Kennen, können, beherrschen lernen was gebraucht wird

Transkript

1 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 1 Mit Namen arbeiten... 1 Namen vergeben... 1 Vorteile von Namen... 1 Zellen / Zellbereiche benennen... 2 Richtlinien für Namen... 2 Namen automatisch vergeben... 3 Namen in Formeln einsetzen... 3 Die AutoVervollständigen-Formel... 3 Das Dialogfenster Namen einfügen... 3 Besonderheiten bei Namen in Formeln... 3 Namen nachträglich in Formeln übernehmen... 4 Nützliche Techniken... 4 Den Geltungsbereich eines Namens markieren... 4 Eine Liste der in der Arbeitsmappe verwendeten Namen erzeugen... 4 Namen verwalten... 5 Der Namens-Manager... 5 Namen löschen... 5 Den Geltungsbereich eines Namens ändern... 5 Namen ändern... 5 Abbildungsverzeichnis... 6 Index [Stichwortverzeichnis]... 6 Mit Namen arbeiten Namen vergeben Vorteile von Namen Namen verbessern die Übersichtlichkeit in der Tabelle. Insbesondere in komplexen Formeln und Funktionen ist es angebracht Zellen und Zellbereiche, die mit Namen versehen wurden zu nutzen. Formeln und Funktionen werden durch die Nutzung von Namen übersichtlicher und aussagekräftiger. Einmal definierte Namen können in unterschiedlichsten Formeln verwendet werden. Vorteil: die Bereichsbezüge müssen nicht immer neu definiert werden. Mittels Namen können Sie schnell zu einem benannten Bereich gelangen, bzw. diesen markieren. Seite 1 von 6

2 Zellen / Zellbereiche benennen Abbildung 1 - Zellen / Zellbereiche benennen Bereich KOSTEN =KOSTEN/GESAMTKOSTEN Bereich GESAMTKOSTEN =SUMME(KOSTEN) =GESAMTKOSTEN/STÜCKZAHL =EINZELPREIS*(1+GEWINN) =NETTOPREIS*(1+UMSATZSTEUER) Markieren Sie die Zelle / den Zellbereich, der benannt werden soll. Geben Sie in das Namenfeld den gewünschten Namen ein und bestätigen Sie die Eingabe mit Ü. Richtlinien für Namen Der Name muss mit einem Buchstaben, Unterstrich ( _ ) oder Backslash ( \ ) beginnen. Ein Name darf aus bis zu 255 Zeichen bestehen und kann Buchstaben, Zahlen, Unterstriche, Backslashs, Fragezeichen und Punkte enthalten. Folgende Zeichen sind nicht erlaubt: Leerzeichen, Semikola, Bindestriche oder Doppelpunkte. Zellbezüge dürfen nicht als Namen verwendet werden. Es wird bei Namen nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Abbildung 2 - Namen vergeben Seite 2 von 6

3 Namen automatisch vergeben Spalten- bzw. Zeilenüberschriften können als Namen verwendet werden. Markieren Sie die Zellen, welche mit einem Namen versehen werden sollen, einschließlich der Zeilen- / Spaltenüberschriften. Aktivieren Sie im Register FORMELN, Gruppe DEFINIERTE NAMEN die Schaltfläche AUS AUSWAHL ERSTELLEN. alternativ S H. Wählen Sie im Dialogfenster NAMEN AUS AUSWAHL ERSTELLEN aus welchen Werten die Namen erstellt werden sollen. Im Beispiel aus der Obersten Zeile und der Linken Spalte. Abbildung 3 - Namen automatisch vergeben Namen in Formeln einsetzen Die AutoVervollständigen-Formel Geben Sie die Formel bis zu der Stelle ein, an der Sie einen Namen eingeben wollen. Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens a. Aktivieren Sie in der eingeblendeten Liste den Nameneintrag und bestätigen Sie mit T. Setzen Sie die Eingabe der Formel wie gewohnt fort. Einen Namen erkennen Sie in der Liste an dem vorangestellten Symbol. Das Dialogfenster NAMEN EINFÜGEN Drücken Sie die Taste. Markieren Sie im Dialogfenster NAMEN EINFÜGEN den gewünschten Namen und bestätigen Sie mit OK. Besonderheiten bei Namen in Formeln Geben Sie in einer Formel/Funktion einen Namen für einen Zellbereich ein, die Formel soll aber mit einem einzelnen Wert rechnen, sucht Excel in der aktuellen Zeile/Spalte nach einem Wert aus dem Namenbereich. Im Beispiel wird diese Vorgehensweise bei der Berechnung der prozentualen Anteile der Filialen am Umsatz genutzt. Dem Bereich (B4:B8) wurde der Name Umsatz der Zelle (B10) der Name Gesamtumsatz zugewiesen. Geben Sie in der Zelle C4 die Formel Umsatz/Gesamtumsatz ein, erkennt Excel, dass mit den Zellbezügen B4/B10 gerechnet werden soll. In den folgenden Formeln wird entsprechend vorgegangen. In der Zelle C9 erkennt Excel, dass die Zelle B9 nicht mehr zum Namenbereich gehört, und gibt die Fehlermeldung #WERT! aus. Abbildung 4 - Die AutoVervollständigen-Formel Abbildung 5 - Dialogfenster NAMEN EINFÜGEN Abbildung 6 - Besonderheiten bei Namen in Formeln Seite 3 von 6

4 Namen nachträglich in Formeln übernehmen Zellbezüge in Formeln, die bereits vor der Namensvergabe erstellt wurden, können nachträglich durch Namen ersetzt werden. Aktivieren Sie im Register FORMELN, Gruppe DEFINIERTE NAMEN auf den Pfeil der Schaltfläche NAMEN DEFINIEREN und aktivieren Sie den Eintrag NAMEN ÜBERNEHMEN. Das Dialogfenster NAMEN ÜBERNEHMEN wird geöffnet. Aktivieren Sie im Bereich NAMEN ÜBERNEHMEN den/die Namen, durch die die entsprechenden Zellbezüge ersetzt werden sollen. Aktivieren Sie das Kontrollfeld RELATIVE/ABSOLUTE BEZUGSART IGNORIEREN wenn die Zellbezüge durch die Namen ersetzt werden sollen, ohne die betreffenden Bezugsarten zu berücksichtigen. Bei aktiviertem Kontrollfeld ZEILEN- UND SPALTENNNAMEN VERWENDEN werden Namen von Zeilen-/Spaltenbereichen für die Zellen verwendet, für die keine Namen gefunden werden. Nützliche Techniken Den Geltungsbereich eines Namens markieren Öffnen Sie das Namenfeld und aktivieren Sie in der Liste den Namen, dessen Geltungsbereich markiert werden soll. Eine Liste der in der Arbeitsmappe verwendeten Namen erzeugen Markieren Sie eine leere Zelle in einem Arbeitsblatt der Mappe. Aktivieren Sie im Register FORMELN, Gruppe DEFINIERTE NAMEN, die Schaltfläche IN FORMEL VERWENDEN. alternativ Aktivieren Sie den Eintrag NAMEN EINFÜGEN. Klicken Sie im Dialogfenster NAMEN EINFÜGEN e auf die Schaltfläche LISTE EINFÜGEN. Es wird eine Liste aller in der Arbeitsmappe definierten Namen eingefügt. Abbildung 7 - Namen nachträglich in Formeln übernehmen Abbildung 8 - Den Geltungsbereich eines Namens markieren Abbildung 9 - Eine Liste der in der Arbeitsmappe verwendeten Namen erzeugen Seite 4 von 6

5 Namen verwalten Der Namens-Manager Abbildung 10 - Das Dialogfenster Namens-Manager Aktivieren Sie im Register FORMELN, Gruppe DEFINIERTE NAMEN die Schaltfläche NAMENS-MANAGER. alternativ S Klicken Sie auf die Schaltfläche FILTER und wählen Sie aus der Liste das gewünschte Filterkriterium aus. Namen löschen Markieren Sie im NAMENS-MANAGER den zu löschenden Namen und aktivieren Sie die Schaltfläche LÖSCHEN. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit OK. Den Geltungsbereich eines Namens ändern Markieren Sie im NAMENS-MANAGER den Namen dessen Geltungsbereich geändert werden soll. Positionieren Sie den Cursor im Eingabefeld BEZIEHT SICH AUF:. Ein Laufrahmen in der Tabelle den aktuellen Geltungsbereich des Namens an. Befindet sich der Geltungsbereich des Namens auf einem anderen Tabellenblatt, wird dieses automatisch eingeblendet. Markieren Sie den neuen Geltungsbereich auf dem Tabellenblatt. Bestätigen Sie den neuen Geltungsbereich durch Klicken auf die Schaltfläche. Namen ändern Markieren Sie im NAMENS-MANAGER den zu ändernden Namen. Aktivieren Sie die Schaltfläche BEARBEITEN. Im Dialogfenster NAMEN BEARBEITEN geben Sie im Eingabefeld NAMEN den neuen Namen ein. Der Eintrag im Listenfeld BEREICH: kann nicht mehr verändert werden. Bei Bedarf geben Sie in das Eingabefeld KOMMENTAR einen Kommentar ein, bzw. verändern den vorhandenen Kommentar. Im Listenfeld BEZIEHT SICH AUF: können Sie den Zellbezug korrigieren. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. Abbildung 11 - Im Namens- Manager die Datenansicht filtern Abbildung 12 - Das Dialogfenster NAMEN BEARBEITEN Seite 5 von 6

6 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 - Zellen / Zellbereiche benennen... 2 Abbildung 2 - Namen vergeben... 2 Abbildung 3 - Namen automatisch vergeben... 3 Abbildung 4 - Die AutoVervollständigen-Formel... 3 Abbildung 5 - Dialogfenster Namen einfügen... 3 Abbildung 6 - Besonderheiten bei Namen in Formeln... 3 Abbildung 7 - Namen nachträglich in Formeln übernehmen... 4 Abbildung 8 - Den Geltungsbereich eines Namens markieren... 4 Abbildung 9 - Eine Liste der in der Arbeitsmappe verwendeten Namen erzeugen... 4 Abbildung 10 - Das Dialogfenster Namens-Manager... 5 Abbildung 11 - Im Namens-Manager die Datenansicht filtern... 5 Abbildung 12 - Das Dialogfenster Namen bearbeiten... 5 Index [Stichwortverzeichnis] Berechnung 3 Bereichsbezüge 1 Cursor 5 Definierte Namen 2, 3, 4, 5 Dialogfenster 1, 2, 3, 4, 5, 7 Eingabefeld 5 Fehlermeldung 3 Filter 5 Formel 1, 3, 4, 7 Formeln 1, 2, 3, 4, 5, 7 Funktion 3 Funktionen 1 Geltungsbereich 1, 4, 5, 7 Gesamtkosten 1 Gewinn 1 Gruppe 2, 3, 4, 5 Inhaltsverzeichnis 1 Kommentar 5 Leerzeichen 2 Liste einfügen 4 Listenfelder Listenfeldern 5 Namen vergeben 1, 7 Namenbereich 3 Nameneintrag 3 Namenfeld 2, 4 Namens-Manager 1, 5, 7 Namensvergabe 3 Register 2, 3, 4, 5 Spalte 2, 3 Spalten 2 Spaltenüberschriften 2 Summe 1 Symbol 3 Tabelle 1, 5 Tabellenblatt 5 Umsatzsteuer 1 Wert 3 Zeile 2, 3 Zeilen 2, 3 Zellbezug 6 Zellbezüge 2, 3 Zellbezügen 3 Seite 6 von 6