente in einer Liste angezeigt, die bestimmte Kriterien erfüllen. Löschen Sie vor dem Sortieren oder Filtern einer Liste leere Spalten und Zeilen, und fügen Sie einen beschreibenden Namen für alle Spaltenbeschriftungen hinzu (z. B. "Standort", "Datum", "Artikel"). Ein Filtersymbol neben der Spaltenbeschriftung zeigt an, dass die Spalte gefiltert wurde. Ferner werden Zeilenüberschriften (z. B. 1, 2, 3) blau dargestellt, um anzuzeigen, welche Zeilen die ausgewählten Filterkriterien erfüllen. Spalten können sortiert werden, Zeilen aber nicht. Zusätzliche Sortier- und Filteroptionen sind im Menü Daten verfügbar (z. B. Daten > Filter löschen). Microsoft Office für Mac 2011: Sortieren und Filtern von Listen 17