MS Excel 2013 Kompakt

Transkript

1 MS Excel 0 Kompakt FILTERN Aus einem großen Datenbestand sollen nur jene Datensätze (Zeilen) angezeigt werden, die einem bestimmten Eintrag eines Feldes (Spalte) entsprechen. Excel unterstützt Filterungen mit unterschiedlichen Features. So bieten Filterschaltflächen der jeweiligen Spalte die bestehenden Einträge zur Auswahl für einfache Filterungen. Für Festlegung komplexer Filterkriterien steht der so genannte erweiterte Filter (Spezialfilter) zur Verfügung.. Automatische Filterung Eine einfache Filterung über Daten zeigt nur die Zeilen an, die den angegebenen Kriterien entsprechen. Zeilen, die Sie nicht anzeigen möchten, werden ausgeblendet. Nach dem von Daten können Sie die Teilmenge der gefilterten Daten kopieren, sortieren, bearbeiten, formatieren, als Diagramm anzeigen lassen und drucken, ohne sie neu anzuordnen oder zu verschieben. Darüber hinaus können Sie die Daten aus mehr als einer Spalte filtern. Filter sind additiv. Das bedeutet, dass jeder weitere Filter auf dem bereits vorhandenen aktuellen Filter basiert und die Teilmenge der Daten weiter einschränkt. Mit FILTERN (AUTOFILTER) können Sie drei Arten von erstellen: nach Listenwerten, nach Format oder nach Kriterien. Jeder dieser Filtertypen schließt die anderen Filter für einen Zellbereich oder eine Tabellenspalte aus. Beispielsweise können Sie Daten anhand der Zellenfarbe oder anhand einer Zahlenliste filtern, jedoch nicht beides gleichzeitig. Und Sie können Daten nach Symbol oder nach einem benutzerdefinierten Filter filtern, aber nicht beides gleichzeitig. Filterbefehle in Excel 0 Im Register DATEN Im Register START /Gruppe BEARBEITEN Die Filterbefehle sind ebenso wie die Sortierbefehle aus zwei Registern aufrufbar. Für das Aufheben eines gesetzten Filters wird die Schaltfläche LÖSCHEN angeboten. Die Liste der Textwerte kann bis zu Einträge enthalten. Zum Verbreitern oder Verlängern des AutoFilter-Menüs klicken Sie unten auf den Grip-Punkt und ziehen Sie daran. Oder Sie benutzen die Bildlaufleiste. Team ALGE

2 MS Excel 0 Kompakt.. von vorhandenen Einträgen nach Text 5 6 Öffnen Sie in der Mappe das Tabellenblatt nach Text. Markieren Sie eine beliebige Zelle in der Liste, die Sie filtern möchten. Klicken Sie auf der Registerkarte START in der Gruppe BEAR- BEITEN auf SORTIEREN UND FILTERN und klicken Sie dann auf FIL- TERN. ABT ). Wählen Sie in der Liste der Textwerte einen oder mehrere Einträge für die Filterung aus. Ergebnis: Es werden in der Liste nur noch die der Filtereingabe entsprechenden Zeilen angezeigt. Dass es sich um einen gefilterten Tabellenbereich handelt, wird durch die blaue Farbe der Zeilennummern angezeigt. Der Filterpfeil der Spalte ändert sein Aussehen. In gleicher Weise können auch Filterungen von Spalten mit Zahlen oder Datumswerten aus einer Werteliste ausgewählt werden... nach Kriterien nach Kriterien 5 Öffnen Sie in der Mappe das Tabellenblatt nach Kriterien und aktivieren Sie die Filterschaltflächen. Gehalt ). Öffnen Sie das Untermenü bei ZAHLENFILTER und wählen Sie den Eintrag ZWISCHEN Geben Sie in den Dialog BENUTZERDEFINIERTER AUTOFILTER die Werte 900 bzw. 00 ein. Die Filterkriterien können mit UND bzw. mit ODER verknüpft werden. Team ALGE

3 MS Excel 0 Kompakt Ergebnis: Es werden in der Liste nur noch die der Filtereingabe entsprechende Zeilen angezeigt. Der benutzerdefinierte AutoFilter kann zwei Kriterien miteinander verbinden. Diese können mit dem logischen UND bzw ODER kombiniert werden. Platzhalterzeichen dürfen verwendet werden. nach Farbe Zellen sind mit unterschiedlichen Füllfarben formatiert. Diese Farben können sowohl zur Sortierung als auch zum als Kriterium verwendet werden. nach Farben Öffnen Sie in der Mappe das Tabellenblatt nach Farben und aktivieren Sie die Filterschaltflächen. Gehalt ). Öffnen Sie das Untermenü bei NACH FARBE FILTERN und wählen Sie darin eine Farbe aus. Ergebnis: Es werden nur die Datensätze angezeigt, die den ausgewählten Farben entsprechen. Team ALGE 5

4 MS Excel 0 Kompakt Top 0 Mit dieser Filtermöglichkeit können sehr schnell ABC-Analysen erstellt werden. Das sind Auswertungen, in denen die größten oder die kleinsten Positionen einer Reihe von Daten ausgewiesen werden. Top 0 Klicken Sie im Tabellenblatt Top 0 die Filterschaltfläche der Spalte Gehalt. Öffnen Sie das Untermenü bei ZAHLENFILTER und wählen Sie den Eintrag TOP 0 Geben Sie im Dialog die Zahl 5 ein und belassen Sie die Auswahl Oberste und Elemente. Unter Elemente wird die Anzahl der Zeilen gewertet, unter Prozent werden die Zeilen gefiltert, deren Summe dem Prozent-Anteil aller Daten entspricht. Dabei werden so viele Zeilen angezeigt, die den Grenzwert gerade übersteigen. Übung: Verwenden Sie das Tabellenblatt Top 0 mit Prozent (LÖ) und testen Sie verschiedene Eingaben mit Obere und Untere Prozent-Werte. 6 Team ALGE

5 MS Excel 0 Kompakt. Spezialfilter Verwenden Sie zum eines Zellbereichs mit komplexen Kriterien den Befehl ERWEITERT in der Gruppe SORTIEREN UND FILTERN im Register DATEN. Der Befehl ERWEITERT weicht in seiner Funktionsweise in mehreren wichtigen Punkten von jener des Befehls FILTER ab. Mögliche Auswertungen im erweiterten Filter KRITERIENBEREICH: Sie geben die erweiterten Kriterien vor der eigentlichen Filteraktion in einen separaten Kriterienbereich im Arbeitsblatt ein. In Excel wird dieser separate Kriterienbereich im Dialog SPEZIALFILTER als Quelle für die erweiterten Kriterien verwendet. VERWENDEN VON VERGLEICHSOPERATOREN: Zur Festlegung der Filterkriterien werden Vergleichsoperatoren verwendet, die mit UND bzw ODER verknüpft werden können. AN ANDERE STELLE KOPIEREN: Die Auswertung der Filterung kann in einen anderen Tabellenbereich kopiert werden. Dabei können Sie festlegen, welche Spalten in die Auswertung einbezogen werden sollen. AUSWERTUNGEN MIT ODER OHNE DUPLIKATE: Als Duplikat werden Zeilen bezeichnet, die in allen Feldern gleiche Eintragungen enthalten... Vorbereitung der Tabelle. Fügen Sie mindestens zwei leere Zeilen unter dem Bereich ein, der als Kriterienbereich verwendet werden kann. Damit haben Sie die Möglichkeit, den Kriterienbereich um weitere Zeilen zu erweitern. Der Kriterienbereich besteht aus der Spaltenbezeichnung (die dem Wortlaut der Spaltennamen der Liste entsprechen müssen) und mindestens einer Eingabezeile zur Festlegung des Filterkriteriums. UND-Verknüpfungen stehen in einer Zeile. Sollte das Filterkriterium eine ODER-Verknüpfung beinhalten, so ist für jede Oder-Angabe der Kriterienbereich um eine Zeile zu erweitern. Team ALGE 7